迷惑電話・営業電話をブロック!会社で簡単にできる対策

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迷惑電話・営業電話をブロック!会社で簡単にできる対策

迷惑電話・営業電話をブロック!会社で簡単にできる対策

会社の代表番号などに着信する電話の中には迷惑電話や営業電話(セールス)などもあり、業務効率を下げてしまう要因の1つです。そこで本記事では、迷惑電話や営業電話をブロックする方法についてご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. 迷惑電話や営業電話は多い
  2. 迷惑電話や営業電話の対策をしない危険性
  3. 迷惑電話・営業電話の対策
  4. まとめ


1.迷惑電話や営業電話は多い

日々会社へ着信する電話にはお客様からの商品・サービスに関するお問合せやご利用中の方から・取引先からのお問合せなど業務を営む上で欠かせない重要な内容が多くあります。一方で迷惑電話や営業電話(セールス)の様な不要な電話も多くかかってきます。

「株式会社社長のきもち」が従業員100名以下の中小企業の従業員を対象に、「営業電話応対での困りごと」に関して行った「営業電話の頻度とその内容とは?」の調査では下記の様な結果となっています。

営業電話の頻度とその内容とは?
参照:株式会社社長のきもち

「毎日営業電話が来る」と回答した方が3割以上で「週に1度は来る」を含めると約6割にもなります。

ちなみに社員数500名ほどの当社では一日あたり平均で68件の営業電話、9件の間違いなど関係のない電話がかかってきています。

営業電話・間違い電話の頻度

2.迷惑電話や営業電話の対策をしない危険性

迷惑電話や営業電話の対策をしないと様々な悪影響が出てきます。 労働時間を消費してしまう ただの間違い電話の様にすぐに終わる電話もありますが、迷惑電話や営業電話の中にはなかなか切らしてくれない場合もあります。会社の電話対応では、会社の代表として電話対応することになるので例え営業電話などでも急にガチャ切りなどはできません。また、異動や退職した社員の名前を出されると無下に扱うこともできず通話時間が増えてしまいます。
通話時間が増えれば増えるほど自身の労働時間のロスに繋がり業務効率の低下に繋がり、会社としてみても無駄な人件費が発生していることになります。例えば当社の1日68件の営業電話が1件5分かかったと仮定すると合計で340分で5.6時間を無駄にしていることになります。

集中力の低下 業務効率の低下では、迷惑電話・営業電話による直接的な時間のロスだけではありません。迷惑電話・営業電話の対応の為に業務を一時中断、電話対応終了後に中断していた作業を再開と言う流れになりますが、作業を行う精神状態は一定ではありません。作業に集中できていれば効率も上がるでしょう。しかし、上記の様に度々作業の中断があれば集中して行うことが難しく業務効率の低下につながってしまいます。

社員のストレスになる 電話対応は本来業務の合間に行われることが多く、着信の度に業務がストップすることになります。その為、なかなか業務が進まないことでストレスになったり、業務が終わらないことで残業時間が増えることでストレスになったりしてしまいます。
また、迷惑電話の中にはクレームなど言われる内容自体がストレスになることもあります。この様なストレスは積み重なると体の不調や精神の不調などに繋がることもあるので対策が必要となります。


3.迷惑電話・営業電話の対策

迷惑電話・営業電話の対策では、

  • 【迷惑電話・営業電話の対策】
  • 対策1:着信しないようにする
  • 対策2:出ないようにする
  • 対策3:素早く切るスキルを身に着ける
  • 対策4:アウトソーシング

が挙げられます。

対策1:着信しないようにする まず初めの対策は、着信しないようにする方法です。迷惑電話・営業電話の中には何度もかけてくるケースがあります。そのような場合に有効な対策です。
電話番号が把握できる場合はその番号を会社で使用する電話に登録して着信拒否を行います。番号がわからない非通知の場合は、番号を通知するようにアナウンスを流す「ナンバーリクエスト」機能を使用することで拒否できます。ナンバーリクエストはNTTの回線を使用している場合に利用できる機能ですが各回線業者ごとに類似サービス(KDDI:番号通知リクエスト、Softbank:ナンバーブロック)が提供されているのでそちらを利用することで同じような効果が得られます。

また、トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン」は自身が迷惑電話として登録していない番号でもトビラフォンを利用しているユーザーやトビラシステムズ株式会社が登録した連絡先についても着信拒否をすることができます。

迷惑電話をブロックするトビラフォン

参照:トビラフォン

対策2:出ないようにする 着信拒否登録件数がいっぱいになってしまっているなど着信拒否が難しい場合は、番号を電話機へ表示させるナンバーディスプレイ機能(KDDI:発信番号表示、Softbank:番号表示サービス)を利用して判別し、出ないようにするというのも1つの手です。

対策3:素早く切るスキルを身に着ける 初めてかけてきた営業電話などに出てしまうこともあります。その様な場合はしっかり断って早く切ることが重要です。営業電話の相手(営業担当)は売上の為に必死ですので、しっかり断るスキルを身に着ける必要があります。断る言葉は色々ありますが、
「申し訳ありませんが、営業の電話はお取次ぎできかねます。」
「新規のお取引は控えさせていただいております。」
強めの断りでは、
「当社ではそのようなご提案は一切お断りしております。今後のご連絡は不要です。」
「必要な際はこちらからご連絡させていただきます」
などでしっかり断ってから「失礼します」と電話を切ると良いでしょう。

対策4:アウトソーシング 4つ目の対策は電話対応をアウトソーシングする方法です。電話のアウトソーシングでは電話代行サービスがあります。会社番号に着信した電話を電話代行会社へ転送して電話対応をしてもらいます。内容はメール・チャットなどで報告してもらい、必要な電話は折り返し対応を行います。
営業電話や迷惑電話の対応は電話代行側が行ってくれるので無駄な電話対応が大幅に削減されるでしょう。
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4.まとめ

迷惑電話や営業電話をそのまま放置することは社員・会社の双方にとって良いことではありません。本記事でご紹介したような対策をしっかり行い、業務に集中できる体制を整えましょう。



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