オフィス内で当たり前のように使用されている「ビジネスフォン」や「内線電話」。
もし、ビジネスフォンがなくなったり内線電話を使うことができなくなったら、社内での通話にも料金が発生してしまい大きな負担となるだけでなく、保留転送や取次もできず、電話をかけてきた顧客にも不満をもたれてしまいます。
ただし、ビジネスフォンの導入、維持には高額な費用がつきものです。そのコストを思いきり下げて、内線など便利な機能をそのまま使うことができたとしたら?それを実現するものが「内線クラウド」や「クラウドの内線化」、「クラウドPBX」と呼ばれるサービスです。

コンテンツの目次

1. 内線電話の仕組み
2. 内線クラウドとは?
3. 内線をクラウド化するメリット

内線電話の仕組み

オフィスでよく利用されている「内線電話（内線電話機）」とは、同じ会社内や事務所内にある構内交換機(PBX)に接続された電話機同士のことを指し、その内線電話機を通じて通話することを内線通話といいます。
一方、内線電話機から社外に発信することや社外からかかってくる電話のことを「外線電話」と呼びます。
一般の家庭電話機にはこの「内線電話機能」はありません。
オフィスで使用する電話機にビジネスホンを使う理由は、内線をはじめ「同時着信」や「保留転送」といった家庭用電話機にはない便利な機能を備え、かつ内線電話同士は「無料で通話」できるためです。
ただし、通話を行うためには利用人数分の「専用電話機」の購入が必要になります。さらに新規導入、増設、移転時には設置工事を行うため、調査から設置までに1ヶ月以上の期間がかかります。また交換機の維持メンテンスにも費用が発生します。

内線電話で実現できること

内線クラウドとは?

従来の社内設置型交換機は便利な反面、費用と手間がかかってしまい、中小規模の会社には大きな負担となってしまいます。そこで、ビジネスホンのもつ内線などの機能をクラウド化し、交換機自体はインターネット上に置くことで導入や維持にかかる費用を抑え、低価格かつ少人数でも利用しやすくしたものがクラウドPBX「MOT/TEL」です。

内線をクラウド化するメリット

• 世界中どこからでも内線番号でつながるため、社員同士、拠点間通話が無料に。
• 03、06、0120など会社あての電話を外出先のスマートフォンで受けることができる（従来の電話転送と同等の機能）。また、発信元番号の判別が可能。
• 一般的な電話転送を使う場合、一度に一端末しか受けることができないが、内線化により同時に着信させることができる。さらに、電話転送料金が無料に。
• スマートフォンで03、0120、050など固定電話番号から発信、着信ができる。
• 保留中の転送・取次ができるため、折り返しの必要がなくなり、通話コストを削減。担当不在による販売の機会損失を失くすことも。
• ビジネスホンのような専用電話機を必要とせず、スマホやPCで通話できるため購入費用がなくなり、最短期間で使い始めることができる。

■従来の方式だと

• 設置、導入コストが高い
• リース料の支払いに縛られる
• ビジネスフォン購入費がかかる
• 導入までに調査、時間がかかる
• 内線番号の変更、追加が面倒
• メンテナンス費用が高い

内線をクラウド化すると

• 導入コストが安くリースが不要
• リースが不要。レンタル感覚で使える
• ビジネスフォンが不要。スマホ、PCで通話
• 申し込みから僅かな期間で開始
• 内線番号の変更、追加は自分で可能
• クラウド管理のためメンテナンス不要

【クラウド内線 導入前】

• 電話回線契約：INS64を6回線
• 営業社員30名にスマホを1台ずつ支給
• -通話内訳-
• 事務所から社用携帯へ：60回/日・料金10円/1分
• 社用携帯から事務所へ：30回/日・料金15円/1分
• 社用携帯から取引先へ：100回/日・料金15円/1分
  ※1ヶ月あたり20営業日

【クラウド内線 導入後】

• 社員のスマホを使用
• 事務所の回線：MOT光ファミリータイプ1回線（プロバイダなし、ひかり電話利用）
• MOT/TEL 内線ID数：50以内

 

内線をクラウド化するデメリット

• クラウド回線を使うため、交換機を社内に設置する場合に比べて音質が落ちることがある。
• 数百〜数千名の社員を抱える大規模な企業の場合、コストが高くなる。

内線クラウドにはデメリットもありますが、それ以上にメリットのほうが多くあります。

電話の機能をクラウド化することで何より気になるのは、音声品質が落ちるのではないか？ということです。大事な会話を聞き逃したり、相手が聞き取れず不快な思いをさせてしまうのではないか?
こういったクラウドPBXの音声品質はプロバイダ事業者によって大きく違ってきます。この懸念を払拭するには、まず利用開始前に通話品質を試してみることです。
デモやトライアルができない事業者と契約してしまうと初期費用や利用期間が無駄になってしまうだけでなく、機会損失にもつながってしまいます。内線クラウドのMOT/TELでは通話品質を試していただくことができます。
クラウド内線のお試し通話はこちら

