オフィスの引っ越しでビジネスフォンをスムーズに移設するには?

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オフィスの引っ越しでビジネスフォンをスムーズに移設するには?

オフィスの引っ越しでビジネスフォンをスムーズに移設するには?

オフィスの引っ越しの際、現在利用中のビジネスフォンをそのまま移転先でも使用する場合、ビジネスフォンの移設が必要になります。ビジネスフォンの移設の際は、運用に応じてメンテナンスするチャンスです。そこで本記事ではビジネスフォンをスムーズに移設する為の注意点をご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. ビジネスフォン移設前の下準備
  2. オフィス引っ越しに伴うビジネスフォンの見直し
  3. クラウドビジネスフォンとは?
  4. クラウドビジネスフォンのメリット
  5. 既存番号を利用できるクラウドビジネスフォン


1.ビジネスフォン移設前の下準備

オフィスの引っ越しではやらないといけない事が多く、担当者は大変です。ビジネスフォンは会社の重要な電話を一手に担うシステムですので抜けがないように準備する必要があります。 電話番号の変更の有無 引っ越し先の住所が決まったら、会社の電話番号が変わるのか確認が必要です。同じ市町村や区内の引っ越しであっても、電話番号が変わってしまう場合があります。電話番号が変わる場合、対外的に電話番号が変わることを周知する必要があったり、移転先でビジネスフォンの設定変更などが必要になります。

既存環境の確認 従業員ごとに内線番号を記録したり、使用している電話機がすぐわかるようにテープに番号を書いて貼ったりすると良いでしょう。また、外線の直通番号など一覧にして管理しておくと新しいオフィスでもスムーズです。

電話運用の見直し 現在の電話運用を見直して使われていない電話番号がないか?逆に増やした方が良い電話回線・電話番号はないか?着信する端末は適切か?など見直しが必要です。削減の場合は特に問題ありませんが、電話回線を増やしたり利用する電話機を増やしたいという場合は既存のビジネスフォンで対応可能なのか確認が必要です。対応できない場合は、新しいビジネスフォンへ切り替えなどの検討が必要です。

レイアウト作成 ビジネスフォンは設置された主装置と電話機をつないで利用します。1人1台固定電話があると主装置と電話機を繋ぐ配線が多くなります。乱雑な配線はオフィスの見た目を損なうだけでなく従業員のやる気低下や転倒リスク、足を引っかけて電話機を落下(故障)させる原因にもなります。
その為、新しいオフィスのレイアウトを作成して配線を出来るだけ目立たせない工夫が必要です。例えば床の少し上に仮の床を設置してその間に配線を通ることができるOAフロアなどもありますので、業者へ確認してみましょう。

電話配線工事

移設業者選定と日程調整 既存のビジネスフォンを現事務所から撤去し、新しいオフィスに設置・設定を行う工事業者を選定します。既存ビジネスフォンを設置した業者しか設定内容は把握していません。その為、基本的には同じ業者へ引き続き依頼するケースがほとんどです。設置業者が倒産したり、わからなくなってしまったという場合は技術があり他社設置のビジネスフォンでも工事を行ってくれる業者に依頼すると良いでしょう。
他社設置の電話機でも工事可能なビジネスフォン工事業者はこちら  

業者が決まったら日程調整を行います。会社の電話は長時間止めることは避けなければなりません。最小限の影響になるようにビジネスフォン工事とビジネスフォンで利用する電話回線工事などを同日の同じ時間帯で組めるように調整します。



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