固定電話の転送設定のやり方や転送サービス料金の削減方法

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固定電話の転送設定のやり方や転送サービス料金の削減方法

最終更新日:2023年12月1日

【わかりやすい】電話転送とは?クラウドPBXで転送料金を削減方法とは?

様々なSNSの普及に伴い個人間のコミュニケーションの主流が電話からメールやチャットと言ったテキストベースへ変化してきました。
しかしながら、企業と企業のコミュニケーションでは今でも電話が多く利用されており、会社用の電話番号が存在しない企業はありません。登記の際にも電話番号は必要で、地域ごとに異なる固定電話番号を取得し利用しています。

固定電話番号は、エリアごとに異なる番号が振られておりその地域に企業が存在する証明にもなります。固定電話番号は主に固定電話(ビジネスフォン)で利用されますが、固定と名前がついている通り設置された場所のみに利用が限定されています。携帯電話・スマホがこれほど一般的に普及していながら会社の電話は持ち運びができません。その為、コロナ禍でも「電話の為に出社する」という状況を引き起こしてしまいました。

そんな時に便利なのが、電話転送サービスです。指定した固定電話番号へ着信したときに別の電話番号へ転送して出先や自宅などでも電話を受けることができるので「電話の為に出社する」という状況を打破することができます。

本記事では、固定電話の転送のやり方やメリット・デメリットなどを中心に、各携帯電話のキャリアの電話転送や転送料金がかからない電話転送ができるクラウド電話と言ったサービスについても当社の「MOT/TEL」の具体例を交えてご紹介致します。

コンテンツの目次


電話転送とは?

電話転送とはかかってきた電話を別の番号へ転送して電話を受けられるサービスです。従来、社内・事務所内でしか電話を受けることができなかった会社の電話番号へかかってきた電話を社外・事務所外でも電話を受けることができます。
電話転送は転送条件が設定でき、かかってきた電話を無条件で転送する「無条件転送」や一定時間呼び出し応答しなければ指定の電話番号へ転送する「無応答転送」・通話を保留してダイヤルした先へ転送する「保留転送」など様々な条件・方法の電話転送があります。

固定電話サービスを提供している会社の電話転送サービスでは、NTTが「ボイスワープ」の名称で提供しています。ボイスワープでは呼び出し回数を指定できるので無条件転送と無応答転送が利用できます。NTTのボイスワープについて詳しくは下記からご覧ください。

NTT東日本:ボイスワープとは
https://web116.jp/shop/benri/vw/vw_00.html

上記はNTT東西で取得した固定電話番号の電話転送サービスですが、他の固定電話番号を提供している会社や携帯電話会社それぞれでも電話転送サービスを提供しています。

固定電話

東京の03や大阪の06など地域やエリアで固定されている番号(市外局番)を固定電話番号と呼びます。固定電話番号を利用する為には利用したい市外局番のエリアへ電話回線を引く必要があります。引いた電話回線や番号を携帯電話のように他のエリアへ持ち運びなどができないので固定電話番号と呼ばれます。

昨今、各家庭では固定電話の回線を引かず固定電話機も設置しないケースが増えてきましたが、冒頭でもご紹介したように企業では固定電話の回線を引いて固定電話番号を多くの場合で取得しています。企業間のコミュニケーション手段として電話の重要性は変化していません。

固定電話番号を取得できる主な電話会社・サービスは下記のとおりです。


携帯電話

一方、携帯電話は固定電話番号と違い、090・080・070から始まる番号を利用します。携帯電話番号サービス会社は以下の通りです。

携帯電話でも固定電話と同じ様に電話転送サービスが利用できます。


固定電話・携帯電話の電話転送サービス

電話転送サービスを利用すると指定した電話場番号宛ての着信を指定の電話番号へ転送することができます。
固定電話・携帯電話共に電話転送を利用する為には別途オプションの契約が必要になります。また、電話転送のオプション料金以外に転送元から転送先の通話料が発生します。各提供会社によって申込方法・料金・設定方法・解除方法は異なるのでご紹介致します。


NTT東日本:ボイスワープ

転送設定:

転送開始(無条件転送)手順:142をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→完了
転送開始(無応答転送)手順:142をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→ガイダンス→2をダイヤル→完了
転送開始(話中時転送)手順:142をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→ガイダンス→3をダイヤル→完了

