コロナ禍で私たちの働き方は大きく変わりました。なかでも、従来テレワークが難しいとされてきた士業にもテレワーク導入の動きがあり、業界全体に大きな変化が起きています。
当記事では、士業における働き方の変化と2022年現在の状況、テレワーク・出社それぞれのメリットを解説。厳重なセキュリティや通話録音機能などから士業での活用が増加しているVALTECのサービスをご紹介します。

コンテンツの目次

1. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク
2. テレワークのメリット
3. 出社のメリット
4. 士業×テレワークの課題
5. 課題を解決するVALTECのサービス
6. お客様の声
7. 導入ポイント

１. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク

■2020年4月の状況

『税理士法40条第3項』で、「2ヶ所目の事務所の設置は禁止」と表記されていることから、コロナ禍で緊急事態宣言が発出された際にも自宅で仕事を続けていいのか迷った方も多いのではないでしょうか。

2020年4月、日本税理士会連合会からの「税理士の業務とテレワーク」によると『臨時的に仕事を自宅に持ち帰り税理士業務を執行したり、自宅への来客に対し一時的に税務相談に応じる等の行為を行なったとしても、自宅が外部に対する表示の有無等の客観的事実により税理士事務所と判断される状態でなければ2カ所事務所の問題は生じない』と明言したことにより、士業のテレワーク導入が進みました。

初めて緊急事態宣言が発出された2020年4月、株式会社アックスコンサルティングが全国の士業事務所を対象に行ったアンケートでは士業全体の36%がテレワークを導入。業種別の内訳では、会計事務所の56%、司法書士事務所・弁護士事務所の39%、社会保険労務士事務所の49%がすでに導入・導入予定と回答していました。

■2022年現在の状況

コロナ禍を経て、テレワークは急速に浸透しました。緊急事態宣言が解除された2022年6月現在も、WEB会議ツールやクラウドツールを活用する動きは継続しており、コロナ前は対面で行っていた会議をオンライン上で行うことも一般的になっています。

士業においては、全社員が毎日テレワークを行う完全テレワークではなく、事務所内で出社とテレワーク・在宅勤務を両立するスタイルが浸透しているようです。部署ごとにテレワーク実施日を定めたり、事務所での顧客対応日を設け出社日に設定したりするなど、テレワークと出社のメリットを取り入れた働き方が採用されています。

下記では、テレワーク・在宅勤務と出社２つのスタイルのメリットを解説します。

２. テレワークのメリット

VALTECの製品をご利用いただいている士業の皆様や、司法書士の木村光太朗さんへのインタビュー記事「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」では、テレワークのメリットとして以下のようなものが述べられています。

■DX推進の機会ととらえ、生産性向上のきっかけに

変化せざるを得なかった働き方の変化を機に、業務の効率化に取り組む事務所が増加。テレワーク導入の一番の課題だった電話対応はクラウドPBXを導入し対処、データ保管が可能な資料は紙媒体ではなくデータ化してクラウド上で管理することにより、資料を送受信したり探したりする手間を省けたといいます。

■新たなビジネスチャンスをつかむきっかけに

新たな相談形態としてWEB相談を導入したことにより、遠くに住む相談者や海外からの依頼も増加したといいます。その他にも、遠方で行われる講演会では打ち合わせのために何度も出張していたといいますが、打ち合わせは全てオンラインで行うようになったことで時間を有効活用することが可能です。コロナ禍での働き方の変化により新たなビジネスチャンスをつかむ人も増えています。

■人手不足の解決に

労働人口不足が叫ばれる日本において、人手不足の解消・採用の課題は大きくなっています。コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が可能な求人も一般的になり、地方で暮らしている・育児や介護で在宅勤務がしたいという方からの応募が増加しています。「テレワーク可」を条件に採用活動を行うことで、優秀な人材を採用できる可能性が高まるのです。

■BCP対策として

BCP対策（事業継続計画）とは、企業が自然災害やテロなどの緊急時に事業を継続できるよう計画しておくことです。身近な緊急事態でいえば、交通機関の乱れにより出社できない状況が挙げられるでしょう。
このような場合に、サテライトオフィスやテレワークができる環境を構築しておくなどの準備をしておけば、社員が長い時間をかけて通勤する必要がなくなり、効率的に業務を行うことができます。自然災害が多い日本では、BCP対策は非常に重要なのです。

３. 出社のメリット

■顧客とのコミュニケーション

年配の方やWEBツールの操作に慣れていない相談者との面談は、対面で行うことが多いようです。近年ではテレワーク導入事務所が増えたことで、資格を持たずに業務を行うなりすまし事件も発生。信頼関係を築く段階では対面でのコミュニケーションを重視しており、事務所での対応を行っているといいます。

４. 士業×テレワークの課題

■セキュリティ（個人情報の扱い）

テレワーク・在宅勤務を行う為にスマホや個人のPCへ業務で使うデータなどを移して持ち帰った場合、情報漏えいのリスクが高まります。事務所内であればセキュリティ機器が導入されていたりする為、セキュリティはある程度担保されています。しかし、自宅のネットワークでは事務所レベルのセキュリティ機器を導入しているケースはあまり見られず、不正アクセスやサイバー攻撃などを防ぐことが出来ません。

また、個人のPCの場合、業務だけでなく私的な利用ももちろんあるでしょう。その際に情報を抜き取るような悪質なサイトなどへのアクセスにより情報漏えいが起きる可能性もあります。

■電話対応ができない

電話対応に関する様々な課題も生まれています。

・携帯/通信手当を支給しており経費がかさんでいる

・録音できる通話に限りがあり、特に使用頻度の高い携帯での通話を録音できない
・録音データの管理が面倒
・手動で操作が必要であり、録音漏れがある
・録音する番号としない番号を分けられない

・転送料金がかさんでいる
・重要な電話も代行サービスにつながるため、お客様からの質問に答えられず不信感を与えてしまった

■ペーパーレス化への対応が困難

紙媒体でのやりとりが多い士業では、ペーパーレス化が大きな課題となっています。紙媒体での保管が必要な書類とデータ保管が可能な書類を区別し、適した対応を行う必要があります。

近年では紙媒体での提出が必要だった書類が、WEB上で提出できるようになった事例もあります。業界全体でペーパーレス化を促進することは、BCP対策としても効果的です。

■生産性への懸念

テレワークを導入した企業では、多くの業務を抱える社員が業務時間外でも作業をしてしまい体調を崩したり、質問や相談を気軽にできない状況で生産性が落ちてしまったりといった状況が生まれました。
従業員の労働時間の管理やチャットツールなどを活用したコミュニケーションの促進により、労働環境の整備に力を入れる必要があります。

■相談者との面談対応

テレワーク導入の大きな課題のひとつが、相談者への対応です。年配の相談者などWEB面談を行うことが難しかったり、業務内容によっては対面での面談が義務付けられているケースもあったりすることから、事務所としての機能を完全になくすというのは難しい事務所が多いようです。

近年ではWEB面談を悪用し弁護士・会計士・税理士などになりすます事件も発生しています。相談者からの信用を得るために、事務所での面談対応日を設けている事務所が多いようです。

■「事務員はテレワークができない」状況が生まれることも

税理士・会計士・弁護士などと、事務員の間でテレワーク導入へのハードルが異なることも課題のひとつです。個人情報や紙媒体の資料を扱う事務員は他のスタッフがテレワークをしているなかでも出社を強いられているケースもあり、不満が募ります。不公平な扱いを受けていると感じ、従業員満足度に関わる恐れもあり、解決が難しい課題となっています。

■自宅の業務環境が整っていない

テレワークを導入する全ての企業・事務所が直面する課題ではありますが、自宅でテレワークができるよう環境を整備することは容易ではありません。WEB会議ができる安定したインターネット環境はもちろん、家族や子どもが自宅にいる場合には業務に集中できる静かな環境が必要です。コロナ禍では「テレワーク手当」として環境整備への手当を出す企業も増加しました。

５.　課題を解決するVALTECのサービス

■アプリインストールでスマホを内線化！クラウド電話「MOT/TEL」

MOT/TELは、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードすることで、ビジネスフォンの機能を代用できるサービスです。スマートフォンやパソコンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、外出先での着信・電話の行き違いで生まれる手間を省きます。

通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作は必要ありません。 聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上することに加え、電話相手との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→通話録音について詳細はこちら

IVR（自動音声案内）
自動音声応答を利用することで、着信する電話を個人やグループへ振り分けることができます。また、迷惑電話・営業電話を減らす効果があるため、本来の業務に集中することができます。
→IVR（自動音声案内）について詳細はこちら

CTI（顧客情報表示）
電話着信があった際、素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対が可能です。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
→CTI（顧客情報表示）について詳細はこちら

■通話・転送料無料の電話代行「オフィスの電話番」

会社宛ての電話を、御社名で一次受付する電話代行サービスを利用することができます。MOT/TELと連携して内線取次をするため、電話代行サービス業界初の通話料・転送費用０円を実現しました。お客様からのお問い合わせが多い士業でのテレワークに適しています。

また、お客様と電話代行センターとの会話の録音データを確認できます。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。

転送・取次ぎ費用0円は「オフィスの電話番」だけ！詳細はこちら  

■事務所のPCを安全に遠隔操作リモートアクセス

自宅にあるPCへUSBを挿入するだけで、社内にあるPC画面を転送して操作することができるリモートアクセスサービスです。
会社のPC画面を転送し遠隔操作するため、自宅と会社のネットワークが異なります。そのため、万が一自宅のPCがウイルス感染しても会社のPCには広がりません。USBの紛失時も、管理画面からアカウントを削除することで会社のPCへアクセスを迅速に停止できます。さらに、会社のPCからアクセス元のPCへデータの転送を禁止。在宅勤務・テレワーク中に使用するPCへ情報を保存しないので情報漏えいの防止に役立ちます。

安全に使えるリモートデスクトップ「V-Warp」の詳細はこちら  

■スマホ・PCでFAXの送受信ができる「MOT/FAX」

スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。
FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
FAX専用機器のリース料や消耗品費はかからないため、コスト削減を図ることができます。