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ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換えをするということは、やはり業務を行う上で小さくない変化になります。何となく便利になると言う事はわかっていても、切り替えてからデメリットに気づいては大変です。この記事ではビジネスフォンからクラウドPBXに切り替える際のメリットと注意点を分かりやすく解説します。
そのままビジネスフォンを使い続けるか？クラウドPBX に乗り換えるか？この記事を読んでから判断してみてください。

コンテンツの目次

1. このままビジネスフォンを使い続けてもいい？
2. クラウドPBXの豊富なメリット
3. クラウドPBX導入の注意点
4. どんなクラウドPBXを選べばいい？
5. クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」
6. クラウドPBXを利用している現場の声
7. まとめ

1.このままビジネスフォンを使い続けてもいい？

このブログを読んでいる時点ではクラウドPBXは便利そうだけど、ビジネスフォンでも大きな問題はないし変更する必要があるのかな？と思っているかもしれません。
電話という業務を行う上で必要不可欠なものだからこそ慎重になってしまうこともあると思います。
結論から言えばビジネスフォンのままでも今後の業務を続けていくことは可能ですが長期的な目線で見るとリスクがあるかもしれません。

■社員が増えた場合に新たに電話を買い足す費用や回線を増やす際にかかる工事費。
■テレワークなどの柔軟な働き方が難しいこと。
■老朽化したした際の機器の入れ替え、点検、保守費用など

長い目で見た場合、無駄なコストがかかってしまいます。
もし今現在、乗り換えを考えているのであればやはり早い方がいいと言えます。
次の項目でクラウドPBXのメリットをまとめて紹介します。

2.クラウドPBXの豊富なメリット

前述したとおり、ビジネスフォンよりもクラウドPBXの方がコストを抑えることができます。
従来のビジネスフォンでは一台数万円～コードレス電話機であれば10万円相当の固定電話機をデスクの分だけ 購入することや、社内に主装置と呼ばれる機器の設置が必須でした。

クラウドPBXではそのような費用を抑えることができるほか、主装置をデータセンターに格納することで、機器の購入やメンテナンスの必要がありません。また設置する際の工事費、保守費用などもカットすることができます。

ビジネスフォンではボイスワープなどの利用により転送料金がかかりましたがクラウドPBXの場合は無料になります。 パーク保留などの機能がついているものもあるため、ビジネスフォンと変わらない機能で転送料がそのまま無料になるイメージです。 また固定資産税の意味でも、現物を所有しないクラウドPBXは課税対象にならないため、節税の意味でもお得と言えます。

クラウドPBXの大きな特徴として、社員のスマートフォンやPCをそのままビジネスフォンのように使用できることがあげられます。
スマホから会社の番号で発信することができ、会社番号への着信には設定した社員のスマートフォンに取り次げます。電話専用のアプリを利用する為、出張時や移動時にも会社番号で発信可能で、個人の携帯番号で利用することが無くなりプライベートと仕事をしっかりと分けられます。

従来のビジネスフォンでは社内に主装置と呼ばれる機器の設置が必須でしたが、クラウドPBXでは主装置をデータセンターに格納することで、機器の購入やメンテナンスの必要がありません。
インターネットさえあればどこでも利用できるため、現在の4Gから5Gへ移行したことで通信環境が大幅に改善されている携帯端末と大変相性が良く、安定的に通話を行えます。PCで利用する場合もヘッドフォンなどで通話を行うことで両手でPCを操作しながら通話を行えるなどのメリットがあります。
さらに別の支店や、社外にいる社員への電話もクラウドＰＢＸなら無料で行うことができるため顧客対応以外の不要な電話代を削減することができます。

機器の導入や設置、工事なども含めビジネスフォンの導入には数か月かかる場合もありますが。機器の設置を必要としないクラウドPBXの場合は最短で１～２週間でスピーディー導入することが可能です。
その為、社員が増えた場合などにもその都度工事を行う必要が無く、設定を変更するだけで利用できます。

支店が増えた場合にも従来のビジネスフォンでは新たに電話番号の取得、機器の購入、工事などを行う必要が出てきますが クラウドPBXの場合は新たな支店でも同じ番号で運営するという選択が可能になります。移転の際も以前の番号を変わらず利用することができるため、すでに定着した自社番号の変更を知らせる為の手間や宣伝費を抑えられます。

クラウドPBXは電話転送やパーク保留などビジネスフォンに備わっている機能は備わっていますが、それ以上に今まで利用できなかった豊富な機能を有しており、顧客対応に大きな変化をもたらします。

