コロナ禍で私たちの働き方は大きく変わりました。なかでも、従来テレワークが難しいとされてきた士業にもテレワーク導入の動きがあり、業界全体に大きな変化が起きています。
当記事では、士業における働き方の変化と2022年現在の状況、テレワーク・出社それぞれのメリットを解説。厳重なセキュリティや通話録音機能などから士業での活用が増加しているVALTECのサービスをご紹介します。

コンテンツの目次

1. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク
2. テレワークのメリット
3. 出社のメリット
4. 士業×テレワークの課題
5. 課題を解決するVALTECのサービス
6. お客様の声
7. 導入ポイント

１. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク

■2020年4月の状況

『税理士法40条第3項』で、「2ヶ所目の事務所の設置は禁止」と表記されていることから、コロナ禍で緊急事態宣言が発出された際にも自宅で仕事を続けていいのか迷った方も多いのではないでしょうか。

2020年4月、日本税理士会連合会からの「税理士の業務とテレワーク」によると『臨時的に仕事を自宅に持ち帰り税理士業務を執行したり、自宅への来客に対し一時的に税務相談に応じる等の行為を行なったとしても、自宅が外部に対する表示の有無等の客観的事実により税理士事務所と判断される状態でなければ2カ所事務所の問題は生じない』と明言したことにより、士業のテレワーク導入が進みました。

初めて緊急事態宣言が発出された2020年4月、株式会社アックスコンサルティングが全国の士業事務所を対象に行ったアンケートでは士業全体の36%がテレワークを導入。業種別の内訳では、会計事務所の56%、司法書士事務所・弁護士事務所の39%、社会保険労務士事務所の49%がすでに導入・導入予定と回答していました。

■2022年現在の状況

コロナ禍を経て、テレワークは急速に浸透しました。緊急事態宣言が解除された2022年6月現在も、WEB会議ツールやクラウドツールを活用する動きは継続しており、コロナ前は対面で行っていた会議をオンライン上で行うことも一般的になっています。

士業においては、全社員が毎日テレワークを行う完全テレワークではなく、事務所内で出社とテレワーク・在宅勤務を両立するスタイルが浸透しているようです。部署ごとにテレワーク実施日を定めたり、事務所での顧客対応日を設け出社日に設定したりするなど、テレワークと出社のメリットを取り入れた働き方が採用されています。

下記では、テレワーク・在宅勤務と出社２つのスタイルのメリットを解説します。

２. テレワークのメリット

VALTECの製品をご利用いただいている士業の皆様や、司法書士の木村光太朗さんへのインタビュー記事「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」では、テレワークのメリットとして以下のようなものが述べられています。

■DX推進の機会ととらえ、生産性向上のきっかけに

変化せざるを得なかった働き方の変化を機に、業務の効率化に取り組む事務所が増加。テレワーク導入の一番の課題だった電話対応はクラウドPBXを導入し対処、データ保管が可能な資料は紙媒体ではなくデータ化してクラウド上で管理することにより、資料を送受信したり探したりする手間を省けたといいます。

■新たなビジネスチャンスをつかむきっかけに

新たな相談形態としてWEB相談を導入したことにより、遠くに住む相談者や海外からの依頼も増加したといいます。その他にも、遠方で行われる講演会では打ち合わせのために何度も出張していたといいますが、打ち合わせは全てオンラインで行うようになったことで時間を有効活用することが可能です。コロナ禍での働き方の変化により新たなビジネスチャンスをつかむ人も増えています。

■人手不足の解決に

労働人口不足が叫ばれる日本において、人手不足の解消・採用の課題は大きくなっています。コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が可能な求人も一般的になり、地方で暮らしている・育児や介護で在宅勤務がしたいという方からの応募が増加しています。「テレワーク可」を条件に採用活動を行うことで、優秀な人材を採用できる可能性が高まるのです。

■BCP対策として

BCP対策（事業継続計画）とは、企業が自然災害やテロなどの緊急時に事業を継続できるよう計画しておくことです。身近な緊急事態でいえば、交通機関の乱れにより出社できない状況が挙げられるでしょう。
このような場合に、サテライトオフィスやテレワークができる環境を構築しておくなどの準備をしておけば、社員が長い時間をかけて通勤する必要がなくなり、効率的に業務を行うことができます。自然災害が多い日本では、BCP対策は非常に重要なのです。

３. 出社のメリット

■顧客とのコミュニケーション

年配の方やWEBツールの操作に慣れていない相談者との面談は、対面で行うことが多いようです。近年ではテレワーク導入事務所が増えたことで、資格を持たずに業務を行うなりすまし事件も発生。信頼関係を築く段階では対面でのコミュニケーションを重視しており、事務所での対応を行っているといいます。

４. 士業×テレワークの課題

■セキュリティ（個人情報の扱い）

テレワーク・在宅勤務を行う為にスマホや個人のPCへ業務で使うデータなどを移して持ち帰った場合、情報漏えいのリスクが高まります。事務所内であればセキュリティ機器が導入されていたりする為、セキュリティはある程度担保されています。しかし、自宅のネットワークでは事務所レベルのセキュリティ機器を導入しているケースはあまり見られず、不正アクセスやサイバー攻撃などを防ぐことが出来ません。

また、個人のPCの場合、業務だけでなく私的な利用ももちろんあるでしょう。その際に情報を抜き取るような悪質なサイトなどへのアクセスにより情報漏えいが起きる可能性もあります。

■電話対応ができない

電話対応に関する様々な課題も生まれています。

・携帯/通信手当を支給しており経費がかさんでいる

・録音できる通話に限りがあり、特に使用頻度の高い携帯での通話を録音できない
・録音データの管理が面倒
・手動で操作が必要であり、録音漏れがある
・録音する番号としない番号を分けられない

・転送料金がかさんでいる
・重要な電話も代行サービスにつながるため、お客様からの質問に答えられず不信感を与えてしまった

■ペーパーレス化への対応が困難

紙媒体でのやりとりが多い士業では、ペーパーレス化が大きな課題となっています。紙媒体での保管が必要な書類とデータ保管が可能な書類を区別し、適した対応を行う必要があります。

近年では紙媒体での提出が必要だった書類が、WEB上で提出できるようになった事例もあります。業界全体でペーパーレス化を促進することは、BCP対策としても効果的です。

■生産性への懸念

テレワークを導入した企業では、多くの業務を抱える社員が業務時間外でも作業をしてしまい体調を崩したり、質問や相談を気軽にできない状況で生産性が落ちてしまったりといった状況が生まれました。
従業員の労働時間の管理やチャットツールなどを活用したコミュニケーションの促進により、労働環境の整備に力を入れる必要があります。

■相談者との面談対応

テレワーク導入の大きな課題のひとつが、相談者への対応です。年配の相談者などWEB面談を行うことが難しかったり、業務内容によっては対面での面談が義務付けられているケースもあったりすることから、事務所としての機能を完全になくすというのは難しい事務所が多いようです。

近年ではWEB面談を悪用し弁護士・会計士・税理士などになりすます事件も発生しています。相談者からの信用を得るために、事務所での面談対応日を設けている事務所が多いようです。

■「事務員はテレワークができない」状況が生まれることも

税理士・会計士・弁護士などと、事務員の間でテレワーク導入へのハードルが異なることも課題のひとつです。個人情報や紙媒体の資料を扱う事務員は他のスタッフがテレワークをしているなかでも出社を強いられているケースもあり、不満が募ります。不公平な扱いを受けていると感じ、従業員満足度に関わる恐れもあり、解決が難しい課題となっています。

■自宅の業務環境が整っていない

テレワークを導入する全ての企業・事務所が直面する課題ではありますが、自宅でテレワークができるよう環境を整備することは容易ではありません。WEB会議ができる安定したインターネット環境はもちろん、家族や子どもが自宅にいる場合には業務に集中できる静かな環境が必要です。コロナ禍では「テレワーク手当」として環境整備への手当を出す企業も増加しました。

５.　課題を解決するVALTECのサービス

■アプリインストールでスマホを内線化！クラウド電話「MOT/TEL」

MOT/TELは、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードすることで、ビジネスフォンの機能を代用できるサービスです。スマートフォンやパソコンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、外出先での着信・電話の行き違いで生まれる手間を省きます。

通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作は必要ありません。 聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上することに加え、電話相手との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→通話録音について詳細はこちら

IVR（自動音声案内）
自動音声応答を利用することで、着信する電話を個人やグループへ振り分けることができます。また、迷惑電話・営業電話を減らす効果があるため、本来の業務に集中することができます。
→IVR（自動音声案内）について詳細はこちら

CTI（顧客情報表示）
電話着信があった際、素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対が可能です。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
→CTI（顧客情報表示）について詳細はこちら

