大企業にクラウドPBXがおすすめの理由7選。5つの注意点も解説

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大企業にクラウドPBXがおすすめの理由7選。5つの注意点も解説

大企業にクラウドPBXがおすすめの理由7選。5つの注意点も解説

大企業でのクラウドPBXの導入が増加しています。時間を奪われがちな電話業務を効率化でき、社員数・拠点数が多いほどその恩恵を受けることができます。当記事では、大企業がクラウドPBXを導入するメリットや注意すべきこと、クラウドPBXの便利機能を紹介します。

コンテンツの目次
  1. クラウドPBXとは
  2. 導入メリット
  3. デメリット
  4. 導入時の注意点
  5. クラウドPBXで使える機能
  6. 27,000以上の企業で導入されるクラウドPBX「MOT/TEL」


1. クラウドPBXとは

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネットを通じてPBXを利用する電話サービスです。
従来のビジネスフォンでは社内に主装置(PBX)を設置する必要がありましたが、クラウドPBXは専用機器をオフィスに設置する必要はありません。インターネットがつながる場所であれば、スマートフォンやタブレットでビジネスフォンの機能を使うことができます。

メンテナンスや故障時にはメーカーが対応するため、導入・維持費用を削減することができます。


2. 導入メリット

メリット① コストを大幅に削減できる
コストを大幅に削減できる

従来のビジネスフォンは、主装置・PBXと固定電話を専門の設置業者が工事をする必要があり、導入の段階で高額な費用が発生していました。
しかし、クラウドPBXであればサービスは全てクラウド上で提供されるため、専門業者による工事は不要です。
また、最短1~2週間で利用を開始することができ、スピーディーな導入を実現します。



メリット② 在宅勤務・リモートワークの環境を改善
在宅勤務・リモートワークの環境を改善

スマートフォンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。
スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、電話の行き違いで生まれる手間を省きます。



メリット③ 拠点間・海外拠点との通話が無料に。連携を促進

全国・全世界に構える拠点間での通話が完全無料に。従来メール等で行っていたやりとりを内線通話で行えるようになり、拠点間でのコミュニケーションを促進します。通信費用の削減にも効果的です。



メリット④ オフィス移転や配置換えなど、会社の変化に柔軟に対応
オフィス移転や配置換えなど、会社の変化に柔軟に対応

クラウドPBXを使用する際、オフィスの工事や特別な機器の設置は必要ありません。そのため、レイアウト変更や社員の増減への対応も業者を呼ぶ必要はなく、柔軟に対応することができます。

また、電話回線自体もクラウドで提供されているため、オフィスを移転しても電話番号は変わりません。番号変更に伴うお客様への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。



メリット⑤ 社用携帯が不要に
社用携帯が不要に

クラウドPBXサービスの多くは、社員個人のスマートフォンにアプリをインストールして使用します。通話料金は会社へ一括請求されるため、社用携帯を貸し出す費用も2台の端末を管理する苦労もなくなり、会社・社員双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。
外回りが多い営業担当者など、プライベート端末から発信しお客様に不信感を与えることもなく、連絡が取れず折り返す手間を省きます。



メリット⑥ 複数拠点・海外拠点のシステムを1ヶ所で管理できる

クラウドPBXでは、各拠点をインターネット回線でつなぐことにより、1か所で集中管理することが可能です。
拠点数が多い大企業や、海外拠点を設けている企業にとっては、拠点ごとのシステム管理は手間がかかるもの。1か所での集中管理は管理部門の手間を省き、業務効率化に効果的です。



メリット⑦ 緊急時に備えたBCP対策として効果的
緊急時に備えたBCP対策として効果的

BCP対策(事業継続計画)とは、企業が自然災害やテロなどの緊急時に事業を継続できるよう計画しておくことです。身近な緊急事態でいえば、交通機関の乱れにより出社できない状況が挙げられるでしょう。
万が一オフィスが被災した場合、従来のビジネスフォンでは電話機能は全く使えなくなってしまうでしょう。クラウドPBXであれば、社員ひとりのスマートフォンが使用できる状態であれば、緊急時の連絡も可能です。自然災害が多い日本では、いつオフィスが被災するか分からないため事前の対策が重要です。




