クラウドPBX・クラウド型ビジネスホン

MOT/TEL
HOME > MOT/TEL > ブログ > クラウドPBX > スマホFAXを導入すると経費削減が可能|クラウドPBX MOT/TEL

スマホFAXを導入すると経費削減が可能|クラウドPBX MOT/TEL

スマホFAXを導入すると経費削減が可能
FAX機が不調で紙詰まりが多くて困った・・。トナーがまたなくなってる・・。皆さんも一度は経験があるのではないでしょうか? そこで今回は、FAX機が不要になるスマホFAXについてご説明致します。

目次

1.スマホfaxとは
2.fax機が不要になる
3.コスト削減効果がある
4.業務効率化にもつながる外出中の送受信
5.スマホfaxのデメリット
6.クラウドPBX「MOT/TEL」ではインターネットfaxが標準装備


1.スマホfaxとは

スマホfaxとはインターネットfaxとも呼ばれます。Wikipedia では、
FoIPとも呼ばれる、ファクシミリをパケットに変換した上でIP(Internet Protocol:インターネットプロトコル)ネットワークで伝送する技術である。
一部引用
と記載されています。
何を言ってるかさっぱりわからないと思われる方も多いと思います。簡単に説明するとインターネットで情報を伝える技術を利用してfaxを送受信することをインターネットfaxと言います。インターネットfaxをスマホで行えばスマホfaxと呼ぶだけです。


2.fax機が不要になる

スマホfaxやインターネットfaxと通常のfax機を利用するfaxとは、どの点が違うのでしょうか。
一番の大きな違いは、fax機(複合機)が不要な点です。通常、fax機を中古で購入やリースで導入して、そこからfaxを送受信できます。ひと昔前であればfaxの利用頻度も高く、機器を導入してももったいないという感覚はなかったと思います。しかし、現在では業種によってfaxの利用頻度が違い、全く使わなかったり、月に数回程度の業種も多いのではないでしょうか。そのような業種に務めている方は、fax機をリースで導入したり、中古での購入に対して、もったいないとお思いの方も多いと推測されます。
この問題に対処できるのが、スマホfaxやインターネットfaxです。業者や利用するサービスによって細かい違いはありますが、おおよそスマホやPCからメールなどによって送信したものが、お客様には通常のfaxとして受信されるというものになります。Fax機がなくてもfaxを利用できるのです。


3.コスト削減効果がある

2にてfax機が不要になることをお伝えしました。Fax機がないだけでも月に数万円の経費削減効果があります。
リース代や購入費用は勿論、faxを利用するときに必要なトナー代や用紙代が削減できます。また、その補充や購入の時間の人件費も削減されます。


4.業務効率化にもつながる外出中の送受信

今までのfaxは自動で紙に印刷されfax機に近い方やfax係の人などが確認し、担当者へ割り振っている企業が多いです。このような場合、営業目的のfaxに埋もれて大事なfaxを見逃したり、誰も事務所にいない場合は帰社して確認など無駄な動きやムラがありました。
しかし、スマホfaxやインターネットfaxであれば外出先など場所を問わず確認が出来ます。また時間も問わず確認できるので、迅速な対応が可能になったり、事務所に戻りfaxを送ったりする作業がないので、無駄な残業の削減、すなわち人件費の削減にも繋がります。
また、社員全員がfaxを確認できる状況にも出来るため、対応抜けの防止や情報共有が容易になります。


5.スマホfaxのデメリット

スマホfaxは良いことばかりのサービスのように思えますがデメリットもあります。

・他のメールに埋もれてしまう可能性がある
スマホfaxやインターネットfaxはメールにて受信します。そのため、faxが他のメールに埋もれて気が付かない可能性があります。

・利用できる番号が決まっている
050の番号を利用したサービスや03や06などの特定の番号を利用したサービスが多いです。全国対応のものでも例えば神奈川であれば横浜と川崎の市外局番など大都市や県庁所在地などに限られています。
会社の代表番号とfaxの番号が違うことを良しとするかどうかです。

・不具合などのトラブルがある
スマホfaxやインターネットfaxでは、不具合としてリダイヤルが続いて多数のfaxを送信してしまっていることや送れていないなどのトラブルもあったようです。

・字が薄くなる
サービスによっては送られてきたfaxの記載されている字が薄かったりすることもあるようです。

・手書きが多い業種はスキャンの手間がある
送信する場合スマホfaxやインターネットfaxの場合データでなければいけません。パソコンで作成したデータなら通常のfaxより手間がかかりませんが設計士などの手書きが多い業種では逆にスキャンなどをする手間が多くなり、煩わしくなることもあります。

・従量課金や月額サービス
スマホfaxやインターネットfaxの料金体系は従量課金制や月額制などの料金体系が多いです。電話機のリース代や電話代も支払っているのに別途faxのために料金を払うことになります。


6.クラウドPBX「MOT/TEL」ではインターネットfaxが標準装備

クラウドPBXである「MOT/TEL」では、スマホfaxやインターネットfax機能を標準装備しています。また、スマホfaxやインターネットfaxの良い点はそのままでデメリットの解消がされています。
例えば、お客様がお使いの番号と同じ市外局番を利用出来たり、スマホfaxのために別途料金がかかることもありません。
クラウドPBXでは固定電話ではなくスマホやパソコンから会社番号での受発信が可能なのでfax機だけでなく固定電話も削減することが出来ます。スマホやパソコンから会社番号で受発信する為にソフトやアプリをインストールしますが、その中にはビジネスチャット機能も標準で装備されており、チャットにfaxを受信することも可能です。メールに埋もれる必要もなく、対応履歴も同時に残すことが出来ます。
  MOT/TELのインターネットFAX利用画面
この機会にインターネットFAXを検討してみてはいかがでしょうか?
→インターネットFAXを標準装備の「MOT/TEL」
→インターネットFAX機能