メールやチャットと言ったテキストでのコミュニケーションツールでは意思疎通が難しい場合もあり、電話というツールは今も多く利用されており健在です。個人家庭では固定電話を置かない場合も増えているようですが、法人では1人1台の固定電話を設置している場合がほとんどです。そこで本記事では今の時代に合った最適なオフィス電話を導入するためのポイントをご紹介いたします。

コンテンツの目次

1. オフィス電話の種類
2. 自社に合ったオフィス電話の選び方
3. 各電話サービスのまとめ
4. 導入実績33,000社のMOTシリーズ

1.オフィス電話の種類

オフィスで利用される電話はいくつかの種類がありますので、確認していきましょう。
・家庭用の電話機
・オフィス用の固定電話（ビジネスフォン）
・IP-PBX
・クラウドPBX
多くの中小企業では、上記４つの中から1つを利用しています。

家庭用の電話機

家庭用の電話機を会社でも利用することが可能です。家庭用の電話機はシンプルに1回線につき1台の電話機というような構図です。子機を利用することで複数の台数で利用することができますが、1台につき1番号しか利用することができません。2番号利用する場合、2台の電話機（親機）が必要になります。

家庭用の電話機で問題ないケースとしては、「電話が極端に少ない」「特定の人のみと携帯で連絡を取っている」が挙げられます。逆にある程度、電話がかかってくる場合は家庭用では不都合が生じます。例えば、A番号で通話中にA番号に別の方が発信した場合、通話中となります。一般的な会社で利用される代表番号（同じ電話番号で複数の通話が可能）の仕組みを利用したい場合は次にご紹介するオフィス用の固定電話（ビジネスフォン）以降の選択肢から選ぶことが必要です。

オフィス用の固定電話（ビジネスフォン）

オフィス用の固定電話、いわゆるビジネスフォンと呼ばれる電話サービスは固定電話機と電話機を制御する機器（主装置・PBX）がセットになっています。家庭用の電話機ではできなかったA番号をA電話機とB電話機両方で利用するというような運用ができる点がビジネスフォンの特徴です。

また、家庭用電話機ではA電話機とB電話機が通話すると通話料が発生する外線になりますが、ビジネスフォンの場合は通話料がかからない内線となります。さらに、A電話機で受けた通話を1度保留してB電話機へ転送するといった運用が可能になります。

IP-PBX

ビジネスフォンは電話回線を利用したサービスに対して、IP-PBXはインターネット回線を利用するサービスです。構成としてはビジネスフォンと同じようにIP-PBXとIP電話機（インターネットを使った電話ができる電話機）のセットになっていますが、ビジネスフォンと違う点はスマートフォンやパソコンを活用できる点です。
スマホやパソコンへアプリなどをインストールして設定すると従来のビジネスフォンの機能（内線・外線・保留・転送など）が利用できます。スマホやパソコンはインターネット経由で社内にあるIP-PBXと接続して各機能を利用できるのでビジネスフォンでは難しかった、事務所外での利用が可能です。

IP-PBXを利用すれば社内で受けた通話を社外の担当者へ取次ぎを行うといったコロナ時代の働き方（テレワーク）でも活用できます。
固定電話を導入せずスマホやパソコンのみで運用することもできます、
導入する際は自社のサーバーへソフトウェアをインストールして利用したり、専用の筐体とソフトウェアがセットになっているものを設置する必要があります。どちらもソフトウェアのアップデートが随時行われ、品質の向上や新機能の追加など常に最新の状態で利用することができます。この点はビジネスフォンにはないメリットでしょう。

クラウドPBX

先にご紹介した家庭用電話・ビジネスフォン・IP-PBXはいずれも社内へ機器の設置が必要です。クラウドPBXでは社内へ何も設置する必要がありません。クラウドPBXはクラウド上へ設置されたIP-PBXをインターネット経由で接続して利用するサービスです。また、IP-PBX同様に固定電話が不要でスマホ・パソコンのみで運用することもできます。

クラウドPBXは他クラウドサービスの様に月単位で利用することができます。ビジネスフォンやIP-PBXは購入やリースでの導入が多いですが、初期投資が高額になったり契約期間中の解約ができないといったデメリットがあります。クラウドPBXであれば短期間の利用や起業時など初期投資を抑えたい企業でも手軽に利用することができます。

2.自社に合ったオフィス電話の選び方

オフィスで利用する電話を選ぶ際は、自社の現状と将来的なビジョンも想定することが必要です。極端に電話がかかってくることが少なく、今後もずっと続くと想定される企業では家庭用電話機でも問題ありません。しかし、ある程度、電話の発着信がある企業であれば、ビジネスフォン・IP-PBX・クラウドPBXから選ぶことになるでしょう。

ポイント1：働き方

1つ目のポイントは、働き方です。事務所や工場など特定の場所でしか電話業務を行わない働き方なのか、新型コロナ対策やワークライフバランスを考慮して在宅勤務などのテレワークを行うのかをチェックします。特定の場所でしか電話業務を行わない場合は必要な機能やコストを考慮して決めていきます。
一方、テレワークなどがある場合はビジネスフォンでは対応に限界があるのでIP-PBXかクラウドPBXの選択肢になるでしょう。ある程度長いスパンでの利用であれば購入タイプのIP-PBXがトータルでの費用が安くなります。逆にどの程度利用するか不透明・初期投資を抑えたいというような場合ではクラウドPBXが良いでしょう。

