クラウドPBXとソフトフォンの違いは何?仕組みやメリットを分かりやすく解説

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クラウドPBXとソフトフォンの違いは何?仕組みやメリットを分かりやすく解説

クラウドPBXとソフトフォンの違いは何?仕組みやメリットを分かりやすく解説

会社電話のリプレイスや新規導入の為にインターネットなどで調べると「クラウドPBX」や「ソフトフォン」と言う言葉をよく目にするかと思います。
クラウドPBXって何?」
「ソフトフォンって何?」
クラウドPBXとソフトフォンって何が違うの?」
初心者の方にとって電話システムは難しい言葉だらけです。そこで本記事では初心者でもわかりやすいように「クラウドPBXとは?」「ソフトフォンとは?」「クラウドPBXとソフトフォンの違い」について解説していきます。

コンテンツの目次
  1. ソフトフォンとは?
  2. クラウドPBXとは?
  3. クラウドPBXとソフトフォンの違い
  4. ソフトフォンでできること
  5. ソフトフォンのメリット
  6. ソフトフォンのデメリット
  7. ソフトフォンが利用できるクラウドPBX5選
  8. まとめ


1.ソフトフォンとは?

まず初めにソフトフォンからご紹介致します。
ソフトフォンとは、専用のソフトウェアをインストールしたパソコンで通話を行えるサービスです。パソコン電話とも呼ばれます。

【ソフトフォン】

ソフトフォン

利用する為にはパソコンへ専用ソフトウェアのインストール・設定とUSBタイプの簡易的な受話器(USBフォン)かヘッドセットを接続して電話を行います。ソフトフォンはコールセンターでヘッドセットと共に多く利用されています。ヘッドセットを利用することで両手が開くので、会話しながら内容を記録したり、顧客リストやCRMから顧客情報を検索しやすいというメリットがあります。

従来からある固定の電話機を「ハードフォン」と呼び、ソフトフォンとの対で説明する場合もあります。

ハードフォンとソフトフォン

2.クラウドPBXとは?

クラウドPBXを理解する為にまず、今までの電話システム(ビジネスフォン)の仕組みをおさらいしておきましょう。
今までの電話システム(ビジネスフォン)は社員/スタッフが使う固定電話機とその電話機を制御するPBX(主装置)と呼ばれる機器で構成されています。

【ビジネスフォン】

【図解】ビジネスフォンの構成

今までの電話システム(ビジネスフォン)はPBX(主装置)を中心として固定電話機・コードレス電話機・複合機(FAX)・構内放送など各機器がモジュラーケーブルなどによって接続されています。その為、「機器や繋ぐ線本体」と「機器の設置や配線工事」が必要でした。

一方、クラウドPBXはPBX(主装置)をクラウドで提供しています。利用する際は各端末からインターネット経由で接続します。

利用できる端末はビジネスフォンと違い、固定電話機だけでなくスマホやパソコン(ソフトフォン)も利用することができます。PBX(主装置)をクラウドで提供されるので工事を行わずに利用する事も可能です。


3.クラウドPBXとソフトフォンの違い

【クラウドPBX】

【図解】クラウドPBXの構成

上記の図をご覧いただければわかるように、クラウドPBXは電話システム全体を指している一方でソフトフォンはその一部となります。クラウドPBXとソフトフォンの違いは、

  • 【クラウドPBXとソフトフォンの違い】
  • クラウドPBX:電話システム全体
  • ソフトフォン:パソコンで電話ができるソフト

と覚えておけば良いでしょう。


4.ソフトフォンでできること

無料で利用できるソフトフォンでは、電話の受けかけ以外の複雑な機能は利用できませんが、クラウドPBXを導入してソフトフォンを利用すると様々なことが可能です。

  • 【ソフトフォンでできること】
  • ・ 会社番号を使って発信
  • ・ 会社宛ての電話を着信
  • ・ 保留・転送
  • ・ CRM連携(CTI
  • ・ WEB電話帳
  • ・ 発着信履歴の表示

