クラウドPBXとは?仕組みやビジネスフォン・法人携帯との違いを理解して最適な電話環境を構築しよう!

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クラウドPBXとは?

クラウドPBX(クラウド型ビジネスフォン)とは、どの様なサービスなのか?
特徴や導入メリットを従来のPBX(ビジネスフォン)・法人携帯と比較してご紹介いたします。

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そもそもPBX・ビジネスフォンとは?

会社内にある電話機間で内線通話をしたり、同じ会社番号を使って外線通話をできるように管理・制御する機械がPBXです。PBXは主装置とも呼ばれています。
ビジネスフォンとはPBXとデスクなどに配置される固定電話機を合わせた総称です。家庭用電話機で利用はできない様々な機能が使える画期的な電話サービスでした。
しかし、PBXを購入・リース契約を行って社内へ設置する必要がある為コストが高い点や設置された社内でしか内線や外線が利用できないと言った問題点がありました。
これらの問題を解決したサービスがクラウドPBXです。

PBX・ビジネスフォンの構成

クラウドPBXとは?

従来、会社内に設置していたPBXの代わりにクラウド上に展開されたPBXを使って内線・外線などのビジネスフォンの機能を利用することができるサービスです。
クラウド上のPBXを利用することで自社でPBXを用意する必要がなくなり安価に会社用の電話環境を整えられる他、インターネトがつながる場所であればどこでも内線や会社番号を使った外線通話が可能になります。

クラウドPBXの構成

クラウドPBXの主な機能

スマートフォンの内線化

スマートフォンの内線化とは、クラウドPBX用のアプリをスマホへインストールして設定を入れると内線端末として利用できる機能です。社員間のスマホやクラウドPBXと接続されている固定電話機などと内線通話や電話の取次ぎなど従来のビジネスフォンで行っていた機能(外線・内線・保留・転送など)をスマホで利用することができます。

クラウドPBXの主な機能1「スマホ内線」

パソコン電話(ソフトフォン・ブラウザフォン)

パソコン電話(ソフトフォンブラウザフォン)とは、パソコンからインターネット経由でビジネスフォンの電話機能(内線・外線・取次ぎなど)が利用できるサービスです。USBタイプの簡易的な受話器もしくはヘッドセットなどをパソコンに接続して利用します。
ソフトフォンは専用のソフトをWindowsPCへインストールして利用するパソコン電話で、ブラウザフォンはソフトをインストールしないでブラウザから各機能を利用するパソコン電話です。両方とも利用できるクラウドPBXもあれば片方のみ・両方利用できないクラウドPBXもあります。

クラウドPBXの主な機能2「パソコン電話(ソフトフォン・ブラウザフォン)」

顧客情報の表示(CTI)

顧客情報の表示(CTI)機能とは、電話の着信時にクラウドPBXに付属する顧客管理ソフトや今お使いの顧客管理ソフト(CRM)などから発信者の電話番号を自動検索してパソコンの画面へ表示してくれる機能です。
CRMなどから通話の度に顧客検索をする必要がなく、情報を確認しながらの対応をすることによって電話対応の効率化に繋がります。

クラウドPBXの主な機能3「顧客情報の表示(CTI)」

クラウドPBXの特徴・導入メリット

初期費用(イニシャルコスト)の削減

  • クラウドPBX

    クラウドPBXでは、PBXを自社で購入やリース契約をして社内へ設置する必要がありません。また、電話端末はスマホやパソコンを活用できます。

    ・クラウド上のPBXを使用する為、初期費用を抑えられる
    ・機器の設置工事不要
    ・サブスク型サービスで1ヵ月から利用可能
    ・スマホ/パソコンの活用で固定電話が不要に

  • ビジネスフォン

    ビジネスフォンでは、PBX・固定電話を自社で購入やリース契約をして社内へ設置する必要があります。

    ・PBXが自社に必要な為、初期費用が高額
    ・機器を設置する工事が必要
    ・リース契約は途中解約ができない
    ・高額な固定電話が社員分必要になる

通信費の削減

  • クラウドPBX

    クラウドPBXでは、出先の社員との通話や拠点間の通話が無料です。通話料も全国どこでも8円/3分で割安。
    ※ お使いの回線事業者料金に準ずる

    ・内線通話の利用で通話料を削減
    ・通話料金も割安で通信費の削減

  • ビジネスフォン

    ビジネスフォンでは、出先の社員との通話や拠点間の通話が外線扱いで通話料が発生。通話料も固定電話の圏外だと20〜80円/3分と割高。

    ・内線通話が利用できない場面も多く通話料が高額
    ・通話料金も割高

場所を問わず利用可能

  • クラウドPBX

    クラウドPBXでは、インターネットがつながる場所であればどこでも内線・外線を利用可能。

    ・テレワーク中も社内と同じように電話対応が可能
    ・テレワーク者へ内線転送が可能
    ・出先でも会社番号で電話対応が可能

  • ビジネスフォン

    ビジネスフォンでは、社内の固定電話しか内線・外線が利用できない。

    ・テレワーク者は電話対応ができない
    ・テレワーク者へ内線転送ができない為、折り返し対応に
    ・出先では個人の携帯番号などで対応する必要がある

法人携帯が不要に

  • クラウドPBX

    クラウドPBXでは、社員がお持ちのスマホを法人携帯のように利用することができます。

    ・端末導入代金の削減
    ・法人携帯の契約不要で毎月のコストを削減
    ・社員のスマホから会社番号で発信が可能

  • 法人携帯

    法人携帯を別途契約する必要があります。

    ・端末導入代金が高額
    ・毎月のコストも高額
    ・会社番号で対応はできない

便利な機能で業務効率UP

クラウドPBXの種類

市外局番を利用するクラウドPBX・050番号を利用するクラウドPBX

クラウドPBXは利用できる電話番号や提供形態により2種類あります。
1つ目は03や06と言った市外局番を利用するタイプで、もう1つが050番号を利用するタイプです。
それぞれメリット・デメリットがあります。