ポイント2：社員数の増減

2つ目のポイントは社員数の増減です。社員の増減（特に増える場合）電話機の増設のしやすさがサービスによって異なります。ビジネスフォンは制御するPBXに対応できる最大数が決まっています。その対応幅の中でユニット（基板）と呼ばれるものをPBXの中へ収容して増設していきます。その為、PBXに対応できる範囲であればユニットの追加と電話機・配線などの工事を行います。PBXが対応できない場合は対応できるPBXへ入れ替える必要があります。
IP-PBXの場合も対応できる最大値は決まっていますがユニットの追加は不要な為、例えばスマホやパソコンで増設対応する場合、管理画面から内線番号の追加などを自社で行い追加することができます。工事を行わず増設対応ができるので費用の削減が可能です。ただし、IP-PBXが対応できる数を超える場合はビジネスフォン同様に対応できるIP-PBXなどへ入れ替える必要があります。
クラウドPBXの場合、PBXなどの機器を自社で管理する必要がないので機器の入れ替えがありません。プランは提供会社により異なり「1ID毎」の料金体系や「～10IDまで」の様なプランがあります。いずれも希望の台数を対応できるプランへ変更して手元の各端末へ設定を行うだけで簡単に増設ができます。

ポイント3：サポート

3つ目のポイントはサポートです。製品の中には海外製もあり、「日本語サポートがない」「サポート対応時間が現地時間なので日本だと業務時間外」「サポートが遅い」などのデメリットがあります。また、日本の製品でも「サポートが全国対応できない」「サポートは別会社」といった場合もあるので事前に確認が必要です。

ポイント4：機能

最後のポイントは機能です。自社で利用したい機能が提供されているのか確認する必要があります。 ビジネスフォンではそれほど違いが出ませんが、IP-PBXやクラウドPBXは提供会社により利用できる機能が大きく異なる場合があるので、利用可能機能は一通り確認することが重要です。
機能の中にはビジネスフォンで使えるないので知らない場合もありますが、使ってみると電話業務を大きく効率化できることがあるので営業担当から紹介してもらうのも良いでしょう。

3.各電話サービスのまとめ

各サービスの特徴をまとめてみましょう。

様々な機能を利用して電話業務を効率化を図る場合はIP-PBXかクラウドPBXという選択になることが多く、代表組などの基本的な使い方かつ事務所のみの利用でよい場合はビジネスフォンでもよいでしょう。

4.導入実績33,000社のMOTシリーズ

当社でもビジネスフォン・IP-PBX・クラウドBXを取り扱っています。特に自社で開発から製造・販売・サポートまで行っているIP-PBX「MOT/PBX」とクラウドPBX「MOT/TEL」は累計導入実績が33,000社を超えている人気シリーズです。

IP-PBX・クラウドPBXともにインターネット回線を利用したIP通話なので音質が悪いサービスもあります。しかし、MOTシリーズは15年以上の開発実績から業界でもトップクラスの高品質で機能も豊富です。また、クラウドPBX「MOT/TEL」は20内線まで利用できるプランで月額5,980円（税別）という業界最安級の値段で利用することができます。

新型コロナウイルスの拡大により急速にテレワークが広まり新しい働き方が定着しつつある今、時代に合わせて働き方を変えていくように電話の在り方も変わっていくのかもしれません。この機会にオフィスで利用する電話について検討してみてはいかがでしょうか？

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ビジネスフォンは精密機械なので故障することもあります。その故障が経年劣化したことによる故障なのか突発的に起きた故障なのかによってビジネスフォン全体の入れ替えをする必要があるのか、故障端末だけの修理や買い替えになるのか判断出来ます。
そこで今回はビジネスフォンの故障の原因箇所の特定の方法をご紹介致します。

コンテンツの目次

1. ビジネスフォンが故障した原因の切り分け
2. 故障時の出費
3. ビジネスフォンの入れ替えの注意点

1.ビジネスフォンが故障した原因の切り分け

ビジネスフォンが故障と言っても症状や原因は様々です。まずは故障や使えなくなっている端末が複数台あるのか特定の端末だけなのか調べましょう。

・端末の全台が使用出来ない場合

端末側の故障ではなく端末を制御しているPBXや主装置の故障や電源が切れている可能性があります。まずはPBXや主装置に電源が入っているか確認しましょう。電源が入っている場合はPBXの上流にあたるONUの電源も確認してみましょう。
電源が全て異常なしの場合、PBXやONUなどからの配線が切れていないか、しっかり繋がっているか確認しましょう。配線の上流のほうでHUBを使っている場合はそのHUBの電源もしっかり確認します。すべての電源が問題なく配線も問題ないようであればPBX自体の故障の可能性があるので購入元のサポートへ連絡してみましょう。

・特定の部署やグループだけ使用出来ない場合

使えない部署やグループだけが使っている配線が切れていないか、しっかり接続されているか確認します。またその部署で使用しているHUBの電源も確認します。
全てが問題なければHUBの故障が考えられるので別のHUBと交換して試してみましょう。

・特定の機器だけ使用出来ない場合

1台だけ使用できない場合も配線の確認をします。それでも問題なければPBXの電源を一度OFFにして5分程度置いてから再度入れてみましょう。ただしPBXの電源を切ると他の端末への着信なども出来なくなるため電話の少ない時間などに行いましょう。 それでも直らなければ端末の故障が考えられます。

ビジネスフォンは電話線で繋がりますので、その電話線を椅子の足で踏んで断線やひっかけて抜けたり切れることが多いです。その為、OAフロアにしたりなるべく綺麗に集約しておくことが重要です。

