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迷惑電話・営業電話をブロック!会社で簡単にできる対策

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迷惑電話・営業電話をブロック!会社で簡単にできる対策

最終更新日:2024年2月9日

迷惑電話・営業電話をブロック!会社で簡単にできる対策

「迷惑な営業電話・迷惑電話を着信拒否・ブロックするなど、撃退するための対策を打ちたい」

会社の代表番号などに着信する電話の中には迷惑電話や営業電話(セールス)などもあり、業務効率を下げてしまう要因の1つです。

そこで本記事では、迷惑電話や営業電話をブロックする方法についてご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. 1日平均68件?やまない迷惑電話・営業電話
  2. 迷惑電話・営業電話の対策不足によるリスク
  3. 迷惑電話・営業電話への基本的な対応
  4. 迷惑電話・営業電話をブロックする方法
  5. 迷惑電話・営業電話の対策にクラウドPBX
  6. 新サービス「迷惑電話のでんわばん」
  7. まとめ


1.1日平均68件?やまない迷惑電話・営業電話

日々会社へ着信する電話にはお客様からの商品・サービスに関するお問合せやご利用中の方から・取引先からのお問合せなど業務を営む上で欠かせない重要な内容が多くあります。一方で迷惑電話や営業電話(セールス)の様な不要な電話も多くかかってきます。

「株式会社社長のきもち」が従業員100名以下の中小企業の従業員を対象に、「営業電話応対での困りごと」に関して行った「営業電話の頻度とその内容とは?」の調査では下記の様な結果となっています。

営業電話の頻度とその内容とは?
参照:株式会社社長のきもち

「毎日営業電話が来る」と回答した方が3割以上で「週に1度は来る」を含めると約6割にもなります。

ちなみに社員数500名ほどの当社では一日あたり平均で68件の営業電話、9件の間違いなど関係のない電話がかかってきています。

営業電話・間違い電話の頻度

2.迷惑電話・営業電話の対策不足によるリスク

RISKS

迷惑電話や営業電話の対策をしないと様々な悪影響が出てきます。

労働時間を消費してしまう

ただの間違い電話の様にすぐに終わる電話もありますが、迷惑電話や営業電話の中にはなかなか切らせてくれない場合もあります。会社の電話対応では、会社の代表として電話対応することになるので、例え営業電話でも急にガチャ切りなどはできません。
また、異動や退職した社員の名前を出されると無下に扱うこともできず通話時間が増えてしまいます。

通話時間が増えれば増えるほど自身の労働時間のロスに繋がり業務効率の低下に繋がり、会社としてみても無駄な人件費が発生していることになります。例えば当社の1日68件の営業電話が1件5分かかったと仮定すると合計で340分で5.6時間を無駄にしていることになります。


集中力の低下

業務効率の低下では、迷惑電話・営業電話による直接的な時間のロスだけではありません。
迷惑電話・営業電話の対応の為に業務を一時中断、電話対応終了後に中断していた作業を再開と言う流れになりますが、作業を行う精神状態は一定ではありません。

作業に集中できていれば効率も上がるでしょう。しかし、上記の様に度々作業の中断があれば集中して行うことが難しく業務効率の低下につながってしまいます。


社員のストレスになる

電話対応は本来業務の合間に行われることが多く、着信の度に業務がストップすることになります。その為、なかなか業務が進まないことでストレスになったり、業務が終わらないことで残業時間が増えることでストレスになったりしてしまいます。

また、迷惑電話の中にはクレームなど言われる内容自体がストレスになることもあります。この様なストレスは積み重なると体の不調や精神の不調などに繋がることもあるので対策が必要となります。


情報の流出

会社の代表番号や従業員個人の社用電話番号にかかってくる営業電話は、機密情報の流出につながる恐れがあります。
「〇〇部署の責任者の方はいますか?」など、曖昧な質問に対して、うっかり「△△部長は不在です」と個人の名前や役職を答えてしまい、内部情報を相手に伝えてしまう可能性もあります。

情報を知られると、社員とやり取りがある相手と勘違いして取り次いでしまう可能性も高まるため、情報流出を防ぐためにも営業電話・迷惑電話への対策をしっかりと行う必要があります。


3.迷惑電話・営業電話への基本的な対応

Example

たとえ営業電話・迷惑電話であっても、企業の代表として電話に出る以上は丁寧な対応が求められます。
しかし、必要以上に丁寧な対応をしてしまうと、相手は可能性があると勘違いして度々連絡をしてくる可能性もあります。個人の判断にゆだねるのではなく、会社として共通の応対マニュアルを作成しておきましょう。

営業電話・迷惑電話への基本的な対応例は以下の通りです。

会社名・担当者名・用件を聞く

電話に対応したら、まずは会社名・担当者名・用件を尋ねましょう。営業電話・迷惑電話では、発信者が名乗らずに話を始めるケースもあり、主導権を握られると対応時間が長くなる傾向にあります。
まずは相手の情報を知ることで、営業電話・迷惑電話か、取引先・顧客からの電話なのか、適した取次ぎ相手などを判断することができます。

