クラウドPBXでネットFAX・既存の複合機を利用する方法

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クラウドPBXでネットFAX・既存の複合機を利用する方法

クラウドPBXでネットFAX・既存の複合機を利用する方法

クラウドPBXを導入する場合、今お使いの複合機とクラウドPBXの利用する回線が異なる為、複合機で利用しているFAXは継続して使えない可能性もあります。そこで本記事ではクラウドPBXでFAXを利用する方法と複合機を利用しないでFAXの送受信ができるネットFAXについてご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. クラウドPBXの種類
  2. クラウドPBXでFAXを利用する
  3. 複合機を利用しないネットFAX
  4. ネットFAXはテレワークでも活躍
  5. 複合機接続とネットFAXが使えるクラウドPBX

1.クラウドPBXの種類

スマホやパソコンへアプリをインストールすると会社用の電話として利用することができるクラウドPBXですが、様々な企業から提供されている全てのクラウドPBXが同じ仕組みと言うわけではありません。利用している電話サービスによって2種類に分かれます。

050番号のIP電話を利用したクラウドPBX

050番号を使ったクラウドPBXの構成

クラウドPBXには050番号のIP電話を利用したサービスがあります。IP電話とはインターネット回線を利用した電話サービスで従来のアナログ回線に比べて通話料金が安くなる点が特徴です。050番号を利用するIP電話はADSLインターネット回線を利用しています。ADSLインターネット回線を利用するクラウドPBXは利用できる電話番号が050に制限があったり、110や119などの緊急発信ができない・導入の際、既存で利用している電話番号から変わってしまうなどデメリットがあります。

一方で、事務所や社内へ機器の設置や電話回線の引き込みなどが不要でクラウドPBXサービスの契約とスマホやパソコンへアプリのインストールと設定を行えば利用できる手軽さがメリットになります。

市外局番を利用できるひかり電話を利用したクラウドPBX

市外局番を利用できるひかり電話を利用したクラウドPBXの構成

もう1つが03や06などの市外局番を利用できるひかり電話を利用したクラウドPBXです。ひかり電話とはIP電話と同じインターネット回線を利用した電話なサービスですが、光回線(光ファイバー)を利用した電話サービスです。今、NTTが提供するひかり話をビジネスフォンなどで利用していればすでにIP電話を利用してることになります。

ひかり電話を利用するタイプのクラウドPBXは、事務所や社内へアダプターを設置する必要があります。また、光回線が引かれていなければ新規で引く必要があります。初期費用が050番号のIP電話を利用したクラウドPBXに比べて高くなる点はデメリットになります。
一方、050番号のIP電話を利用したクラウドPBXでは出来なかった既存番号の引継ぎや110や119などの緊急発信が可能な点はメリットです。従来のアナログ回線と比べても通話料金は下がる為、費用負担を少なくクラウドPBXが導入できます。


2.クラウドPBXでFAXを利用する

クラウドPBXの利用する回線が理解できたところで、本題のFAXについて見ていきましょう。

050番号のIP電話を利用したクラウドPBX ADSLインターネット回線を利用しているクラウドPBXは設備投資を全く行う必要なくクラウドPBXを導入することができます。しかし、複合機で利用するアナログ回線がない為、利用することができません。複合機を利用したい場合は、アナログ回線を別途引いて接続する必要があります。回線工事など費用はかかりますが、複合機を利用することができます。

ひかり電話を利用したクラウドPBX ひかり電話を利用したクラウドPBXの場合、アナログ回線に変換できるアダプターを追加で設置することで複合機をそのまま利用することができます。

変換アダプターで複合機接続したクラウドPBX

ビジネスフォンからの切り替えの場合、既存番号を継続利用するケースが多いです。その為、上記の変換アダプターを接続して複合機をそのまま利用するケースが多くなります。


3.複合機を利用しないネットFAX

従来、FAXは複合機を利用して行ってきましたが、ネットFAXを使えば複合機を利用しなくてもFAXを使うことが可能です。ネットFAXとは、インターネット回線を通してFAXの送受信を行うサービスです。利用する場合には、メールに送信したいPDFを添付して宛先にFAX番号を入力して送信。受信したFAXは自動でPDFに変換されメールで送られてきます。

複合機を利用しないネットFAX

相手側は今まで通り紙で送受信できるので、相手側がネットFAXを導入していなくても利用することができます。ネットFAXは必要なもののみ印刷することで大幅に紙の使用を削減できるのでペーパーレスFAXとも呼ばれます。
クラウドPBXの中にはネットFAX機能が標準で付属しているサービスもあります。ネットFAX機能が利用できないクラウドPBXを導入する場合は別途ネットFAXサービスの導入が必要です。


4.ネットFAXはテレワークでも活躍

クラウドPBXは場所を問わず会社用の番号で受発信できるサービスですが、ネットFAXも同時に活用することで電話とFAXどちらもテレワークで行うことができるようになります。
従来の複合機を使ったFAXでは、複合機がある社内の社員のみFAXを使うことができました。テレワーク中の社員は出勤している社員に送信を代行してもらったり、受信したFAXをスキャンして共有してもらう必要があります。

しかし、ネットFAXを利用できれば自宅や出先でもPDF化されたFAXを確認したり、PDFデータのままFAXとして送信することができるので出社している社員の負担軽減や業務の効率化が可能です。

テレワークでクラウドPBXとネットFAXを併用

5.複合機接続とネットFAXが使えるクラウドPBX

先ほどご紹介したように提供会社によってネットFAXが標準で付属しているクラウドPBXもあれば利用できないクラウドPBXもあります。クラウドPBXとネットFAXをそれぞれ契約すると当然コストは割高になります。
クラウドPBX「モッテル」はネットFAXも既存で利用中の複合機接続も利用できるサービスです。

ネットFAXが利用できるクラウドPBX「モッテル」

モッテルは手軽に利用できる050・0120番号のプラン、03・06などの市外局番を利用するプランどちらも提供されています。市外局番を利用するプランではネットFAXが標準で付属しているのでクラウドPBXのコストだけでネットFAXが利用できます。変換アダプターを追加すれば複合機の接続も可能です。
050・0120番号のプランではネットFAXがオプションとして利用できます。これから起業や支店開設など複合機を利用していない場合は工事が何も要らない050・0120番号のプランで電話とFAX環境を整えるのも良いでしょう。

ネットFAXをクラウドPBXと併用することで電話だけでなくFAXも場所を問わず利用することができるようになります。ペーパーレスとしてコストを削減しつつテレワーク中の電話・FAX環境を整えることができますので、クラウドPBXをご検討中の方はネットFAXについても検討してみてはいかがでしょうか?
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