基本的には従来の固定電話機で行っていたことがソフトフォンでも継続可能です。まずは当社クラウドPBX「モッテル」のソフトフォン動画で利用イメージを確認してみましょう。

会社宛ての着信が来たらパソコン画面のソフトフォンが点滅などで通知し、応答ボタンを押せば会話が始まります。ソフトフォン画面にある保留ボタンを押せば相手に保留音を流して自己保留が可能です。転送したい場合は、転送先の内線番号へ転送ボタンで発信し、通話開始後にこちらから切断すれば転送先の担当と発信者の通話が開始されます。ここまでの流れはビジネスフォンの固定電話機と同じです。
次に上記の基本機能以外のソフトフォン機能についてご紹介致します。

CRM連携(CTI ソフトフォンはCRMなどの顧客情報を扱うサービスとの連携が可能です。ソフトフォンとCRMなどが連携することで、着信時に発信者の番号を使い自動でCRMなどから検索。ヒットした情報をパソコン画面へ自動で表示することができます。

【CRM連携(CTI)】

CRM連携(CTI)

この様に電話とコンピューターの統合をCTI(Computer Telephony Integrationの略)と呼びます。クラウドPBXの機能としてCTI機能と多くのメーカーで表現されています。

CRM連携は、着信と同時に発信者の情報を表示してくれるので社員やコールセンターのオペレーターは自身で検索をする必要がありません。その為、1通話内の電話対応時間を削減することが可能です。
CRMは電話対応履歴や自社サービスの契約情報などを蓄積することが可能です。この情報を確認しながら電話対応を行うことで、どの社員・オペレーターが対応しても内容を把握しやすいというメリットもあります。

WEB電話帳 WEB電話帳とは、社員や取引先の連絡先情報(名前・電話番号・メールアドレス・住所など)をクラウド上で保存・管理できるサービスです。従来のビジネスフォンではPBX(主装置)に電話帳データを保存して共通の電話帳を利用していました。追加や削除・更新など電話機から行っていたので時間がかかりましたが、WEB電話帳であれば、WEBの管理画面から簡単に更新することが可能です。

【WEB電話帳】

WEB電話帳

5.ソフトフォンのメリット

固定電話機と比較してソフトフォンを利用するメリットを次にご紹介致します。

  • 【ソフトフォンのメリット】
  • メリット1:コスト削減
  • メリット2:デスクが広く使える
  • メリット3:電話中に両手が使える
  • メリット4:電話専用線が不要
  • メリット5:テレワークでも利用可能

メリット1:コスト削減 固定電話機は数万~、コードレス電話機で10万ほどの費用が掛かってしまします。ソフトフォンであればクラウドPBXメーカーによっても異なりますが、専用ソフト自体は無料、ヘッドセットやUSBフォンは別途と言う様な料金体系が多いです。ヘッドセットでは買い切りで1000円~高くても1万円程、USBフォンは当社で月額1,000円以下でレンタル可能なので初期費用や月額費用を抑えることが可能です。

メリット2:デスクが広く使える ソフトフォンを利用すると固定電話機が不要なので、置いていたスペース分、デスクが広く利用できます。デスクの上に物が少なければスッキリするので、メンタルにも良い影響があるでしょう。

メリット3:電話中に両手が使える 固定電話機では受話器を持たないといけないので片手しか使えません。ヘッドセットを利用できるソフトフォンは、電話中に両手が空きます。お客様・取引先と会話をしながら内容をパソコンへ入力したり、CRMなどの顧客管理ソフトで検索をスムーズに行うことができます。

メリット4:電話専用線が不要 固定電話機は必ず専用線(モジュラーケーブル)でPBX(主装置)へ接続する必要があります。パソコンで電話業務も行えるソフトフォンでは、固定電話機が不要なので専用線(モジュラーケーブル)が削減されます。パソコンはLANケーブルで接続できますが、Wi-Fiを利用する事で配線を大幅に削減することも可能です。
また、LANケーブルやWi-Fi接続での運用なので社内の席移動やレイアウト変更を自由に行うことができます。