スマホ・PCでFAX送受信ができる「MOT/FAX」の詳細はこちら  

■紙文書の電子化サービス

請求書・領収書・契約書などの帳票を電子化してクラウドシステムへアップロード。事務所や自宅などどこからでも電子証憑を検索・閲覧・ダウンロードすることが可能です。
受取請求書は当社の文書管理センターにて受取るため、御社に請求書は届きません。全ての紙文書をPDFデータで電子文書として保管できます。※電子帳簿保存法にも対応しています。

テレワークの紙文書問題を解決する紙文書の電子化サービスの詳細はこちら  

６. お客様の声

弁護士法人コスモポリタン法律事務所

事務所の業務効率化を図るツールを多数導入しており、弁護士業界のデジタル化に関する発信にも力を入れている髙橋様。 クラウドPBXを導入するにあたり、最も重視していた機能は「通話録音」機能だといいます。大容量・全自動で設定が柔軟に変えられる、かつデータの管理もしやすい機能を求めていた髙橋様が、MOT/TELを導入された感想を動画でご覧ください。

７.　テレワーク導入時に気を付けること

■テレワークで行う業務を判別、必要なツールを洗い出す

業務のなかでも、テレワーク実施が可能なものとそうでないものがあります。クラウド上に保管されているデータを用いる業務であればテレワークは可能ですが、持ち出し厳禁の資料を扱う業務は事務所で行う必要があります。日常業務をテレワークができるもの/できないものに分類することで、必要なツールが見えてきます。全ての業務をやみくもにテレワーク化するのではなく、部署ごと・業務ごとなど小さく始めてみることが肝心です。

■就業規則等の確認

テレワーク実施にあたり、就業規則の変更が必要になる事務所もあるでしょう。特に注意が必要なセキュリティ上のトラブルに関して、事前にルールを定めておく必要があります。

■費用負担を定める

在宅勤務の場合、個人の所有しているPCや自宅のインターネット回線・電気などを使用することになります。事務所としてどこまで費用負担するのか就業規則に定めておく必要があります。

■テレワーク時に役立つツールや公的支援の利用を検討

テレワーク導入のハードルを上げているのが、ツール導入時の費用ではないでしょうか。事務所内では、費用をかけてまでテレワークを導入すべきか？と疑問に思うスタッフがいる可能性もあります。
費用面の課題をクリアするために、国が働き方改革の一環で行っている助成金を利用することができます。都道府県や自治体など事務所が所属する地域で助成金を出しているケースもあるため、費用面の不安で迷っている場合には調べてみるといいでしょう。

■テレワーク時のルールや就業規則の変更をスタッフへ周知

働き方の変化に伴い、様々な課題が生じることが予想されます。テレワーク・在宅勤務時のルールを定め、特に不足しがちなコミュニケーションのフォローに努めましょう。テレワーク研修として導入目的やルール、就業規則の変更点などを周知、疑問を解消する時間を設けることも必要です。

■顧客・取引先への事前連絡

テレワークの導入により、電話対応や郵送物の送り先に変化があることも。顧客や取引先からの信用がなにより重要な職種であるため、事前の連絡や説明をしておく必要があるでしょう。テレワークを導入したばかりではツールに慣れておらず不便をかけるかもしれません。事前に知らせておくことで疑問や不信感を和らげるため、事前の周知が重要です。

８. 参考サイト

・日本税理士会連合会「『税理士の業務とテレワーク(在宅勤務)～新型コロナウイルス感染防止対応版～』の掲載について」
・株式会社名南経営ソリューションズ「税理士の業務とテレワーク（在宅勤務）のFAQ　日税連」
・株式会社アックスコンサルティング「士業事務所のテレワーク導入率は36%。全国の士業事務所に緊急アンケートを実施」
・株式会社朝日新聞社 GLOBE+「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」
・株式会社アシロ「弁護士・法律事務所のテレワーク実施は難しい？直面する課題と解決策・テレワーク導入事務所事例あり」

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受付担当者の業務負担を軽減する受付システム。かつては総務など受付担当者が担当者への取次ぎを行っていましたが、訪問者が多い企業ではかなりの業務負担となることから活用が進んでいます。
当記事では、受付システムの活用メリットと製品比較のポイント、受付から直接担当者のスマホを呼び出せるシステムをご紹介します。

コンテンツの目次

1. 受付システムとは
2. 活用メリット
3. サービス比較ポイント
4. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

1. 受付システムとは

受付システムとは、タブレットや専用端末によって受付を行うシステムです。簡単な操作だけで担当者を直接呼び出すことができます。これまで受付担当者が手作業で行っていた来訪者対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化・無人化できるため、業務効率化やコスト削減効果があります。

主な機能は来客受付と担当者への通知、通知時に必要な社員データの登録です。サービスごとに様々な機能があり、来客者の情報管理や入退場記録の管理、他サービス（内線・チャットツール）と連携して通知を行う機能があります。

2. 活用メリット

メリット① 約束相手を直接呼出し、取次ぎの手間を省く

受付システムの機能によっては、システムの操作で直接担当者を呼び出すことが可能です。総務や受付担当者が約束相手を探す手間を省きます。内線やチャットツールなど様々な連絡手段と連携できるサービスが多く提供されているため、自社に適した方法で活用することができます。

メリット② 総務・受付担当者の業務効率アップ

総務や受付担当者は、来客対応以外の業務も兼任していることがほとんど。エントランスからの入電にすぐに対応できるよう気にかけたり、来客の度に業務が一時中断されたりすることは、社員の業務効率を下げる原因になっています。

さらに、多くの方がオフィス中に響き渡る着信音を騒がしく感じたことがあるのではないでしょうか。電話の取り逃がしを防ぐための音量設定とはいえ、担当者以外の集中力にも影響を及ぼすこともあります。受付・取次ぎに伴うノイズを減らすことで、オフィス全体の集中力アップも期待できます。

メリット③ フリーアドレス制にも対応

受付から約束相手を直接呼び出せるシステムでは、フリーアドレス制を採用しているオフィスでも活用が可能です。広いオフィスエリアで約束相手を探し回る必要がなくなるうえ、レイアウト変更も柔軟に行うことができます。

メリット④ セキュリティ対策として

入退室管理システムや入場ゲートと連携するシステムであれば、セキュリティ対策としても活用可能です。盗難や情報漏えいなど万が一の事件が起きた場合に内部にいた人間が分かることで、抑止力にもつながります。また、飛び込み営業など約束のない来客がオフィスに立ち入るリスクを減らすことも可能です。

メリット⑤ 来訪前後の業務も効率化

会議室予約：会議室予約システムと連携することで、会議室の予約・約束相手への連絡・当日の受付に使用するQRコードやパスワード等の送信などまとめて行うことが可能です。担当者の業務を簡略化するだけでなく、約束相手が受付にかかる時間や手間を省けることから活用が進んでいます。

入退室管理：入退室管理システムやスマートロックとの連携により、セキュリティ強化が可能です。生体認証やQRコードでの受付を行うことでセキュリティを強化しつつ受付にかかる時間を削減、スムーズな案内を実現します。

来客者情報管理：かつてはセキュリティ上の理由から、来客者情報を紙に記載する受付スタイルをとる企業も多くありました。しかし、紙媒体への記載・情報保管は煩雑なうえ、データベースへの転記も面倒。受付をデジタル化することで、来客者情報の入力・管理にかかる手間を省くことが可能です。

3. サービス比較ポイント

比較ポイント① 機能

主な機能である受付・担当者の呼び出しの他に、多くの機能を兼ね備えたサービスが提供されています。自社で必要な機能を洗い出し、機能性と価格帯の条件を両方満たすサービスを見つけましょう。

比較ポイント② 導入規模

数十名の社員が働くオフィス・店舗での活用と、広大な敷地で数千人が働く工場での活用ではシチュエーションが大きく異なります。社員それぞれのデスクにビジネスフォンが設置されている、1人一台パソコンを扱っている、社用携帯を支給しているなど、現在の連絡手段を踏まえたサービス選択が重要です。

比較ポイント③ メシステム連携、通知方法

来訪を伝える通知も、内線電話だけでなくPCやスマホで受けることができます。 チャットやメール、専用アプリなどから自社の環境や働き方に合わせて選ぶとよいでしょう。

比較ポイント④ カスタマイズ対応

iPadなどタッチパネル式のシステムでは、システムに表示する内容をカスタマイズできるサービスもあります。
一般的なオフィスでは「総合受付」「部署代表者呼出し」「担当者呼出し」「宅配受付」のように表示しているメニューを、店舗や工場での受付内容に変更すれば顧客の一次受付としてシステムを活用することも可能です。

比較ポイント⑤ 費用

サービスの機能や導入規模により、システム利用料も異なります。平均では月額5,000円～1万円程度であるサービスが多いようですが、規模の大きな事例や最新の認証システム・機能を備えていると月額10万円以上の利用料が発生するケースもあるようです。機能と価格のバランスを加味したサービス選択が必要です。

４. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

特長① 受付から内線で直接担当者を呼出し、総務の業務負担を軽減

エントランスに設置された受付システムから、直接担当者のスマートフォンを呼びだすことが可能です。
テレワーク中や外出中、フリーアドレスでも素早い来客対応が可能になり、受付担当者の負担を軽減します。

特長② 用途に合わせてカスタマイズ可能、幅広いシチュエーションに対応

場面や用途に合わせて表示メニューを変更することが可能です。
表示内容をカスタマイズすることで、シェアオフィスでの受付として、店舗での一次受付としてなど幅広いシチュエーションに対応することができます。

５. アプリインストールでスマホを内線化するクラウドPBX「MOT/TEL」

特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長③ 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長④ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

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近年では、固定電話の利用は減ってる一方、まだまだ利用している会社もあります。
根強い「固定電話への信頼性」と「スマホの固定電話としての活用の不安」がその理由です。
しかし、その問題を解決し、社会的信頼性の確保と業務効率化を両立してスマホを固定電話として使用する企業が増えています。
固定電話番号をスマホで利用すると、外出先でも会社の電話番号で発着信ができるようになるなど、業務の効率性が高まるからです。

コンテンツの目次

1. ビジネスに固定電話番号は必要？携帯番号を使用するリスク
2. 固定電話のデメリット
3. 固定電話番号を利用できる新たな選択肢「クラウドPBX」
4. 固定電話番号をスマホで利用するメリット
5. スマホを固定電話として利用するデメリット
6. スマホを固定電話として使用する3つの方法
7. アプリインストールでスマホを内線化！クラウドPBX「MOT/TEL」
8. まとめ