2.故障時の出費

様々な調査をして端末やPBXの故障が原因と断定された場合、全体的な入れ替えや端末の買い替えが必要になります。 ビジネスフォンの導入時に保守契約をしていれば毎月保守料金を支払う代わりに故障時には新しい端末代や工事費などが無料で受けられます。
上記の様な保守契約を定額保守契約と呼びます。一方、毎月の保守料金を支払わない代わりに故障時には実費で修理や工事をしてもらうスポット保守という契約もあります。ビジネスフォンの購入元の企業により扱いは異なりますので直接聞いてみましょう。

実費で修理してもらう場合は端末の故障であれば3000円～5000円程度が相場の様です。 PBXの故障の場合は、それ以上になり工事人の派遣が伴う場合は派遣費として15,000円以上の金額もかかります。中古で購入した端末やPBXでは使用年数も多く数年使用すると故障が頻発ということもありえるので、全体が故障してからの検討だと電話の取れない時間帯が多くなるなど不便なことも増えますので、故障が出始めたら買い替えの検討も必要になります。

3.ビジネスフォンの入れ替えの注意点

ビジネスフォンが故障し入れ替えが必要になった場合、再度ビジネスフォンを導入することも可能ですが、新品のビジネスフォンを導入するのは費用が高額、中古だとまた故障して数年後に再度入れ替えをしなければならない可能性もあります。また、外出先で会社番号の利用が出来なかったり、社外の社員に取次が出来なかったり不便な点もあります。
そこでビジネスフォンではなく新しい電話システム「MOT」をご紹介致します。
ビジネスフォンの入れ替えを検討中の方はこちら  
MOTはビジネスフォンの機能は受け継ぎつつ、今まで不便に感じていた事務所外での利用を想定してつくられたサービスです。MOTでは固定電話に加え、スマートフォンやパソコンをビジネスフォン端末として利用することが出来ます。

その為、事務所外でも3G・4Gの電波やWi-Fiを利用し会社の電話を受けたり、会社番号で発信したりすることが可能になります。また電話の取次も可能になりますし、内線電話ももちろん可能となり今までのビジネスフォンとは便利さや業務の進め方は変わります。 ビジネスフォンとMOTの比較は下記サイトからご覧ください。
ビジネスフォンの入れ替えを検討中の方はこちら  

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起業・開業時に家庭用電話機を使用して業務を行うことを検討している方も多いのではないでしょうか？もちろんメリットもありますが、ビジネスを行う際には機能不足な点もあり注意が必要です。
そこで今回は家庭用電話をビジネスで利用する注意点をご紹介致します。

コンテンツの目次

1. 家庭用電話のメリット
2. 家庭用電話とビジネスフォンの違い
3. 家庭用電話でビジネスを行うのに向いている方
4. 家庭用電話機以外で検討

1.家庭用電話のメリット

家庭用電話機とビジネスフォンを比較すると家庭用電話機を使用するメリットが1点あります。 それは導入金額が格安であること。ビジネスフォンは使用できる機能が豊富な分、家庭用電話機より高額となります。 機能的にはビジネスフォンより劣ってしまう為メリットになる物はありませんが1人で営業する・外出しないなどの条件ではビジネスフォンを導入するより家庭用電話の方が良いという場合もあります。

2.家庭用電話とビジネスフォンの違い

家庭用電話とビジネスフォンは機能的な相違がいくつもありますが、一番の違いは着信する番号の数ではないでしょうか。まずは下の図をご覧下さい。

家庭用の電話では利用する回線によって接続構成は若干変わりますが、基本的に1台の電話機で受信出来る番号は1番号のみです。その為番号を増やしたい場合電話機を増やすことになります。
一方ビジネスフォンでは主装置（PBX）と呼ばれる機械を通してどの電話機でも、どの番号でも受信することが出来ます。例えばA番号をAという端末で取る事も可能ですし、Bという端末で取る事も出来ます。またAという番号を複数回線用意し、問い合わせのお電話として利用することも出来ます。

↓ビジネスフォンと家庭用電話機の詳しい違いはこちらをチェック↓

3.家庭用電話でビジネスを行うのに向いている方

家庭用電話は機能的にビジネスフォンに劣りますが、条件を満たせばビジネスフォンを導入するより家庭用電話機のほうが良い場合もあります。 その条件のまず1つ目は、社員が自分含めて1人であること。
家庭用電話機はビジネス向けに作られた訳ではないので内線や電話の取次ぎなどが出来ません。その為2人以上の場合には機能不足となります。自分のみで今後も増やす予定がない場合には家庭用電話機を使っても良いでしょう。

2つ目は外出が必要ない業種であるという点です。外出がある場合、会社宛ての電話を取る為には通話料を支払って着信する電話転送サービス（ボイスワープ）の契約が必要です。通常、電話というのは発信する場合に課金され、着信時には課金されません。しかし電話転送サービスは外出時でも携帯電話・スマートフォンで着信が取れる代わりに通話料を支払うというサービスです。便利なサービスですが通話時間や通話回数が多ければ月に数万の費用を支払っている方もいます。その為外出するような業種であれば家庭用電話機は不向きです。外出時の着信はビジネスフォンを導入しても一緒ですので他の電話サービスの契約が必要です。

