オフィス開設に必要なクラウドサービスまとめ

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オフィス開設に必要なクラウドサービスまとめ

オフィス開設に必要なクラウドサービスまとめ

オフィスを開設・移転する際には、様々なビジネス用品や機器が必要です。当記事では、VALTECで扱うオフィス機器と勤怠・経理のクラウドシステム、起業時からビジネスフォンは必要?など悩みが多く寄せられる電話回線(クラウドPBX・IP-PBX)についてご紹介します。

コンテンツの目次
  1. VALTECのオフィス向けサービス
  2. 起業時によくある、電話回線の悩み
  3. MOTの電話回線プラン
  4. 業種別・法人での導入事例



1. VALTECのオフィス向けサービス

MOT光(光回線、プロバイダ)

MOT光はNTT東日本およびNTT西日本の「フレッツ光」とのコラボレーションによる光回線サービスです。光回線の速度や提供エリアもフレッツ光と変わらないため安心してご利用頂けます。

従来の光回線サービスでは、NTT東日本、もしくはNTT西日本の回線事業者とインターネット接続業者事業者(プロバイダ)それぞれとの契約が必要でした。しかしMOT光では弊社との契約のみで全て完了。そのため請求書も1本化され、手間のかかる支払い業務の軽減が図れます。

【法人用光回線サービス「MOT光」公式サイト】

※法人用光回線サービス「MOT光」を新規ご契約いただいたお客様に、クラウドPBX「MOT/TEL」内線3IDを無償提供するキャンペーンを実施中です。
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スマホで打刻できる勤怠管理システム

スマートフォンで出勤打刻が可能です。在宅や直行直帰などオフィスに出社しない場合の勤怠管理にも柔軟に対応することができます。

過剰な残業を防止する機能も豊富であり、残業申請がなく定時になっても退勤していない社員のスマホに着信通知を送信したり、規定の残業時間を超えると本人・管理者へのメッセージを送信したりすることが可能です。

【「MOT/Cloud勤怠管理システム」公式サイト】



V-Warp

V-Warpは、お使いのPCにUSBを挿すだけで使えるリモートアクセスサービスです。自宅や外出先でも、オフィスと同じ環境で業務を行うことができます。

会社のPC画面を転送し遠隔操作するため、PC間のネットワークは異なりウイルス感染の危険性はありません。さらに、アクセスできるデータを制限、転送・印刷を禁止することで、社内情報の外部持ち出しを防止します。

【リモートアクセス「V-Warp」公式サイト 】



クラウド型経費精算システム「ハイ!経費」

ハイ!経費とは、紙やエクセルで管理している経理上の業務(交通費精算・出張申請、精算・交際費申請、精算・経費申請、精算など)を効率化するクラウドサービスです。経費精算を見える化することで、不正・漏れ・ダブリ等を防止することができます。

【クラウド型経費精算システム「ハイ!経費」公式サイト】



請求書・文書電子化サービス

お客様のお取引先様からの請求書を当社文書管理センターにて直接受取、電子化作業を行います。

電子化された書類はシステム上でどこからでも検索・閲覧・ダウンロードが可能、シンプルで分かりやすい設計で、日付・書類別・科目別など容易に過去書類を検索することができます。

【請求書・文書電子化サービス公式サイト】



テレワーク・レイアウト変更に適したオフィス家具

繰り返し使える木材を使用していることで話題の集中ブース『EDOブース』のほか、木調デザインの会議室や柔軟なレイアウト変更が可能なL字型デスクなど、豊富なオフィス家具を取り揃えています。

【EDOブース他オフィス家具サイト】



格安印刷が可能な通販サイト「ぱっとスル」

チラシや名刺、挨拶状や伝票の印刷を承ります。両面フルカラー1,200円(税込・送料込み)で今お使いの名刺をそっくり再現する「そのまんま名刺」や、チラシなど各種印刷物の印刷、コピー用紙などのオフィスサプライ、販促品の販売を行うオンライン通販サイトです。

【格安印刷「ぱっとスル」公式サイト】

パソコンレンタル「VALTEC NoteBook」

高速・大容量の法人用ノートパソコンをレンタル可能です。持ち歩きに便利な軽量・長時間バッテリーで、外出やテレワークに最適です。3年の保証期間を設けており、全国の修理店舗で迅速な修理が可能です。

【パソコンレンタル「VALTEC NoteBook」公式サイト】




2. 起業時によくある、電話回線の悩み

悩み① 固定電話は必要?携帯番号で起業する場合の注意点

携帯電話の普及により、固定電話を設置しなくても会社経営ができるようになりました。プライベートで使っている端末を業務利用すると、新たに回線工事をする必要がなく、また製品の検討負担や費用面の負担を削減できるといったメリットがあります。

しかし、携帯番号を業務利用している場合には、以下のような課題が生じることもあるため、多くの企業は法人登記の段階から固定電話番号を取得しています。

携帯番号を仕事で利用する場合の注意点
・取引先や顧客からの信用を得にくい
・信用度合が仕事の獲得や売上に影響する場合もある
・銀行口座開設など、法人の電話番号が必要な手続きができない
・番号を貸している特定の社員が、全ての電話対応を負担することになる
・プライベートがなくなる
・個人情報を公に使用することによるトラブルのリスクがある
・企業規模が大きくなり、固定電話を導入した場合手続きが必要

【合わせて読みたい「起業時のよくある悩みと解決方法】

悩み② 家庭用電話機とビジネスフォンの違いは?