この時点では相手が取引先・顧客である可能性もあるため、相手の情報を尋ねる際には「恐れ入りますが」などを添え、丁寧に対応することも重要です。

丁寧に・きっぱりと断る

やり取りの結果、営業電話・迷惑電話であることが判明した場合には、丁寧に、しかしきっぱりと断りましょう。「必要があればこちらから連絡いたします」「そのようなご提案は一切お断りしております」など、マニュアルで文言を定めておくとスムーズです。

営業電話だからと言って悪い対応をすると、企業のイメージ悪化などに繋がる可能性もあります。あくまで丁寧に、しかしきっぱりと断りをいれることが重要です。

4.迷惑電話・営業電話をブロックする方法

迷惑電話・営業電話の対策では、

  • 【迷惑電話・営業電話の対策】
  • 対策1:着信しないようにする
  • 対策2:出ないようにする
  • 対策3:素早く切るスキルを身に着ける
  • 対策4:IVR(自動音声応答)を導入する
  • 対策5:アウトソーシングする
  • 対策6:警察に相談する

が挙げられます。

対策1:着信しないようにする まず初めの対策は、着信しないようにする方法です。迷惑電話・営業電話の中には何度もかけてくるケースがあります。そのような場合に有効な対策です。
電話番号が把握できる場合はその番号を会社で使用する電話に登録して着信拒否を行います。

番号がわからない非通知の場合は、番号を通知するようにアナウンスを流す「ナンバーリクエスト」機能を使用することで拒否できます。

ナンバーリクエストはNTTの回線を使用している場合に利用できる機能ですが各回線業者ごとに類似サービス(KDDI:番号通知リクエスト、Softbank:ナンバーブロック)が提供されているのでそちらを利用することで同じような効果が得られます。

また、トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン」は自身が迷惑電話として登録していない番号でもトビラフォンを利用しているユーザーやトビラシステムズ株式会社が登録した連絡先についても着信拒否をすることができます。

迷惑電話をブロックするトビラフォン

参照:トビラフォン

対策2:出ないようにする 着信拒否登録件数がいっぱいになってしまっているなど着信拒否が難しい場合は、番号を電話機へ表示させるナンバーディスプレイ機能(KDDI:発信番号表示、Softbank:番号表示サービス)を利用して判別し、出ないようにするというのも1つの手です。

対策3:素早く切るスキルを身に着ける 初めてかけてきた営業電話などに出てしまうこともあります。その様な場合はしっかり断って早く切ることが重要です。営業電話の相手(営業担当)は売上の為に必死ですので、しっかり断るスキルを身に着ける必要があります。

早く電話を終わらせたいがために、「忙しい」「担当者がいない」と返答するのは危険です。その場限りの断り方では、何度も電話がかかってくる可能性があります。

特定商取引法第17条では、

第17条事業者は、電話勧誘をされても契約締結をしないことを、意思表示した消費者に対して、契約締結について勧誘をしてはならない。違反したら…指示(22条)・業務停止(23条)

と定められています。つまり、営業相手から断りの意思表示があれば、再度営業をすることが出来ません。反すると罰せられることになっているため、明白な意思表示で営業電話・迷惑電話を撃退することが大切です。

断る言葉は色々ありますが、
「申し訳ありませんが、営業の電話はお取次ぎできかねます。」
「新規のお取引は控えさせていただいております。」など。

強めの断りでは、
「当社ではそのようなご提案は一切お断りしております。今後のご連絡は不要です。」
「必要な際はこちらからご連絡させていただきます」
など、しっかり断ってから「失礼します」と電話を切ると良いでしょう。

対策4:IVR(自動音声応答)を導入する IVR(自動音声応答)とは、着信に対して「◯◯の方は1番を、△△の方は2番を…」といった音声ガイダンスを自動で流す機能です。主にコールセンターで利用される機能ですが、営業電話・迷惑電話のブロックにも有効であることが判明しています。

IVRでは、発信者は音声ガイダンスに従って番号を入力しなければいけません。

製品に関する問い合わせや質問など、明確な目的がない営業電話・迷惑電話では、入力番号はガイダンスの最後に案内される「その他」に該当するでしょう。担当者と話すまでに時間・手間がかかることから、音声ガイダンスが流れた時点で営業を諦めるケースもあります。

入力番号ごとに異なる担当者が対応することから、顧客満足度の向上が見込めるIVR。営業電話・迷惑電話の撃退にも効果的であるため、ぜひご検討ください。

IVR(自動音声応答)について詳しくはこちら  

対策5:アウトソーシング 5つ目の対策は、電話対応をアウトソーシングする方法です。
電話のアウトソーシングでは、電話代行サービスがあります。会社番号に着信した電話を電話代行会社へ転送して電話対応をしてもらいます。内容はメール・チャットなどで報告してもらい、必要な電話は折り返し対応を行います。