この2つを満たす方であれば家庭用電話の選択も問題ないでしょう。

4.家庭用電話機以外で検討

上記の2点を満たさない方は家庭用電話以外の電話サービスの検討をおススメします。家庭用電話機以外の電話システムの代表的なものがビジネスフォンです。しかし、上記でも簡単にご説明しましたがビジネスフォンでも外出中の着信などカバーしきれない点もあります。そこでビジネスフォンより便利でかつ安価な電話システムをご紹介致します。
弊社の「MOT」という電話サービスではビジネスフォンの機能はもちろん利用可能です。またビジネスフォン以外の機能として特徴的な点がスマートフォンやパソコンをビジネスフォンとして利用できるようにする内線化機能です。

スマートフォンやパソコンを内線化するために専用のアプリやソフトをそれぞれインストールし設定することで利用することが出来ます。 スマートフォンやパソコンをビジネスフォン化することのメリットの1つが配線不要になることです。ビジネスフォンだと専用の電話線が必要になり、レイアウト変更時などに都度都度工事会社へ連絡し配線工事を行わなければなりませんが、スマートフォンやパソコンだとLANケーブルやそもそも配線が不要だったりするのでレイアウト変更時に工事をする必要がありません。
また、4GやWi-Fiなどの電波を利用することで事務所以外でも会社の電話を受けたり発信したりすることが可能になるので「テレワーク」や「在宅勤務」といった働き方でも利用することが可能です。
更に、転送料金不要でMOTは20台まで接続利用可能なプランが月額3,980円となっており経費の削減も可能です。

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ビジネスフォンを導入する場合の導入方法は購入・レンタル・クレジット・リースの4つ。どの方法にもメリットデメリットがありますのでご紹介致します。

コンテンツの目次

1. ビジネスフォンを購入するメリット・デメリット
2. ビジネスフォンをレンタルで導入するメリット・デメリット
3. クレジットでビジネスフォンを導入するメリット・デメリット
4. リースでビジネスフォンを導入するメリット・デメリット
5. 購入、レンタル、クレジット、リースの比較
6. ビジネスフォンを導入するならMOT

1.ビジネスフォンを購入するメリット・デメリット

まずご紹介したい方法が購入です。現金一括で支払、自分のものに出来る一般的な方法です。現金一括で購入のメリットは支払総額が小さいことです。下記で出てくるクレジットやリースという方法は料率などのビジネスフォンの価格以外に支払う費用が存在します。現金一括で支払ってしまえばビジネスフォンの価格以外に別途支払う料金はありません。

デメリットはキャッシュが一気に減ることです。現金一括で支払うので購入の際にキャッシュは一気に減ります。起業・開業時などの手持ち資金が少ない時にはリスクとなります。
また、経理処理では減価償却や固定資産税などの面倒な手間が増える事もデメリットとして挙げられます。

2.ビジネスフォンをレンタルで導入するメリット・デメリット

次にご紹介する方法はレンタルです。購入と同様に様々なサービスに導入されている一般的な方法です。
レンタルのメリットは資金が現在手持ちでなくても手軽に導入が可能な点です。そして短期の利用が可能な点も挙げられます。下記でご説明するクレジットやリースという導入方法では途中解約が出来ず契約した際の総額は必ず支払わなければなりませんが、レンタルなら1ヶ月で解約も可能です。また契約の際に審査がありませんので起業したばかりの企業でも利用可能です。

レンタルのデメリットはレンタル会社が所有しているビジネスフォンしか利用できない点です。レンタルDVD店を想像して頂ければ簡単にイメージ着くと思いますが、レンタルは基本レンタル会社の在庫の中から選択してレンタルします。その為使用出来るビジネスフォンの機種が限定される点はデメリットです。
また、長期間の利用をした場合リースやクレジットと言った導入方法に比べて割高になることもあります。レンタルは長期間利用しても所有権が自分になったり、料金が安くなるということがなく、利用する月はずっと料金を支払う必要があります。

3.クレジットでビジネスフォンを導入するメリット・デメリット

続いてご説明する方法はクレジットです。クレジットのメリットは支払終了後レンタルとは違い、所有権がもらえることです。支払いが終了すれば月々の料金はかかりません。
また、レンタルとは違い新品や自分の好きな機種を選定し導入することが出来る点もメリットです。

クレジットのデメリットはビジネスフォンの総額に加えて、クレジット会社に支払う料率分余分に支払う費用が発生する点です。また、契約には審査がありますので起業したばかりの企業では契約が出来ない場合があります。

4.リースでビジネスフォンを導入するメリット・デメリット

最後にご紹介する方法がリースです。リースのメリットは新品の希望機種の初期投資を抑えて利用出来る点です。ビジネスフォンの総額（税別）とリース料率をかけた金額を月々支払うので月々の支払金額は安くなります。この料金は経費として簡単に処理出来ることもメリットになるでしょう。
また、レンタルと違い好きな機種を選定し利用出来る点もメリットの1つです。

デメリットはクレジット同様に途中解約が出来ない点です。ビジネスフォンを5年契約して1年で使わなくなったとしても支払義務が残ります。短期の利用であればレンタルが良いでしょう。
また、クレジットと同様に契約には審査があるので起業したばかりの企業は契約出来ない場合があることもデメリットです。

5.購入、レンタル、クレジット、リースの比較

上記をまとめると下記のようになります。

6.ビジネスフォンを導入するならMOT

最後にビジネスフォンの導入を検討中であれば、是非MOTも比較検討してみてください。MOTはビジネスフォンの機能に加えてスマートフォンやパソコンをビジネスフォン化出来る新しい電話サービスです。スマホやパソコンをビジネスフォン化すると事務所外（外出中や自宅・サテライトオフィスなど）でも会社番号を利用した発信や受電を行うことが出来ます。