多くの企業では固定電話としてビジネスフォンを利用していますが、企業の規模や必要な機能によっては、家庭用電話機でも十分に役割を果たすことができます。

家庭用電話機がおすすめの企業
・社員数が5名以下(目安)
・電話の利用頻度が低い
・全員が同じ部屋にいることが多く、内線通話や取次ぎを使用しない
・とにかく安価に電話機を使用したい

ビジネスフォンがおすすめの企業
・社員数が5名以上(目安)
・電話の利用頻度が高く、複数名が同時に使用することもある
・働く場所が複数拠点にあり内線通話の利用頻度が高い
・オフィス移転やスタッフ増減の予定がない

【合わせて読みたい「家庭用電話機とビジネスフォンの違い】

悩み③ クラウドPBXとは?ビジネスフォンとの違い

従来のビジネスフォンは社内に主装置(PBX)を設置する必要がありました。クラウドPBXでは、インターネットを通じてPBXを利用するため、専用機器を設置することなくビジネスフォンの機能を使用できます。インターネットがつながる場所であればどこでも使えるうえ、メンテナンスや故障時にはメーカーが対応するため、導入・維持費用を削減することができます。機器の設置や工事が必要ないため、自宅やレンタルオフィス・コワーキングスペースでも使用可能です。

【合わせて読みたい「クラウドPBXとは?」】

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3. MOTの電話回線プラン

MOTの特長

特長① スマホの内線化で働き方を自由化
アプリをダウンロードするだけで、スマートフォンやパソコンでビジネスフォンの機能を利用できます。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、電話の行き違いで生まれる手間を省きます。

特長② 社員間・拠点間の通話が0円
社員間での内線通話は無料、外出中の社員に電話を転送する際にも、転送費用は掛かりません。複数拠点での利用や海外拠点との連携も可能であり、低価格でのコミュニケーションを実現します。

特長③ 低価格でビジネスフォン環境を構築
月額3,980円で、20内線の利用が可能です(クラウドPBX「MOT/TEL」・スタンダードプランの場合)。現在お使いのスマートフォンを内線化できるため、リース料や設備投資は必要ありません。内線数の増減に伴う工事も不要であるため、オフィスのレイアウト変更や移転にも柔軟に対応可能です。

特長④ 豊富なオプション機能
クラウド上で管理可能な電話帳やCTI(顧客情報表示)、インターネットFAXやビジネスチャットなど、業務改善に役立つ機能を搭載。オプション機能として、迷惑電話を削減するIVR(自動音声応答)や電話代行システムもご利用いただけます。

MOTの電話回線プラン

MOTの電話回線には、クラウドPBX「MOT/TEL」とIP-PBX「MOT/PBX」の2種類があります。それぞれの特長や機能については、こちらの記事をご覧ください。

クラウドPBX「MOT/TEL」

【クラウドPBX「MOT/TEL」公式サイト】

② IP-PBX「MOT/PBX」

【IP-PBX「MOT/PBX」公式サイト】

格安でクラウドPBXをご利用いただけます

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※2021年9月までが法人設立のチャンス!

2023年10月に「インボイス制度」が開始します。インボイス(適格請求書)とは、売手が買手に対して正確な適用税率や消費税額等を伝えるものであり、具体的には、現行の「区分記載請求書」に「登録番号」、「適用税率」及び「消費税額等」の記載が追加された書類やデータを指します。

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インボイス制度とは
売手である登録事業者は、買手である取引相手(課税事業者)から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません(また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります)。
買手は仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手(売手)である登録事業者から交付を受けたインボイスの保存等が必要となります。
【国税庁「インボイス制度の概要」】

インボイス制度による影響
制度の開始により、取引先からインボイス発行のため課税事業者になることが求められ、これまでは消費税を納める必要がなかった新設法人(最大2年間)であっても課税対象になります。つまり、免税制度を十分に活用するためには、2021年9月30日までに法人を設立する必要があります。

【合わせて読みたい「インボイス制度とは?概要と対策」】

4. 業種別・法人での導入事例

実際にクラウドPBX「MOT/TEL」をご活用いただいているお客様の声をご紹介します。

【印刷業】1日4時間の移動。事務作業の時間がとれず、テレワーク導入を決意

フジイ印刷株式会社  代表取締役 藤井 聡 様 (印刷業)

【士業】電話対応が重要な法律事務所、録音・電話代行を併用しストレスを軽減

弁護士法人コスモポリタン法律事務所 弁護士 髙橋 喜一 様 (士業)

【IT】電話番号を変えたくない!転送無料のMOT/TEL導入で働き方の自由化を推進
株式会社松尾商店 代表取締役 松尾 修一 様 (ITベンチャー企業)

【観光業】広い施設内でも高品質な通話、チャット機能で動き回る従業員へらくらく連絡
有限会社アーチス 中村 達良 様 (不動産・温泉施設)




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