■通話・転送料無料の電話代行「オフィスの電話番」

会社宛ての電話を、御社名で一次受付する電話代行サービスを利用することができます。MOT/TELと連携して内線取次をするため、電話代行サービス業界初の通話料・転送費用０円を実現しました。お客様からのお問い合わせが多い士業でのテレワークに適しています。

また、お客様と電話代行センターとの会話の録音データを確認できます。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。

転送・取次ぎ費用0円は「オフィスの電話番」だけ！詳細はこちら  

■事務所のPCを安全に遠隔操作リモートアクセス

自宅にあるPCへUSBを挿入するだけで、社内にあるPC画面を転送して操作することができるリモートアクセスサービスです。
会社のPC画面を転送し遠隔操作するため、自宅と会社のネットワークが異なります。そのため、万が一自宅のPCがウイルス感染しても会社のPCには広がりません。USBの紛失時も、管理画面からアカウントを削除することで会社のPCへアクセスを迅速に停止できます。さらに、会社のPCからアクセス元のPCへデータの転送を禁止。在宅勤務・テレワーク中に使用するPCへ情報を保存しないので情報漏えいの防止に役立ちます。

安全に使えるリモートデスクトップ「V-Warp」の詳細はこちら  

■スマホ・PCでFAXの送受信ができる「MOT/FAX」

スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。
FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
FAX専用機器のリース料や消耗品費はかからないため、コスト削減を図ることができます。

スマホ・PCでFAX送受信ができる「MOT/FAX」の詳細はこちら  

■紙文書の電子化サービス

請求書・領収書・契約書などの帳票を電子化してクラウドシステムへアップロード。事務所や自宅などどこからでも電子証憑を検索・閲覧・ダウンロードすることが可能です。
受取請求書は当社の文書管理センターにて受取るため、御社に請求書は届きません。全ての紙文書をPDFデータで電子文書として保管できます。※電子帳簿保存法にも対応しています。

テレワークの紙文書問題を解決する紙文書の電子化サービスの詳細はこちら  

６. お客様の声

弁護士法人コスモポリタン法律事務所

事務所の業務効率化を図るツールを多数導入しており、弁護士業界のデジタル化に関する発信にも力を入れている髙橋様。 クラウドPBXを導入するにあたり、最も重視していた機能は「通話録音」機能だといいます。大容量・全自動で設定が柔軟に変えられる、かつデータの管理もしやすい機能を求めていた髙橋様が、MOT/TELを導入された感想を動画でご覧ください。

７.　テレワーク導入時に気を付けること

■テレワークで行う業務を判別、必要なツールを洗い出す

業務のなかでも、テレワーク実施が可能なものとそうでないものがあります。クラウド上に保管されているデータを用いる業務であればテレワークは可能ですが、持ち出し厳禁の資料を扱う業務は事務所で行う必要があります。日常業務をテレワークができるもの/できないものに分類することで、必要なツールが見えてきます。全ての業務をやみくもにテレワーク化するのではなく、部署ごと・業務ごとなど小さく始めてみることが肝心です。

■就業規則等の確認

テレワーク実施にあたり、就業規則の変更が必要になる事務所もあるでしょう。特に注意が必要なセキュリティ上のトラブルに関して、事前にルールを定めておく必要があります。

■費用負担を定める

在宅勤務の場合、個人の所有しているPCや自宅のインターネット回線・電気などを使用することになります。事務所としてどこまで費用負担するのか就業規則に定めておく必要があります。

■テレワーク時に役立つツールや公的支援の利用を検討

テレワーク導入のハードルを上げているのが、ツール導入時の費用ではないでしょうか。事務所内では、費用をかけてまでテレワークを導入すべきか？と疑問に思うスタッフがいる可能性もあります。
費用面の課題をクリアするために、国が働き方改革の一環で行っている助成金を利用することができます。都道府県や自治体など事務所が所属する地域で助成金を出しているケースもあるため、費用面の不安で迷っている場合には調べてみるといいでしょう。

■テレワーク時のルールや就業規則の変更をスタッフへ周知

働き方の変化に伴い、様々な課題が生じることが予想されます。テレワーク・在宅勤務時のルールを定め、特に不足しがちなコミュニケーションのフォローに努めましょう。テレワーク研修として導入目的やルール、就業規則の変更点などを周知、疑問を解消する時間を設けることも必要です。

■顧客・取引先への事前連絡

テレワークの導入により、電話対応や郵送物の送り先に変化があることも。顧客や取引先からの信用がなにより重要な職種であるため、事前の連絡や説明をしておく必要があるでしょう。テレワークを導入したばかりではツールに慣れておらず不便をかけるかもしれません。事前に知らせておくことで疑問や不信感を和らげるため、事前の周知が重要です。

８. 参考サイト

・日本税理士会連合会「『税理士の業務とテレワーク(在宅勤務)～新型コロナウイルス感染防止対応版～』の掲載について」
・株式会社名南経営ソリューションズ「税理士の業務とテレワーク（在宅勤務）のFAQ　日税連」
・株式会社アックスコンサルティング「士業事務所のテレワーク導入率は36%。全国の士業事務所に緊急アンケートを実施」
・株式会社朝日新聞社 GLOBE+「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」
・株式会社アシロ「弁護士・法律事務所のテレワーク実施は難しい？直面する課題と解決策・テレワーク導入事務所事例あり」

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受付担当者の業務負担を軽減する受付システム。かつては総務など受付担当者が担当者への取次ぎを行っていましたが、訪問者が多い企業ではかなりの業務負担となることから活用が進んでいます。
当記事では、受付システムの活用メリットと製品比較のポイント、受付から直接担当者のスマホを呼び出せるシステムをご紹介します。

コンテンツの目次

1. 受付システムとは
2. 活用メリット
3. サービス比較ポイント
4. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

1. 受付システムとは

受付システムとは、タブレットや専用端末によって受付を行うシステムです。簡単な操作だけで担当者を直接呼び出すことができます。これまで受付担当者が手作業で行っていた来訪者対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化・無人化できるため、業務効率化やコスト削減効果があります。

主な機能は来客受付と担当者への通知、通知時に必要な社員データの登録です。サービスごとに様々な機能があり、来客者の情報管理や入退場記録の管理、他サービス（内線・チャットツール）と連携して通知を行う機能があります。

2. 活用メリット

メリット① 約束相手を直接呼出し、取次ぎの手間を省く

受付システムの機能によっては、システムの操作で直接担当者を呼び出すことが可能です。総務や受付担当者が約束相手を探す手間を省きます。内線やチャットツールなど様々な連絡手段と連携できるサービスが多く提供されているため、自社に適した方法で活用することができます。

メリット② 総務・受付担当者の業務効率アップ

総務や受付担当者は、来客対応以外の業務も兼任していることがほとんど。エントランスからの入電にすぐに対応できるよう気にかけたり、来客の度に業務が一時中断されたりすることは、社員の業務効率を下げる原因になっています。

さらに、多くの方がオフィス中に響き渡る着信音を騒がしく感じたことがあるのではないでしょうか。電話の取り逃がしを防ぐための音量設定とはいえ、担当者以外の集中力にも影響を及ぼすこともあります。受付・取次ぎに伴うノイズを減らすことで、オフィス全体の集中力アップも期待できます。

メリット③ フリーアドレス制にも対応

受付から約束相手を直接呼び出せるシステムでは、フリーアドレス制を採用しているオフィスでも活用が可能です。広いオフィスエリアで約束相手を探し回る必要がなくなるうえ、レイアウト変更も柔軟に行うことができます。

メリット④ セキュリティ対策として

入退室管理システムや入場ゲートと連携するシステムであれば、セキュリティ対策としても活用可能です。盗難や情報漏えいなど万が一の事件が起きた場合に内部にいた人間が分かることで、抑止力にもつながります。また、飛び込み営業など約束のない来客がオフィスに立ち入るリスクを減らすことも可能です。

メリット⑤ 来訪前後の業務も効率化

会議室予約：会議室予約システムと連携することで、会議室の予約・約束相手への連絡・当日の受付に使用するQRコードやパスワード等の送信などまとめて行うことが可能です。担当者の業務を簡略化するだけでなく、約束相手が受付にかかる時間や手間を省けることから活用が進んでいます。

入退室管理：入退室管理システムやスマートロックとの連携により、セキュリティ強化が可能です。生体認証やQRコードでの受付を行うことでセキュリティを強化しつつ受付にかかる時間を削減、スムーズな案内を実現します。