ビジネスに固定電話番号は必要？携帯番号を使用するリスク

ビジネスの場において、固定電話番号は現在でも「法人としての信用を表すもの」として認識されています。
起業したての法人や個人事業主など携帯電話の番号を仕事で利用しているケースもありますが、取引先や顧客からの信用を得にくいというリスクがあります。
信用度合いは仕事の獲得や売り上げに影響する場合もありますし、銀行口座開設など法人の電話番号が必要な手続きができないといったことに繋がるリスクも。

また、プライベートの携帯番号を仕事に使用すると、プライベートの時間にも仕事の電話が鳴り、プライベートが浸食されてしまったり、個人情報を公にすることによるトラブルが発生する危険性もあります。
以上の理由から、ビジネスに固定電話番号は事実上避けられない存在のものであると言えます。

固定電話のデメリット

固定電話番号を利用できるものといえば固定電話（ビジネスフォン）ですが、固定電話にはデメリットもあります。
まず固定電話には電話回線が必要なので、固定電話を使うためには電話回線を引く必要があります。 設置のための工事の分は、当然追加で費用がかかってしまいます。

固定電話のデメリットは目に見える費用だけではありません。
例えば外回りが多い営業所やオフィスが無人になる時間帯がある小規模拠点では、電話対応のためスタッフがデスクにいなければならない固定電話に、使いづらさを感じる人もいます。
さらに、通常の固定電話ではテレワークや外出中の社員宛てにかかってきた電話は取次ぎ・折り返しが必要になるため、出社している人の電話業務負担が大きくなってしまいます。
それだけではなく、電話対応のためのスタッフがデスクから離れていた間に電話が来たときは、取り逃がしによるビジネスチャンスの低減にも直結してしまうのです。

「信頼のため固定電話番号は使いたいけれど、固定電話の問題や負担が大きい……。」 そんな電話業務のお悩みを解決するのが、「クラウドPBX」です。

固定電話番号をスマホで利用できる新たな選択肢「クラウドPBX」

■クラウドPBXとは？

クラウドPBXは、従来ビジネスフォンでしかできなかった様々な機能を、スマートフォンやPCで利用することができます。
アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。

機能はクラウドPBXを提供するサービスによって異なりますが、外線通話・内線通話だけでなく、転送やグループ着信、営業時間外にメッセージを流すといったスケジュール設定ができるサービスもあります。

営業時間中はスマホで電話を受けて、営業時間外は留守番電話が流れるように設定することもできますし、一時的にスマホで電話を受けないように設定することもできるので、プライベートが侵害されることも防げます。

固定電話番号をスマホで利用するメリット

・固定電話の代表番号をスマホで利用できる

外出先でも代表番号宛ての電話を取れるため、ビジネスチャンスを逃しません。
担当者が外出中ですぐに対応ができず、折り返し電話をしても先方のタイミングが合わなくて連絡がつかない事態を避ける事ができます。
また、代表番号ではなく携帯番号からの折り返し連絡は、番号が異なるため出てもらえない可能性もあります。

・コストを抑えられる

固定電話の代表番号をスマホで利用すると、さまざまな場面でコスト削減につながります。
電話対応だけのために従業員を確保する必要がなくなり、人件費を削減できます。
個人スマホをそのまま併用できるので、社用の端末を新たに準備するコスト、また、多くの場合、端末同士が内線として通話できるので、通信費の削減も可能です。

・信頼性の高い連絡先の確保

固定電話番号は、特にビジネスシーンや公式な手続きでの信頼性が高いとされます。
この番号をスマホで利用することで、信用を損なう事なく固定電話番号をスマホで利用するという柔軟な連絡対応が可能になります。

スマホを固定電話として利用するデメリット

一見、メリットばかりのような「スマホで固定電話番号を利用する」という事。
しかし、乗り換えるのに不安やデメリットに感じられている事もあります。

・通話品質が不安

クラウドPBXサービスを利用する場合、インターネット回線の状態が通話品質に直結します。
回線が不安定だと、ハウリングやノイズ・ラグが発生したり、通話が突然切れてしまうこともあります。
大切な商談の際に通話品質が悪いと、話がスムーズに進まなかったり相手に不信感を与えかねません。
通話品質が不安定だと業務の効率化にもつながらない結果となり、固定電話番号をスマホで利用する上での不安となります。

・セキュリティリスク

スマホで業務を行う場合、セキュリティ面のリスクも懸念されます。
スマホを紛失したり、盗難に遭ったりした場合も会社の機密情報が漏洩するおそれがあります。
また、特にクラウドPBXで通話をするときは、ネットに接続するため十分な情報セキュリティ対策が必要であるなど、十分な知識がないと不安に感じてしまう事もあります。

・プライベートとの区別

端末を会社が用意してくれるケースもありますが、私用のスマホを使う事が多いので、仕事とプライベートの境界があいまいになりやすい一面もあります。
オンとオフの切り替えがしにくく、プライベートな時間に影響がある事が懸念されます。
退勤した後や休みの日にも仕事の電話がかかってくることがあったり、従業員によってはオーバーワークになるケースがあります。

デメリットとされる「固定電話番号をスマホで利用する際の不安面」も、クラウドPBX「MOT/TEL」なら、不安なく解決します。

スマホを固定電話として使用する3つの方法

スマホを固定電話として使用する方法は、3つあります。
スマホの固定電話化を考えている企業の方は、目的や、規模などを参考にどの方法で導入するか検討してみてください。

電話転送サービス

電話転送サービスを使って、固定電話番号にかかってきた電話を登録してあるスマホの番号に転送する方法です。転送サービスは、多くの場合電話回線業者がオプションとして取り扱っています。
スマホさえあれば、固定電話にかかってきた電話を受ける事ができます。
会社にかかってくるすべての電話がスマホに転送される事、転送元に通話料金がかかるため、電話の回数が多いほどコストが高くなる事に注意が必要です。
そして、転送先として登録できる電話番号はひとつだけです。
スマホで折り返すと、スマホの番号が相手に通知されます。その番号を知らない相手だと警戒されてしまい、出てもらいにくくなる可能性もあります。

固定電話番号取得サービス

固定電話番号取得サービスとは、物理的な電話回線を引かずに、スマホに専用のアプリを入れて固定電話番号を使った発着信を可能にするシンプルなサービスです。
アプリをインストールするだけで簡単に利用できます。
スマホ、PC、タブレット、またはIP電話機で利用でき、月額料金や通話料がかかりますが、導入コストが抑えられます。月額はかかるものの、通常の固定電話回線よりも安価です。
また、基本的な発着信や留守番電話が利用可能ですが、高度な機能（自動応答や内線通話など）は基本的に利用できません。
自宅用に市外局番付きの信頼性ある番号を持ちたい個人利用や、複数の番号管理や高度な通話分析を必要としない店舗やサービス業に向いています。

クラウドPBX

クラウドPBXは、従来のPBX（構内交換機）をクラウド上で実現したサービスで、ビジネス用途に特化した電話番号運用と管理のための高度なシステムです。
電話転送サービスのような電話をそのまま転送するものではなく、インターネットを介して発着信するため、スマホだけではなくパソコンでも固定電話番号を使った通話が可能です。
内線通話（オフィス内外問わず）、自動応答（IVR）、通話履歴管理、録音機能、外部ツール連携（CRMやチャットツールなど）の多彩な機能が特徴です。

導入費用が安く、電話転送サービスのように転送するたびに通話料金が発生しないため、通話にかかるコストが抑えられます。しかし、固定電話番号取得サービスよりは初期費用や月額料金が高額になる場合が多いです。
設定や管理に一定の技術的知識が必要になる場合がある事とインターネット環境によっては通話品質が不安定になる可能性があるので注意が必要です。
中小企業・大企業、多拠点での内線管理や複数番号の一元管理が必要な場合や、遠隔地の従業員にも社内電話番号を付与したい場合、コールセンター業務や顧客管理システムと連携して通話分析を行う場合に適しています。

アプリインストールでスマホを内線化！クラウドPBX「MOT/TEL」

クラウドPBX「MOT/TEL」は、15年以上の開発実績を持つクラウドPBXで、日本独自のビジネスフォンに合わせた馴染みやすい操作性が持ち味です。 MOTシリーズは累計27,500社以上の導入実績があり、サポート体制も評価されています。

特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。アプリでは「今外線を受け付けない」「今内線の着信を受け付けない」といった設定を個別に行えるので、プライベートの時間もしっかり守ります。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長③ 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長④ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

特徴⑥ 安定した通話・地域専門サポート

一般的なクラウドPBXでは、1つのデータセンターへ接続が集中する為、時間帯によっては通話が不安定になる場合があります。
モッテルでは、東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州へそれぞれ専用データセンターを設置することで安定した通話を提供、お近くのエリアからサポートいたします。

まとめ

スマホで固定電話番号を利用できるクラウドPBXサービスをご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。

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会社に自分宛ての電話があったとき、席を外していて対応できなかった経験は誰にでもあるのではないでしょうか。特に、近年テレワークが普及しオフィスの在り方が変わったことから、電話対応の課題を抱える企業も少なくないようです。
当記事では、会社への着信をスマホで受ける方法をご紹介します。

コンテンツの目次

1. 会社の番号をスマホで受けるメリット
2. 方法① 電話転送サービスを使う
3. 方法② アプリをインストールするだけ！クラウドPBXを使う
4. まとめ

会社の番号をスマホで受けるメリット

会社の番号で発信するメリットには以下のようなものがあげられます。
取引先やお客様からの信用にも関わる事項もあり、「会社の番号をスマホで受ける」を実現する重要性が分かります。

・取次ぎ・折り返しなど電話対応業務の負担を減らす
・電話の取り逃がしによるビジネスチャンスの低減を防ぐ
・電話がつながらないことによるクレームを防止
・電話対応の担当者が不要になる。テレワークも可能に

方法① 電話転送サービスを使う

■電話転送サービス「ボイスワープ」とは？

NTTが提供している電話サービスを利用している場合、固定電話への着信をスマートフォンに転送する「ボイスワープ」というサービスを使うことができます。

ボイスワープを使うとあらかじめ設定しておいた電話番号に着信を転送することができ、「すべての着信を転送」「一定時間オフィスの固定電話を鳴らして応答しない場合に転送」など、自社の電話対応状況に応じた設定を行うことが可能です。