また、スマホやパソコン同士の通話や事務所の電話機との通話が内線通話となり経費の削減に繋がります。利便性と言う点では保留転送が直接可能となり、折り返しを伝える必要がなくなります。 他にも様々な機能が付随しているのでビジネスフォンと比較すると下記のようになります。

新規でビジネスフォンの導入を検討中の方は一度「MOT」も比較してみてください。

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会社からの独立やフリーランスからの法人化など起業・開業するタイミングは色々とありますが、決めなければならない項目ばかりで頭を悩ませている方も多いです。さらに起業の後の運用資金を残しておくために初期投資もなるべく抑えたい、でもなるべく便利なサービスを使いたいという葛藤から会社の電話をどうしようか迷っている方も多いでしょう。そこで今回は起業・開業時のビジネスフォンの選び方をご紹介致します。

コンテンツの目次

1. 会社の電話の選び方がわからない
2. ビジネスフォンにも色々ある
3. 初期投資を抑えたい
4. MOTシリーズ
5. レイアウトやオフィス家具もご提案可能

1.会社の電話の選び方がわからない

会社勤めからの独立の方であれば当たり前のようにビジネスフォンを利用していたのではないでしょうか？しかしビジネスフォンを導入しようと見積もりを取ったら高額な金額だった・・・なんてことも多く会社の電話をどうしようか迷っているでしょう。
電話には大きく分けて2つ

・家庭用

・業務用

2.ビジネスフォンにも色々ある

上記にて家庭用の電話とビジネスフォンという2つで分けなかったのは意味があります。業務用の電話はビジネスフォンだけではないからです。
業務用の電話には、

・ビジネスフォン

・IP-PBX

・クラウドPBX

ビジネスフォン

IP-PBX

クラウドPBX

3.初期投資を抑えたい

起業や開業時はやはり金額面に目が行きますね。企業の見通しがまだ不透明なので初期投資を抑えたいのは皆さん同じです。しかし、中古のビジネスフォンなどを導入することは中長期で考えるとおススメ出来ません。
確かに目先の費用は中古ビジネスフォンは安く見えるかもしれませんが、企業の運営という点では機能不足です。起業・開業時は外出する機会も増えます。その際にお客様からお電話が来たら取れない、もしくは転送サービスを使って通話料を支払いながら取るしかありません。常時転送サービスを利用している方では月に数万も支払って利用している方もいます。
IP-PBXやクラウドPBXでは転送料金は不要で外出先でも受電出来るため毎月の経費削減ができます。
また、折り返しやお客様への発信の際会社番号を利用することが出来る点もメリットとなります。会社番号で対応することで印象は悪くなることはありません。逆に携帯番号で対応は印象を悪くしてしまい取引にならない可能性もあります。例え1件だけでも毎月あれば年間の売上などに非常に響いてくるでしょう。
目先の費用だけにとらわれると売り上げや毎月の経費が悪化してしまう場合もあります。どちらがいいのか中長期的な視点で考えましょう。

4.MOTシリーズ

弊社でもIP-PBXやクラウドPBXを開発・製造・販売・サポートを一貫して行っています。業界に先立ち開発・製造してきました。

また、数多くの企業様にご導入頂き、今ではMOTシリーズで27,000社を超える実績がございます。
MOTとビジネスフォンを比較すると下記のようになります。

5.レイアウトやオフィス家具もご提案可能

弊社は新規事務所のレイアウト作成を無料で行っています。またオフィス家具も取り扱い、様々なご提案が可能です。1つの会社で行うことで窓口の1本化も出来、お客様も問い合わせ先がわかりやすくなるのではないでしょうか？
更にはレンタルオフィスでの起業やバーチャルオフィスでの起業も数多くサポートさせていただいているのでお気軽にご相談下さい。

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企業の拡大により支店の開設をこれから検討している企業では注意しなければならないポイントが多数あります。そこで今回は支店を開設する際の注意点を解説していきます。

コンテンツの目次

1. 支店開設には必要な届出が多数ある
2. 事務所に関する届け出
3. レイアウトや業務に必要な設備の検討
4. スマホで会社の電話を利用出来るMOT
5. 拠点間の内線化
6. ビジネスフォンとの比較で優位点は豊富

1.支店開設には必要な届出が多数ある

起業の際に経験している方なら容易に想像できると思いますが、新しく何かを始める際は提出しなければならない書類や届出が多数あります。一部をご紹介致します。

2.事務所に関する届け出

上記でご紹介した以外にも事務所の届け出が必要な物があります。例えば消防法により、オフィスには消火設備・警報設備・避難設備の設置が義務付けられています。消火設備には消火器や消火栓、スプリンクラーなどが該当し、一定期間ごとに点検を行い報告義務があるので詳しくは消防署などへの問い合わせしてみましょう。

3.レイアウトや業務に必要な設備の検討

レイアウトを検討する際、オフィスの仕切り（パーテーション）を追加する場合は届け出が必要になるので注意してください。 支店のレイアウトや必要な設備に関して検討する場合、「どのような働き方をしたいか」を考えて決定していくと良いでしょう。 例えば支店に所属予定の社員が少人数の場合、営業活動などの外出が多くなると予想されます。このような際にデスク上でしか利用出来ないビジネスフォンは必要でしょうか？あまり利用頻度が高くなくても支店の番号を受信・発信出来る固定電話は必要では？とお思いの方も多いですが、今はビジネスフォンを利用しなくてもスマートフォン（iPhone・android）で会社の電話を受信・発信出来るサービスが登場しています。