3. デメリット

デメリット⑦ 機能・品質がサービスにより異なる

提供企業により、クラウドPBXの機能や通話品質は異なります。事前にトライアル利用する、口コミを調べてみるなど実際の使い勝手を試してみることが重要です。
特に、料金の安さだけで選んでしまったサービスに不満を抱く方は多いようです。業務に支障ない品質であるか、必要な機能を抑えているかは、譲れないポイントであることが分かります。



デメリット② コスト削減にならない場合もある
コスト削減にならない場合もある

従来のビジネスフォンと比べて、安く高機能なシステムを利用できるクラウドPBX。
しかし、全てのケースにおいてコスト削減が実現できるとは限りません。基本的にはアカウント数に応じた月額費用を支払う料金形態であるため、特にアカウント数が増える大企業では月額費用が高額になる場合もあります。毎月高額な料金を払い続けるより、初期費用・メンテナンス費用はかかるものの月額料金はかからないビジネスフォンが適している企業もあるでしょう。

さらに、HPや広告には最低限の機能のみ使用した場合の月額料金を掲載しているケースもあり、業務に必要な機能をオプション追加すると予算をオーバーしてしまうこともあります。自社に必要な機能を事前に伝え、基本機能として備わっているサービスを選択することも必要です。



デメリット③ インターネットの回線環境に影響される
インターネットの回線環境に影響される

インターネットを介して場所を問わず機能を利用することができる一方で、利用場所の回線状況によっては通話品質が低下する恐れがあります。
回線環境が整えられたオフィスで安定した利用ができても、外出中の公衆Wi-Fiなどを利用した場合では遅延が起きるということも考えられます。



デメリット④ 発信できない番号がある

クラウドの電話番号(050など)を利用する場合、110や119などの1から始まる特番などへ発信ができません。緊急時にはお持ちのスマートフォンなどから連絡する必要があります。
※ひかり電話からの発信は可能です。FUSIONやフルクラウドのサービスからはかけられないため注意が必要です。



デメリット⑤ 導入時に社員から不満があがることも
導入時に社員から不満があがることも

長年ビジネスフォンを活用してきた社員にとっては、クラウドPBXは使いづらいサービスかもしれません。
導入に至った経緯や機能・業務上のメリットを事前に説明することで、慣れない間も根気強く使い続けてもらうことができます。マニュアルの整備や問い合わせ窓口を用意することも効果的でしょう。

また、クラウドPBXは他のPBXとの併用が可能なため、外回りが多い営業部やコールセンターなど小規模単位からの段階的な移行も可能です。企業全体で乗り換える前に、一部の部署で反応を見ましょう。

さらに、導入のタイミングにも注意が必要です。繁忙期を避け、オフィス移転やグループ会社の統合など新たな環境へ移るタイミングで導入することにより、心理的なハードルを下げることができます。




4. 導入時に注意するポイント

導入時に注意するポイント
注意ポイント① 他システムとの連携は可能か

クラウドPBXは通話機能以外にも、顧客情報管理システムや営業支援ツールなどと連携することでより業務の効率化・価値の最大化を図ることができます。
現在利用しているサービスや、今後導入を検討しているシステムとの連携は可能か、事前に把握しておく必要があります。



注意ポイント② セキュリティ対策がとられているか
セキュリティ対策がとられているか

インターネットに接続して使用するクラウドPBXは、セキュリティリスクが発生します。
サービス自体にセキュリティ対策は行われていますが、利用者による対策も重要です。

<対策例>
・端末の紛失・盗難など事故に注意する
・IDやパスワードを定期的に変更する
・ソフトウェアは最新の状態を維持する
・社員へのセキュリティ教育を行う
・社員が使用できる機能・アクセスできる情報など権限を制限する



注意ポイント③ トラブル時のアフターフォロー体制はあるか
トラブル時のアフターフォロー体制はあるか

万が一システムの不具合や障害が発生した場合のサポート体制も事前に確認しておきましょう。
具体的なチェックポイントは、以下の通りです。

・質問や要望への返答速度
・出張修理サービスがあるか
・早朝・夜間に連絡できる手段があるか。電話・メール・チャットなど、夜間にも状況を共有できる手段があるサービスが望ましい
・修理対応までの日数・スピード
・社内のシステム部門による設定変更・カスタマイズができるか



注意ポイント④ トライアル期間はあるか

通信品質や機能性能を確認する必要があります。実際に社員に使ってもらうことで、自社に必要な機能やサービス品質を見極めることができます。
1か月~など短い期間で無料トライアルを行っているサービスも多くあるため、十分に活用したうえで導入サービスを決めましょう。