  • 市外局番を利用するクラウドPBX

    03や06と言った市外局番を利用する為に、該当の番号を利用する為の電話回線が引いてある事務所などへアダプターを設置する必要があります。

    クラウドPBX「モッテル」フルクラウドタイプイメージ

    【メリット】
    ・全国の市外局番が利用できる
    ・現在利用中の電話番号を引き継げる
    ・複合機と接続できる

    【デメリット】
    ・機器の設置工事が必要
    ・初期費用がかかる
    ・利用開始まで少し時間がかかる

  • 050番号を利用するクラウドPBX

    電話番号・電話回線もクラウドPBX会社から提供されるので機器の設置工事が不要です。スマホへアプリのインストールだけで利用を開始できます。

    クラウドPBX「モッテル」フルクラウドタイプイメージ

    【メリット】
    ・工事が必要ない
    ・比較的早く利用開始できる
    ・初期費用を抑えられる

    【デメリット】
    ・市外局番を利用できない
    ・現在利用中の電話番号を引き継げない

クラウドPBXが導入されるケース

起業したばかり・これから起業

起業したばかりの時期やこれから起業するケースでは会社用の電話を用意したいが予算の都合上、高額になりがちなビジネスフォンはなかなか手が出ません。また、初期投資を抑えて導入できるリース契約では審査が通らないと言った問題があります。
クラウドPBXはサブスク型のサービスです。利用する月だけの支払い且つ導入時に審査がないので初期費用を抑えつつ会社用の電話環境を簡単に構築できることから選ばれています。

クラウドPBXが導入されるケース1「起業したばかり・これから起業」

スタートアップ

スタートアップ(急成長している)企業は、社員がどんどん増えていきます。一般的なビジネスフォンでは、PBX(主装置)によって対応できる電話機の数が決まっている為スタートアップ企業では頻繁にPBX(主装置)の入れ替えが必要になります。
一方、クラウドPBXではプランの変更や追加費用を支払うだけで簡単に増設が可能です。電話機も固定電話ではなく社員のスマホを活用することでプラン変更から迅速に利用開始することができます。

クラウドPBXが導入されるケース2「スタートアップ」

ビジネスフォンの入れ替え

ビジネスフォンは老朽化による定期的な入れ替えが必要になります。ビジネスフォンはある程度完成されたサービスなのでひと昔前の機器でも最新でも利用できる機能に大差はありません。その為、定期的な入れ替えが無駄に感じることもあります。
ビジネスフォンからクラウドPBXへ入れ替えを行うと定期的な入れ替えが不要になります。クラウドPBXではPBXをクラウドで提供するサービスなので自社で管理する必要がなく老朽化の心配がいりません。定期的な入れ替えが不要なのでコスト削減に繋がります。また、ビジネスフォンに比べてクラウドPBXは拡張性があるので新機能の追加などが運営会社から提供されます。長期間利用しても機能の陳腐化の心配も不要です。

クラウドPBXが導入されるケース3「ビジネスフォンの入れ替え」

BCP対策

BCP対策とは、地震・台風・大雨と言った自然災害や新型ウイルスの流行などによる緊急事態の際に事業を継続するための手段を決めておく計画の事です。従来のビジネスフォンでは外線・内線等の機能を利用する為に重要なPBXが事務所内に設置され、電話を行う端末も事務所内にありました。その為、事務所が被災したり、社員の出勤が困難な場合に電話が全くできないという状況となります。
一方、クラウドPBXではPBXがクラウドで提供され、電話を行う端末もスマホやパソコンと言ったインターネットが使える場所であればどこでも電話ができる環境が構築されます。仮に事務所が被災したり社員が出勤できないような状況となった際でも会社の電話を止めることなく継続することができます。

クラウドPBXが導入されるケース4「BCP対策」

働き方改革に伴う在宅勤務・テレワーク

従来のビジネスフォンでは会社の電話を利用できる場所が事務所内などに限定されます。その為、在宅勤務などのテレワーク中は会社番号を使った電話業務ができません
クラウドPBXではインターネットが使える場所であれば事務所外の自宅や出先・サテライトオフィスなどでも会社番号を使った電話業務が可能です。育児や介護などと仕事を両立しやすい環境構築に役立ちます。

クラウドPBXが導入されるケース5「働き方改革に伴う在宅勤務・テレワーク」

拠点間の連携

従来のビジネスフォンでは本社と支店などの拠点間で内線通話を行う場合、専用線(VPN)で接続する必要があり、ネットワーク知識が必要でした。
一方、クラウドPBXでは専用線の構築などが不要でクラウドPBXのサービスだけで拠点間の内線通話や取次ぎができる環境を簡単に構築できます。また、支店の電話番号にこだわりがなければ本社のクラウドPBXサービスにアカウントの追加と言う形で簡単に支店の電話環境を用意することができます。

クラウドPBXが導入されるケース6「拠点間の連携」

通信コストの削減

ビジネスフォンと法人携帯を使った電話業務では、相互が連携していない為通話料が発生します。また、法人携帯のSIM契約も毎月費用が発生し、通信コストは高くなっています。
クラウドPBXでは社内の電話機と社員のスマホどちらも内線端末として利用できるので、相互の通話が内線通話として通話料が発生しません。また、法人携帯を用意する必要もないのでSIMの契約も不要で通信コストの削減に繋がります。

クラウドPBXが導入されるケース7「通信コストの削減」

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