転送停止手順:142をダイヤル→ガイダンス→0をダイヤル→完了

転送先電話番号の登録手順:142をダイヤル→ガイダンス→2をダイヤル→ガイダンス→登録する電話番号+#をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→完了

https://business.ntt-east.co.jp/service/hikari_ofa/download/voice.pdf


KDDI:着信転送

転送設定:

転送開始(無条件転送)手順:142をダイヤル→ガイダンス→4をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→完了
転送開始(スケジュール転送)手順:142をダイヤル→ガイダンス→4をダイヤル→ガイダンス→2をダイヤル→完了
転送開始(話中時転送)手順:142をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→ガイダンス→3をダイヤル→完了

転送停止手順:142をダイヤル→ガイダンス→4をダイヤル→ガイダンス→0をダイヤル→完了

転送先電話番号の登録手順:142をダイヤル→ガイダンス→0をダイヤル→ガイダンス→登録する転送条件リスト番号をダイヤル→ガイダンス→登録する電話番号+#をダイヤル→ガイダンス→0をダイヤル→完了

https://www.au.com/support/service/internet/guide/service/addition/forwarding/


Softbank:着信転送サービス

転送設定:

転送開始(無条件転送)手順:142をダイヤル→ガイダンス→1をダイヤル→ガイダンス→完了

転送停止手順:142をダイヤル→ガイダンス→0をダイヤル→ガイダンス→完了

転送先電話番号の登録手順:142をダイヤル→ガイダンス→2+登録する電話番号+#をダイヤル→ガイダンス→完了

https://www.au.com/support/service/internet/guide/service/addition/forwarding/

転送料金は基本料金以外に転送元~転送先までの通話料が別途発生致します。詳細料金につきましては各社のHPをご覧ください。

次に携帯電話の電話転送サービスについてご紹介致します。


NTT docomo:転送でんわサービス


au:着信転送サービス


Softbank:転送電話


電話転送の利用シーン

電話転送サービスの利用は様々なシーンが想定されます。例えば、個人であれば自宅の固定電話へかかってきた電話を出先で携帯へ転送して受けたいという様なケースです。
企業であれば、コロナ禍の様な全ての社員がテレワークなど出社している従業員がいない場合に従業員の携帯電話へ転送して対応するような場合や少人数の事務所で商談などで全ての従業員が外出してしまう・遠隔地にある拠点や店舗などの電話を転送して本社や本部で受けるなどが挙げられます。

いずれにしても従業員が固定電話がある場所におらず本来受けることができなかった電話をどこにいても受けることができるので仕事の依頼や予約などを取りこぼしを防止できるというメリットがあります。


会社の固定電話を転送するのメリット・デメリット

電話転送のメリット・デメリットについて会社の固定電話に焦点を当てて詳しく見ていきましょう。

電話転送のメリット

会社の固定電話を転送するメリット・デメリットは、

会社の固定電話を転送するメリット
  • 電話番の為の出社が不要になる
  • 電話の取りこぼしを防止できる
  • 事務所外でも電話対応ができる
会社の固定電話を転送するデメリット
  • 転送料金がかかる
  • 1人しか電話転送を受けることができない
  • 電話に出るまで会社から転送された電話なのか個人宛の電話なのか分からない
  • 転送中の電話に対応できなかった場合に会社の番号で折り返しができない

上記を見ると一見便利な電話転送サービスもデメリットが多いのが分かるかと思います。

会社の電話(代表番号)は代表組と呼ばれる同じ番号で複数の通話ができる状態にしてあるのが一般的です。しかし、その番号を携帯電話へ転送すると携帯電話は1通話しかできませんので複数着信があっても対応ができません。また、複数の電話番号へ同時に転送させることはできませんので1人へ会社の電話対応が偏ってしまうという問題点があります。

上記の様なデメリットを「クラウドPBX」と呼ばれる電話サービスを利用することで解決することができます。


クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来の固定電話で事務所に設置していたPBX(主装置)をクラウド化して各端末からインターネットを通じて利用するサービスです。