来客者情報管理：かつてはセキュリティ上の理由から、来客者情報を紙に記載する受付スタイルをとる企業も多くありました。しかし、紙媒体への記載・情報保管は煩雑なうえ、データベースへの転記も面倒。受付をデジタル化することで、来客者情報の入力・管理にかかる手間を省くことが可能です。

3. サービス比較ポイント

比較ポイント① 機能

主な機能である受付・担当者の呼び出しの他に、多くの機能を兼ね備えたサービスが提供されています。自社で必要な機能を洗い出し、機能性と価格帯の条件を両方満たすサービスを見つけましょう。

比較ポイント② 導入規模

数十名の社員が働くオフィス・店舗での活用と、広大な敷地で数千人が働く工場での活用ではシチュエーションが大きく異なります。社員それぞれのデスクにビジネスフォンが設置されている、1人一台パソコンを扱っている、社用携帯を支給しているなど、現在の連絡手段を踏まえたサービス選択が重要です。

比較ポイント③ メシステム連携、通知方法

来訪を伝える通知も、内線電話だけでなくPCやスマホで受けることができます。 チャットやメール、専用アプリなどから自社の環境や働き方に合わせて選ぶとよいでしょう。

比較ポイント④ カスタマイズ対応

iPadなどタッチパネル式のシステムでは、システムに表示する内容をカスタマイズできるサービスもあります。
一般的なオフィスでは「総合受付」「部署代表者呼出し」「担当者呼出し」「宅配受付」のように表示しているメニューを、店舗や工場での受付内容に変更すれば顧客の一次受付としてシステムを活用することも可能です。

比較ポイント⑤ 費用

サービスの機能や導入規模により、システム利用料も異なります。平均では月額5,000円～1万円程度であるサービスが多いようですが、規模の大きな事例や最新の認証システム・機能を備えていると月額10万円以上の利用料が発生するケースもあるようです。機能と価格のバランスを加味したサービス選択が必要です。

４. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

特長① 受付から内線で直接担当者を呼出し、総務の業務負担を軽減

エントランスに設置された受付システムから、直接担当者のスマートフォンを呼びだすことが可能です。
テレワーク中や外出中、フリーアドレスでも素早い来客対応が可能になり、受付担当者の負担を軽減します。

特長② 用途に合わせてカスタマイズ可能、幅広いシチュエーションに対応

場面や用途に合わせて表示メニューを変更することが可能です。
表示内容をカスタマイズすることで、シェアオフィスでの受付として、店舗での一次受付としてなど幅広いシチュエーションに対応することができます。

５. アプリインストールでスマホを内線化するクラウドPBX「MOT/TEL」

特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長③ 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長④ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

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近年では、固定電話の利用は減ってる一方、まだまだ利用している会社もあります。
根強い「固定電話への信頼性」と「スマホの固定電話としての活用の不安」がその理由です。
しかし、その問題を解決し、社会的信頼性の確保と業務効率化を両立してスマホを固定電話として使用する企業が増えています。
固定電話番号をスマホで利用すると、外出先でも会社の電話番号で発着信ができるようになるなど、業務の効率性が高まるからです。

コンテンツの目次

1. ビジネスに固定電話番号は必要？携帯番号を使用するリスク
2. 固定電話のデメリット
3. 固定電話番号を利用できる新たな選択肢「クラウドPBX」
4. 固定電話番号をスマホで利用するメリット
5. スマホを固定電話として利用するデメリット
6. スマホを固定電話として使用する3つの方法
7. アプリインストールでスマホを内線化！クラウドPBX「MOT/TEL」
8. まとめ

ビジネスに固定電話番号は必要？携帯番号を使用するリスク

ビジネスの場において、固定電話番号は現在でも「法人としての信用を表すもの」として認識されています。
起業したての法人や個人事業主など携帯電話の番号を仕事で利用しているケースもありますが、取引先や顧客からの信用を得にくいというリスクがあります。
信用度合いは仕事の獲得や売り上げに影響する場合もありますし、銀行口座開設など法人の電話番号が必要な手続きができないといったことに繋がるリスクも。

また、プライベートの携帯番号を仕事に使用すると、プライベートの時間にも仕事の電話が鳴り、プライベートが浸食されてしまったり、個人情報を公にすることによるトラブルが発生する危険性もあります。
以上の理由から、ビジネスに固定電話番号は事実上避けられない存在のものであると言えます。

固定電話のデメリット

固定電話番号を利用できるものといえば固定電話（ビジネスフォン）ですが、固定電話にはデメリットもあります。
まず固定電話には電話回線が必要なので、固定電話を使うためには電話回線を引く必要があります。 設置のための工事の分は、当然追加で費用がかかってしまいます。

固定電話のデメリットは目に見える費用だけではありません。
例えば外回りが多い営業所やオフィスが無人になる時間帯がある小規模拠点では、電話対応のためスタッフがデスクにいなければならない固定電話に、使いづらさを感じる人もいます。
さらに、通常の固定電話ではテレワークや外出中の社員宛てにかかってきた電話は取次ぎ・折り返しが必要になるため、出社している人の電話業務負担が大きくなってしまいます。
それだけではなく、電話対応のためのスタッフがデスクから離れていた間に電話が来たときは、取り逃がしによるビジネスチャンスの低減にも直結してしまうのです。

「信頼のため固定電話番号は使いたいけれど、固定電話の問題や負担が大きい……。」 そんな電話業務のお悩みを解決するのが、「クラウドPBX」です。

固定電話番号をスマホで利用できる新たな選択肢「クラウドPBX」

■クラウドPBXとは？

クラウドPBXは、従来ビジネスフォンでしかできなかった様々な機能を、スマートフォンやPCで利用することができます。
アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。

機能はクラウドPBXを提供するサービスによって異なりますが、外線通話・内線通話だけでなく、転送やグループ着信、営業時間外にメッセージを流すといったスケジュール設定ができるサービスもあります。

営業時間中はスマホで電話を受けて、営業時間外は留守番電話が流れるように設定することもできますし、一時的にスマホで電話を受けないように設定することもできるので、プライベートが侵害されることも防げます。

固定電話番号をスマホで利用するメリット

・固定電話の代表番号をスマホで利用できる

外出先でも代表番号宛ての電話を取れるため、ビジネスチャンスを逃しません。
担当者が外出中ですぐに対応ができず、折り返し電話をしても先方のタイミングが合わなくて連絡がつかない事態を避ける事ができます。
また、代表番号ではなく携帯番号からの折り返し連絡は、番号が異なるため出てもらえない可能性もあります。

・コストを抑えられる

固定電話の代表番号をスマホで利用すると、さまざまな場面でコスト削減につながります。
電話対応だけのために従業員を確保する必要がなくなり、人件費を削減できます。
個人スマホをそのまま併用できるので、社用の端末を新たに準備するコスト、また、多くの場合、端末同士が内線として通話できるので、通信費の削減も可能です。

・信頼性の高い連絡先の確保

固定電話番号は、特にビジネスシーンや公式な手続きでの信頼性が高いとされます。
この番号をスマホで利用することで、信用を損なう事なく固定電話番号をスマホで利用するという柔軟な連絡対応が可能になります。

スマホを固定電話として利用するデメリット

一見、メリットばかりのような「スマホで固定電話番号を利用する」という事。
しかし、乗り換えるのに不安やデメリットに感じられている事もあります。

・通話品質が不安

クラウドPBXサービスを利用する場合、インターネット回線の状態が通話品質に直結します。
回線が不安定だと、ハウリングやノイズ・ラグが発生したり、通話が突然切れてしまうこともあります。
大切な商談の際に通話品質が悪いと、話がスムーズに進まなかったり相手に不信感を与えかねません。
通話品質が不安定だと業務の効率化にもつながらない結果となり、固定電話番号をスマホで利用する上での不安となります。

・セキュリティリスク

スマホで業務を行う場合、セキュリティ面のリスクも懸念されます。
スマホを紛失したり、盗難に遭ったりした場合も会社の機密情報が漏洩するおそれがあります。
また、特にクラウドPBXで通話をするときは、ネットに接続するため十分な情報セキュリティ対策が必要であるなど、十分な知識がないと不安に感じてしまう事もあります。

・プライベートとの区別

端末を会社が用意してくれるケースもありますが、私用のスマホを使う事が多いので、仕事とプライベートの境界があいまいになりやすい一面もあります。
オンとオフの切り替えがしにくく、プライベートな時間に影響がある事が懸念されます。
退勤した後や休みの日にも仕事の電話がかかってくることがあったり、従業員によってはオーバーワークになるケースがあります。

デメリットとされる「固定電話番号をスマホで利用する際の不安面」も、クラウドPBX「MOT/TEL」なら、不安なく解決します。

スマホを固定電話として使用する3つの方法

スマホを固定電話として使用する方法は、3つあります。
スマホの固定電話化を考えている企業の方は、目的や、規模などを参考にどの方法で導入するか検討してみてください。