4.スマホで会社の電話を利用出来るMOT

弊社の「MOT」ではビジネスフォンを設置しなくてもスマートフォンにアプリをインストール・設定するだけで会社の電話を受信・発信することが可能です。その為、ビジネスフォンでは出来なかった外出先での会社番号の受信・発信も可能となります。

また、その地域の情報収集・販売の傾向などを調査するテスト支店的な意味合いや工事現場の為の短期支店など様々な目的が存在します。テスト支店や移動が必ずある短期支店にビジネスフォンの新規導入はリスクが高いでしょう。しかし、弊社のMOTでは月額5,980円～利用出来るクラウドタイプも提供しています。契約期間もないのでもし1ヶ月で閉鎖ということがあってもリースなどで払い続けたりする必要もありません。
新規でビジネスフォンの導入を検討中の方はこちら  

5.拠点間の内線化

MOTでは本社と支店を繋ぎ、拠点間で内線・保留転送・着信などが可能です。通常のビジネスフォンで拠点間通話を行う場合専用線を用意したりVPNを組んだり面倒ですがMOTであれば簡単に拠点間を内線化することが出来ます。 拠点間を内線化することでメリットは拠点間・社員間の通話が無料になる経費面と支店の社員が全員お客様先などで電話に出られない場合本社の社員が代わりに受けたり出来る運用面と両方あります。

6.ビジネスフォンとの比較で優位点は豊富

スマートフォンの内線化と拠点間の内線化以外にもMOTとビジネスフォンを比較するとMOTの優位点が多数あります。

新規でビジネスフォンの導入を検討中の方は一度「MOT」も比較してみてください。

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企業の拡大によってフロア増築や別フロア（階またぎ）を借りることもありますが、増築・増設に伴い電話システム（ビジネスフォン）の新規導入を検討することもあるでしょう。そこで今回はフロア増築の際のビジネスフォンの導入について解説していきます。

コンテンツの目次

1. フロア増築後も同じビジネスフォンを利用する
2. 新規でビジネスフォンを導入する
3. テレワークや在宅勤務にも利用出来る電話システム
4. MOTとは
5. MOTとビジネスフォンの比較

1.フロア増築後も同じビジネスフォンを利用する

ビジネスフォンを既に利用している場合増設という方法で利用する電話端末を増やす方法があります。端末を増やすだけだから“安い“と決めつけていると意外に高額な費用になることがあります。なぜかというとビジネスフォンは電話端末とその端末を制御する主装置（PBX）の2つから成り立ちます。この主装置はユニットと呼ばれる基板によって構成され、このユニットによって繋ぐことの出来る端末の数が決まります。増設の場合、このユニットを追加して接続可能端末を増やしますが、このユニット自体の収容可能枚数が主装置ごとにあり、これ以上追加出来ないという事態が起こります。この場合は主装置ごと入替になりますがユニット追加や電話端末だけの追加と比べてはるかに高額な費用になります。
別フロアを借りる場合配線工事などが同一フロア内と比べ高額になります。電話端末1台だけの追加でも状況により安価に可能な場合と、高額になる場合が存在するということです。 増設する場合は自社導入の主装置の限界台数と今後の社員の増加・働き方の変化などを考慮しそのまま行くのか新規で導入するのか検討しましょう。

2.新規でビジネスフォンを導入する

上記でもご説明した通り主装置には接続可能な限界台数が決まっています。フロア増築の際に検討するということは社員の増加もあった、もしくは今後見込まれるということでしょうから接続可能台数を将来的な長期の視点で検討することは勿論、今後さらに拡充される「テレワーク」「在宅勤務」などの働き方に対応出来るかどうかも重要な検討ポイントです。
フロア増築もあり電話システムは費用をなるべく抑えたいとお考えの方が多いですが、「今は足りるからとりあえず増設で・・・」という安易な考えで既存ビジネスフォンを利用すると危険です。新規でビジネスフォンを利用する場合既存の端末が利用出来なかったり、テレワークや在宅勤務の為に別の新たな電話システムを導入したとなると費用は高額になってしまいます。

3.テレワークや在宅勤務にも利用出来る電話システム

ビジネスフォンではテレワークや在宅勤務時の電話サービスとして機能不足です。自宅などで会社の電話を受けることは出来ませんし、事務所の電話と内線通話や電話の取次ぎなど行うことは出来ません。
そこでフロア増築のタイミングで初めから今後一般的な働き方になるであろうテレワークや在宅勤務でも利用可能な電話システムを導入すると長期的にみてかなり経費の削減になるばかりか利用開始から業務の効率化も同時に図れます。そのシステムが弊社の「MOT」です。

4.MOTとは

ビジネスフォンのように固定電話を使用できるのはもちろんですが、事務所外（外出中・自宅・サテライトオフィス）などでもスマートフォンやパソコンにアプリやソフトをインストール・設定することで利用することが出来るようになる電話システムです。

事務所外でも会社の電話を受けたり、会社番号で電話をかけたり、内線・電話取次などが行えます。スマートフォン・パソコンという端末を利用出来るので固定電話端末の購入などが不要になり、新規で導入してもビジネスフォン以下の金額になることもあります。また、社員が増加しても社員所有のスマホを利用することで簡単に増設も可能です。別フロアの場合でもスマートフォンを利用すれば配線不要なので安価に内線環境の追加ができます。パソコンタイプのソフトフォンでも専用の電話線は不要でLANケーブルで繋がる為、スマホ同様配線が不要なので増設費用が削減出来ます。
新規でビジネスフォンの導入を検討中の方はこちら  