■電話転送サービスのデメリット

オフィスを空ける時間帯が多い営業所や小規模拠点を中心に活用されている転送サービスですが、電話対応にかかる費用がかさむというデメリットがあります。

下記の月額使用料に加え、固定電話・携帯電話の通話料金がかかるため、複数台の携帯へ転送したいなど拠点の規模によっては、方法②で紹介するクラウドPBXの活用がおすすめです。


参考：NTT「ひかり電話ボイスワープ」

方法② アプリをインストールするだけ！クラウドPBXを使う

■クラウドPBX「MOT/TEL」とは？

2つめの方法は、クラウドPBXを活用する方法です。クラウドPBX「MOT/TEL」では、従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能をスマートフォンやPCで行うことができます。アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。

機能例：外線通話・内線通話・転送・グループ着信・通話履歴の表示・スケジュール設定（曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など設定）

特長① 会社番号への着信を個人のスマートフォンで対応

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。個人の携帯番号を伝えるリスクやお客様に与える不信感を低減。電話の取次ぎや折り返し業務の手間を省きます。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特徴③ 運用方法に合わせて詳細設定が可能

特定のグループ（部署や拠点）に所属する社員が同時に着信するグループ着信や、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、社内の運用に合わせて詳細な設定を行うことができます。
着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）など、業務を効率化する機能も多数搭載されています。
→MOT/TEL機能一覧

特長④ 社員間の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長⑤ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

まとめ

会社の固定電話への着信をスマホで受ける2つの方法をご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。

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オフィス外出時や在宅勤務時など、スマホから取引先・お客様へ電話をかけるシチュエーションは多くあります。しかし、携帯電話番号からの発信では会社の信用にも関わる様々な課題があり、「携帯電話・スマホから個人の番号とは違う会社の電話番号で発信する」ことのニーズが高まっています。
当記事では、スマホから会社の番号で発信するクラウドPBX（クラウド電話）をご紹介します。

コンテンツの目次

1. スマホから会社の固定電話番号で発信できるクラウドPBX
2. スマホを固定電話化して会社の番号で発信するメリット
3. スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめ
4. クラウドPBX「MOT/TEL」の特徴
5. まとめ

スマホから会社の固定電話番号で発信できるクラウドPBX

テレワークの普及などにより会社や事務所の固定電話で発信することができないケースが増え、個人の携帯電話番号を業務で利用しなくてはいけないケースが増えています。個人の携帯電話番号で業務を行うと顧客・取引先に番号が知られてしまい業務時間外や休日に連絡が来てしまう、私的な連絡が来てしまうといったデメリットがあります。

そのような課題を解決する方法がスマホの固定電話化です。スマホを固定電話化すると会社の電話番号を使って発着信ができるだけでなく、事務所の固定電話のように社員同士で内線通話をしたり電話を一度保留にして別の人へ取り次いだりすることもできるようになります。このスマホの固定電話化が可能なのがクラウドPBXというサービスです。

■ クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上にあるPBX（電話を制御する装置）とインターネット経由でつなぎ会社番号を使った電話ができるサービスです。テレワークの普及に伴い会社の電話をビジネスフォンではなくクラウドPBXを選択する会社が増えています。

スマホを固定電話化して会社の番号で発信するメリット

社員がお持ちのスマホから従来のスマホ番号とは違う会社の番号で発信するメリットは以下のようなものがあげられます。取引先からの信用や従業員の満足度など、経営に関わる重要なメリットも存在します。

■ プライバシー

・個人の番号を取引先や顧客へ通知する必要がなくなる
・個人番号を使用することで起きるトラブル（ストーカー被害や迷惑電話など）防止できる

■ 公私の切り分け

・折り返しが会社宛てに着信するするので有給の際に個人あてに着信が来ない

■ 業務効率

・携帯番号だと不審がられ、電話に出てもらえないことが無くなる
・出先でも在宅勤務でも会社の電話番号で発信できる

■ コスト

・社用携帯を支給する必要がなくなる

スマホから会社の番号で発信するメリットは上記のように多くあります。

スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめ

スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめです。クラウドPBX「MOT/TEL」は特許庁など官公庁、上場企業、コールセンターにも多数導入されている信頼のクラウドPBXシステムです。

クラウドPBX「MOT/TEL」導入することでスマホから個人の携帯電話番号とは異なる会社の番号で発信できるようになります。どこでも会社番号を使った発着信ができるので社外での活動が多い営業担当やテレワーク勤務者などの電話業務を効率化することができます。

クラウドPBX「MOT/TEL」の特徴

特長1 スマホをアプリで内線化することにより個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長2 複数の番号から発信番号を選択できる

クラウドPBX「MOT/TEL」のアプリでは、発信の際に通知できる番号を選択することができます。例えば、会社の代表番号と部署の番号や個人直通の番号・子会社の番号・イベント用の番号などです。

特長3 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長4 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長5 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴6 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

まとめ

スマホから固定電話番号で発信できるようになると個人の携帯電話番号を使わない・社用携帯の2台持ち不要など様々なメリットがあります。この機会にぜひご検討ください。

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IVR（電話自動応答）とは、電話をかけてきた人に対して自動音声で案内を行い、プッシュボタン操作（または音声入力）によって適切な担当部署や情報に誘導するシステムです。　
コールセンターやコンタクトセンターなどで広く利用されてきましたが、安価に豊富な機能が利用できるIP-PBXやクラウドPBXの登場で一般企業にも利用されつつあります。そこで本記事では、IVR（電話自動応答）機能の導入メリットやIVR（電話自動応答）が利用できる電話サービスについてご紹介いたします。

コンテンツの目次

1. IVR（電話自動応答）とは
1. IVR（電話自動応答）の仕組み
2. IVR（電話自動応答）3つの種類
3. VRUとの違い
4. ボイスボットとの違い
2. IVR（電話自動応答）の導入メリット
1. 取次業務の効率化
2. オペレーターの人件費削減
3. 顧客満足度の向上
4. 24時間365日稼働、機会損失を防ぐ
5. 応答率の向上
6. 電話番号の削減
7. お客様への周知が不要
8. 営業電話・間違い電話の削減
9. 顧客管理がしやすくなる
10. 問い合せ内容に優先順位を付けられる
3. IVR（電話自動応答）導入の注意点
1. 顧客にストレスを与えるリスクがある
2. 正確かつ網羅的なシナリオ設計が必要
4. IVR（電話自動応答）の費用
1. オンプレミス型IVR（電話自動応答）の費用
2. クラウド型IVR（電話自動応答）の費用
3. ビジュアルIVR（電話自動応答）の費用
5. IVR（電話自動応答）の選び方
1. 機能で選ぶ
2. 使いやすさで選ぶ
3. 企業規模で選ぶ
4. 料金で選ぶ
5. サポート体制で選ぶ
6. IVR（電話自動応答）業種別導入事例
1. コールセンター
2. 金融機関
3. ECサイト
4. 医療機関（病院・クリニック）
5. 飲食店・カフェ
6. ホテル・旅館
7. 不動産
7. IVRサービス比較表
8. IVR（電話自動応答）機能が使えるクラウドPBX「MOT」

1.IVR（電話自動応答）とは？

IVR（自動音声応答）とは、顧客からの電話に対して、自動音声で案内や情報提供を行うシステムのことです。
顧客は、プッシュ操作や音声操作で選択肢を選び、必要な情報にアクセスしたり、適切な担当者へ転送されたりします。

IVR（電話自動応答）の仕組み

IVRは、顧客からの電話を受けると、事前に録音された音声ガイダンスを流します。
顧客は、ガイダンスに従ってプッシュ操作を行い、必要な情報やサービスを選択します。

具体的な仕組みを詳しく見ていきましょう。
オフィスの代表番号は、1番着信が多くかかってきて、新規のお客様・既存顧客・取引先・セールスなど様々な方からの着信があります。この際、従来であれば会話を開始するまでは発信者がわからないので1回対応して担当へ取次ぎを行うケースが多いですが、IVR（電話自動応答）では直接、新規のお客様は営業担当・既存顧客はサポート担当・取引先は業務担当などへ着信させることができます。

また、サービス毎個別に電話番号を取得しているような場合だと内容別に振り分けることもできます。
例：サービスの新規導入については1を、使い方については2を、その他は3を押してください。

この様に直接担当へ着信させ取次ぎ業務の削減ができる点がIVR（電話自動応答）機能の最大のメリットです。

【電話対応で1日が終わる…】 自動音声応答（IVR）で仕分けたら、業務が回り始めた話

業務に集中したいのに、次々とかかってくる電話対応に時間を取られていませんか？
特に、「営業のお断りばかりで手が止まる」「社内の担当者に取り次ぐだけの電話が多い」などの課題がある場合、自動音声応答（IVR）の導入が効果的です。
本資料では、クラウド電話「MOT/TEL」のIVR機能を活用して電話対応の無駄を減らし、
オフィス全体の生産性を高める方法を紹介しています。...