電話転送サービス

電話転送サービスを使って、固定電話番号にかかってきた電話を登録してあるスマホの番号に転送する方法です。転送サービスは、多くの場合電話回線業者がオプションとして取り扱っています。
スマホさえあれば、固定電話にかかってきた電話を受ける事ができます。
会社にかかってくるすべての電話がスマホに転送される事、転送元に通話料金がかかるため、電話の回数が多いほどコストが高くなる事に注意が必要です。
そして、転送先として登録できる電話番号はひとつだけです。
スマホで折り返すと、スマホの番号が相手に通知されます。その番号を知らない相手だと警戒されてしまい、出てもらいにくくなる可能性もあります。

固定電話番号取得サービス

固定電話番号取得サービスとは、物理的な電話回線を引かずに、スマホに専用のアプリを入れて固定電話番号を使った発着信を可能にするシンプルなサービスです。
アプリをインストールするだけで簡単に利用できます。
スマホ、PC、タブレット、またはIP電話機で利用でき、月額料金や通話料がかかりますが、導入コストが抑えられます。月額はかかるものの、通常の固定電話回線よりも安価です。
また、基本的な発着信や留守番電話が利用可能ですが、高度な機能（自動応答や内線通話など）は基本的に利用できません。
自宅用に市外局番付きの信頼性ある番号を持ちたい個人利用や、複数の番号管理や高度な通話分析を必要としない店舗やサービス業に向いています。

クラウドPBX

クラウドPBXは、従来のPBX（構内交換機）をクラウド上で実現したサービスで、ビジネス用途に特化した電話番号運用と管理のための高度なシステムです。
電話転送サービスのような電話をそのまま転送するものではなく、インターネットを介して発着信するため、スマホだけではなくパソコンでも固定電話番号を使った通話が可能です。
内線通話（オフィス内外問わず）、自動応答（IVR）、通話履歴管理、録音機能、外部ツール連携（CRMやチャットツールなど）の多彩な機能が特徴です。

導入費用が安く、電話転送サービスのように転送するたびに通話料金が発生しないため、通話にかかるコストが抑えられます。しかし、固定電話番号取得サービスよりは初期費用や月額料金が高額になる場合が多いです。
設定や管理に一定の技術的知識が必要になる場合がある事とインターネット環境によっては通話品質が不安定になる可能性があるので注意が必要です。
中小企業・大企業、多拠点での内線管理や複数番号の一元管理が必要な場合や、遠隔地の従業員にも社内電話番号を付与したい場合、コールセンター業務や顧客管理システムと連携して通話分析を行う場合に適しています。

アプリインストールでスマホを内線化！クラウドPBX「MOT/TEL」

クラウドPBX「MOT/TEL」は、15年以上の開発実績を持つクラウドPBXで、日本独自のビジネスフォンに合わせた馴染みやすい操作性が持ち味です。 MOTシリーズは累計27,500社以上の導入実績があり、サポート体制も評価されています。

特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。アプリでは「今外線を受け付けない」「今内線の着信を受け付けない」といった設定を個別に行えるので、プライベートの時間もしっかり守ります。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長③ 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長④ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

特徴⑥ 安定した通話・地域専門サポート

一般的なクラウドPBXでは、1つのデータセンターへ接続が集中する為、時間帯によっては通話が不安定になる場合があります。
モッテルでは、東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州へそれぞれ専用データセンターを設置することで安定した通話を提供、お近くのエリアからサポートいたします。

まとめ

スマホで固定電話番号を利用できるクラウドPBXサービスをご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。

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会社に自分宛ての電話があったとき、席を外していて対応できなかった経験は誰にでもあるのではないでしょうか。特に、近年テレワークが普及しオフィスの在り方が変わったことから、電話対応の課題を抱える企業も少なくないようです。
当記事では、会社への着信をスマホで受ける方法をご紹介します。

コンテンツの目次

1. 会社の番号をスマホで受けるメリット
2. 方法① 電話転送サービスを使う
3. 方法② アプリをインストールするだけ！クラウドPBXを使う
4. まとめ

会社の番号をスマホで受けるメリット

会社の番号で発信するメリットには以下のようなものがあげられます。
取引先やお客様からの信用にも関わる事項もあり、「会社の番号をスマホで受ける」を実現する重要性が分かります。

・取次ぎ・折り返しなど電話対応業務の負担を減らす
・電話の取り逃がしによるビジネスチャンスの低減を防ぐ
・電話がつながらないことによるクレームを防止
・電話対応の担当者が不要になる。テレワークも可能に

方法① 電話転送サービスを使う

■電話転送サービス「ボイスワープ」とは？

NTTが提供している電話サービスを利用している場合、固定電話への着信をスマートフォンに転送する「ボイスワープ」というサービスを使うことができます。

ボイスワープを使うとあらかじめ設定しておいた電話番号に着信を転送することができ、「すべての着信を転送」「一定時間オフィスの固定電話を鳴らして応答しない場合に転送」など、自社の電話対応状況に応じた設定を行うことが可能です。

■電話転送サービスのデメリット

オフィスを空ける時間帯が多い営業所や小規模拠点を中心に活用されている転送サービスですが、電話対応にかかる費用がかさむというデメリットがあります。

下記の月額使用料に加え、固定電話・携帯電話の通話料金がかかるため、複数台の携帯へ転送したいなど拠点の規模によっては、方法②で紹介するクラウドPBXの活用がおすすめです。


参考：NTT「ひかり電話ボイスワープ」

方法② アプリをインストールするだけ！クラウドPBXを使う

■クラウドPBX「MOT/TEL」とは？

2つめの方法は、クラウドPBXを活用する方法です。クラウドPBX「MOT/TEL」では、従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能をスマートフォンやPCで行うことができます。アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。

機能例：外線通話・内線通話・転送・グループ着信・通話履歴の表示・スケジュール設定（曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など設定）

特長① 会社番号への着信を個人のスマートフォンで対応

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。個人の携帯番号を伝えるリスクやお客様に与える不信感を低減。電話の取次ぎや折り返し業務の手間を省きます。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特徴③ 運用方法に合わせて詳細設定が可能

特定のグループ（部署や拠点）に所属する社員が同時に着信するグループ着信や、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、社内の運用に合わせて詳細な設定を行うことができます。
着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）など、業務を効率化する機能も多数搭載されています。
→MOT/TEL機能一覧

特長④ 社員間の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長⑤ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

まとめ

会社の固定電話への着信をスマホで受ける2つの方法をご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。

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オフィス外出時や在宅勤務時など、スマホから取引先・お客様へ電話をかけるシチュエーションは多くあります。しかし、携帯電話番号からの発信では会社の信用にも関わる様々な課題があり、「携帯電話・スマホから個人の番号とは違う会社の電話番号で発信する」ことのニーズが高まっています。
当記事では、スマホから会社の番号で発信するクラウドPBX（クラウド電話）をご紹介します。

コンテンツの目次

1. スマホから会社の固定電話番号で発信できるクラウドPBX
2. スマホを固定電話化して会社の番号で発信するメリット
3. スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめ
4. クラウドPBX「MOT/TEL」の特徴
5. まとめ

スマホから会社の固定電話番号で発信できるクラウドPBX

テレワークの普及などにより会社や事務所の固定電話で発信することができないケースが増え、個人の携帯電話番号を業務で利用しなくてはいけないケースが増えています。個人の携帯電話番号で業務を行うと顧客・取引先に番号が知られてしまい業務時間外や休日に連絡が来てしまう、私的な連絡が来てしまうといったデメリットがあります。

そのような課題を解決する方法がスマホの固定電話化です。スマホを固定電話化すると会社の電話番号を使って発着信ができるだけでなく、事務所の固定電話のように社員同士で内線通話をしたり電話を一度保留にして別の人へ取り次いだりすることもできるようになります。このスマホの固定電話化が可能なのがクラウドPBXというサービスです。

■ クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上にあるPBX（電話を制御する装置）とインターネット経由でつなぎ会社番号を使った電話ができるサービスです。テレワークの普及に伴い会社の電話をビジネスフォンではなくクラウドPBXを選択する会社が増えています。

スマホを固定電話化して会社の番号で発信するメリット

社員がお持ちのスマホから従来のスマホ番号とは違う会社の番号で発信するメリットは以下のようなものがあげられます。取引先からの信用や従業員の満足度など、経営に関わる重要なメリットも存在します。