5.MOTとビジネスフォンの比較

スマートフォンやパソコンを利用し外出中や在宅勤務・テレワークでも活用出来る電話システムはビジネスフォンと比較して他にも優位性があります。

新規でビジネスフォンの導入を検討中の方は一度「MOT」も比較してみてください。

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この記事の結論
・ビジネスフォンのリースは原則として途中解約できません（残債の一括精算が必要）
・ただし「継続」を選んでも移転時には工事費が発生します
・判断すべきは残債の額ではなく、数年分の総額の比較です
・リース物件の移転にはリース会社への設置場所変更の届出が必要です

コンテンツの目次

1. 移転前にまず確認すべき3つのこと
2. ビジネスフォンのリースは途中解約できる？
3. 見落とされがちな「継続してもお金はかかる」という事実
4. リース物件を移転するときの手続き
5. 契約満了が近い場合の3つの選択肢
6. 残債がある状態で電話環境を変える現実的な方法
7. よくある質問

1.移転前にまず確認すべき3つのこと

判断材料がないまま業者に相談すると、提案された内容が自社にとって得なのかを検証できません。まず手元のリース契約書から次の3点を押さえてください。

用語補足：残債とは、リース契約を途中でやめる場合に、まだ支払っていない残り期間分のリース料のことです。契約によっては「規定損害金」「違約金」という名称で扱われ、算出方法もリース会社ごとに異なります。正確な金額はリース会社への照会が必要です。

2.ビジネスフォンのリースは途中解約できる？

結論から言うと、原則として途中解約はできません。ビジネスフォンで一般的に用いられるファイナンスリースは、契約期間中の解約ができないことが取引の定義そのものに含まれているためです。

なぜ途中解約ができないのか

リース会社は、利用者に代わって機器の代金を全額支払い、その費用を契約期間で分割回収する仕組みでビジネスを成り立たせています。途中でやめられてしまうと投資を回収できないため、契約上そもそも中途解約を認めていません。

どうしてもやめる場合は、残りのリース料相当額を一括で支払って精算することになります。実質的には「解約できる／できない」の問題ではなく、一括で払えば終われると理解しておくと判断しやすくなります。

「新機種に入れ替える」提案には注意する

リース中に機器を入れ替える場合、古い契約の残債を新しいリース契約に上乗せして組み直すという提案を受けることがあります。目の前の一括支払いは避けられますが、残債が新契約の月額に転嫁されるため、総支払額はむしろ増えます。

月額が下がったように見えても、契約期間が延びていれば総額は膨らみます。提示された金額は必ず「月額×契約月数＋初期費用」の総額に直して比べてください。

注意：中途解約の可否や残債の算出方法は、リース会社および個別の契約内容によって異なります。本記事は一般的な取り扱いを整理したものです。実際の判断は必ずご自身の契約書とリース会社への確認にもとづいて行ってください。

3.見落とされがちな「継続してもお金はかかる」という事実

ここが本記事の核心です。多くの企業が「残債を払うのは損だから、そのまま移設して使い続けよう」と判断します。しかしこの比較には、決定的な抜けがあります。

リースを継続して移転する場合も、工事費は発生します。旧オフィスからの撤去、運搬、新オフィスでの主装置設置、電話機ごとの配線敷設、内線番号や着信ルールの再設定——これらはリース料とは別に請求されます。当社の実績では、電話機5台程度の規模でも主装置工事と端末費で約10万円かかるケースがあります。

3つの選択肢を総額で比べる

つまり比較すべきは「残債 vs ゼロ」ではなく、次の2つの総額です。

①継続する場合の総額
　移設工事費 ＋ 設定費 ＋ 残り期間のリース料 ＋ 次回移転時の工事費

②乗り換える場合の総額
　残債の一括精算 ＋ 新環境の初期費用 ＋ 新サービスの月額

移設工事費と「次回移転時にも同じ費用が発生する」という前提を計算に入れると、残債を精算したほうが数年単位で安くなるケースは珍しくありません。特に拠点の増減や再移転の可能性がある企業ほど、この差は開きます。

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4.リース物件を移転するときの手続き

継続して移設する場合も、黙って動かしてよいわけではありません。リース物件の所有権はリース会社にあり、契約書には設置場所が明記されています。設置場所を変更する際は、「物件設置場所変更依頼書」「変更承諾依頼書」といった所定の書式をリース会社へ提出するのが一般的な取り扱いです。

移転時の流れ

届出を怠ると契約違反になる可能性があるほか、機器の所在が把握できず、満了時の返却や保守対応で問題になることがあります。移転が決まった段階で、まずリース会社に一報を入れてください。

なお、電話番号の扱いや回線工事のスケジュールなど、移転にともなう電話まわりの手続き全体については別記事で解説しています。
オフィス移転の電話手続き完全ガイドはこちら  

5.契約満了が近い場合の3つの選択肢

移転日までに契約満了を迎える、あるいは満了が半年以内という場合は、途中解約を検討せずに済みます。満了時の選択肢は次の3つです。

再リースを選ぶ前に確認したいこと

再リースは月額が大きく下がるため魅力的に見えます。ただしビジネスフォンの法定耐用年数は6年で、リース期間を満了した機器のほとんどはこれを超えています。加えて、部品は製造終了から7年を超えると供給されなくなるのが一般的で、故障時に修理できず即座に交換が必要になるリスクがあります。