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IVR（電話自動応答）3つの種類

オンプレミス型 「オンプレミス型IVR（電話自動応答）」は、ソフトウェアおよびハードウェアを自己管理し、独自にシステムを構築する運用形態を指します。この方法は、組織のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできる利点がありますが、必要な機器の調達やインフラの維持管理に関連するコストが高くなる可能性があります。
「オンプレミス型IVR（電話自動応答）」を導入する際には、コールセンター内部にIVR（電話自動応答）専用の機器を設置することになります。これにより、組織内で保持している顧客情報とのシームレスな連携が可能となり、既存の電話番号をそのまま活用することもできます。ただし、この手法には環境の構築に数か月以上の時間がかかる場合や、システムの保守管理に関連する負担が生じる可能性があります。

クラウド型 「クラウド型IVR（電話自動応答）」は、インターネット上に構築されるため、自社環境や機器の用意が不要です。これにより、初期費用が低く抑えられ、利用開始までの時間も短縮されます。IVR（電話自動応答）機器はクラウドサーバーに設置されるため、インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能。初期費用は割安であるか無料の場合もありますが、月額使用料がかかります。オンプレミス型IVR（電話自動応答）とは異なり、柔軟な運用が可能で、スムーズな導入が可能です。

ビジュアル型 「ビジュアルIVR（電話自動応答）」は、音声ではなく画面を使用して自動応答するシステムです。通常のIVR（電話自動応答）では音声案内で選択するのに対し、ビジュアルIVR（電話自動応答）では画面を通じてメニューを選びます。直感的な操作で多くのユーザーに使いやすく、電話をかけなくても解決できますが、専用アプリや電話が必要な課題もあります。

ビジュアルIVR（電話自動応答）は、スマホやパソコンのWebサイトで案内を可視化するIVR（電話自動応答）です。電話口でURLを送り、そのサイトで問題解決手続きを行います。顧客は目で見て操作できるため、聞き逃しを防ぎ便利です。また、チャットボットやFAQへの案内にも利用可能で、顧客自身で問題を解決する仕組みを作ることで、オペレーターの負担を減少させ、人件費削減に寄与します。

VRUとの違い

「IVR（電話自動応答）」は「Interactive Voice Response」の略で、「電話自動応答システム」として知られています。「VRU」は「Voice Response Unit」の略で、「音声応答装置」とも呼ばれます。
・IVR（電話自動応答）（Interactive Voice Response）…電話自動応答システム
・VRU（Voice response unit）…音声応答装置
これらは名前が似ており、同じように使われることもありますが、詳しく分けると、「VRU」は発信者の情報を保管し、それに応じて誘導することができるため、目的に合わせた運用が可能です。これに対して「IVR（電話自動応答）」は、一般的な電話自動応答を指し、個別の情報保管という点では「VRU」とは異なるものと言えます。

ボイスボットとの違い

「ボイスボット」は、人工知能（AI）を備えた自動音声応対システムを指します。一方「IVR（電話自動応答）」は、顧客が案内を聞いてボタンを操作し、録音された音声が再生される自動応答システムです。ボイスボットは顧客の発話に適応してシナリオを進めるため、個別対応が可能です。

2.IVR（電話自動応答）導入メリット

取次業務の効率化

IVR（電話自動応答）は自動音声に一次対応をさせ、要件に応じた番号を顧客に入力させるという仕組みのため、オペレーターの負担を軽減し、電話対応を効率化できます。

オペレーターの人件費削減

IVR（電話自動応答）の導入は、コールセンターの生産性向上やオペレーターの人件費削減に寄与します。問い合わせ内容ごとの振り分けにより、オペレーターは特定ジャンルに特化し、スキルを高めた専門分野に集中できます。これにより生産性が向上し、多くの顧客からの問い合わせにスムーズに対応可能となります。

また、問い合わせの少ない時間帯にIVR（電話自動応答）を活用することで、人件費を節約しながらコールセンターを効率的に運用できます。さらに、社員研修では特定分野に集中した教育が行え、育成コストの削減や新人オペレーターの早期戦力化が促進されます。人手不足の窓口にも有効です。

また、少人数経営の企業では電話対応に多くのリソースが割かれ、他の業務への対応が難しくなります。IVR（電話自動応答）の導入により、電話がかかってくるタイミングに関するストレスを軽減できる点も魅力的です。

顧客満足度の向上

保留時間や担当窓口への待ち時間の削減、さらに複数のスタッフへ同じ説明をする手間の削減により、顧客の満足度向上が期待されます。

24時間365日稼働、機会損失を防ぐ

IVR（電話自動応答）は24時間365日対応で、オペレーター不在時でも自動問い合わせ受付が可能。機会損失を防ぎ、問題解決のタイミングで効果的な対応が実現します。導入により、24時間電話受け答えが可能で、人件費削減も。営業時間外や深夜でも対応可能で、取りこぼしを防止します。

応答率の向上

IVR（電話自動応答）の採用により、基本的な情報は自動音声ガイダンスが担当し、専門的な問い合わせや詳細な商品情報に限ってオペレーターへ接続することで、応答率の向上が期待できます。通信回線が混雑する際にも、電話接続の障害を最小限に抑え、オペレーターの負担軽減に寄与します。また、「あふれ呼」問題に対しても有効な対策となります。このようなIVR（電話自動応答）の適切な活用により、効率的なカスタマーサポートを提供することが可能です。

電話番号の削減

従来、電話番号を複数取得して運用が必要な場合でも直接問合せ内容などによって担当者へ着信させることができるIVR（電話自動応答）を利用すると複数の電話番号が不要になります。電話番号が削減されれば、それに伴う番号の管理も不要になります。多くの電話番号があると何の用途用の番号なのか分からなくなったり「使われている」or「使われていない」といった番号管理がなくなります。

お客様への周知が不要

用途毎に電話番号を発行しているとそれぞれに適切な番号を周知する必要があります。しかし、周知してもお客様が適切な番号へ発信してくれる保証もありません。また、番号がわからなくなった際には代表番号へ発信されることも多いです。その為、IVR（電話自動応答）機能を利用して周知する番号を最小限に抑えることで、周知の手間を削減できます。

営業電話・間違い電話の削減

電話の中には対応が不要な営業電話/セールス電話や間違い電話などもあります。従来の様に着信をそのまま対応する場合だと営業電話や間違い電話も対応することになってしまいます。
しかし、従業員が対応する前にワンクッションとしてIVR（電話自動応答）があると、営業電話や間違い電話の発信者は通話を切ることも多く従業員が対応する電話件数を削減する効果があります。
実際に弊社でIVR（電話自動応答）機能を導入した際の着信件数データが下記[図1]で、導入前後の1日の平均受電件数を表しています。導入前の受電件数の平均が347.8件に対し、導入後の平均は272.5件と2割程削減されています。

　　

削減された電話の内訳は下記[図2・図3]の用に「ワンギリ・間違い電話」や「営業電話」であり不要な電話が削減されていることが分かります。

　　

導入前：68件    導入後：13.25件

約80％の削減

　　

導入前：9件    導入後：3.5件

約60％の削減

　

顧客管理がしやすくなる

IVR（電話自動応答）は、顧客管理システムを一般的に組み込んでおり、顧客ごとに電話履歴の確認やメモの記録が可能です。利用するほど顧客データが蓄積され、データ分析により顧客のニーズを洞察できます。

例えば、どの時間帯に多くの問い合わせがあるか、どのようなクレームが頻繁に発生するかなどを分析することで、顧客の要望や商品・サービスへの評価が明らかになります。これにより新商品開発や広告戦略に活かすことが可能です。

また、電話対応時に過去のやり取りや注文履歴を参照しながら会話できるため、個別の顧客に合わせたきめ細かな対応が実現します。

問い合せ内容に優先順位を付けられる

IVR（電話自動応答）では、最初に自動音声が問い合わせ内容を複数のカテゴリに分け、カテゴリに基づいてオペレーターへの優先順位を付けています。

優先順位付けにより、消費者は適切なスキルや知識を持つオペレーターに繋がり、問題解決の可能性が高まります。結果、顧客満足度が向上し、信頼関係を築くことができます。

3.IVR（電話自動応答）導入の注意点

顧客にストレスを与えるリスクがある

導入に際して、顧客が自動音声ガイダンスを煩わしく感じることがあることは事実です。IVR（電話自動応答）の自動音声ガイダンスは、どの用件でも音声を聞いてボタンを押さなければオペレーターに繋がらないため、時間がかかることがあり、ユーザーにストレスを引き起こす可能性があります。

特に急いでいる場合には、顧客へのストレスが増大するリスクが考えられます。また、全ての質問を聞かないと次に進めない、ボタンの操作ミスや質問の聞き漏れがあると最初からやり直しが必要など、顧客にとってストレスを感じる要因が存在します。

IVR（電話自動応答）導入時には、顧客の利便性とストレス軽減のバランスを考慮し、システムの設計や運用に注意を払うことが重要です。

正確かつ網羅的なシナリオ設計が必要

シナリオ設計が不十分だと、結局オペレーターへ問い合わせが集まってしまう可能性があります。振り分け先の細かな設定や複雑なメニュー構成は、音声ガイダンスの長さを増やし、顧客の判断を困難にする可能性があります。操作ミスでやり直しが発生すれば、時間と手間がかかります。利便性を損なわないよう、適切な導線設計が必要です。

正確かつ網羅的なシナリオ設計が不可欠です。不正確な回答は顧客満足度を低下させ、有人対応増加の可能性があります。複雑なコールセンターでは、IVR（電話自動応答）の設定だけでは対応できない問い合わせも多く、IVR（電話自動応答）の利点を活かせなくなるかもしれません。適切なシナリオ設計により、効果的なIVR（電話自動応答）活用を実現しましょう。

4.IVR（電話自動応答）の費用

IVR（電話自動応答）の料金形態は、主に「初期導入費用」「月額利用料」「追加オプション費用」などで構成されます。費用は、利用する回線数や席数に応じて変動します。ベンダーによっても異なりますが、一般的な目安は下記料金です。

初期導入費用：約30万円～80万円程度
月額利用料：約1万5,000円～15万円程度

コストを抑えて導入するためには、クラウド型のIVR（電話自動応答）を選ぶことや、必要な機能だけを組み合わせたパッケージサービスを利用することも考慮しましょう。また、費用比較を行うためには、複数のベンダーから見積もりを取ることがおすすめです。

オンプレミス型IVR（電話自動応答）の費用

オンプレミス型IVR（電話自動応答）の導入には以下のような費用がかかります。 システム構築費用：大規模なCTI（コンピュータ電話統合）システムを自社で構築し、運用・管理するための初期費用がかかります。システムの構築には1年ほどの時間がかかる場合があります。
初期導入費用：システム構築に関連する初期費用が高額になることがあります。例えば、回線工事費などの費用がかかることがあります。初期費用の相場は数百万円から数千万円になることがあります。
月額使用料：IVR（電話自動応答）サービス利用に関する月額使用料が発生します。これにはIVR（電話自動応答）の機能利用料や通信料などが含まれます。月額使用料の相場は数万円ほどです。
保守・修理費用：IVR（電話自動応答）システムの保守・修理には専門的な知識が必要です。トラブルが発生した場合、外部の業者に修理を依頼するか、社内に保守管理の人材を常駐させる必要があります。これに関連する費用も考慮する必要があります。
運用コスト：システムの運用には人員や設備が必要です。これに関連する給与や設備費用などの運用コストも考慮する必要があります。

オンプレミス型IVR（電話自動応答）の導入は、自社でシステムを管理・運用するための柔軟性やセキュリティを提供しますが、一方で初期費用や運用コストが高くなる可能性があることを考慮して検討する必要があります。

