【初心者向け】ビジネスフォンと家庭用電話機の違いとは?導入メリット・デメリットも合わせてご紹介

MOT/TEL
HOME > MOT/TEL > クラウドPBXについて知る > ビジネスフォンの解説・基礎知識 > 【初心者向け】ビジネスフォンと家庭用電話機の違いとは?導入メリット・デメリットも合わせてご紹介

【初心者向け】ビジネスフォンと家庭用電話機の違いとは?導入メリット・デメリットも合わせてご紹介


業務中、当たり前の様に利用しているビジネスフォン。しかし、いざビジネスフォンと家庭で使用している固定電話の違いは?と聞かれたら説明できない方も多いのではないでしょうか?
そこで本記事では、起業や独立などオフィス環境をこれから整える方向けにビジネスフォンと家庭用電話機の違いや導入するメリット/デメリットをなどを分かりやすくご紹介します。

コンテンツの目次
  1. ビジネスフォンとは?
  2. 主装置の構成
  3. 家庭用電話機との違い
  4. ビジネスフォンの基本機能
  5. ビジネスフォンの導入メリット
  6. ビジネスフォンの導入デメリット
  7. 手軽に安く導入できるクラウドビジネスフォン
  8. まとめ

1.ビジネスフォンとは?

電話機単体ではなく、主装置と電話機を合わせた電話システム全体をビジネスフォンと呼びます。

主装置はPBX(Private Branch eXchange)とも呼ばれ、市外局番などを使用した電話(外線)と社員同士が無料で通話ができる内線電話を管理・制御する機械です。
この主装置に接続される電話機(卓上電話機・コードレス電話機)は家庭用の電話機ではできない機能を多く利用することができます。機能の詳細については後述致します。


2.主装置の構成

主装置は様々なユニットと呼ばれる基盤を収容することで利用可能台数を増やしたり、コードレス電話機やドアフォン(インターフォン)・構内放送など便利な機能を利用することができるようになります。

ユニットの種類 内容
電源ユニット 電源から主装置へ電力を取込み、主装置に設置された各パーツに電力を供給する役割。
外線ユニット ISDN回線、アナログ回線、ひかり電話などの電話回線を主装置に収容するユニット。回線ごとにユニットが用意され、外線ユニットから各電話機へ着信をさせる役割。
内線ユニット 各電話機の内線を接続、制御するためのユニット。
他機能ユニット ドアフォン(インターフォン)・構内放送など周辺機器を接続する為のユニット。

内線ユニットによって利用する電話機を増減させることができますが、主装置自体に最大利用可能数が決まっている為、導入する際は先を見越した検討が必要です。

ビジネスフォンの構成イメージ
主装置に接続されている端末は全て主装置によって制御されています。その為、主装置が故障した場合、接続している端末全てが利用できなくなります。電話機単体で着信などができるわけではないのです。


3.家庭用電話機との違い

家庭用の電話機はビジネスフォンと違い、電話線を直接電話機へ繋げます。主装置が必要ない分、機能もシンプルです。電話番号(電話回線)1つに対して1台の電話機が対となり発信・着信が行えます。シンプルな分、柔軟性がなく電話機をもう1台買ってきても2台で着信を受けたり、発信することができません。2台で発信・着信をしたい場合は電話回線を増やす必要があります。

電話回線や電話機を増やしても相互に影響するわけではなく、別々の電話扱いなのでA電話機とB電話機が通話をすれば通話料金がかかります。また、会話を保留して別の電話機へ転送もできません。

上記の様な運用を行いたい場合は、ビジネスフォンを利用する必要があります。ビジネスフォンでは電話回線を主装置へ集めて収容することでそれぞれの電話機で対応することができるようになります。

上記のイメージではA電話機/B電話機共にA番号・B番号を使った発着信が可能になります。また、A電話機とB電話機が通話する場合には通話料金のかかる外線通話ではなく、通話料がかからない内線通話になります。


4.ビジネスフォンの基本機能

家庭用の電話機では利用できない機能がビジネスフォンでは利用することができますので、機能を順に見ていきましょう。
内線 同じ主装置に繋がっている電話機同士の通話が通話料がかからない通話の内線通話が利用できます。本記事でも何度かご紹介していますが、ビジネスフォンの特徴機能の1つです。
内線通話ができる仕組みは、ビジネスフォンで利用する電話機は主装置によって内線番号が設定されます。内線番号によって通話ができるので通信事業者の回線を使用せず通話料がかからないのです。