PCで通話を行う場合、着信時に顧客情報がポップアップされるCTI機能を利用することができます。
ビジネスフォンにも番号を表示する機能はありましたが、CTIの場合は顧客の名前、会社名、住所などの情報に加え 以前担当した社員の名前や、対応内容なども表示されるため要件の２度聞きが無くなり対応がスムーズになります。
ヘッドセットを利用すれば、対応中にPCに今回の対応内容を記載することができ、次回の対応に生かせます。
ただ、現在お使いのCRM（顧客管理システム）がある場合、そちらのシステムと連携できるクラウドPBXを選択する必要があります。

■全ての外線通話を録音可能
クラウドPBXにはオプションで全通話録音が行えるものもあります。
顧客対応を録音しておけば、万が一トラブルが起きた場合の確認や、新人の電話対応の教育にも役立ちます。弁護士事務所などでは録音を禁止されている通話もある為、あらかじめ録音しない番号などを設定することが可能なクラウドPBXを選択する必要があります。

着信時に要件を切り分けることができる自動音声案内（IVR）が利用できるようになります。
初めての顧客や既存ユーザーなどで着信先を変えることができ、要件ごとに窓口を変えることで顧客が求めている情報にいち早く電話を回すことができます。
弊社の調査でIVR機能を導入した際に間違い電話や営業電話が8割減少したデータもあります。
参照：IVRとは？  

3.クラウドPBX導入の注意点

ここまでクラウドPBXのメリットを紹介してきましたが、導入する際の注意点もあります。 導入後に後悔の無いようにしっかりと確認しておきましょう。

1.インターネット回線と音質の確認

クラウドPBXはインターネットを使って通話を行うIP電話というシステムで通話を行います。そのためインターネットの通信環境の無い所では使用することができません。
社内のネット環境が整備されているかどうか、テレワーク社員の自宅にネット環境が構築されているかどうかなど導入前に確認してから導入を行う必要があります。
また、クラウドPBXの音質も会社によって違う為あらかじめテストや無料トライアルを試してみてからの導入がおすすめです。
テレワークなど自宅やサテライトオフィスなどで勤務する場合、社員の自宅や勤務環境のネット環境を確認し通信料金などでトラブルが起きないように事前に話し合っておくことも大切になります。

クラウドPBXにすることで料金が全体的に割安になると紹介しましたが、例外もあります。
クラウドPBXは機器の購入費や工事費などはかかりませんが、サブスクリプション型で月額料金が毎月発生します。 決まったID数を決まった月額で払っていく為、もし現在ビジネスフォンのリース期間が残っており２重で支払いが発生してしまう場合などは割高になってしまうこともある為しっかりと確認しておきましょう。

ただ一般的なビジネスフォンのリース費用が月額50,000円～80,000円（20台換算）程度なのに対しクラウドPBXは1～20IDで月額5,980円から利用できるためリース期間が終わっていれば、導入した方が安くなる可能性が高いです。
→参照：株式会社 eclore ビジネスホンリースの料金相場と算出方法・費用を安く抑えるコツ

また前項で紹介した、通話録音やIVRなどのサービスを使う場合別途オプション料金が発生する為、利用を考えている場合 そちらもしっかりと確認しておく必要があるでしょう。

市外局番（03、06など）の番号を利用している場合にはそのままクラウドPBXに番号を引き継ぐことができるため問題は無いですが今後新規で050から始まるIP電話の番号を取得する場合、注意が必要なのが110（警察への緊急通報）や119（消防・救急への緊急通報）など発信できない番号がある為、緊急時や災害時などには注意が必要です。
050番号は電話回線を引くことなく利用できる為新規で番号を取得する場合大変使いやすいですが、電話番号としての認知度が高くない為顧客対応を考えるとやはり市外局番を使った番号が緊急時にも安心と言えます。

4.どんなクラウドPBXを選べばいい？

クラウドPBXを提供している会社はいくつもありますがどのような基準で選んでいけばいいでしょうか。
1.音質や通信の安定性

クラウドPBXの音質には会社によってバラつきがあります。
無料トライアルなどがある場合は導入前に各社の音質や安定性、音ブレや遅延が無いかどうかの確認をするのがベストですが、すべての会社が提供しているサービスを試すのは現実的ではありません。

一つの基準として、データセンターが全国に配置されているかどうかはわかりやすい基準になります。
クラウドPBXは限られたサーバーで多数の電話回線を管理することになります。特定のサーバーのみに負荷がかかれば時間帯により通話が不安定になる等の不具合が起こる可能性があります。

クラウドPBXはデータサーバーと電話システムを連携させて通話を行う為、どちらも自社開発を行っているかを確認しましょう。電話という重要なインフラだからこそ、すべて自社開発のものでなくては不具合が起きた場合、サポートが十分に受けられず対処が遅くなってしまいます。