メリット5:テレワークでも利用可能 今まで事務所のPBX(主装置)へ接続された固定電話機でしか会社番号を使った電話業務ができませんでしたが、インターネットを通じて各機能を利用できるソフトフォンは自宅や出先・出張先など社外などテレワーク中でも会社番号を使った電話業務が可能です。
今まで社内勤務者のみに限定されていた電話業務が社内勤務者・テレワーク者で平等に可能な環境が簡単に構築可能です。


6.ソフトフォンのデメリット

固定電話機と比較してソフトフォンを利用するデメリットを次にご紹介致します。

  • 【ソフトフォンのデメリット】
  • デメリット1:音声品質のばらつき
  • デメリット2:停電時に利用できない

デメリット1:音声品質のばらつき 従来の電話機は物理的に繋がっており、通話品質が安定していました。
一方、インターネットを通じて接続するソフトフォンの通話品質は接続するインターネット環境に依存します。特にWi-Fiを使用した通話では電波の干渉や中継ルーターから遠く電波が弱いなどの要因によって通話品質が劣化する可能性があります。
また、接続するクラウドPBXによっても品質はバラバラなので注意が必要です。

当社のクラウドPBX「モッテル」の音質を確認頂ける無料デモを行っていますので、気になった方はお問い合わせください。

高音質のクラウドPBX「モッテル」

デメリット2:停電時に利用できない 従来の固定電話機は内臓バッテリーや停電用バッテリーなどによって停電時でも利用ができました。インターネット接続が前提となっているクラウドPBX/ソフトフォンはインターネットへ接続する機器への電力供給がなくなれば停止してしまいます。ただし、大元のクラウドPBXが稼働していればスマホでも電話業務が継続できます。


7.ソフトフォンが利用できるクラウドPBX5選

ソフトフォンが利用できるクラウドPBXをご紹介致します。
MOT/TEL(モッテル)

MOT/TEL(モッテル)
参照:MOT/TEL(モッテル)

MOT/TEL(モッテル)は、SOHO・少人数の企業~特許庁をはじめとした官公庁・上場企業まで累計27,000社以上に導入実績のあるクラウドPBXです。

Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBX
参照:Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBXは、NTTコミュニケーションズが提供するクラウドPBXです。NTTコミュニケーションズの閉域網を使ってセキュアに利用も可能です。

BIZTEL

BIZTEL
参照:BIZTEL

BIZTELは、クラウド型テレフォニーサービスのパイオニアとして導入社数2,000社以上・稼働席数40,000席以上のクラウドPBXです。

CIRCLE

CIRCLE
参照:CIRCLE

CIRCLEは、世界のグローバル企業が利用しているクラウドPBXです。
ナイセンクラウド

ナイセンクラウド
参照:ナイセンクラウド

ナイセンクラウドは規模・業種を問わず利用され、4,000社 20,000内線以上の導入実績があるクラウドPBXです。


8.まとめ

会社番号を利用した電話の受発信をソフトフォンで行いたい場合は、クラウドPBXの契約が必要です。
しかし、クラウドPBXであればどのメーカーのサービスでもソフトフォンが利用できるわけではありません。導入検討時には、検討しているクラウドPBXがソフトフォンを利用できるか調べてみましょう。

また、実際の使い勝手や通話品質もメーカーによって様々なのでデモンストレーションなどを活用し、事前にチェックしてみましょう。当社のクラウドPBX「モッテル」の音質を確認頂ける無料デモを行っていますので、気になった方はお問い合わせください。

高音質のクラウドPBX「モッテル」

※各社の情報は執筆時点(2022/09/08)の公式HPの記載に基づきます。詳しくは公式HPをご覧ください。



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