クラウド型IVR（電話自動応答）の費用

クラウド型IVR（電話自動応答）の導入には以下のような費用がかかります。
初期導入費用：クラウド型IVR（電話自動応答）は、IVR（電話自動応答）サービスを提供している会社のサーバーを利用するため、自社でシステムを構築する必要がありません。

そのため、オンプレミス型に比べて初期費用を抑えることができます。初期費用の相場は30,000円から50,000円程度になることがあります。
月額使用料：クラウドサービスを利用した場合、月額使用料が発生します。これにはIVR（電話自動応答）の機能利用料やクラウドサーバーの利用料などが含まれます。月額使用料の相場は約3,000円ほどですが、サービス提供会社や利用する機能によって異なる場合があります。

クラウド型IVR（電話自動応答）は、導入の際の初期費用を抑えつつ、柔軟なスケーリングやメンテナンスの負担軽減を実現できるため、多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。導入前にサービス提供会社の料金プランや機能をよく確認し、自社のニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。

ビジュアルIVR（電話自動応答）の費用

ビジュアルIVR（電話自動応答）の導入には以下のような費用がかかることがあります。
初期導入費用：ビジュアルIVR（電話自動応答）は音声だけでなく、スマートフォンやWebサイト、アプリを通じて対話するため、それらのプラットフォームに関する設定や開発が必要です。このため、初期費用にはサイトやアプリの設定や開発コストが含まれます。初期費用の相場は約500,000円程度になることがあります。
月額費用：ビジュアルIVR（電話自動応答）の場合も、月額の利用料が発生します。これにはビジュアルIVR（電話自動応答）の機能利用料やプラットフォームの利用料などが含まれます。月額費用の相場は約20,000円程度ですが、提供会社や機能によって異なる場合があります。

ビジュアルIVR（電話自動応答）は、顧客とのインタラクションを視覚的に行えるため、特に商品の案内やサービスの説明、トラブルシューティングなどで有用です。導入前に、ビジュアルIVR（電話自動応答）の設定やカスタマイズにかかる費用をよく理解し、自社のニーズに合ったプランを検討することが重要です。

5.IVR（電話自動応答）の選び方

機能で選ぶ

IVR（電話自動応答）のサービスには、様々な機能が組み込まれていることがあります。機能が充実しているIVR（電話自動応答）は利便性が高い反面、自社に不要な機能が含まれている場合もあります。不要な機能が多い場合は、必要な機能のみを備えたIVR（電話自動応答）を選んでシンプルな運用を考えることが管理の面でも有利です。基本的な自動応答や電話振り分け機能に加え、顧客管理や自動発信、通話モニタリングなどの付加機能を必要に応じて選ぶことが良いでしょう。

使いやすさで選ぶ

IVR（電話自動応答）サービスには、サービスプロバイダーによるカスタマイズタイプと、利用者自身がカスタマイズするタイプが存在します。前者は企業の独自性を高める一方、導入に数日から数か月かかることがあります。後者は申し込んだ日から稼働可能な場合もあり、使い勝手の良さが重要です。従業員や顧客が迅速に使いこなせるシステムは、定着しやすいでしょう。

企業規模で選ぶ

IVR（電話自動応答）システムは、少人数経営の企業から大規模なコールセンター向けまで、さまざまなタイプが存在します。自社の経営規模に最適なIVR（電話自動応答）システムを選択することが重要です。また、将来的な規模拡大を考える場合は、柔軟なプラン変更が可能なIVR（電話自動応答）を選ぶことがおすすめです。

料金で選ぶ

IVR（電話自動応答）選びにおいて、料金は重要な要素です。IVR（電話自動応答）サービスの料金は、初期導入費用や月額基本料、追加機能の利用料などから成り立っています。利用者数の増加に応じて追加料金が発生する場合も多く見られます。

サポート体制で選ぶ

IVR（電話自動応答）の導入時には、ベンダーによるサポート体制の違いが重要です。特に初めてのIVR（電話自動応答）導入では、熟練したサポートがあるベンダーを選ぶことが安心感をもたらします。一部のベンダーはIVR（電話自動応答）を専業としていない場合や、最低限のサポートしか提供しない場合もあるため、事前に確認が必要です。また、運営者側のサポートも重要です。多くのプランが存在する中で、自社の目的に合ったプランを選ぶことは容易ではありません。この点で、親身なサポートを提供してくれる運営者を選ぶことも一つの判断基準となります。適切なサポートを受けることで、IVR（電話自動応答）の導入から運用までスムーズに進めることが期待できます。

6.IVR（電話自動応答）業種別導入事例

コールセンター

IVRを活用することで、問い合わせ内容に応じた自動振り分けが可能となり、オペレーターの負担軽減や待ち時間の短縮を実現。営業時間外には録音対応やFAQ案内を行い、24時間体制でのサポート体制構築にも貢献しています。

金融機関

残高照会や振込、カード停止など、よくある手続きはIVRで自動案内することで、セキュリティと利便性を両立。本人認証と組み合わせれば、オペレーターを介さずに一部のサービスを完結でき、業務効率と顧客満足度の向上を実現します。

ECサイト

配送状況の確認や返品・交換対応、注文内容の照会など、IVRで顧客の選択を誘導し、必要な情報や部門に自動転送。問い合わせの内容を事前に把握できるため、対応のスピードと精度が上がり、顧客対応の質も向上します。

医療機関（病院・クリニック）

診療科目ごとの予約や変更、キャンセル対応をIVRで自動化することで、受付業務を大幅に効率化。緊急性の高い電話を優先的に振り分けることも可能で、医療現場の負担軽減と患者サービスの向上を実現します。

飲食店・カフェ

混雑時の予約受付や営業時間案内、団体予約の振り分けなどをIVRで対応。店舗スタッフが接客に集中できる環境を整えるとともに、予約ミスや対応漏れの防止にも役立ち、顧客満足度向上につながります。

ホテル・旅館

宿泊予約やキャンセル、施設利用の案内をIVRで自動化することで、受付対応の効率が向上。多言語対応の音声案内を導入することで、訪日外国人対応にも役立ち、サービス品質の均一化と業務省力化を両立できます。

不動産

物件情報の案内、内見予約、契約関係の問い合わせなどをIVRで分類・誘導。問い合わせ内容に応じて営業担当や管理部門へ直接つなげることができ、顧客の待ち時間を削減し、商談機会の取りこぼしも防げます。

7.IVRサービス比較表

	MOT/TEL	IVRy	InfiniTalk	DXでんわ	BIZTELコールセンター	Miitel
初期費用	スタンダード 　最大20内線 29,800円～ ミドル　　　　 最大50内線 44,000円～ プレミアム　 最大100内線 98,000円～ プラチナ　 200内線～ 165,000円～	不要	不要	50000円	座席課金プラン初期費用: 50,000円 ライトプラン初期費用: 200,000円 スタンダード30プラン初期費用: 450,000円 スタンダード50プラン初期費用: 8,500,000円	不要
月額費用	スタンダード 　最大20内線 5,980円 ミドル　　　　最大50内線 15,000円 プレミアム　　最大100内線 53,000円 プラチナ　　　200内線～ 106,000円	スターター　3名利用可 \2,980~/月 スタンダード　3名利用可 \4,980~/月 アドバンス　3名利用可 \7,980~/月 エンタープライズ 要相談 ※3名以上　500円/1名	オフィス向けスタートプラン基本料金: 10,000円～ オフィス拡張プラン基本料金: 24,000円～ コールセンタープラン基本料金: 29,800円～	エントリープラン　10000円 スタンダードプラン　50000円	座席課金プラン月額料金: 15,000円／席 ライトプラン月額料金: 81,000円 スタンダード30プラン月額料金: 140,000円 スタンダード50プラン月額料金: 350,000円	月額費用：5,980円（税抜）／ID ※最低契約単位：1ID／単月
トータルコスト	低?中	中	中?高	低	高	中
外線通話	ご利用回線の通話料金に準じる	固定電話・IP電話への発信：10円/分 携帯電話への発信：25円/円 ※スタンダードプラン以上のプランに対応　スタータープランは外線発信不可	国内固定電話: 180秒につき8円 国内携帯電話: 60秒につき16円	ご利用回線の通話料金に準じる	固定電話: 8円/3分 携帯電話・PHS: 18円/1分	固定電話宛：8円/分（税抜） 携帯電話宛：16円/分（税抜）
内線通話	無料	不可	無料	無料	無料	無料
転送費用	無料	固定電話・IP電話への転送 13円/分 携帯電話への転送 28円/分 ※050、固定電話番号をご利用の場合	180秒につき8円 国内携帯電話への発信は60秒につき16円	固定電話への転送　8円/3分 携帯電話への転送　16円/分	固定電話への発信は8円/3分 携帯電話・PHSへの発信は18円/1分	※要問合せ
SMS送信	×	〇	〇	×	〇	×
対象従業員規模	小?中	小?中	中?大		中?大	中
通話録音	〇	〇	〇	〇	〇	〇
CRMとの連携	〇	〇	〇	〇	〇	〇
拡張性	〇	〇	〇	〇	〇	〇
用途	リモート業務、コールセンター業務	自動音声応答	コールセンター業務	オフィス電話	コールセンター業務	営業支援電話
特徴	手軽にスマホで固定番号利用、 コールセンターの構築が可能	ノーコードでIVR構築可能	オムニチャネル対応、高度なCRM連携	クラウドPBX機能、コスト効率が良い	専門的なコールセンター機能、CRM連携	AI分析による通話改善

MOT/TEL

MOT/TELは、スマートフォンやPCを利用したクラウド型IP電話サービス。オフィスの固定電話番号をそのままスマホで利用可能です。
スマホアプリで内線通話や転送可能で、内線、転送にはそれぞれ料金がかからないのでコストの削減に大きく貢献します。
リモートワークや外出先での業務電話対応が強みであり、初期費用や月額が比較的低価格で手頃なので中小企業に向いています。

IVRy

クラウド型IVR（自動音声応答）サービスで、簡単な操作で音声ガイダンスや番号入力受付を設定可能で、電話予約システムや問い合わせ対応の自動化などで活躍します。
月額課金制で利用料金は使用量次第なので小規模ビジネスから中規模まで適応します。
音声応答とデータ収集の組み合わせが得意で短期間で導入が可能です。