■ プライバシー

・個人の番号を取引先や顧客へ通知する必要がなくなる
・個人番号を使用することで起きるトラブル（ストーカー被害や迷惑電話など）防止できる

■ 公私の切り分け

・折り返しが会社宛てに着信するするので有給の際に個人あてに着信が来ない

■ 業務効率

・携帯番号だと不審がられ、電話に出てもらえないことが無くなる
・出先でも在宅勤務でも会社の電話番号で発信できる

■ コスト

・社用携帯を支給する必要がなくなる

スマホから会社の番号で発信するメリットは上記のように多くあります。

スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめ

スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめです。クラウドPBX「MOT/TEL」は特許庁など官公庁、上場企業、コールセンターにも多数導入されている信頼のクラウドPBXシステムです。

クラウドPBX「MOT/TEL」導入することでスマホから個人の携帯電話番号とは異なる会社の番号で発信できるようになります。どこでも会社番号を使った発着信ができるので社外での活動が多い営業担当やテレワーク勤務者などの電話業務を効率化することができます。

クラウドPBX「MOT/TEL」の特徴

特長1 スマホをアプリで内線化することにより個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長2 複数の番号から発信番号を選択できる

クラウドPBX「MOT/TEL」のアプリでは、発信の際に通知できる番号を選択することができます。例えば、会社の代表番号と部署の番号や個人直通の番号・子会社の番号・イベント用の番号などです。

特長3 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長4 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長5 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴6 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

まとめ

スマホから固定電話番号で発信できるようになると個人の携帯電話番号を使わない・社用携帯の2台持ち不要など様々なメリットがあります。この機会にぜひご検討ください。

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コロナ禍でスマートフォンやタブレットを支給する企業が増加。管理部門では、紛失やプライベート利用によるウイルス感染・情報漏えいが懸念されています。当記事では、社員が今すぐできる対策４つと、無料で使用できるMDM（モバイルデバイス管理）サービス、ビジネスでも安心してご利用いただけるクラウド電話アプリをご紹介します。

コンテンツの目次

1. コロナ禍でデバイス支給が増加、管理部門の懸念
2. 今すぐできる基本の対策４選
3. MDM（モバイルデバイス管理）とは
4. ビジネスでも安心のクラウド電話「MOT/TEL」

１. コロナ禍でデバイス支給が増加、管理部門の懸念

コロナ禍でテレワークが普及したことから、社用携帯を支給する企業が増加。コロナ前には営業など社外での連絡が必要な部署にのみ支給されていた携帯が、必要な従業員に支給されるようになりました。

企業の担当者が懸念を抱いているのは、社用携帯のセキュリティ対策について。社員による携帯の紛失・盗難や、不正なアプリ・サイトからウイルスに感染、情報漏えいの危険性があることから対策を行っています。情報漏えいの被害は自社だけでなく取引先や顧客も被害を受ける恐れがあるため、この機会に使い方やルールを見直し十分な対策を行いましょう。

２. 今すぐできる基本のセキュリティ対策

対策① 推奨強度のパスワードを設定

社用携帯はPCよりも持ち歩きの機会が多く、どれだけ注意したとしても外出先での置き忘れ・紛失が発生します。万が一第三者の手に渡ってしまっても、業務に関する情報にアクセスされないようパスワードを設定しましょう。
使用者の誕生日や「123456」など、簡単に解除されてしまうものではなく、推奨されている強度（桁数・英数字の組み合わせなど）で設定することが重要です。

対策② 業務利用以外のアプリをインストールしない

業務に必要なアプリ以外はインストールしないようにしましょう。不正なアプリのインストールによるウイルス感染の恐れがあり、情報漏えいやアカウントの乗っ取りなどの被害にあうことがあります。
あらかじめ「アプリのインストールは管理者が行う」などルールを定めておきましょう。また、インストールの際にも公式のアプリストアであるGoogle PlayやApp Storeを利用しましょう。

対策③ OSやアプリを最新バージョンにアップデートする

OS（Android・iOS）やアプリ・ソフトは常に最新バージョンにアップデートしましょう。OSやアプリの脆弱性を狙ったマルウェア攻撃を防ぐためであり、アプリの提供元では脆弱性を排除するためにアップデートがされています。更新情報を常にチェックし、安全な状態で利用しましょう。

対策④ フリーWi-Fiに接続しない

街中でインターネットに接続できるWi-Fiスポット。駅前や人通りの多い場所を中心に、広い範囲で整備されています。
手軽に使用できる一方で、フリーWi-Fiの中には安全性が確認されていないものもあり、不正アクセスや盗聴などの被害にあう可能性があります。緊急時以外はフリーWi-Fiを使用せず、勝手に接続してしまわないようWi-Fi機能をOFFにしておくことが推奨されています。

３. MDM（モバイルデバイス管理）とは

社用携帯やPCなどデバイスを管理する際、MDM（モバイルデバイス管理）というシステムが活用されています。
「Mobile Device Management」の略称であり、企業で使用されるスマートフォン・タブレットなどのモバイル端末を管理する手法・システムを指します。働き方改革やコロナ禍でのテレワークの普及により、社用端末を支給する企業が増え活用されています。

機能① デバイスの一括管理

複数のデバイスを一元管理することが可能です。アプリのインストールや不要な機能の無効化、OSのアップデートなどを一斉に操作。アプリや設定を管理することで、プライベート利用によるウイルス感染・情報漏えいのリスクを低減させます。個人・役職別・部門別・地域別など様々なグループでの操作が可能です。
端末の導入時やオフィス移転時など、数十台・数百台の端末の設定を変更する場合に役立ち、管理部門の業務効率化を図ります。

機能② 利用状況の把握

デバイスごとのアプリのインストール状況や、OSのバージョンなどを把握することが可能です。システムログインやサーバーアクセスなどの履歴を確認することで、運用ルールに違反していた場合にはいち早く察知することができます。業務外の利用によるウイルス感染・情報漏えいを防ぎます。

機能③ 紛失時の情報漏えい対策

デバイスの紛失・盗難などの緊急時に、情報漏えい対策としても効果を発揮します。端末内の情報を守るために以下のような機能があり、GPSを利用した端末の捜索活動なども可能です。
・リモートロック：遠隔からデバイスをロック
・リモートワイプ：遠隔からデバイスのデータを削除
・ローカルワイプ：間違えたパスワードが一定回数入力されるとデータを削除

今すぐ使える無料のMDM

Avast Mobile Security & Antivirus世界で４億ものユーザーに利用されている無料のセキュリティアプリです。不正なアプリや偽ウェブサイト、マルウェアを検出しブロック。端末の紛失・盗難時には遠隔操作でロックをかけることができます。不要なデータのクリーニングや写真に鍵をつけて保管できる機能など、豊富な機能で人気を集めています。
詳細：Avast Mobile Security & Antivirus公式HP

Avira Security 2021PC、スマートフォン、タブレットすべてのデバイスに対応している無料のセキュリティアプリ。軽量でありながら超高速のウイルススキャンが可能であるため、デバイスが重くなることもなく快適に利用できます。ウイルスやマルウェアのブロックはもちろん紛失時の捜索機能も豊富に搭載されています。
詳細：AVIRA FREE ANTIVIRUS公式HP

AVL（Androidのみ） ウイルス検出能力の高さが人気のAVL。日本語には対応していないものの、シンプルな仕組みのため簡単に利用することができます。アプリのインストール時にも自動でスキャンが開始され、不正なアプリによる被害を防止することが可能です。
詳細：AVLインストールサイト

カスペルスキーセーフブラウザ（iOSのみ）フィッシングサイトや詐欺サイトなど、危険なサイトをブロックするiOS向けの無料アプリです。マルウェア対策などのセキュリティソフトのような機能は搭載していないものの、フィッシング詐欺などによる被害を防ぐことができます。
詳細：カスペルスキーセーフブラウザ公式HP

補足：ABM（AppleBusinessManagement）Appleが提供している業務用デバイスの管理システムです。デバイス内のアプリなどの管理に加え、業務で利用するAppleIDを会社で取得・管理が可能です。無料でMDMとは異なる分野の管理が可能になるため、補助的なシステムとして注目されています。
詳細：AppleBusinessManager公式HP

４. ビジネスでも安心して使えるクラウド電話「MOT/TEL」

アプリのダウンロードにより、スマホやパソコン・タブレットを内線化する「MOT/TEL」。従来ビジネスフォンで行っていた外線通話・内線通話・転送・グループ着信などの機能をスマートフォンでご利用いただけます。
ビジネスの場で安心してご利用いただけるよう、セキュリティ面の機能も豊富に備えています。

機能① 社員同士の内線費用が無料

スマートフォンアプリを利用した内線電話の費用は全て無料です。全国の拠点や在宅勤務、出張中でも無料で通話することができます。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務でも一切費用はかかりません。