電話転送サービスのデメリットを解消するクラウドPBXの構成

従来の固定電話の様に固定電話回線を収容することができます。その為、代表番号を使用した外線発信や着信など従来通り利用する事ができます。クラウドPBXでは提供会社により差異がありますが、概ね下記の様な機能を利用することができます。

クラウドPBXの主な機能
  • 市外局番や050番号を利用した外線通話の発着信
  • 従業員同士の内線通話
  • 通話を自己保留・パーク保留をして別の従業員へ転送
  • 留守電話や時間外アナウンス
  • 着信拒否
  • 一斉着信

上記を見ていただければわかりますが、一般的な固定電話の機能はほとんどのクラウドPBXに装備されています。その為、固定電話からクラウドPBXへ入れ替えを行う企業が増えています。

上記以外では、提供会社によってパソコンで電話機能を利用できるソフトフォンブラウザフォンやスマホで会社番号を使った発着信ができるスマホ内線通話録音・CRMと連携して着信時に顧客情報を自動表示するCTIなどが利用できます。

クラウドPBXの詳細は下記をご覧ください。



電話転送と固定電話をクラウドPBXへ入れ替えるメリット

電話転送のデメリットをクラウドPBXを利用することでどう解決されていくのか具体的に見ていきましょう。


転送料金がかかる

NTTのボイスワープなど電話転送サービスでは、転送利用時には通話料がかかってしまいます。例え、営業電話など不要な電話でも転送すれば通話料が発生してしまい、常時転送していれば1ヵ月の転送料金は高額になってしまいます。

クラウドPBXの導入で転送料金がかからない

一方、クラウドPBXでは転送料金がかかりません。クラウドPBXを固定電話と電話転送サービスの代わりに導入するだけでランニング費用の削減につながるケースも多く見られます。


1人にしか転送できない

従来の電話転送サービスだと同時に複数の人へ転送することができません。1人へ転送し応答がなければ別の電話へ転送であれば可能ですが、事務所の電話の様に一斉に着信して電話をとった人が対応するという運用を行うことができません。

クラウドPBXの導入で複数人に同時に転送

一方、クラウドPBXでは複数人へ同時に転送することができます。事務所の固定電話と同じ様に一斉に着信させて電話をとった人が対応する運用をテレワークでも継続することができます。


電話に出るまで会社から転送された電話なのか個人宛の電話なのか分からない

従来の電話転送で携帯電話番号を指定すると転送時に個人宛の着信なのか固定電話から転送されてきた電話なのか電話に出てみるまでわかりません。固定電話の転送であれば「○○株式会社です。」と第一声で伝えますが、個人宛の場合は「名前」か「もしもし」と出たいところです。しかし、転送なのか個人宛なのか判別できないので「○○株式会社です。」と出なければならない状況となってしまいます。

クラウドPBXの導入で個人宛か転送なのか判別

一方、クラウドPBXでは個人宛の着信の場合は元々インストールされている電話アプリが立ち上がります。固定電話からの転送の場合はクラウドPBXのアプリが立ち上がるのですぐに個人宛か転送なのかが判別することができます。個人宛・転送の判別がつくので、第一声も変えらることが可能です。


転送中の電話に対応できなかった場合に会社の番号で折り返しができない

従来の電話転送サービスを利用中に打ち合わせや商談中などで対応できなかった場合、折り返しは個人の携帯電話番号になってしまいます。プライベートな番号を業務で使用しなければならなくなり休日に着信してしまうなど別の問題を引き起こしてしまいます。

クラウドPBXの導入で固定電話番号で折り返し

一方、クラウドPBXでは固定電話番号で折り返しをすることができます。個人のプライベートな番号を業務で利用する必要がないので公私をしっかり切り分けることができます。会社番号で対応することで休日・有給時にお客様からお電話があってもやり取りしていた担当者だけでなく、一斉に着信して対応を行うことができます。


電話転送の課題を解決するクラウドPBX「MOT/TEL」

クラウドPBXが電話転送サービスのデメリットを解消してくれることが分かったところで、ここからは実際に弊社が開発・製造・販売しているクラウドPBX「MOT/TEL」を利用した場合の設定方法や料金・メリットについてご紹介致します。