クラウドPBXには様々なものがあり、そのまま現在の電話番号を継続して利用できるものもあれば、導入時に新たに番号を取得しなくては利用できないサービスもあります。
電話番号を変更するのは、せっかく定着した電話番号を捨てることになり顧客への通知も大変。せっかく導入するのであれば現在の電話番号を利用してクラウドPBXを導入した方が圧倒的にメリットが大きいです。
電話番号を継続して使えるかを確認しましょう。

更に現在お使いのビジネスフォンもせっかくだから壊れるまでは継続して利用したい・・と考えている場合もあるかと思います。 他社アプリなど別サービスと連携しての通話を行う必要があるサービスではビジネスフォンの継続利用は不可能です。 また現在お使いのCRM（顧客管理システム）などに顧客情報が蓄積している場合に連携が可能かという点もチェックしておきましょう。

5.クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」

当記事で紹介するクラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」はPBXの開発研究を始めて15年以上の実績を持ち、公表されている中では最も導入社数の多い32,000社を超えるクラウドPBXサービスです※弊社による調査
アプリからサーバーまですべて自社開発で行っているためサポートを迅速に行うことができます。
従来の置き型PBX（主装置）を長年開発・研究してきた経験とノウハウを活かして誕生した自社開発のクラウドPBXです。 自社番号をそのまま使った安定した通話を行えるほか、kintone（キントーン）や楽テルなど他社CRM（顧客管理システム）連携も豊富です。

モッテルでは1つのデータセンターへ接続が集中することで、通話が不安定になることが防ぐため専用サーバーを東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州の地域毎それぞれ設置することでより一層安定した通話を実現します。

6.クラウドPBXを利用している現場の声

以下に実際にクラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」を利用している現場の声を見て実際に利用した場合のイメージを掴んでみてください。

コスモポリタン法律事務所様

コスモポリタン法律事務所様の事例では特に通話録音に関して工夫をしてクラウドPBXを構築しました。コスモポリタン法律事務所様は通話録音は導入したいが、裁判所の通話は録音してはいけないことになっているので裁判所を除外したいというご要望。当社のクラウドPBXで、通話録音の対象として裁判所を除外設定し、その他の通話を自動で録音されるように構築しました。

株式会社WORK SMILE LABO様は小さなお子さんがおられるパート社員さんの離職防止で、テレワークを導入することになり。クラウドPBXを検討。価格が最安クラスであったことと、ITリテラシーが高くなくても直観的に使える操作性でMOT/TEL(モッテル)を選択。

固定電話が不要になりiPadやiPhoneだけで業務が完結するという理想を描いていたので、iPhone１台で固定電話やFAXの役割を担うMOTの仕組みがマッチしていた。 固定電話の契約を更新した場合よりも総額が安くなることが分かり、導入を決定。

7.まとめ

最後に、ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える際のメリットと注意点をまとめて確認しておきましょう。
【クラウドPBXを導入するメリット】

• 1：社員が増えるたびに工事や機器の購入をする必要が無い
• 2：転送料金が無料になる
• 3：社員間、拠点間の通話が無料になる
• 4：固定資産税の意味で節税になる
• 5：ビジネスフォンの機能をそのままにスマホで使える
• 6：出張先やテレワーク時に個人の電話番号を使う必要が無くなる
• 7：支店が増えた場合や移転の場合でも今までの電話番号を利用できる
• 8：ビジネスフォンでは利用できなかった豊富な機能が利用できる

• 1：会社やテレワーク社員の通信環境を確認
• 2：ビジネスフォンのリース費用期間をしっかり確認
• 3：乗り換え時の取得番号により、110番などの特番に掛けられなくなる場合がある
• 4：乗り換えるクラウドPBXの音質や通信環境を事前に確認

使い慣れたビジネスフォンをスマホやPCでの通話に切り替えることは社員への説明や使い方を覚えることも含めてある程度のハードルを飛び越える必要があります。
長期的なコストの総額や、柔軟な働き方による離職率の改善などを考えたうえでもなるべく早く導入することが大切です。 クラウドPBXメリットと注意点をしっかり確認し今後の働き方の参考にして頂ければと思います。

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コロナ禍で私たちの働き方は大きく変わりました。なかでも、従来テレワークが難しいとされてきた士業にもテレワーク導入の動きがあり、業界全体に大きな変化が起きています。
当記事では、士業における働き方の変化と2022年現在の状況、テレワーク・出社それぞれのメリットを解説。厳重なセキュリティや通話録音機能などから士業での活用が増加しているVALTECのサービスをご紹介します。

コンテンツの目次

1. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク
2. テレワークのメリット
3. 出社のメリット
4. 士業×テレワークの課題
5. 課題を解決するVALTECのサービス
6. お客様の声
7. 導入ポイント

１. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク

■2020年4月の状況

『税理士法40条第3項』で、「2ヶ所目の事務所の設置は禁止」と表記されていることから、コロナ禍で緊急事態宣言が発出された際にも自宅で仕事を続けていいのか迷った方も多いのではないでしょうか。

2020年4月、日本税理士会連合会からの「税理士の業務とテレワーク」によると『臨時的に仕事を自宅に持ち帰り税理士業務を執行したり、自宅への来客に対し一時的に税務相談に応じる等の行為を行なったとしても、自宅が外部に対する表示の有無等の客観的事実により税理士事務所と判断される状態でなければ2カ所事務所の問題は生じない』と明言したことにより、士業のテレワーク導入が進みました。

初めて緊急事態宣言が発出された2020年4月、株式会社アックスコンサルティングが全国の士業事務所を対象に行ったアンケートでは士業全体の36%がテレワークを導入。業種別の内訳では、会計事務所の56%、司法書士事務所・弁護士事務所の39%、社会保険労務士事務所の49%がすでに導入・導入予定と回答していました。

■2022年現在の状況

コロナ禍を経て、テレワークは急速に浸透しました。緊急事態宣言が解除された2022年6月現在も、WEB会議ツールやクラウドツールを活用する動きは継続しており、コロナ前は対面で行っていた会議をオンライン上で行うことも一般的になっています。

士業においては、全社員が毎日テレワークを行う完全テレワークではなく、事務所内で出社とテレワーク・在宅勤務を両立するスタイルが浸透しているようです。部署ごとにテレワーク実施日を定めたり、事務所での顧客対応日を設け出社日に設定したりするなど、テレワークと出社のメリットを取り入れた働き方が採用されています。

下記では、テレワーク・在宅勤務と出社２つのスタイルのメリットを解説します。

２. テレワークのメリット

VALTECの製品をご利用いただいている士業の皆様や、司法書士の木村光太朗さんへのインタビュー記事「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」では、テレワークのメリットとして以下のようなものが述べられています。

■DX推進の機会ととらえ、生産性向上のきっかけに

変化せざるを得なかった働き方の変化を機に、業務の効率化に取り組む事務所が増加。テレワーク導入の一番の課題だった電話対応はクラウドPBXを導入し対処、データ保管が可能な資料は紙媒体ではなくデータ化してクラウド上で管理することにより、資料を送受信したり探したりする手間を省けたといいます。

■新たなビジネスチャンスをつかむきっかけに

新たな相談形態としてWEB相談を導入したことにより、遠くに住む相談者や海外からの依頼も増加したといいます。その他にも、遠方で行われる講演会では打ち合わせのために何度も出張していたといいますが、打ち合わせは全てオンラインで行うようになったことで時間を有効活用することが可能です。コロナ禍での働き方の変化により新たなビジネスチャンスをつかむ人も増えています。

■人手不足の解決に

労働人口不足が叫ばれる日本において、人手不足の解消・採用の課題は大きくなっています。コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が可能な求人も一般的になり、地方で暮らしている・育児や介護で在宅勤務がしたいという方からの応募が増加しています。「テレワーク可」を条件に採用活動を行うことで、優秀な人材を採用できる可能性が高まるのです。

■BCP対策として

BCP対策（事業継続計画）とは、企業が自然災害やテロなどの緊急時に事業を継続できるよう計画しておくことです。身近な緊急事態でいえば、交通機関の乱れにより出社できない状況が挙げられるでしょう。
このような場合に、サテライトオフィスやテレワークができる環境を構築しておくなどの準備をしておけば、社員が長い時間をかけて通勤する必要がなくなり、効率的に業務を行うことができます。自然災害が多い日本では、BCP対策は非常に重要なのです。

３. 出社のメリット

■顧客とのコミュニケーション

年配の方やWEBツールの操作に慣れていない相談者との面談は、対面で行うことが多いようです。近年ではテレワーク導入事務所が増えたことで、資格を持たずに業務を行うなりすまし事件も発生。信頼関係を築く段階では対面でのコミュニケーションを重視しており、事務所での対応を行っているといいます。

４. 士業×テレワークの課題

■セキュリティ（個人情報の扱い）

テレワーク・在宅勤務を行う為にスマホや個人のPCへ業務で使うデータなどを移して持ち帰った場合、情報漏えいのリスクが高まります。事務所内であればセキュリティ機器が導入されていたりする為、セキュリティはある程度担保されています。しかし、自宅のネットワークでは事務所レベルのセキュリティ機器を導入しているケースはあまり見られず、不正アクセスやサイバー攻撃などを防ぐことが出来ません。

また、個人のPCの場合、業務だけでなく私的な利用ももちろんあるでしょう。その際に情報を抜き取るような悪質なサイトなどへのアクセスにより情報漏えいが起きる可能性もあります。