機能② 個人スマホから会社番号での発着信が可能

プライベート端末にアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能です。在宅勤務や外出時、プライベート番号からの発信でお客様に不信感を与えることがありません。また、社内で受けた電話を転送可能であるため、出社して折り返す手間を省きます。

機能③ 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
社用携帯を貸し出す費用も2台の端末を管理する苦労もなくなり、会社・社員双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。仕事とプライベートの切り替えもしっかりと行うことができます。

機能④ 電話番号はそのまま利用可能。オフィス移転でも番号は変わりません

電話番号の新規取得はもちろん、03や06など市外局番の既存番号の継続利用が可能です。従来のビジネスフォンでは、移転にともない電話番号が変わる可能性がありましたが、クラウドPBXでは移転しても番号は変わりません。番号変更にともなうお客様・取引先への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。

セキュリティ対策① 端末紛失時のリモート操作

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

セキュリティ対策② ビジネスチャットで情報流出を防止

登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。画像や動画、位置情報などを送受信することができるので、直行の際や訪問時の報告ツールとしても活用できます。
プライベート利用も可能なメッセージアプリを使用している場合、誤送信など情報漏えいのリスクがあります。社員専用のアプリで安全に利用することが可能です。

詳細：ビジネスチャット機能について

セキュリティ対策③ スマホ２台の管理が不要

社用携帯を紛失したり、持ち歩くのを忘れてしまったりする原因として、プライベート端末と２台の管理が面倒という理由が挙げられます。せっかく支給しても連絡が通じないのであれば、管理の手間にかかるコストがメリットを上回ってしまいます。
アプリダウンロードで使えるMOT/TELであれば、スマホ２台を管理する必要はありません。その上、iPhone/Androidなど個人が使い慣れた端末を使用できるため業務効率も向上します。

MOT/TELについて詳しく知りたい方はこちら

５. まとめ

社用携帯のセキュリティ対策について、今すぐできる対策と無料のMDMをご紹介しました。
安心してデバイスを支給・管理できる体制を整え、デバイスを使用する社員・管理部門双方の業務効率化を実現しましょう。

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テレワークの普及とともに、社用携帯を支給する企業も増加しました。当記事では、社用携帯のメリット・デメリットや、管理者が導入時に注意すべきポイントを解説します。また、社員個人のスマホにダウンロードするだけでビジネスフォンの機能を果たすアプリもご紹介します。

コンテンツの目次

1. 社用携帯の支給状況
2. 社用携帯のメリット
3. 社用携帯のデメリット
4. 社用携帯導入時の注意点
5. スマホを内線化するアプリ「MOT/TEL」
6. まとめ

１. 社用携帯の支給状況

スマートフォンなどデバイスを支給する企業が増加

従来、オフィスの固定電話で行っていた電話対応や取引先との連絡。テレワークが浸透するにつれ、「在宅勤務者への取次ぎ業務が面倒」「出社している人に電話対応業務の負担がかかる」などの課題が生じました。

これらの課題を解決するために、多くの企業ではオフィス以外の場所でも電話業務ができるよう社用携帯を支給。日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）の調査では、「スマートフォンなどのデバイスを支給しているか」という質問に対し、2019年度は4.5%であった「特定の条件を満たした従業員のみ」という回答が42.3%に増加しました。
営業など社外での連絡が必要な部署にのみ支給されていた携帯は必要な従業員全員に支給されるようになり、働き方が大きく変化したことが分かります。

２. 社用携帯のメリット

メリット① 情報漏えいを防止できる

プライベート端末を業務利用する場合、個人の契約内容によってはセキュリティサービスに加入していないため情報漏えいの危険性があります。また、プライベートで利用したアプリ・サイトからウイルスに感染する可能性もあります。 一方、法人契約をする場合にはセキュリティサービスも豊富であり、端末は会社管理のもとセキュリティ対策を施すことが可能です。安心して社用携帯を支給できる環境を整えることができます。

メリット② 生産性を向上させる

顧客や取引先との連絡手段がオフィスの固定電話だけだと、担当者の外出時や在宅勤務時に連絡が取れなくなります。メッセージを残すことはできますが、業務効率が低下し、電話対応にかかる社員の時間も無駄になります。外出や在宅勤務者が多い部署から少しずつ新しいシステムの導入を進めることで、生産性の向上を実感できます。

メリット③ 経理業務の負担を軽減

社用携帯を利用すれば、通信費や通話料を一括管理できます。プライベート端末を業務利用した場合の計算や申請が不要になり、事務処理作業が効率的に行えます。
また、社員の急に退職した場合でも、社用携帯に保存されている情報にアクセスできない問題が解消されるため、事務業務にかかる時間も削減できます。

メリット④ 仕事とプライベートの切り替えができる

仕事中にプライベート端末を使ったり、休日に業務連絡を返したりすることがなくなり、公私の切り替えがしやすくなります。
また、個人の携帯番号を取引先に伝えると、個人情報の保護やトラブルのリスクが高まります。業務用にプライベートとは別の電話番号を持つことで、取引先に安心して連絡先を伝えられるようになります。

メリット⑤ 従業員による通信費・通話料の負担がなくなり満足度アップ

プライベート端末を業務利用している社員のなかには、「通信費や通話料を自己負担している」「申請の手間がかかる」などの不満を抱えていることがあります。業務用とプライベート用を分けて使用することで、こうした不満を解消できます。

３. 社用携帯のデメリット

デメリット① プライベート利用による情報漏えいのリスクがある

社用携帯をプライベートでも利用する社員がいると、アプリやサイトからウイルスに感染したり、情報漏えいにつながる危険性があります。使える機能やルールを事前に設定し、社員に浸透させる必要があります。

デメリット② ２台持ちの管理が面倒、紛失・盗難の危険性がある

プライベート端末との２台持ちになる場合、管理が面倒になるというデメリットがあります。管理が不十分だと、紛失や盗難のリスクが高まり、機密情報や個人情報が悪用される可能性もあります。

デメリット③ 導入コストがかかる

社員一人ひとりに社用携帯を支給する場合、通信料や通話料などの多くのコストがかかります。さらに、紛失や故障などの緊急時には追加費用が発生することもあります。様々なシチュエーションを考慮して予算を組む必要があります。

４. 社用携帯導入時の注意点

セキュリティ対策を徹底する

社用携帯は会社の機密情報や個人情報にアクセスできるため、セキュリティ対策が重要です。紛失や盗難に備えて、パスコードロックやアプリごとのパスワード設定などを実施しましょう。また、遠隔で端末を操作し、情報を削除できるアプリも利用可能です。事前に対策を講じ、緊急時の対応も準備しておくことが重要です。

データのバックアップを取る習慣を身につける

社用携帯には、企業や取引先にとって重要なデータが日々蓄積されます。万が一携帯を紛失・故障してデータを失った場合、情報の復旧にかなりの時間を要することになります。
日頃からバックアップを取る習慣を身につけることが最も重要ですが、面倒な場合は「毎週金曜の20時」など定期的に自動バックアップを取るサービスを活用するのも1つの方法です。

利用ルールを定める

「業務以外の使用禁止」「アプリダウンロードは管理者が行う」などの利用ルールに加え、端末を紛失・破損した場合や退職時の対応についても事前に定めておきましょう。端末が私的に利用されると、指定外のアプリをダウンロードされる恐れがあります。安全でないアプリやページからウイルスに感染、社用携帯内の情報が漏えいするリスクもあるため、厳重なルールを定めて社内に浸透させる必要があります。

５. スマホを内線化するアプリ「MOT/TEL」

MOT/TELアプリをダウンロードすることで、スマートフォンやパソコン、タブレットを内線化できます。従来のビジネスフォンで提供されていた外線通話・内線通話・転送・グループ着信などの機能を、スマートフォンでご利用いただけます。

社員同士の内線費用が無料

スマートフォンアプリを利用した内線電話の費用は全て無料です。全国の拠点や在宅勤務、出張中でも通話料は発生しません。24時間利用可能で、夜間や早朝の勤務で追加費用は一切かかりません。

個人スマホから会社番号での発着信が可能

プライベート端末にアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能です。在宅勤務や外出時、プライベート番号からの発信でお客様に不信感を与えることがありません。また、社内で受けた電話を転送可能であるため、出社して折り返す手間を省きます。

社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用すると、料金は会社に一括請求されます。これにより、社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、快適に働ける環境が整います。
社用携帯の貸し出し費用や2台の端末を管理する負担も軽減され、会社と社員の双方に大きなメリットがあります。仕事とプライベートの切り替えもスムーズに行えます。