InfiniTalk

コールセンター向けのクラウド型電話システムで、中規模?大規模なコールセンター業務で顧客対応の効率化を実現します。
初期費用・月額費用はやや高めで、大規模ビジネスに向きです。
小規模事業にはコスト負担が大きい場合があります。

DXでんわ

法人向けのIP電話サービスでコスト削減と通信の効率化に特化しています。
電話の発着信データ管理ができ、シンプルなUIで使いやすいです。
高度なコールセンター機能がない分、初期費用無料、月額利用料がリーズナブルなのでシンプルにコスト削減と通信の効率化を目指すのに最適で、小規模?中規模オフィスの電話環境を整えます。

BIZTELコールセンター

コールセンター業務向けのクラウドPBXサービスです。
大規模なコールセンター機能があり、音声通話とCRM連携が強力であったりコールモニタリングやレポート作成機能もあるなど充実しており、中規模?大規模なコールセンターの構築に向いています。
専門的なカスタマイズが可能であるため、初期費用および月額料金は高めなので、シンプルな電話システムを求める場合はオーバースペックになる可能性があります。

Miitel

クラウド型IP電話サービスで、通話分析や営業支援に特化しています。
AIを活用した通話内容の分析などで顧客対応の改善に寄与、営業チーム向けに最適化してくれるため、営業活動の効率化やコーチング、通話の品質向上にもつながるので営業活動の効率化を図ることができます。
コールセンター機能は限定的であり、初期費用と月額費用は中程度ですが、分析機能が充実しているため、営業チーム向けに価値が高いサービスです。

【電話対応で1日が終わる…】 自動音声応答（IVR）で仕分けたら、業務が回り始めた話

業務に集中したいのに、次々とかかってくる電話対応に時間を取られていませんか？
特に、「営業のお断りばかりで手が止まる」「社内の担当者に取り次ぐだけの電話が多い」といった課題がある場合、自動音声応答（IVR）の導入が効果的です。
本資料では、クラウド電話「MOT/TEL」のIVR機能を活用して電話対応の無駄を減らし、
オフィス全体の生産性を高める方法を紹介しています。...

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8.IVR（電話自動応答）機能が使えるクラウドPBX「MOT」

電話業務の効率化や無駄な着信の削減効果があるIVR（電話自動応答）機能を弊社で開発からサポートまで一貫して行っている法人電話サービス『MOT/PBX』でご利用いただくことが可能です。
MOT/PBXをご利用いただくことでIVR（電話自動応答）機能で流すアナウンス内容を変更したり、複数階層（番号選択後に再度別のアナウンスを流して問い合わせ内容を細かく分類すること）が利用可能です。
IVR（電話自動応答）機能の詳細はこちら  

MOT/PBXでは従来の法人電話（ビジネスフォン）では利用できない機能が豊富にそろっています。ここではその一部をご紹介します。

スマホ・パソコンで外線の発着信

スマートフォンやパソコンを使って会社番号を使った発着信や内線が利用できます。各端末には専用アプリをインストール/設定を行い、インターネット経由でMOT/PBXと接続することで各機能が利用可能なので在宅勤務などのテレワーク中も利用することができます。

スマホは社員個人の端末でも社用として配布する端末でも利用できます。パソコンは普段業務で利用している端末をそのまま利用することで固定電話を購入する必要がなくなります。

通話録音

スマホやパソコンを使った通話を含め全ての外線を自動で録音することができます。通話データは管理画面からダウンロードできるので、内容の確認やテレワーク中のコンプライアンス順守などの効果があります。

顧客情報の表示（CTI）

着信時に発信者の情報を自動で表示することができます。表示する内容は既存で利用中の顧客管理ソフトや弊社の顧客管理ソフトなど柔軟に変更が可能です。顧客管理へ記録してある過去の取引や電話でのやり取りの履歴を確認しながら電話対応ができるので無駄な質問の削減など電話対応を効率化することができます。

この様に電話業務はIVR（電話自動応答）を含め、様々な機能によって効率化することができます。電話業務は本来業務の合間に行ったりすることが多いので、電話業務を効率化することは本来業務へ集中できる体制づくりにも繋がります。この機会に検討してみてはいかがでしょうか？

IVR（電話自動応答）が使える「MOT/PBX」詳細はこちら  

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新型コロナウイルスの流行でテレワークを始めて見たものの、導入してみて初めて分かる問題もあります。例えば『社外からの電話対応をどのように行うか』という問題をどのように解決すればいいでしょうか。

コンテンツの目次

1. テレワークを始めてみたものの様々な問題が発生
2. 電話対応の問題を放置するとどうなるか？
3. 電話対応の問題を解決するアプリケーション

1.テレワークを始めてみたものの様々な問題が発生

新型コロナウイルスの感染防止に向けて多くの企業がテレワークを行なっています。
こちらのアンケートではテレワークの実施率は合計で87.1%にも達しているというデータがあります。

しかし、同時にテレワークを実際にやってみて、また導入するにあたって不満や懸念点などの声も聞かれます

1位、2位とネットワーク系の問題が占めておりその下の 「コミュニケーションがとりづらい。」２８．２% 等に続き
「社外からの電話対応が難しい」２６．５%
「商談など、社外（顧客パートナー）とのコミュニケーションがとりづらい」２０．７%
など電話対応の問題に関する回答も見受けられます。
しかしこちらのアンケートによる 「投資対象となるSaaS（クラウドで提供されるソフトウェアサービス）」ではビデオ会議、データ共有ツールなどネットワーク系の問題には投資していますが
『社外からの電話対応』や『商談など、社外（顧客パートナー）とのコミュニケーションがとりづらい』
などの問題解決するツールやサービスは上がっていません。

これでは社外からの電話対応の問題については放置されたままということになります。これらの問題をそのままにしておくとどのような問題が起こるでしょうか。

2.電話対応の問題を放置するとどうなるか？

➀携帯番号だと電話に出てもらえない
まず考えられるのは自分の携帯電話から顧客対応しなくてはならないということです。
確かにそのままでも業務を行うことは可能ではありますが携帯番号では顧客からの信頼を得ることができず、出てもらえないということが多発することが考えられます。
➁プライベートの携帯番号の漏洩
さらに自分の携帯番号をプライベート以外の案件に使用することにより電話番号が漏洩。休日にも顧客からの着信があったりすれば、公私が混同し通常業務にも身が入らなくなる可能性もあります。
➂社員個人の携帯料金が高額に
さらに、業務中の電話料金をどのように請求するかなどの取り決めをしっかりとしていない場合、社員個人の電話料金が高額になることが考えられます。
➃出社している特定の社員や転送先の個人携帯に電話対応が集中
テレワークが進み、出社している社員だけが会社の電話対応をする。また特定の社員にのみ転送をかけている場合、その社員の業務が滞ることも考えられます。 また転送のたびに転送料金がかかってしまいます。

電話対応の問題が未整備のまま無理やりテレワークを導入すると、社員が会社への不信感を持つ原因になり、モチベーションの低下や社員の離職にと繋がりかねません。また営業機会の損失にもつながるでしょう。

3.電話対応の問題を解決するアプリケーション

スマホで会社番号発着信。クラウド電話サービス『MOT/TEL』

株式会社バルテックのクラウド電話サービス「MOT/TEL」はお手持ちのスマートフォンやパソコンに専用アプリをインストールすることで、どこからでも会社番号で発着信ができるサービスです。
現在使っているスマホやPCをそのまま使用できるため新たに携帯や電話機などを購入する必要が無く、低コストで導入することができます。
通常であれば会社番号への発信があった場合、会社に出社している社員や転送を受けている特定の社員が対応することになりますが、MOT/TELであれば専用アプリを利用している社員全員のスマートフォンに着信する為、機会の損失を防ぐことができます。着信番号によりグループ分けもできるので無駄な取次も削減できます。
さらに社員同士の内線通話が無料になる為、会社とテレワーク社員のコミュニケーションも円滑に行う事が出来、転送する際も内線取次になるため、転送料金も無料になります。
折り返す際も、スマホから会社番号での発信が可能なため、安心して電話に出てもらえます。
さらに、電話以外にも様々な機能が付属しています。

■ネットFAX機能

パソコンやスマホからFAXの閲覧、送信が可能。
FAXを閲覧するためにわざわざ出社することがありません。

■社内限定チャットMOT/cha

社内限定のセキュアなビジネスチャットが標準で搭載されています。
LINEなどのプライベートなチャットと比べ、公私を分けて使うことができます。

オプションでさらに便利に

■IVR（自動音声ガイダンス）機能

lvr（自動音声ガイダンス）機能により、要件に分けて窓口を分けることも可能なため、必要な案件のみ取り継ぐことも可能です。

■全通話録音機能

さらに全通話録音機能のオプションもあり、顧客との電話内容を後からいつでも聞くことができるため、新人教育にも効果を発揮します。
オンプレミスタイプ（会社側にアダプタを設置するプラン）であれば、電話対応の会話内容をききながら社員のみに聞こえるように別の社員がアドバイスをすることができる「ささやき機能」も利用できます。

スマホをビジネスホンに。『MOT/TEL』の詳細を確認する  

テレワークをはじめてはみたものの、導入してみて初めてわかることもあるでしょう。
しかし、問題を解決しないままテレワークを継続していると思わぬ弊害があるかもしれません。電話の問題など、ソリューションで解決できる部分があればなるべく早く対応しておくべきでしょう。

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上田＆パートナーズ法律事務所

弁護士　上田　貴之　様

東京都千代田区富士見1-3-11富士見デュープレックスビズ604

ホームページ https://www.up-law.jp/

導入サービス：MOT/TEL

掲載日：2020年8月25日

事業内容紹介

弁護士業。
損害賠償（士業（特に税理士）に対する損害賠償含む）、不動産案件、契約紛争、契約書作成、交通事故等の民事事件（労働事件含む）55％、離婚や相続・遺言、成年後見等といった家事事件が15％、刑事事件（逮捕された人の弁護など）15％弱、倒産案件も15％弱、対行政案件が１％弱に、その他、顧問契約関係業務を扱っています（顧問先数は、2020年8月時点で約20社）。
≪顧問先の業種(50音順・2020年8月現在)≫
空き家再生、雨漏修繕検査・工事、一般社団法人（教育）、
飲食、金型製作、求人広告、金融商品仲介、
軽貨物運送（フランチャイズ本部、フランチャイズ加盟店）、警備、建設、
司法書士、事業コンサルティング、宗教法人、税理士、
セミナー開催・研修、各種デザイン、
不動産賃貸管理、不動産仲介（売買（事業・投資）、賃貸）、有料職業紹介など

導入しようと思ったきっかけ（導入前の課題）

外出先から事務所の電話番号で電話をかけたいことも多い。

業種柄、外出先から事務所の電話番号で電話をかけたいことが比較的多くありました。
例えば、事件の相手方への電話する際には、携帯電話からかけるのが望ましくないときがあります。また、刑事事件で、逮捕された依頼者のご親族に初めて電話をする場合などは、携帯電話からだと信用されづらい上、時間帯や内容との関係もあり、詐欺電話等と間違えられる可能性もある。
このような場合、依頼者さんとしては、相手方の問題行為等を止めてもらいたく、今すぐに弁護士に電話してほしい、との要望があります。 他方、弁護士も、出来るのであれば事務所に戻らずに今すぐ電話し、事件の早期解決を目指したい。
にもかかわらず、固定電話の番号で電話したい、との理由だけで、一度事務所に戻るのに余計な時間がかってしまう。
このことが、とても歯がゆかく、何とかならないか？と思うこともよくありました。

どんな機能や内容が決め手になったか?

