ビジネスフォンとは？知っておきたい基礎知識や家庭用と業務用の違いも解説

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4.ビジネスフォンの基本機能

家庭用の電話機では利用できない機能がビジネスフォンでは利用することができますので、機能を順に見ていきましょう。
内線 同じ主装置に繋がっている電話機同士の通話が通話料がかからない通話の内線通話が利用できます。本記事でも何度かご紹介していますが、ビジネスフォンの特徴機能の1つです。
内線通話ができる仕組みは、ビジネスフォンで利用する電話機は主装置によって内線番号が設定されます。内線番号によって通話ができるので通信事業者の回線を使用せず通話料がかからないのです。

代表組 代表組とは、複数の電話回線をまとめてグループ化し代表番号を設定することで、同じ番号で複数の通話ができる機能です。企業の代表番号や部署の番号などはこの代表組でグループ化されています。

保留・転送（取次ぎ） 通話中の会話を一度保留状態にして、別社員の電話機から通話を開始できます。 Aさんが通話開始、Bさんが取次ぎ先の社員の場合の転送手順は、

• 【転送の手順】
• 1. Aさんが発信者（顧客や取引先など）との通話を保留する
• 2. Bさんの電話機に設定されている内線番号へ発信
• 3. AさんとBさんとの通話が開始
• 4. Bさんへ保留されている外線番号を伝えて通話を切る
• 5. Bさんは伝えられた外線番号を押すと発信者との通話が開始

となります。
同じフロアなど近い社員に通話を代わってほしい場合には口頭で「外線〇〇番お願いします」の様に伝えることで簡単に取次ぎができます。

5.ビジネスフォンの導入メリット

ビジネスフォンの導入メリットを会社で家庭用の電話機を利用した場合と比較して見ていきます。例としてA会社：1階が営業担当、2階が総務、3階に社長が働いており、各階に家庭用の電話機を設置しているケースでご説明致します。
通信コスト 各階に設置された家庭用の電話機はそれぞれ電話回線を契約する必要があります。3台家庭用の電話機が設置してある場合、3回線分の契約が必要になります。

通信コストは回線料金×3、通話料×3となります。

ではビジネスフォンを利用した場合はどうでしょうか？
ビジネスフォンでは主装置によって複数の電話機で電話回線や電話番号を共有することができる為、1回線でも下記の様に3台の電話機を利用することが可能です。

1回線でも社長用・総務用・営業用3台の電話機で発着信が可能なので、回線料金の削減に繋がります。また、社内の電話機間の通話が通話料のかかる外線通話ではなく通話料金のかからない内線通話になるので通話料金も削減されます。
3台の電話機で同時に外線通話を行いたい場合は電話回線を増やす必要がありますが、あまり電話を使わなければ上記の様に最小回線数でもビジネスフォンを利用できます。この様にビジネスフォンは家庭用の電話機に比べて通信コストを削減できるメリットがあります。

決まった電話機でしか対応できない 家庭用の電話機の場合、電話機毎に利用できる電話番号が決まっていて、別の電話機で他の電話機の通話を受けたりすることができません。
例えば、HPに掲載する電話番号を2階の総務用電話機に設定してある番号とすると、2階の総務用電話機しか着信しません。総務用電話機に社長宛てや営業担当宛ての着信が来た場合、社長や営業担当に2階へ移動してもらわないと対応ができません。また、社長が総務用の電話機で対応中に社長用の電話機へ着信が来た場合、誰も対応ができません。

一方、ビジネスフォンでは取次ぎ（保留した通話を他の電話機で取る）が可能なので2階の総務で電話機で受けた着信を保留して3階の社長や1回の営業担当が自身の階の電話機から電話に出ることができます。階を跨ぐ移動などがなくなり効率よく電話業務が可能です。

導入メリットをまとめると、

• 【導入メリット】
• ・導入メリット1：通信コストの削減
• ・導入メリット2：電話業務の効率化

となります。家庭用電話機でビジネスを行っていくのは限界があります。起業や独立の際は、ビジネスフォンの導入を検討してみる価値はあるでしょう。

6.ビジネスフォンの導入デメリット

家庭用電話機ではできない運用がビジネスフォンでは可能になり、通信費の削減や効率的な電話業務など導入メリットをご紹介しました。次に見ていくのはビジネスフォンを導入するデメリットです。
高額な初期投資 ビジネスフォンは家庭用の電話機ではできない機能が豊富に利用できる分、高額です。下記はそれぞれの目安となる料金です。

主装置はユニットによって利用可能な内線数を増加できますが、先にご紹介したように主装置にも対応できる台数や収容できる回線数が決まっており、3つのクラスに分けられます。

• 【主装置の3つのクラス】
• ・Sクラス：電話機接続台数10台・電話回線収容数４チャンネル
• ・Mクラス：電話機接続台数30台・電話回線収容数12チャンネル
• ・Lクラス：電話機接続台数80台・電話回線収容数24チャンネル