安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を無効にできます。また、管理者権限でクラウドへのアクセスを遮断することで、クラウドに登録された情報を安全に保護できます。
※端末内に登録された履歴や電話帳などの情報については、お客様ご自身で端末にロックをかける必要があります。

電話番号はそのまま利用可能。オフィス移転でも番号は変わりません

電話番号の新規取得はもちろん、03や06など市外局番の既存番号の継続利用が可能です。従来のビジネスフォンでは、移転にともない電話番号が変わる可能性がありましたが、クラウドPBXでは移転しても番号は変わりません。番号変更にともなうお客様・取引先への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。

社内コミュニケーションの促進

私用のチャットツールを業務連絡で使用すると、社外の人への誤送信がきっかけで情報漏えいにつながる可能性があります。社内専用のチャットツールを利用すれば、誤送信などのセキュリティリスクを低減できます。 また、必要な情報だけを送信できるのでスピーディーな情報伝達が可能です。

詳細：ビジネスチャット機能について

契約期間の縛りがない

クラウドPBXを利用する際は、最低契約期間などの契約条件に注意が必要です。お試し利用のつもりで契約したものの解約できない期間があるなど、ルールを設けているケースもあるため事前に確認しましょう。
MOT/TELでは最低契約期間がなく、１か月からのお試し利用が可能です。使いやすさを実際に試し、社員の意見を参考にしながら、最適な選択肢を見つけることができます。

業界トップクラスの音質

他社のクラウドPBXでは1つのデータセンターへ接続が集中するため、時間帯によっては通話が不安定になることがあります。MOT/TELでは東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州へそれぞれ専用のデータセンターを設置することで、安定した通話品質を提供しています。その品質の高さから、MOT/TELは27,500社以上に導入されています。

20内線で5,980円（税別）の料金設定

クラウドPBXは通常、1アカウントごとに料金が発生します。そのため、多数のIDを契約するとスマホ内線化の導入時に月額費用が安くても、結果的に高額になることがあります。MOT/TELは20内線で5,980円（税別）で提供しており、1内線ごとのライセンス料は発生しません。

出退勤記録・シフトをまとめて管理

MOT勤怠管理システムとの連携を行うことで、出退勤やシフト管理をスマートフォンで一括管理できます。打刻時にGPS情報と時間を記録することで、自宅到着後の退勤打刻などの不正な勤怠を防止可能です。また、役割毎の過不足が簡単に把握できるシフト管理が標準で搭載しており、システム上で簡単にシフトを組むことができるため、業務の効率化に役立ちます。

MOT/TELについて詳しく知りたい方はこちら

６. まとめ

社用携帯の導入について、メリット・デメリットと導入時に注意すべきことを解説しました。社用携帯のプライベート利用やスマホの２台持ちといった現状の課題を解消するクラウド電話アプリ「MOT/TEL」を、ぜひご活用ください。

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テレワークの浸透により、在宅勤務者への取次ぎなど電話の悩みを抱える企業が増加。利用中の固定電話・ビジネスフォンを見直し、法人携帯の導入を検討する企業も増えています。当記事では、格安スマホ会社での法人契約について、メリット・デメリットや人気のサービス、アプリダウンロードで使えるクラウド電話をご紹介します。

コンテンツの目次

1. 格安スマホのメリット
2. デメリット
3. サービスごとの特徴
4. スマホを内線化するクラウド電話アプリ「MOT/TEL」

１. 格安スマホのメリット

メリット① 通信費用を安く抑えられる

一度に複数の回線を契約する法人向けプランでは、1回線あたりの単価が下がり通信費用が安くなります。法人向けのプランのなかでも、「かけ放題」「内線無料」など様々な内容があるため、用途に合ったプランを選択することで費用を最小限に抑えることが可能です。

参考：３大キャリアと格安サービスの料金比較

メリット② 出張時など海外でも使用できる機種が多い

格安SIMで提供される端末は、ロックが解除されておりSIMカードの差し替えが可能であることが多いです。海外出張が多い企業・部署では、渡航先でSIMカードを差し替え利用可能であることが重要視されています。

２. 格安スマホのデメリット

デメリット① 通話料が高くなる可能性がある

格安スマホ会社のなかで、完全かけ放題など無料通話プランを提供している会社は少数です。10分以内の通話や、月に60分間までなど条件付きのオプションはあるものの、電話でのコミュニケーションに消極的になるため取引先・お客様との通話が多い法人には適していません。

デメリット② 通信速度が遅い場合がある

格安SIMは大手キャリアの通信回線を借りてサービスを提供しているため、利用者が多い時間帯には通信速度が低下したり、通信が不安定になったりする可能性があります。特に、通勤・通学時間やランチタイム、21時～23時などは通信速度が遅くなる恐れがあります。
しかし、格安SIMのなかでもY!mobileやUQ mobileは通信環境が整っており評判です。他社サービスでも問題なく使用できるよう、社内のWi-Fi環境を見直すなどの対策を取ることができます。

デメリット③ 実店舗がない

格安SIMを提供する事業者の多くは、実店舗を持たずにサービスを運営しています。人件費削減により安くサービスを提供できるものの、端末の故障や通信の不具合などトラブルが起きた際に、対面で相談できる場所はあまりありません。カスタマーサービスなど相談は可能ですが、端末の交換など対応までに時間がかかる可能性があります。

３. サービスごとの特徴

Y!mobile：格安SIMでは珍しいかけ放題プランあり

Y!mobileでは、格安SIMでは珍しいかけ放題プランが提供されています。通話時間・回数ともに無制限の国内通話かけ放題オプションが月額1,700円(税抜)で追加可能です。通話相手にも制限はなく、固定電話や他社の端末でもかけ放題であるため、気兼ねなく通話が利用可能です。 ３大キャリアと比べて費用が安く、通信にも不安がないため安心してご利用いただけます。

詳細：Y!mobile 法人/ビジネス向け

UQ mobile：同じくかけ放題プランあり・回線も安定しており人気

Y!mobile同様、通話時間・回数ともに無制限のかけ放題プランの利用が可能です。法人契約プランの他にも、様々なキャンペーンを行っているためお得に利用することができます。また、販売店舗も構えているため故障やトラブルの際に相談することが可能です。

詳細：UQ mobile 法人のお客さま

Mineo：３キャリアの回線を利用。幅広いエリアで安定した利用が可能

ドコモ・au・ソフトバンクの３大キャリアに対応している格安SIMです。全国に店舗や拠点がある企業では、エリアによって安定する回線が異なることがあるため、複数のスマホを契約する際には端末ごとに異なる回線を設定可能です。また、余ったデータ容量は翌月に繰り越しができ、社内でシェアすることが可能です。

詳細：Mineo法人向け格安スマホ・SIM

BIGLOBE：通信料が安くコストを抑えた利用が可能

３大キャリアや代表的な格安SIMサービスのなかで、1GBあたりの料金が最も安いのがBIGLOBE。1週間のお試し利用も可能であり、エリアや通信速度を試してから契約したいという法人に適しています。

詳細：BIGLOBE法人向けサービス

NifMo：データ容量を社内でシェア。効率よく利用したい法人向け

契約した複数のスマホでデータを分け合えるシェアプランを提供しています。複数の契約回線でデータ容量を分け合えるプランであり、部署や時期によってデータ使用量に波がある場合も、社内でシェアしているため端末ごとの契約変更が必要ありません。余った容量は翌月に繰り越せるため、効率的に利用したい法人に適しています。

詳細：NifMo法人向け格安SIM

※各社の情報は執筆時点（2022/01/12）の公式HPの記載に基づきます。各プラン・料金など詳しくは公式HPをご覧ください。
※サービスごとの料金やかけ放題プランの比較はこちらをご覧ください。
関連記事「法人携帯の「格安プラン」や「かけ放題プラン」を9社で徹底比較！おすすめのプランとは？」

４.スマホを内線化するクラウド電話アプリ「MOT/TEL」

MOT/TELアプリのダウンロードにより、スマホやパソコン・タブレットを内線化。従来ビジネスフォンで行っていた外線通話・内線通話・転送・グループ着信などの機能をスマートフォンでご利用いただけます。

社員同士の内線費用が無料

スマートフォンアプリを利用した内線電話の費用は全て無料です。全国の拠点や在宅勤務、出張中でも無料で通話することができます。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務でも一切費用はかかりません。

個人スマホから会社番号での発着信が可能

プライベート端末にアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能です。在宅勤務や外出時、プライベート番号からの発信でお客様に不信感を与えることがありません。また、社内で受けた電話を転送可能であるため、出社して折り返す手間を省きます。

社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
社用携帯を貸し出す費用も2台の端末を管理する苦労もなくなり、会社・社員双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。仕事とプライベートの切り替えもしっかりと行うことができます。