代表組 代表組とは、複数の電話回線をまとめてグループ化し代表番号を設定することで、同じ番号で複数の通話ができる機能です。企業の代表番号や部署の番号などはこの代表組でグループ化されています。


保留・転送(取次ぎ) 通話中の会話を一度保留状態にして、別社員の電話機から通話を開始できます。 Aさんが通話開始、Bさんが取次ぎ先の社員の場合の転送手順は、

  • 【転送の手順】
  • 1. Aさんが発信者(顧客や取引先など)との通話を保留する
  • 2. Bさんの電話機に設定されている内線番号へ発信
  • 3. AさんとBさんとの通話が開始
  • 4. Bさんへ保留されている外線番号を伝えて通話を切る
  • 5. Bさんは伝えられた外線番号を押すと発信者との通話が開始

となります。
同じフロアなど近い社員に通話を代わってほしい場合には口頭で「外線〇〇番お願いします」の様に伝えることで簡単に取次ぎができます。


5.ビジネスフォンの導入メリット

ビジネスフォンの導入メリットを会社で家庭用の電話機を利用した場合と比較して見ていきます。例としてA会社:1階が営業担当、2階が総務、3階に社長が働いており、各階に家庭用の電話機を設置しているケースでご説明致します。
通信コスト 各階に設置された家庭用の電話機はそれぞれ電話回線を契約する必要があります。3台家庭用の電話機が設置してある場合、3回線分の契約が必要になります。

通信コストは回線料金×3、通話料×3となります。

ではビジネスフォンを利用した場合はどうでしょうか?
ビジネスフォンでは主装置によって複数の電話機で電話回線や電話番号を共有することができる為、1回線でも下記の様に3台の電話機を利用することが可能です。

1回線でも社長用・総務用・営業用3台の電話機で発着信が可能なので、回線料金の削減に繋がります。また、社内の電話機間の通話が通話料のかかる外線通話ではなく通話料金のかからない内線通話になるので通話料金も削減されます。
3台の電話機で同時に外線通話を行いたい場合は電話回線を増やす必要がありますが、あまり電話を使わなければ上記の様に最小回線数でもビジネスフォンを利用できます。この様にビジネスフォンは家庭用の電話機に比べて通信コストを削減できるメリットがあります。

決まった電話機でしか対応できない 家庭用の電話機の場合、電話機毎に利用できる電話番号が決まっていて、別の電話機で他の電話機の通話を受けたりすることができません。
例えば、HPに掲載する電話番号を2階の総務用電話機に設定してある番号とすると、2階の総務用電話機しか着信しません。総務用電話機に社長宛てや営業担当宛ての着信が来た場合、社長や営業担当に2階へ移動してもらわないと対応ができません。また、社長が総務用の電話機で対応中に社長用の電話機へ着信が来た場合、誰も対応ができません。


一方、ビジネスフォンでは取次ぎ(保留した通話を他の電話機で取る)が可能なので2階の総務で電話機で受けた着信を保留して3階の社長や1回の営業担当が自身の階の電話機から電話に出ることができます。階を跨ぐ移動などがなくなり効率よく電話業務が可能です。


導入メリットをまとめると、

  • 【導入メリット】
  • ・導入メリット1:通信コストの削減
  • ・導入メリット2:電話業務の効率化

となります。家庭用電話機でビジネスを行っていくのは限界があります。起業や独立の際は、ビジネスフォンの導入を検討してみる価値はあるでしょう。


6.ビジネスフォンの導入デメリット

家庭用電話機ではできない運用がビジネスフォンでは可能になり、通信費の削減や効率的な電話業務など導入メリットをご紹介しました。次に見ていくのはビジネスフォンを導入するデメリットです。
高額な初期投資 ビジネスフォンは家庭用の電話機ではできない機能が豊富に利用できる分、高額です。下記はそれぞれの目安となる料金です。

項目 価格相場
専用固定電話機(新品) 10,000円~50,000円/台
専用固定電話機(中古) 3,000〜15,000/台
主装置 200,000円~/台
設置工事費 10,000円~20,000円/台

主装置はユニットによって利用可能な内線数を増加できますが、先にご紹介したように主装置にも対応できる台数や収容できる回線数が決まっており、3つのクラスに分けられます。

  • 【主装置の3つのクラス】
  • ・Sクラス:電話機接続台数10台・電話回線収容数4チャンネル
  • ・Mクラス:電話機接続台数30台・電話回線収容数12チャンネル
  • ・Lクラス:電話機接続台数80台・電話回線収容数24チャンネル

