2度目の緊急事態宣言は間近~テレワーク環境を改めて考える~

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2度目の緊急事態宣言は間近~テレワーク環境を改めて考える~

2度目の緊急事態宣言は間近~テレワークを環境を改めて考える~

新型コロナウイルスの感染拡大が止まらず、昨年の大みそかにはついに東京だけで1,000人を大きく超える1,337人となりました。そして本日、東京の新規感染者数は最多の1,591人となり新規感染者数が高止まりしていることから政府は2度目の緊急事態宣言を行う方針で動いているようです。 私たちオフィスワーカーができる最大のコロナ対策と言えば在宅勤務などのテレワークです。そこで本記事では1度目の緊急事態宣言時の失敗から学ぶ効率を落とさないテレワークについてご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. 感染者数の大幅増加
  2. オフィスワーカーができる新型コロナ対策
  3. 効率的なテレワークはシステム導入が鍵
  4. テレワークの失敗
  5. 効率的なテレワークに役立つシステム


1.感染者数の大幅増加

まず簡単に現在の感染状況を見ていきましょう。前回の7都道府県に緊急事態宣言が出された際は全国でも368人の感染者数で、緊急事態宣言が全国へ出されてから解除されるまでの最多人数でも720人となっています。
一方、現在では東京だけで1,000人を大幅に超えておりPCR検査数(前回緊急事態宣言期間中最多10,000件程が直近の最多件数では12月23日の63,000件程)が増えていることを考慮しても、ニュースで見る感染者数はやはりインパクトがあります。
参照:NHKニュース


2.オフィスワーカーができる新型コロナ対策

新型コロナウイルスに感染しないように私たちオフィスワーカーはどのような対策が出来るでしょうか? 連日テレビやネットニュースでも取り上げられるように人との接触が感染の原因となります。その為、密になる満員電車での通勤やマスクを外して会話をしながらのランチや飲み会、客先での商談などは感染経路になる可能性があります。

密になってる駅のホーム

人と接触をしないようにするためには家から出ないことが一番です。オフィスワーカーとしては在宅勤務が新型コロナウイルスの感染確率が一番少ないでしょう。西村経済再生担当大臣が「テレワークの推進も大きな柱になる」として、出勤者を7割削減させることを目指す考えを示しました。
しかし、前回の緊急事態宣言時に急遽在宅勤務を実施した企業では、上手く業務が回らない…といった苦い経験をした方も多いのではないでしょうか?


3.効率的なテレワークはシステム導入が鍵

前回の緊急事態宣言前にテレワーク(在宅勤務)を大々的に実施したことがある企業は少なかったのではないでしょうか?そのため、緊急事態宣言時には右も左もわからないまま特に対策やシステム導入などを行わずにテレワークを実施されたことでしょう。その結果、上手く業務が回らないといった事態に陥り、宣言解除後はすぐに出社に戻ってしまいました。
しかし、2度目の緊急事態宣言が目前に迫る今は違います。実際にテレワークを実施した経験があります。今回はその経験を活かし、出社に頼らないテレワーク環境を自ら構築することができるはずです。


4.テレワークの失敗

実際に昨年テレワークを行った際のことを思い浮かべてください。様々な失敗があると思いますが、1つ1つ見ていきましょう。

・同じ業務が出来ない

出勤していた際は何気なく行っていた業務もテレワークでは出来ないことがたくさんあります。経理担当では会社のネットワークのみ利用可能な経理・会計ソフトがテレワークでは使えません。請求書や領収書など紙ベースのものも自宅に送ってもらうわけにはいかず業務ができないでしょう。事務員や営業担当でも使用するデータや営業資料などを共有フォルダに保存している場合もテレワークでは利用できません。
情報漏洩の観点から社内PCを持ち帰れない場合、自宅PCではofficeが入っていなかったり普段使用するアプリケーションをインストールして使用できないなど様々な業務がテレワークではできませんでした。

・コミュニケーションが取れない

出勤時、企業間や顧客との連絡では電話が頻繁に利用されていましたがテレワークでは会社番号を使った受発信ができませんでした。その為、電話番として出社する必要があったり、メールで何通もやり取りを行う必要がありました。
社用携帯が支給されていない事務系の社員では社員同士で内線通話を行うこともできず、社内のコミュニケーションが減少する事態となりました。

・労務管理ができない

出社時はタイムカードなどで行っていた勤務時間の管理ですが、テレワークではできずエクセルやメールの報告などで代用することも多かったと思います。しかし、その方法だと勤務時間の計算時に集計用に修正する必要がありました。
また、一緒の事務所で勤務しているわけではないので残業しすぎないように定時などに連絡する手間もありました。

このように様々なテレワークでできないこと・不便なことがありました。


5.効率的なテレワークに役立つシステム

テレワークを効率的に行うためのシステムは様々な企業から提供されています。ここでは簡単にいくつかご紹介いたします。

・テレワークでも同じ業務-リモートアクセス「VALTEC SWAN」-

VALTEC SWANは自宅などのパソコンで社内のパソコンを遠隔操作できるサービスです。自宅のパソコンには社内にあるパソコンの画面が映し出されます。実際に動いているのは社内のパソコンなので社内でしか使用できないソフトやアプリケーションもテレワーク中に利用することができます。もちろん社内のパソコンを操作しているので共有フォルダやofficeも同じように利用できます。

リモートアクセス「VALTEC SWAN」

VALTEC SWANの詳細はこちら  

・紙を電子化-電子化代行-

電子化代行サービスでは請求書などの様々な紙文書を電子化することができます。書類も直接代行センターで受け取りして電子化作業を代行してくれるので負担が一切ありません。紙書類のために出社する必要がなくなります。電子化データなら簡単に必要な書類を検索して見つけることができるほか、テレワーク中でも書類の共有なども可能になります。

電子化代行

電子化代行の詳細はこちら  

・会社の電話をスマホで-クラウドPBX「モッテル」-

モッテルはスマートフォンで会社番号を使った電話の受けかけができるサービスです。現在使用しているビジネスフォンのように代表番号に着信→複数台のスマホが鳴動、誰かが取れば他の端末は鳴りやむといった同じ運用がテレワークでできるようになります。
また、会社番号を使った発信もできるため、取引先や顧客との連絡でも個人の携帯番号などを知られることもなくなります。標準の電話アプリ(個人に今まで通り請求)とモッテルの電話アプリ(会社へ直接請求)で通話料金などもしっかり分けられるので面倒な経費精算なども不要になります。また、内線通話も可能なのでコミュニケーションの減少も最小に抑えることができます。

クラウドPBX「モッテル」

モッテルの詳細はこちら  

・スマホで労務管理-MOT/Cloud勤怠管理-

MOT/Cloud勤怠管理ではスマホで勤務時間の記録ができます。出勤時・退勤時にスマホから打刻するだけで記録ができ、記録された勤務時間や残業時間は自動で集計されます。
時間だけでなくGPSの位置情報も同時に記録できるのでテレワークだけでなく直行・直帰にも対応しています。
先ほどのモッテルと連携すれば定時後、退勤がされてなければ着信にて退勤を促すこともできるので無駄な残業と上長が行う残業抑制のための連絡などを削減することができます。

MOT/Cloud勤怠管理

MOT/Cloud勤怠管理の詳細はこちら  

他にも商談ではWEB会議ツールなど無料でも活用できるものがあります。テレワークで活用できるシステム・サービスの一部を今回ご紹介しましたが、前回の緊急事態宣言時のテレワークの失敗を生かして効率的なテレワークのためにシステム導入などを検討してみてはいかがでしょうか?



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