このような状況であったため、外出先から事務所の番号で発信できる機能に魅力を感じ、事務所を移転する際に導入しました。
もちろん、周囲に秘密が漏れない場所で電話する等の配慮は必要ですが、外出先から電話できることで、さきほどのような事態にすぐに対応でき、とても助かっています。
ランニングコストも安いので、正直なところもっと早く導入しておけばよかったと思っています。

導入後の感想、変化

スマートフォンから事務所の番号で発信できるようになり、より早期解決や関係者の負担軽減に繋げやすくなった。

例えば、先ほど話した刑事事件の場合だと、警察署で夕方に面会してから、事務所に戻ってご親族に電話して、ご親族に来ていただいてからまた警察署に出向いて親族との面会結果を伝えながら、逮捕されている依頼者から書面を取得する。その後、事務所に戻って、これらをもとに意見書を作成して、検察へ意見書を提出して、早期釈放を狙う。ここまでの業務を、一晩、正確には、前日の夕方や夜から翌朝９時前くらいまでの間で行わざるをえないことがあります。この際、MOT/TELがあると、事務所と警察署の往復を減らせ、時間等を短縮できることが多いのです。

具体的には、警察署に行った後、その帰りの足で近くに住んでいる依頼者のご親族に電話をして、適切な場所を選んで、ご親族と面談をしてしまう。その後、もう一度警察署に行って、親族との面談結果を伝えながら、逮捕されている方から書面を取得する。
ここまで終えてから、事務所に戻って書面を作成・提出する、といったやり方も（場所等の条件がそろう必要もありますが）可能になります。
もし、これを携帯電話で行おうとした場合、依頼者のご親族としては、携帯電話の番号から、夜や深夜に電話がかかってきて弁護士と名乗る者から「息子が捕まった。釈放のためにはご親族の協力が必要なので、書面作成のために今すぐ事務所に来てほしい」などと言われることになる。
この場合、ご親族としては、信用してよいのか？詐欺にあわないか？などという不安が大きいだろうと思います。

この点を少しでも和らげるために事務所に戻ってから、弁護士は事務所の電話機で電話しているのですが、これをしてしまうと、警察署と事務所の往復が、最低２度は必要になりますし、事務所に戻ってからの行動開始とならざるを得ないので、事務所と警察署が遠い場合には、その移動時間分、時間をロスすることになり、依頼者のご親族への電話がその分、深夜に向けてずれ込んでいってしまいます。
弁護士としても、「明日の朝には書面を提出したい」との要望との関係等で損をしてしまう、とも言えます。
これを防ぎ、時間短縮等ができることで、早期釈放やご親族の負担軽減にも繋がる可能性が高まっていると思え、助かっています。

『MOT/TEL』の詳細を確認する  

出先でも固定電話番号での発信できるクラウド電話「MOT/Phone」

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]]> 報道関係者各位

令和　2年8月17日
株式会社バルテック 広報室
TEL：03-5330-1165
FAX：03-5909-4709

MOT/TEL(モッテル)と秘書代行をワンパッケージ化した業界初のクラウド電話サービス。スマホ内線化により、コールセンターから直接取次。まるでオフィスにいるかのようにスムーズな対応が可能に。

「付加価値のあるテクノジーで新しい働き方をつくる」株式会社バルテック（本社：東京都新宿区、代表取締役 吉江秀馨、以下バルテック）のグループ会社、株式会社オフィス24(本社：東京都新宿区、代表取締役 渡辺裕介、以下オフィス24)は、従来の秘書代行サービスを、内線取り次ぎ可能なMOT/TELと連携し、業界初、転送・通話料が完全無料の電話代行・秘書代行サービスを開始いたします。

■転送代無料の秘書代行サービス
ビジネスフォンの機能をスマートフォンやパソコンで実現可能なクラウド型のビジネスフォンシステムMOT/TELと、秘書代行サービスをパッケージ化した、日本初の秘書代行付きクラウド電話サービスです。転送費用・取次通話料が完全無料化されたサービスは業界初。コストを抑えながら、テレワークやシェアオフィス勤務、ワーケーションなどの多様なワークスタイルに柔軟に対応。これまでの電話応対のストレスから解放され、シームレスな取り次ぎが可能になります。

　

<特徴>
転送・取次通話料が完全無料
MOT/TELの内線化機能を使うため、電話代行・秘書代行サービス業界初、転送費用（基本料・通話料）・取次通話料が無料

電話をストレスフリーに
MOT/TELの電話帳機能で、自主対応する電話と秘書代行にて対応する電話を切り分けることで、コア業務に集中出来る

内線で直接担当者へ取次
コールセンターに登録された担当者の内線に、直接取り次ぎが可能

どこにいても円滑な対応
在宅勤務・シェアオフィス勤務など、オフィス外で働く勤務者もスムーズな電話取次が可能

顧客満足度もアップ
安定した対応で顧客からの信頼度の向上

安心価格
クラウドPBX込みの安心料金

■サービス内容

1.お客様の入電を転送、秘書代行センターにて受電対応
⇩
2.入電内容確認後、繋いだまま取次転送or折り返し対応にするか選択
⇩
3-1.《取次転送を選択した場合》
取次転送を内線でまわし、契約企業様とお客様がそのまま通話開始
3-2.《折り返しを選択した場合》
転送せずに折返しをご案内し、契約企業様へメールもしくはチャットにて伝言送信

■WEB管理画面
パソコンや携帯からログインし、全ての入電履歴を確認、CSVデータ出力ができます。 リアルタイムで個別の在席状況や戻り時間の返答変更も可能です。

■利用シーン
・取引先や顧客の電話を電話帳に登録することで、関係のある電話は取り次ぎ、それ以外の電話は秘書サービスで対応出来るため、不要な電話の対応を秘書代行サービスに任せられます。

・テレワーク中、外出先から折り返しの連絡が必要な場合、MOT/Phoneから御社の会社番号で発信が可能なため、逆転送不要で会社番号発信が出来ます。

・自動音声案内(IVR)と連携させることで、ダイヤルにより、直接対応する場合と秘書サービスへ案内する窓口を分けることができます。

■サービス提供背景
多くの企業が、業務の効率化や多様化する働き方の対応に追われている昨今。在宅勤務やテレワークスペースで勤務中の方でも、電話対応のためにオフィスに出社をしなければならない、又出社している社員に電話の対応が集中してしまうといった問題が少なくありません。電話の取り次ぎを代行することにより、応対の負担を軽減し、業務効率且つ生産性を上げることに繋がります。
しかし、これまであった代行サービスでは、転送の基本料や、取り次ぎの通話料に費用がかかり、複数年に渡るリースを組まなければならないなど、コストが高くついてしまうことがしばしば。MOT/TELの電話代行サービスなら、リース契約や期間の縛りも一切無い上、転送費用、取次通話料が完全無料。コスト面の理由から導入を躊躇していた企業様にも、コストを抑えながら安心してお使いいただきたく、自社で設置工事、利用開始後のサポートも行っております。作業に集中できる環境が整い、本来の業務に専念することが出来る、大変便利なサービスです。

■クラウドPBX「MOT/TEL」概要
自宅でも外出先でも、会社の電話番号で発着信ができるクラウド型ビジネスフォンシステム。ビジネスフォンの機能(内線・保留・転送・代表番号発信など)をスマートフォンやパソコンで実現可能。勤怠管理、ビジネスチャット、通話録音、等の多様な機能を利用出来るサービス。

スマホやPCがビジネスフォンに。03・06・050・0120など会社番号で受発信が可能になります。

クラウド内線だから外出中の社員や本部・支店間の通話、電話転送料はずっと無料です。

クラウド電話でも一般ビジネスフォンや電話回線と変わらない音質で通話可能です。
※通信環境・通信網の状態により異なります。

■料金

項目	エントリー	ベーシック	アドバンス
月額費用	15,000円	30,000円/	40,000円
初期費用	5,000円	5,000円	5,000円
コール数	100	200	300
対応時間	月～金 / 9:00-17:30	月～金 / 9:00-17:30	月～金 / 9:00-17:30
コールオーバー（月）	200円/1コール	150円/1コール	150円/1コール

※価格は全て税別です
※上記営業時間外での対応を希望される場合の料金についてはお問い合わせください
※MOT/TELの月額利用料も全て込みになります
※MOT/TELの設置設定費用は別途費用負担になります

【詳細URL】
https://www.mot-net.com/mottel/secretary_service

◆会社概要
会社名：株式会社オフィス２４
事業内容：ビジネスプロセスアウトソーシング及び
ビジネスプロセスサポートに関する業務

設立：2020年４月１日
所在地：〒163-1103　東京都新宿区西新宿6-22-1　新宿スクエアタワー3階
URL：https://www.webjapan.co.jp/

<本件に関するお問合せ先>
株式会社バルテック　広報室
TEL：03-5330-1165　FAX：03-5909-4709　 Email:kouhou@webjapan.co.jp

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