電話転送の課題を解決するクラウドPBX「MOT/TEL」

クラウドPBX「MOT/TEL」とは、特許庁・群馬県庁・静岡県庁・沖縄県庁などの官公庁やマルコメ株式会社・株式会社鈴廣蒲鉾本店・株式会社メディロム(Re・Ra・Ku)などの大手〜少人数で運営している企業まで幅広く導入されているサービスです。
実際に固定電話+電話転送サービスからの入れ替えでは月に1万円以上転送代を削減に成功したケースもあります。

クラウドPBX「MOT/TEL」の詳細は下記をご覧ください。


クラウドPBX「MOT/TEL」の利用手順は下記の通りです。

ステップ1:NTTなど固定電話回線業者へ回線引き込みの手配(既に利用中であれば不要)
ステップ2:クラウドPBX「MOT/TEL」のご契約
ステップ3:固定電話回線をクラウドPBX「MOT/TEL」の機器へ収容する
ステップ4:クラウドPBX「MOT/TEL」で電話転送設定を行う
https://www.mot-net.com/mottel/mottel_flow/


ステップ1:NTTなど固定電話回線業者へ回線引き込みの手配

固定電話でご紹介した固定電話番号を取得できる電話会社へ固定電話番号の取得・回線の引き込み依頼を行います。例えば、NTT東日本であればお申込みページからお申込みができます。

固定電話番号(市外局番)その地域でしか取得できない番号である為、実際に活動している・反社などではないという様な一定の信頼性があります。しかし、クラウドPBXを利用するとどこでも利用できてしまう為、総務省が「固定電話番号を利用する転送電話サービスの在り方について」を発表しており、利用する固定電話番号(市外局番)を利用できる地域に住所がない場合にはクラウドPBXで固定電話番号が取得できないルールとしています。

一部クラウドPBXでは、クラウドPBX提供会社が電話番号も提供している場合があります。この場合、又貸しになっているので上記総務省の縛り(自社で電話回線を引くことが必須など)が強化されると継続して利用できないというケースが出てくるかもしれません。これ以上クラウドPBXサービスが悪用されなければ制限の強化はされませんが、何があるか分かりません。その為、利用できるエリアから移転すると番号が変わってしまうというデメリットはありますが、自社で固定電話回線を引いてクラウドPBXをご利用することをお勧めします。また、当社で直接固定電話番号(市外局番)は取得できませんが、取得までをサポートは可能です。


ステップ2:クラウドPBX「MOT/TEL」のご契約

当社のクラウドPBX「MOT/TEL」のご契約には、お申し込み書および口座振替依頼書をお送りいたしますので、必要事項をご記入し返送ください。現在電子契約へ移行中なので紙ではなくWEBでのお申込みに今後変更されます。


ステップ3:固定電話回線をクラウドPBX「MOT/TEL」の機器へ収容する

NTTなどで引き込みを行った固定電話回線をクラウドPBX「MOT/TEL」の機器へ収容します。クラウドPBX「MOT/TEL」を利用時に設置工事を行い、回線の収容や電話の鳴り分け・電話転送設定などを行います。クラウドPBX「MOT/TEL」を利用する際はNTTのボイスワープなどの契約は不要で、クラウドPBX「MOT/TEL」がどの番号へ着信したら、どの端末(スマホ・固定電話など)を呼び出すかを設定することができます。電話転送サービスでは1人にしか転送できませんが、クラウドPBX「MOT/TEL」では複数人に同時に着信をさせることができるので事務所内で行っていた運用をテレワークでもそのまま継続することができます。


ステップ4:クラウドPBX「MOT/TEL」で電話転送設定を行う

クラウドPBX「MOT/TEL」で電話転送設定画面

上記はクラウドPBX「MOT/TEL」の内線や電話転送の設定を行う画面です。
まず、スマホや固定電話(IP)・PCなど各端末に設定する内線番号や共有するパーク保留のグループなどを設定します。その内線へ仮想内線と呼ばれる着信グループ設定を行います。例えば03-1111-2222へ着信すると仮想内線500を呼ぶという設定です。先の内線設定のグループ列(上記イメージでは②)を設定できるので仮想内線で設定されているグループ番号を内線へ設定すると電話転送の様に会社の固定電話番号へ着信した際にテレワーク中や出先の従業員のスマホを呼び出すことが可能になります。