■電話対応ができない

電話対応に関する様々な課題も生まれています。

・携帯/通信手当を支給しており経費がかさんでいる

・録音できる通話に限りがあり、特に使用頻度の高い携帯での通話を録音できない
・録音データの管理が面倒
・手動で操作が必要であり、録音漏れがある
・録音する番号としない番号を分けられない

・転送料金がかさんでいる
・重要な電話も代行サービスにつながるため、お客様からの質問に答えられず不信感を与えてしまった

■ペーパーレス化への対応が困難

紙媒体でのやりとりが多い士業では、ペーパーレス化が大きな課題となっています。紙媒体での保管が必要な書類とデータ保管が可能な書類を区別し、適した対応を行う必要があります。

近年では紙媒体での提出が必要だった書類が、WEB上で提出できるようになった事例もあります。業界全体でペーパーレス化を促進することは、BCP対策としても効果的です。

■生産性への懸念

テレワークを導入した企業では、多くの業務を抱える社員が業務時間外でも作業をしてしまい体調を崩したり、質問や相談を気軽にできない状況で生産性が落ちてしまったりといった状況が生まれました。
従業員の労働時間の管理やチャットツールなどを活用したコミュニケーションの促進により、労働環境の整備に力を入れる必要があります。

■相談者との面談対応

テレワーク導入の大きな課題のひとつが、相談者への対応です。年配の相談者などWEB面談を行うことが難しかったり、業務内容によっては対面での面談が義務付けられているケースもあったりすることから、事務所としての機能を完全になくすというのは難しい事務所が多いようです。

近年ではWEB面談を悪用し弁護士・会計士・税理士などになりすます事件も発生しています。相談者からの信用を得るために、事務所での面談対応日を設けている事務所が多いようです。

■「事務員はテレワークができない」状況が生まれることも

税理士・会計士・弁護士などと、事務員の間でテレワーク導入へのハードルが異なることも課題のひとつです。個人情報や紙媒体の資料を扱う事務員は他のスタッフがテレワークをしているなかでも出社を強いられているケースもあり、不満が募ります。不公平な扱いを受けていると感じ、従業員満足度に関わる恐れもあり、解決が難しい課題となっています。

■自宅の業務環境が整っていない

テレワークを導入する全ての企業・事務所が直面する課題ではありますが、自宅でテレワークができるよう環境を整備することは容易ではありません。WEB会議ができる安定したインターネット環境はもちろん、家族や子どもが自宅にいる場合には業務に集中できる静かな環境が必要です。コロナ禍では「テレワーク手当」として環境整備への手当を出す企業も増加しました。

５.　課題を解決するVALTECのサービス

■アプリインストールでスマホを内線化！クラウド電話「MOT/TEL」

MOT/TELは、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードすることで、ビジネスフォンの機能を代用できるサービスです。スマートフォンやパソコンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、外出先での着信・電話の行き違いで生まれる手間を省きます。

通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作は必要ありません。 聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上することに加え、電話相手との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→通話録音について詳細はこちら

IVR（自動音声案内）
自動音声応答を利用することで、着信する電話を個人やグループへ振り分けることができます。また、迷惑電話・営業電話を減らす効果があるため、本来の業務に集中することができます。
→IVR（自動音声案内）について詳細はこちら

CTI（顧客情報表示）
電話着信があった際、素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対が可能です。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
→CTI（顧客情報表示）について詳細はこちら

■通話・転送料無料の電話代行「オフィスの電話番」

会社宛ての電話を、御社名で一次受付する電話代行サービスを利用することができます。MOT/TELと連携して内線取次をするため、電話代行サービス業界初の通話料・転送費用０円を実現しました。お客様からのお問い合わせが多い士業でのテレワークに適しています。

また、お客様と電話代行センターとの会話の録音データを確認できます。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。

転送・取次ぎ費用0円は「オフィスの電話番」だけ！詳細はこちら  

■事務所のPCを安全に遠隔操作リモートアクセス

自宅にあるPCへUSBを挿入するだけで、社内にあるPC画面を転送して操作することができるリモートアクセスサービスです。
会社のPC画面を転送し遠隔操作するため、自宅と会社のネットワークが異なります。そのため、万が一自宅のPCがウイルス感染しても会社のPCには広がりません。USBの紛失時も、管理画面からアカウントを削除することで会社のPCへアクセスを迅速に停止できます。さらに、会社のPCからアクセス元のPCへデータの転送を禁止。在宅勤務・テレワーク中に使用するPCへ情報を保存しないので情報漏えいの防止に役立ちます。

安全に使えるリモートデスクトップ「V-Warp」の詳細はこちら  

■スマホ・PCでFAXの送受信ができる「MOT/FAX」

スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。
FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
FAX専用機器のリース料や消耗品費はかからないため、コスト削減を図ることができます。