注意ポイント⑤ 導入実績

大規模企業での導入実績があるか、多拠点・海外拠点での運用実績があるかを事前に確認しておきましょう。
自社で運用する場合の条件を担当者に相談し、自社の課題をサービスが解決できるかをすり合わせておく必要があります。会社の規模や業界別の活用事例を参考に、自社での活用をイメージしてみることが重要です。




5. クラウドPBXで使える機能

スマートフォン・パソコンの内線化

従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能を、スマートフォンやパソコンで行うことが可能です。
アプリをインストールするだけで、会社のパソコンやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも内線対応が可能になります。

<機能例>
・外線通話
・内線通話
・転送
・グループ着信
・通話履歴の表示
・スケジュール設定(曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など対応を設定)

着信時に顧客情報を表示(CTI
CTI

電話着信があった際、通話相手の電話番号を元に素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対できます。一見些細なことですが、入電時にメモを取る必要がなくなるだけでも、心に余裕を持った応対ができるのではないでしょうか。

お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。

通常は、あらかじめ着信者の電話番号と紐づけられた情報(データベースや顧客管理ソフト)が必要となりますが、クラウドPBX「MOT/TEL」では気軽にCTIをご利用いただける機能を備えているため、どなたでも最大限の効果を得ることができます。

→顧客情報の表示(CTI)について詳しく知りたい方はこちら

会社全体で共有できるWEB電話帳

WEB電話帳

登録されたWEB電話帳の情報を、社内および部署など設定したグループごとに共有することができます。ひとりが情報を編集すると利用者全員の電話帳が更新されるため、情報の編集・削除など管理にかかる時間も削減します。

また、インターネットが繋がる環境ならどこでも、登録されたお客様の連絡先・所属、役職などを確認することが可能です。外出先から急に連絡を取らなければならなくなった場合や、訪問先で確認が必要になった場合でも慌てることがなくなります。


インターネットFAX

インターネットFAX

スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。
受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定したメールまたはビジネスチャットで共有され、確認することができます。 送信の場合は、スマートフォンやパソコンにあるPDFデータ(A4サイズのみ)をそのままFAXとして 送信することが可能です。FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。

既存のFAX 機や複合機でもFAXのデータ化は可能でしたが、機器本体は必要になるためリース料などのランニングコストがかかってしまいます。MOTのインターネットFAXでは、FAX専用機器は必要ありません

<インターネットFAXが活用された事例>

~不動産仲介業~
・外出先でもリアルタイムでお客様に情報を提供できるようになった
・毎日大量に送られてくる物件情報をペーパーレス化し、コストを削減できた

~食品加工業~
・工場にいるときでも簡単にFAXが確認できるようになった
・複数人でFAXを受信できるため対応漏れがなくなった
・頻繁に届く卸先からの注文をペーパーレス化し、コストを削減できた

~建設業~
・直接現場に向かうことが多く事務所に届く取引先からの建築資材見積もりなどの対応が遅くなっていたが、リアルタイムで確認と対応ができるようになった
・FAXで送られてくる図面や現場の地図をスマートフォンで受信できるため、現場での情報共有がスムーズにできるようになった

~小売卸業~
・売り場にいるときでも簡単にFAXが確認できるようになった
・注文書をFAXかメールどちらかで受け取っており対応が煩雑だったが、FAX受信時もメールで受け取るよう一本化することで管理が楽になった

~自動車整備工場~
・車の持ち主からFAXで送られた車検証を紙媒体で確認していたが、ペーパーレス化しコスト削減につながった
・部品屋から送られてくる分解図を確認して、修理に必要な部品を依頼している。移動中にスマートフォンで確認して依頼ができるようになり、隙間時間で業務を進められるようになった

→インターネットFAXについて詳しく知りたい方はこちら


ビジネスチャット

ビジネスチャット

登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。
画像や動画、位置情報などを送受信することができるので、直行の際や訪問時の報告ツールとしても活用できます。
→ビジネスチャットについて詳しく知りたい方はこちら


全通話録音

通話録音クラウド管理

全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されます。録音開始などの手動操作が必要なく、全通話が自動で録音されます。

通話を録音していることで、オペレーターの顧客対応の向上や電話対応品質の改善につながります。聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上します。また、お客様との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。