電話転送サービスと違い複数人の同時着信や複数回線の利用ができるので事務所で対応する運用と同じ様に行うことができます。例えば、代表番号へかかってきた電話は全ての内線を鳴動させる。誰かが対応中に代表番号へ着信すれば対応中以外の内線を呼び出すと言った事務所内の固定電話と同じ様に運用できます。


クラウドPBX「MOT/TEL」なら電話転送料が無料

先ほど簡単にご紹介した通り、クラウドPBX「MOT/TEL」ではNTTのボイスワープなど電話転送サービスを契約する必要がありません。
クラウドPBX「MOT/TEL」ではインターネットを通じてどこでも電話を受けることができるので今まで発生していた転送の通話料や電話転送サービスの月額費用は削減することができます。

当社のお客様で少人数で運営している企業様では、常時電話を転送しており月に1.5万円程転送の為の通話料を支払っていました。転送サービスは開始・解除を行う必要がありますが手間なのでこのお客様は常時転送にしており、営業電話や間違い電話でも転送の通話料を支払っていました。

クラウドPBX「MOT/TEL」であれば20内線まで月額4,980円で利用できるので電話転送サービス分から差し引いても月に1万円程の削減に成功しました。また、固定電話(ビジネスフォン)の代わりにもなるので今後、固定電話(ビジネスフォン)を購入やリース契約で導入する必要もなくなります。


電話転送以外の便利な機能

クラウドPBX「MOT/TEL」では電話転送の機能以外にも便利な機能がたくさんあります。
例えば、事務所外で業務を行う際に業務開始前や定時以降は電話を受けたくないですよね?クラウドPBX「MOT/TEL」では留守番電話や留守電アナウンスが利用できます。留守電アナウンスでは「ただいまの時間は営業時間外となっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しください。」などのアナウンスを設定し流すことができます。

アナウンスを流すor各端末を鳴動の切り替えはスケジュール機能により自動化することができます。スケジュールは複数設定できるので平日のタイムスケジュール(朝9:00に留守電解除、18:00に留守電へ切替)や休日(終日留守電)などを設定し電話転送の切り替えを自動化可能です。

打ち合わせや会議など個人的に電話転送を受けたくない場合は各端末で着信を受けない(内線の発着信のみ可能)の状態へ設定することができます。

iPhoneのアプリで着信拒否設定

有給の際にも活用できる設定です。留守電に吹き込まれたお客様からの音声はメールで送信もされますがスマホアプリからそのまま確認することも可能です。
また、折り返しの際は会社の固定電話の番号を使って発信することができるので個人の電話番号を業務で利用する必要がありません。通話料も自動でクラウドPBX「MOT/TEL」で発信した分は会社へ請求されるので通話料の明細を見せて経費精算をして…と言う様な面倒な手間がありません。


まとめ

・電話転送とは、かかってきた電話を別の番号へ転送して電話を受けられるサービス。
・転送を行う際の条件によって転送のタイミングを変化させることができます。
・利用するには固定電話会社か携帯電話会社へ申込などが必要
・会社の固定電話を転送するメリット
■ 電話番の為の出社が不要になる
■ 電話の取りこぼしを防止できる
■ 事務所外でも電話対応ができる
・会社の固定電話を転送するデメリット
■ 転送料金がかかる
■ 1人しか電話転送を受けることができない
■ 電話に出るまで会社から転送された電話なのか個人宛の電話なのか分からない
■ 転送中の電話に対応できなかった場合に会社の番号で折り返しができない
・クラウドPBXと言うサービスで電話転送のデメリットを解消できる

テレワークという働き方が当たり前となった今事務所でしか電話対応ができない環境は業務効率を下げるだけでなく、急に電話対応が出来なくなるリスクにもなります。電話の為に出社と言う様な無駄な動きをしない為にもクラウドPBXを導入して電話転送を活用してみてはいかがでしょうか?

高音質のクラウドPBX「モッテル」
この記事を書いた人
この記事を書いた担当者のイラスト
デジタルマーケティング担当

2014年株式会社オフィス24(現株式会社バルテック)に入社。法人電話システム「MOT/PBX」などの営業を1年担当し、その後WEBマーケティング担当に従事。長年自社・他社含めたIP-PBXやクラウドPBXサービスの情報を収集し、広い知見を持つ。




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