スマホ・PCでFAX送受信ができる「MOT/FAX」の詳細はこちら  

■紙文書の電子化サービス

請求書・領収書・契約書などの帳票を電子化してクラウドシステムへアップロード。事務所や自宅などどこからでも電子証憑を検索・閲覧・ダウンロードすることが可能です。
受取請求書は当社の文書管理センターにて受取るため、御社に請求書は届きません。全ての紙文書をPDFデータで電子文書として保管できます。※電子帳簿保存法にも対応しています。

テレワークの紙文書問題を解決する紙文書の電子化サービスの詳細はこちら  

６. お客様の声

弁護士法人コスモポリタン法律事務所

事務所の業務効率化を図るツールを多数導入しており、弁護士業界のデジタル化に関する発信にも力を入れている髙橋様。 クラウドPBXを導入するにあたり、最も重視していた機能は「通話録音」機能だといいます。大容量・全自動で設定が柔軟に変えられる、かつデータの管理もしやすい機能を求めていた髙橋様が、MOT/TELを導入された感想を動画でご覧ください。

７.　テレワーク導入時に気を付けること

■テレワークで行う業務を判別、必要なツールを洗い出す

業務のなかでも、テレワーク実施が可能なものとそうでないものがあります。クラウド上に保管されているデータを用いる業務であればテレワークは可能ですが、持ち出し厳禁の資料を扱う業務は事務所で行う必要があります。日常業務をテレワークができるもの/できないものに分類することで、必要なツールが見えてきます。全ての業務をやみくもにテレワーク化するのではなく、部署ごと・業務ごとなど小さく始めてみることが肝心です。

■就業規則等の確認

テレワーク実施にあたり、就業規則の変更が必要になる事務所もあるでしょう。特に注意が必要なセキュリティ上のトラブルに関して、事前にルールを定めておく必要があります。

■費用負担を定める

在宅勤務の場合、個人の所有しているPCや自宅のインターネット回線・電気などを使用することになります。事務所としてどこまで費用負担するのか就業規則に定めておく必要があります。

■テレワーク時に役立つツールや公的支援の利用を検討

テレワーク導入のハードルを上げているのが、ツール導入時の費用ではないでしょうか。事務所内では、費用をかけてまでテレワークを導入すべきか？と疑問に思うスタッフがいる可能性もあります。
費用面の課題をクリアするために、国が働き方改革の一環で行っている助成金を利用することができます。都道府県や自治体など事務所が所属する地域で助成金を出しているケースもあるため、費用面の不安で迷っている場合には調べてみるといいでしょう。

■テレワーク時のルールや就業規則の変更をスタッフへ周知

働き方の変化に伴い、様々な課題が生じることが予想されます。テレワーク・在宅勤務時のルールを定め、特に不足しがちなコミュニケーションのフォローに努めましょう。テレワーク研修として導入目的やルール、就業規則の変更点などを周知、疑問を解消する時間を設けることも必要です。

■顧客・取引先への事前連絡

テレワークの導入により、電話対応や郵送物の送り先に変化があることも。顧客や取引先からの信用がなにより重要な職種であるため、事前の連絡や説明をしておく必要があるでしょう。テレワークを導入したばかりではツールに慣れておらず不便をかけるかもしれません。事前に知らせておくことで疑問や不信感を和らげるため、事前の周知が重要です。

８. 参考サイト

・日本税理士会連合会「『税理士の業務とテレワーク(在宅勤務)～新型コロナウイルス感染防止対応版～』の掲載について」
・株式会社名南経営ソリューションズ「税理士の業務とテレワーク（在宅勤務）のFAQ　日税連」
・株式会社アックスコンサルティング「士業事務所のテレワーク導入率は36%。全国の士業事務所に緊急アンケートを実施」
・株式会社朝日新聞社 GLOBE+「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」
・株式会社アシロ「弁護士・法律事務所のテレワーク実施は難しい？直面する課題と解決策・テレワーク導入事務所事例あり」

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受付担当者の業務負担を軽減する受付システム。かつては総務など受付担当者が担当者への取次ぎを行っていましたが、訪問者が多い企業ではかなりの業務負担となることから活用が進んでいます。
当記事では、受付システムの活用メリットと製品比較のポイント、受付から直接担当者のスマホを呼び出せるシステムをご紹介します。

コンテンツの目次

1. 受付システムとは
2. 活用メリット
3. サービス比較ポイント
4. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

1. 受付システムとは

受付システムとは、タブレットや専用端末によって受付を行うシステムです。簡単な操作だけで担当者を直接呼び出すことができます。これまで受付担当者が手作業で行っていた来訪者対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化・無人化できるため、業務効率化やコスト削減効果があります。

主な機能は来客受付と担当者への通知、通知時に必要な社員データの登録です。サービスごとに様々な機能があり、来客者の情報管理や入退場記録の管理、他サービス（内線・チャットツール）と連携して通知を行う機能があります。