<全通話録音をよくご利用されている業種>
保険代理店/弁護士事務所や行政書士事務所など士業/通販・ECサイト運営会社/証券会社/デザイン会社/アパレル店/製造会社/飲食店/コールセンター/営業代行会社/建築会社/不動産会社など
→全通話録音について詳しく知りたい方はこちら

自動音声案内(IVR

ivr_自動音声案内

着信時に自動で「お電話ありがとうございます。◯◯のお問い合わせの方は1番を押してください。」などのアナウンスを流すことができます。 お客様のプッシュナンバーによって着信先電話機を振り分けることが可能です。

サポートや営業など、担当者が対応することで、解決までの時間短縮、取次業務の削減を実現します。

<自動音声案内(IVR)が活用された事例>
~迷惑な営業電話を撃退~
不要な営業電話や間違い電話の対応に時間を取られていませんか?限られた労働時間の中で効率良く業務をこなすためにも、余計な電話対応の時間を減らす必要があります。過去には、自動音声案内(IVR)を導入した結果、年間800件あった入電が200件まで減ったという事例もありました。

~顧客満足度の向上~
お問い合わせがあった際、オペレーターの知識不足や取次に時間がかかることで顧客満足度を低下させる恐れがあります。自動音声案内(IVR)を利用すると、電話が直接担当者につながるため、満足度の向上を図ることができます。

~取次業務の削減~
一般的な企業では、受付担当や総務の方が電話を取り、内容を聞いてから担当者へ取次を行っています。自動音声案内(IVR)を導入することで社員が行っていた業務をお客様が行ってくれるようになり、社員は本来の業務に集中することができます。

~電話番号の案内を簡単に~
お客様への電話番号周知が容易になります。通常であれば、複数の番号を取得し「新規のお問い合わせはA番号、使い方はB番号…」のような案内が必要ですが、自動音声案内(IVR)で振り分けを行えば1つの番号を案内するだけで周知が完了します。

→IVR(自動音声案内)について詳しく知りたい方はこちら

勤怠管理

勤怠管理システム

スマートフォンにインストールしたアプリと連携させて、出退勤の管理をすることができます。
在宅勤務やテレワーク・直行直帰など様々なケースに対応した勤怠管理システムを活用することで、不正な残業報告や過剰な残業を防止することができます。

<勤怠管理が活用された事例>
~在宅勤務中の出退勤管理~
新型コロナウイルスの流行に伴い慌てて在宅勤務を開始し、従来のタイムカード打刻が機能しなくなってしまったケースが増加しています。スマートフォンで簡単に勤務時間の打刻ができることに加え、社員間で内線通話ができるのでコミュニケーションの減少も抑えることができます。

~退勤時間の着信通知~
残業申請の承認がなく、定時になっても退勤していない社員には着信で通知します。承認が得られるまで、もしくは退勤するまで繰り返し着信し続けるため、無駄な残業を防止できます。残業を口頭で注意する必要がなくなり、気兼ねなく退勤することができるようになります。

~超過勤務をメッセージで防止~
管理画面で設定した月間勤務時間を超えると、本人のスマートフォンアプリに警告メッセージが届きます。メッセージは超過した時間に応じて複数設定することが可能です。

~GPS情報による正確な勤務時間の管理~
スマートフォンのブラウザもしくはアプリから出勤・退勤打刻をすることができます。また、直行直帰の場合、嘘の勤務時間報告でも確かめる方法はありませんでしたが、勤務時間に加えGPS情報を記録できるため不正の抑止につながります。

~海外勤務・複数拠点での利用~
海外タイムゾーン設定により、アメリカ・ハワイ・カナダ・中国・韓国・台湾での勤務時間管理に対応しています。海外の子会社や支店へ出張する社員の勤怠管理ができ、残業アラートコールの利用も可能です。

→勤怠管理システムについて詳しく知りたい方はこちら

6. 27,000以上で導入されるクラウドPBX「MOT/TEL」

大企業でクラウドPBXを導入する際のメリット・デメリット、注意点をご紹介しました。 どの製品を利用する場合でも、通話品質や使い勝手をトライアル期間で確認することが最も重要です。

官公庁を含む27,000社以上にご利用いただいているクラウドPBX「MOT/TEL」では、音質を確認いただける無料デモを行っています。 ぜひお気軽にお問い合わせください。



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