クラスが上がれば価格も高額になっていきます。利用台数が急激に増えた場合、主装置自体の入れ替えが必要になるので、先を見越した導入なども必要になります。 先ほどの例で挙げた1階が営業担当、2階が総務、3階に社長の場合、3台の電話機とSクラスの主装置1つが必要になります。また、電話機と主装置などを設置・設定する工事費などもかかり30万円程度になります。起業・独立の際は何かとお金がかかります。そこへ＋して初期費用30万は金額的に安くはないでしょう。

縛りのある導入方法 初期投資を抑える方法としてビジネスフォンはリース契約で導入することができます。リース契約とは、リース会社が販売会社から商品を購入（今回の場合ビジネスフォン）して、リース契約を行った企業に対し長期にわたり賃貸することです。

リースでビジネスフォンを導入すると購入する場合と違い、ビジネスフォンの代金と工事費などを含めた総額を定めた回数で分割して支払うことになります。その為、初期費用を抑えながら導入することができます。
しかし、支払う金額はビジネスフォンの代金と工事費などを含めた総額にリース料率をかけた金額になるので購入する場合に比べて支払い総額は多くなります。また、リースは途中解約ができないので利用台数を増やすため主装置の入れ替えを行った際、以前のビジネスフォンを利用していなくても契約した回数、料金を支払う必要があるので注意が必要です。
更に、リース契約はどんな企業でも可能ではありません。契約の際は、リース会社による審査があり、審査を通らないと契約が出来ない点も注意しましょう。

7.手軽に安く導入できるクラウドビジネスフォン

ビジネスフォンの機能は便利で利用したいけど初期投資を抑えたい…、この先どうなるか分からないので長期間の縛りがあるリース契約はしたくない…という方におススメする電話サービスがクラウドビジネスフォンです。
クラウドビジネスフォンとは主装置の機能をクラウド上に展開、電話機の代わりにスマホからインターネット経由で接続して利用するサービスです。

利用できる機能は提供会社によって違いますが、株式会社バルテックが提供するクラウドビジネスフォン「モッテル」では今回ご紹介したビジネスフォンの機能（内線・外線・代表組・取次ぎ）が全て利用できます。

モッテルの構成イメージ

クラウドビジネスフォン「モッテル」の特徴は場所を問わずビジネスフォンの機能が利用できる点です。ビジネスフォンでは固定電話のある場所でしか利用できませんでしたが、モッテルではインターネットが接続できる場所なら日本全国どこでも利用することができます。その為、外出先から会社番号を使った発信や会社宛ての着信を取ったり、取次ぎで電話を代わったりすることができます。

アプリで簡単切り替え モッテルで利用するスマホは別途用意する必要はありません。個人で利用しているスマホ（iOS・android両方）で使用することができます。
利用する際にはまず専用のアプリをインストールして、そのアプリを使って発着信を行います。個人のスマホを使用しますが、通話料は混合せずにモッテルのアプリ経由の発信は会社へ請求、今までの電話アプリ経由の発信では今まで通り個人へ請求されます。発信番号や着信の際もアプリで分けられます。

安価・簡単に利用可能 モッテルは20台まで接続できるプランが初期費用29,800円（税別）、月額5,980円（税別）+番号利用料金：500円（税別）～で利用できます。リース契約の様に長期間の縛りもなく1ヵ月など短期利用も可能で、050や0120の番号利用であれば工事なども不要で手軽に導入することができます。

8.既存ビジネスフォンに機能追加

クラウドビジネスフォン「モッテル」は、新規での導入やビジネスフォンからの乗り換えが必要になります。既存ビジネスフォンを活かしつつクラウドビジネスフォンのようにスマホでも利用したいという場合は「MOT/PBX+B」がおすすめです。
MOT/PBX+Bはクラウドビジネスフォン「モッテル」と同じ機能が利用できますが、クラウドビジネスフォン「モッテル」ではできない既存ビジネスフォンとの連携が可能です。オフィスで利用する固定電話は今お使いのまま、出先や今後入社する社員はスマホを利用してもらうなど柔軟な働き方を実現しつつ電話機の購入コストを削減することができます。MOT/PBX+Bはレンタルでの導入も可能なのでスマホ内線をまず試してみたい・既存の電話システムは残したいという企業におすすめです。

9.まとめ

最後にビジネスフォンの導入メリット・デメリットをまとめてみましょう。

• 【ビジネスフォンの導入メリット】
• ・複数の電話機で電話回線/電話番号を共有できる
• ・社内の電話機間で無料通話ができる
• ・別の電話機へ通話を転送（取次ぎ）できる
• 【ビジネスフォンの導入デメリット】
• ・初期投資が高い
• ・リースで導入すると途中解約ができない

ビジネスフォンは家庭用電話機と比べて通信コストを抑えつつ、電話業務を効率化してくれるサービスです。起業や独立の際は検討してみる価値はあるでしょう。
また、ビジネスフォンの機能を安価に手軽に利用したい場合はクラウドビジネスフォンも比較すると初期投資を抑えた電話サービスの導入に繋がります。この機会に検討してみてはいかがでしょうか？

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