クラスが上がれば価格も高額になっていきます。利用台数が急激に増えた場合、主装置自体の入れ替えが必要になるので、先を見越した導入なども必要になります。 先ほどの例で挙げた1階が営業担当、2階が総務、3階に社長の場合、3台の電話機とSクラスの主装置1つが必要になります。また、電話機と主装置などを設置・設定する工事費などもかかり30万円程度になります。起業・独立の際は何かとお金がかかります。そこへ+して初期費用30万は金額的に安くはないでしょう。

縛りのある導入方法 初期投資を抑える方法としてビジネスフォンはリース契約で導入することができます。リース契約とは、リース会社が販売会社から商品を購入(今回の場合ビジネスフォン)して、リース契約を行った企業に対し長期にわたり賃貸することです。

リースでビジネスフォンを導入すると購入する場合と違い、ビジネスフォンの代金と工事費などを含めた総額を定めた回数で分割して支払うことになります。その為、初期費用を抑えながら導入することができます。
しかし、支払う金額はビジネスフォンの代金と工事費などを含めた総額にリース料率をかけた金額になるので購入する場合に比べて支払い総額は多くなります。また、リースは途中解約ができないので利用台数を増やすため主装置の入れ替えを行った際、以前のビジネスフォンを利用していなくても契約した回数、料金を支払う必要があるので注意が必要です。
更に、リース契約はどんな企業でも可能ではありません。契約の際は、リース会社による審査があり、審査を通らないと契約が出来ない点も注意しましょう。


7.手軽に安く導入できるクラウドビジネスフォン

ビジネスフォンの機能は便利で利用したいけど初期投資を抑えたい…、この先どうなるか分からないので長期間の縛りがあるリース契約はしたくない…という方におススメする電話サービスがクラウドビジネスフォンです。
クラウドビジネスフォンとは主装置の機能をクラウド上に展開、電話機の代わりにスマホからインターネット経由で接続して利用するサービスです。
クラウドビジネスフォン_主装置と電話機の変化イメージ
利用できる機能は提供会社によって違いますが、株式会社バルテックが提供するクラウドビジネスフォン「モッテル」では今回ご紹介したビジネスフォンの機能(内線・外線・代表組・取次ぎ)が全て利用できます。

モッテルの構成イメージ クラウドビジネスフォン_モッテル_構成イメージ
クラウドビジネスフォン「モッテル」の特徴は場所を問わずビジネスフォンの機能が利用できる点です。ビジネスフォンでは固定電話のある場所でしか利用できませんでしたが、モッテルではインターネットが接続できる場所なら日本全国どこでも利用することができます。その為、外出先から会社番号を使った発信や会社宛ての着信を取ったり、取次ぎで電話を代わったりすることができます。

アプリで簡単切り替え モッテルで利用するスマホは別途用意する必要はありません。個人で利用しているスマホ(iOS・android両方)で使用することができます。
利用する際にはまず専用のアプリをインストールして、そのアプリを使って発着信を行います。個人のスマホを使用しますが、通話料は混合せずにモッテルのアプリ経由の発信は会社へ請求、今までの電話アプリ経由の発信では今まで通り個人へ請求されます。発信番号や着信の際もアプリで分けられます。
アプリで簡単切り替えイメージ
安価・簡単に利用可能 モッテルは20台まで接続できるプランが初期費用29,800円(税別)、月額3,980円(税別)+番号利用料金:500円(税別)~で利用できます。リース契約の様に長期間の縛りもなく1ヵ月など短期利用も可能で、050や0120の番号利用であれば工事なども不要で手軽に導入することができます。

8.まとめ

最後にビジネスフォンの導入メリット・デメリットをまとめてみましょう。

  • 【ビジネスフォンの導入メリット】
  • ・複数の電話機で電話回線/電話番号を共有できる
  • ・社内の電話機間で無料通話ができる
  • ・別の電話機へ通話を転送(取次ぎ)できる
  • 【ビジネスフォンの導入デメリット】
  • ・初期投資が高い
  • ・リースで導入すると途中解約ができない

ビジネスフォンは家庭用電話機と比べて通信コストを抑えつつ、電話業務を効率化してくれるサービスです。起業や独立の際は検討してみる価値はあるでしょう。
また、ビジネスフォンの機能を安価に手軽に利用したい場合はクラウドビジネスフォンも比較すると初期投資を抑えた電話サービスの導入に繋がります。この機会に検討してみてはいかがでしょうか?
クラウドビジネスフォン「モッテル」の詳細はこちら  



閉じる