移転先で機器を運搬・再設置することは、古い機器にとって負荷のかかる作業でもあります。「安いから再リース」と即決せず、その機器があと何年もつのかを業者に確認してください。

» 満了を機に電話環境そのものを見直すなら、主装置を持たないクラウドPBX「MOT/TEL」という選択肢があります。老朽化による入れ替えが発生しない仕組みです。

6.残債がある状態で電話環境を変える現実的な方法

残債があっても、移転を機に電話環境を変える方法はあります。状況別に整理します。

方法1｜残債を精算して切り替える

最もシンプルな方法です。3章で示したとおり、移設工事費と次回移転時の工事費まで含めて総額で比較すると、精算したほうが安くなるケースがあります。まずは残債額を照会し、実際に数字を並べてみてください。判断はそれからで十分です。

方法2｜満了時期に合わせて計画的に切り替える

満了までの期間が長く、残債が大きい場合は無理に精算する必要はありません。移転時は最小限の移設にとどめ、満了のタイミングで切り替えるという進め方が現実的です。

この場合、移転の段階で「満了後にどうするか」を決めておくことが重要です。決めずにいると、満了直前にリース会社から再リースの案内が届き、比較検討する時間がないまま更新してしまうことになりがちです。

方法3｜段階的に移行する

既存のビジネスフォンを残しつつ、外出の多い部署やテレワーク中心のメンバーから先にクラウド側へ移すという進め方もあります。全社一斉の切り替えではないため残債の影響を受けにくく、満了時に残りを移行すれば完了します。

ただし二重に費用が発生する期間が生じるため、対象人数と期間を絞って計画してください。

移転先で工事費をゼロにできる場合がある

方法1を選ぶ場合、切り替え先を主装置を持たない構成にすれば、移転先での配線工事そのものが不要になります。従来は「残債の精算」と「新環境の工事費」の二重負担が乗り換えのハードルでしたが、後者を外せれば判断は変わります。

また、移転で不安の大きい電話番号の維持についても、番号をクラウド側に持たせることで移転の影響を受けにくくできます。

移転にかかる工事費と、切り替えた場合の総額を一緒に試算します。

7.よくある質問

Q1.ビジネスフォンのリースは途中解約できますか？

原則としてできません。ビジネスフォンで一般的なファイナンスリースは、契約期間中の中途解約ができない取引として設計されているためです。やめる場合は、残り期間分のリース料相当額を一括で精算することになります。具体的な金額と条件はリース会社および契約内容によって異なるため、契約書の確認とリース会社への照会が必要です。

Q2.リース中のビジネスフォンを移転先へ持っていけますか？

持っていけますが、リース物件の所有権はリース会社にあるため、設置場所を変更する際は所定の届出書の提出が必要になるのが一般的です。移転が決まった段階でリース会社に連絡し、必要な手続きを確認してください。届出を怠ると契約違反となる可能性があります。

Q3.残債があるので乗り換えは諦めるべきですか？

残債の金額だけで判断すべきではありません。リースを継続して移転する場合も、撤去・運搬・設置・配線・設定の工事費が別途発生します。さらに次回移転時にも同じ費用がかかります。移設工事費と将来の費用まで含めた総額で比較すると、残債を精算したほうが安くなるケースがあります。

Q4.新しい機種に入れ替えれば残債はなくなりますか？

なくなりません。古い契約の残債を新しいリース契約に上乗せして組み直す形が一般的で、残債は新契約の月額に転嫁されます。月額が下がったように見えても契約期間が延びていれば総支払額は増えます。提示された条件は「月額×契約月数＋初期費用」の総額に直して比較してください。

Q5.契約満了が近い場合はどうすればよいですか？

満了時の選択肢は返却・再リース・買取の3つです。再リースは月額が新規リース料の8分の1〜10分の1程度に下がるとされますが、機器は法定耐用年数の6年を超えており、部品供給が終了していれば故障時に修理できません。移転にともなう運搬・再設置は古い機器に負荷がかかる作業でもあるため、あと何年使えるかを業者に確認したうえで判断してください。

Q6.残債を払わずに電話環境を改善する方法はありますか？

既存のビジネスフォンを残したまま、外出の多い部署やテレワーク中心のメンバーから段階的にクラウド側へ移す方法があります。全社一斉ではないため残債の影響を受けにくく、満了時に残りを移行すれば完了します。ただし移行期間中は費用が二重に発生するため、対象人数と期間を絞って計画してください。

まとめ

ビジネスフォンのリースは原則として途中解約できず、やめる場合は残債の一括精算が必要です。この事実だけを見ると「移転しても継続するしかない」と考えがちですが、継続を選んでも移設工事費は発生し、次回の移転でも同じ費用がかかります。

判断すべきは残債の金額ではなく、数年分の総額です。まずはリース会社に残債額を照会し、移設工事の見積と並べて比較してください。数字が揃えば、判断は自然に決まります。

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2.そもそもビジネスフォンの増設は必要か？問題点はどこに？

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コンテンツの目次

1. 中古ビジネスホンは危険だった？
2. 安い中古ビジネスホンが高くなってしまう理由
3. 中古ビジネスホンより安いコミュニケーションツール「MOT」
4. MOTが安い理由

1.中古ビジネスホンは危険だった？

2.安い中古ビジネスホンが高くなってしまう理由

3.中古ビジネスホンより安いコミュニケーションツール「MOT」

4.MOTが安い理由

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