安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

電話番号はそのまま利用可能。オフィス移転でも番号は変わりません

電話番号の新規取得はもちろん、03や06など市外局番の既存番号の継続利用が可能です。従来のビジネスフォンでは、移転にともない電話番号が変わる可能性がありましたが、クラウドPBXでは移転しても番号は変わりません。番号変更にともなうお客様・取引先への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。

ビジネスチャットを利用可能、情報流出を防止

登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。画像や動画、位置情報などを送受信することができるので、直行の際や訪問時の報告ツールとしても活用できます。
プライベート利用も可能なメッセージアプリを使用している場合、誤送信など情報漏えいのリスクがあります。社員専用のアプリで安全に利用することが可能です。

詳細：ビジネスチャット機能について

契約期間の縛りがない

クラウドPBXを利用する際、最低契約期間などの縛りには注意が必要です。お試し利用のつもりで契約したものの解約できない期間があるなど、ルールを設けているケースもあるため事前に確認しましょう。
MOT/TELでは最低契約期間などの縛りがなく、１か月からのお試し利用も可能です。使いやすさを試すことで、社員の声を参考によりよい選択肢を見つけることができます。

MOT/TELについて詳しく知りたい方はこちら

５.まとめ

格安スマホ会社の法人契約について、メリット・デメリットやサービスごとの特徴を解説しました。
オフィスの外でもスムーズに働ける環境を整えることで、出社前提の働き方から変化する時代に適応できます。格安スマホやクラウド電話サービスをぜひご活用ください。

関連記事「クラウド電話とは？機能・メリット・比較・お客様の声」

関連記事「クラウド電話サービスを徹底比較！各社の特徴を解説」

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介護施設の災害対策に加え、感染症への対策も重要視される昨今。BCP（業務継続計画）の策定を機に、テクノロジーを活用した介護システムを導入する施設も増加しています。当記事では、災害時に介護施設で起こる被害事例と災害・感染症発生時に役立つ介護システムをご紹介します。

コンテンツの目次

1. 災害・感染症発生時の被害例と対策
2. BCP・業務改善に効果的な介護システム
3. まとめ

1.災害・感染症発生時の被害例と対策

災害発生時

自然災害による被害では、停電による高齢者への影響が挙げられます。東日本大震災のあと計画停電が行われた際には、人工呼吸器を使用している高齢者が亡くなるという報道もありました。
また、暑い夏に停電が起きた場合、熱中症のリスクもあります。エレベーターやセンサー式の介護システムなど、停電が起きた場合の介護施設への影響は甚大です。

対策：非常用電力の確保

地震災害だけでなく、気象災害による停電も増加していることから、全国各地で非常用電力の導入が進められています。導入にあたって補助金・助成金をもらえるケースもあります。
入居者や職員の命を守るだけでなく、地域の避難場所としても役立てることができます。

感染症発生時

コロナ禍では介護事業所におけるクラスターが発生しました。コロナは高齢者を中心に重症化、死亡者の８割以上が70代以上の高齢者といわれることから、感染を防ぐための厳重な対策が取られました。

直接的な影響だけでなく、入居者やその家族へ精神的な負担も。長期間の面会禁止により孤独を感じる入居者も増え、「窓越し面会」や「オンライン面会」など、多くの施設が対面せずに交流する方法を模索していました。

対策：三密を避ける工夫

コロナ前は入居者が食堂に集まり食事をする施設が多くありましたが、密集空間での食事を避けるための対策が取られるようになりました。食事時間をずらして人数を制限したり、部屋に食事を運んだりすることで三密を回避しています。

対策：買い占めに備え備品の状況を把握

2020年に発令された緊急事態宣言後には、マスクや消毒用エタノール、ペーパータオルなどを買い求める人が増加、多くの地域で品切れになってしまう問題が発生しました。
必要な物品が手に入らなくなる前に備蓄をしておくことも必要ですが、入居者の数に応じて必要な数量を把握しておくことも重要です。買い占めのニュースに惑わされず、必要以上の買い占めを防ぎましょう。

介護施設における感染症BCP作成のポイント

厚生労働省がBCP作成に関して、専門家が講義する内容を動画で公開しています。
BCP対策をまとめるにあたって、ぜひご覧ください。

令和３年度BCP作成特別講座① 介護施設における感染症BCP作成のポイント

2.BCP・業務改善に効果的な介護システム

少子高齢化の影響を受け、日本では労働人口の減少が大きな課題となっています。要介護者は増え続けると予測されているため、2021年12月の規制改革会議では、人員配置基準を現行の３対１（利用者３人に対し介護者１人）から将来的に４対１へ緩和すべきかという議論もありました。

業務の生産性を向上させるために、厚生労働省では介護現場におけるテクノロジーの活用を推奨しています。業務効率だけでなく、データ蓄積による介護サービスの改善、介護分野のイメージを刷新・人材参入を促進する効果も期待できるため導入が進められています。

スマホとICタグで介護記録をスマートに「Care-wing（介護の翼）」

スマートフォンとICタグを利用した介護記録ソフト。利用者ICタグにスマホをかざすだけで、記録やケア項目を確認・報告することができます。情報はクラウド上に保管されるため、管理者は、ヘルパーさんのサービス内容（時刻・ケア項目・バイタルなど）をリアルタイムで管理可能です。
介護事業者の依頼をもとに開発され、ヘルパーが選ぶ「現場が楽になる」「業務効率化につながる」「おすすめしたい」介護ソフトの各分野で高評価を獲得しています。

介護記録を紙媒体で保管している場合、災害時には持ち出しが困難であるため最悪すべての記録が紛失してしまう可能性もあります。日頃から情報のクラウド管理を心掛けることで、災害から記録を守るほか、利用者・職員の迅速な避難活動につながります。

詳細：「Care-wing（介護の翼）」公式HP

災害速報を検知→ナースコールでお知らせ「Yuiコールの防災システム連動」

緊急地震速報とナースコール・館内放送を連動、いち早く情報を伝達します。家具や施設の倒壊から、身を守る時間を確保することが可能です。 火災対策機能では、火や煙・温度異常をセンサーで検知。スタッフや入居者への通知ともに通報を行います。

詳細：「Yuiコールの防災システム連動」公式HP

入居者の異常・予兆をセンサーで検知「福祉の森 見守りシステム」

居室に設置されたセンサーで入居者の状態を察知、管理画面に一括表示します。在室/離室状況や呼吸・脈拍データをPCやタブレット端末、スマートフォンなどでリアルタイムに確認可能です。
災害発生時には、入居者の安全をいち早く確認する必要があります。各居室の様子を一括で把握できるため、優先して対応すべき入居者を発見・迅速な対応が可能です。

詳細：「福祉の森 見守りシステム」公式HP

キャリア回線がつながりにくい災害時の安否確認に「MOT/TEL」

災害対策として注目をされるクラウドPBX。すべての機能がクラウド上で完結しておりPBXを設置する必要がないため機器故障の心配がありません。
災害時には、多くの人が安否確認のためインターネットや電話を利用します。キャリア回線は繋がりづらくなるものの、家庭や会社・公共のWi-Fiを利用することで通話が可能です。入居者家族への連絡や職員の安否確認など、連絡方法として適しています。

参考：クラウド PBXとは？機能・メリット・ビジネスフォンとの違い

詳細：「MOT/TEL」公式HP

施設の入退室管理・在宅勤務の出勤打刻に「MOT勤怠管理」

施設の入退室管理を行うことで、災害発生時に滞在している人の情報をすぐに把握することが可能です。顔認証システムと連携し防犯対策・感染症拡大対策として活用できます。また、職員個人のスマートフォンで出勤・退勤打刻ができるため、在宅勤務でも勤怠管理が可能です。

詳細：「MOT勤怠管理」公式HP

経費申請の手間とコストを約80％削減「MOT経費精算」

経費精算・申請の手間とコストを約80%削減するシステム。情報をクラウド上で管理するため、どこでも経理業務を行うことができます。職員が出社できない場合にも、在宅で業務を継続可能です。また、紙媒体で管理する情報を削減することにつながります。

詳細：「MOT経費精算」公式HP

３.まとめ

介護事業所における災害・感染症の被害と、災害時にも役立つ介護システムについてご紹介しました。
2024年のBCP（事業継続計画）の策定義務化を機に、災害・感染症対策を見直す事業所も多いでしょう。万が一の事態にも利用者や職員・事業を守るための方法として、介護システムをお役立てください。

関連記事：介護事業所でBCP策定が義務化｜期限や罰則は？メリットと策定方法を紹介

参考：介護の窓口ケアまど「2024年『BCP策定義務化』へ。感染症や災害への備え」

BCP対策チェックリストのダウンロード

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