営業電話や迷惑電話の対応は電話代行側が行ってくれるので無駄な電話対応が大幅に削減されるでしょう。

迷惑電話対策になる電話代行サービス「迷惑電話のでんわばん」  

対策6:警察に相談する 営業電話・迷惑電話に断りをいれたあと、怒り出し威圧的な態度をとってきたり、企業・個人への誹謗中傷に発展したりするケースもないとは言い切れません。このような場合には、すぐに電話を切って警察に相談しましょう。脅迫罪や営業妨害罪で訴えることができます。

可能であれば、相手の電話番号や会社名・担当者名を控えておくとスムーズな対応が可能です。さらに、過去の通話音声を録音したり、電話頻度・時間を記録しておいたりすることで、営業電話・迷惑電話の悪質性を示すことができます。警察への相談を検討した際には、通報までの情報収集を行いましょう。

一度警察へ相談すれば、営業電話・迷惑電話の数は激減するでしょう。しかし、警察への対応に時間もかかるため、担当者はある程度の時間を取られる覚悟が必要です。



5.迷惑電話・営業電話対策に便利なクラウドPBX

cloud PBX

クラウドPBXとは、クラウド上に設置したPBXを利用することで、内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。インターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。
さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に機器を設置する必要はありません。

【クラウドPBXの特長】
・PBX(主装置)を設置する必要がないため初期費用を抑えられる
・個人のスマホにアプリをインストールして内線端末として利用できる
・国内外問わず拠点間の通話をすべて内線(無料)で行える

従来のビジネスフォンに代わるサービスとして導入が進んでいるクラウドPBXは、営業電話・迷惑電話対策としても有効です。
主な2つの理由について詳しく解説します。

着信ルールを柔軟に設定できる

クラウドPBXでは、着信した番号ごとに柔軟な対応を設定することができます。営業電話・迷惑電話があった番号を着信拒否することはもちろん、着信拒否した番号へのアナウンス内容も設定可能です。

さらに、番号の完全一致・先頭一致など、番号ごとの設定も可能です。市内局番までは同じで、下4桁だけ異なる番号を複数所有している営業会社も多いため、先頭一致の条件で着信拒否にすることで設定の手間を削減できます。

自動音声案内(IVR)機能を使用できる

多くのクラウドPBXではIVR(自動音声応答)が標準搭載されています。音声ガイダンスを流すことで、担当者につなぐまでに時間と手間がかかるため、断念する営業会社もあり効果的です。


6.新サービス「迷惑電話のでんわばん」

「迷惑電話のでんわばん」とは? 迷惑電話番_v3

クラウド電話「MOT/TEL」を活用した、まったく新しい電話代行サービスです。

従来の「電話受付の代行」ではなく、「電話帳の登録者(取引先など)はそのまま着信」「未登録者はコールセンターで一次受付」など、着信相手ごとに異なる対応が可能です。必要な電話のみ対応いただけます。

「御社名」で一次受付を行うため、自社の従業員と変わらないスムーズな電話対応と、営業電話・迷惑電話のカットを同時に実現するサービスです。

特長1. 転送・取次ぎ費用の削減

「迷惑電話のでんわばん」では、ユーザー様・コールセンター双方で、クラウド電話「MOT/TEL」を利用します。
そのため、従来の電話代行では別途費用が発生してしまう「取次ぎ通話料」や、「コールセンターまでの転送料金」が全て0円に。電話コストを大幅に削減します。

特長2. テレワーク中の電話課題を解決

クラウド電話「MOT/TEL」は、従業員のスマートフォンにアプリをインストールするだけでご利用いただけます。
そのため、テレワーク中・外出中でもコールセンターからの取次ぎに対応することができます。「電話対応のための出社」を失くすことはもちろん、従業員の柔軟な働き方を推進、採用力の強化にも効果的です。

特長3. 大企業におすすめの豊富な機能

営業電話・迷惑電話のブロックや、転送料金・取次ぎ通話料の削減効果は、着信件数が多いほど大きな効果を実感いただけます。
多数の着信がある大企業や、大規模拠点でのご利用におすすめです。転送スケジュール設定や、自動音声案内(IVR)など、大規模企業におすすめの機能も豊富に搭載しています。

利用料金

初期費用:0円
月額費用:3,500円(税別)~
※営業電話・迷惑電話10 コールまで。10 コール以上は350円(税別)/件です。
※別途クラウドPBX「MOT/TEL」の利用料(3,980円~/月)がかかります。

迷惑電話のでんわばん_フローティングバナー1250_v3

お気軽にお問合せ下さい

電話受付:平日9:00~17:30

7.まとめ

迷惑電話や営業電話をそのまま放置することは、社員・会社の双方にとって良いことではありません。本記事でご紹介したような対策をしっかり行い、業務に集中できる体制を整えましょう。


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