2. 活用メリット

メリット① 約束相手を直接呼出し、取次ぎの手間を省く

受付システムの機能によっては、システムの操作で直接担当者を呼び出すことが可能です。総務や受付担当者が約束相手を探す手間を省きます。内線やチャットツールなど様々な連絡手段と連携できるサービスが多く提供されているため、自社に適した方法で活用することができます。

メリット② 総務・受付担当者の業務効率アップ

総務や受付担当者は、来客対応以外の業務も兼任していることがほとんど。エントランスからの入電にすぐに対応できるよう気にかけたり、来客の度に業務が一時中断されたりすることは、社員の業務効率を下げる原因になっています。

さらに、多くの方がオフィス中に響き渡る着信音を騒がしく感じたことがあるのではないでしょうか。電話の取り逃がしを防ぐための音量設定とはいえ、担当者以外の集中力にも影響を及ぼすこともあります。受付・取次ぎに伴うノイズを減らすことで、オフィス全体の集中力アップも期待できます。

メリット③ フリーアドレス制にも対応

受付から約束相手を直接呼び出せるシステムでは、フリーアドレス制を採用しているオフィスでも活用が可能です。広いオフィスエリアで約束相手を探し回る必要がなくなるうえ、レイアウト変更も柔軟に行うことができます。

メリット④ セキュリティ対策として

入退室管理システムや入場ゲートと連携するシステムであれば、セキュリティ対策としても活用可能です。盗難や情報漏えいなど万が一の事件が起きた場合に内部にいた人間が分かることで、抑止力にもつながります。また、飛び込み営業など約束のない来客がオフィスに立ち入るリスクを減らすことも可能です。

メリット⑤ 来訪前後の業務も効率化

会議室予約：会議室予約システムと連携することで、会議室の予約・約束相手への連絡・当日の受付に使用するQRコードやパスワード等の送信などまとめて行うことが可能です。担当者の業務を簡略化するだけでなく、約束相手が受付にかかる時間や手間を省けることから活用が進んでいます。

入退室管理：入退室管理システムやスマートロックとの連携により、セキュリティ強化が可能です。生体認証やQRコードでの受付を行うことでセキュリティを強化しつつ受付にかかる時間を削減、スムーズな案内を実現します。

来客者情報管理：かつてはセキュリティ上の理由から、来客者情報を紙に記載する受付スタイルをとる企業も多くありました。しかし、紙媒体への記載・情報保管は煩雑なうえ、データベースへの転記も面倒。受付をデジタル化することで、来客者情報の入力・管理にかかる手間を省くことが可能です。

3. サービス比較ポイント

比較ポイント① 機能

主な機能である受付・担当者の呼び出しの他に、多くの機能を兼ね備えたサービスが提供されています。自社で必要な機能を洗い出し、機能性と価格帯の条件を両方満たすサービスを見つけましょう。

比較ポイント② 導入規模

数十名の社員が働くオフィス・店舗での活用と、広大な敷地で数千人が働く工場での活用ではシチュエーションが大きく異なります。社員それぞれのデスクにビジネスフォンが設置されている、1人一台パソコンを扱っている、社用携帯を支給しているなど、現在の連絡手段を踏まえたサービス選択が重要です。

比較ポイント③ メシステム連携、通知方法

来訪を伝える通知も、内線電話だけでなくPCやスマホで受けることができます。 チャットやメール、専用アプリなどから自社の環境や働き方に合わせて選ぶとよいでしょう。

比較ポイント④ カスタマイズ対応

iPadなどタッチパネル式のシステムでは、システムに表示する内容をカスタマイズできるサービスもあります。
一般的なオフィスでは「総合受付」「部署代表者呼出し」「担当者呼出し」「宅配受付」のように表示しているメニューを、店舗や工場での受付内容に変更すれば顧客の一次受付としてシステムを活用することも可能です。

比較ポイント⑤ 費用

サービスの機能や導入規模により、システム利用料も異なります。平均では月額5,000円～1万円程度であるサービスが多いようですが、規模の大きな事例や最新の認証システム・機能を備えていると月額10万円以上の利用料が発生するケースもあるようです。機能と価格のバランスを加味したサービス選択が必要です。

４. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

特長① 受付から内線で直接担当者を呼出し、総務の業務負担を軽減

エントランスに設置された受付システムから、直接担当者のスマートフォンを呼びだすことが可能です。
テレワーク中や外出中、フリーアドレスでも素早い来客対応が可能になり、受付担当者の負担を軽減します。

特長② 用途に合わせてカスタマイズ可能、幅広いシチュエーションに対応

場面や用途に合わせて表示メニューを変更することが可能です。
表示内容をカスタマイズすることで、シェアオフィスでの受付として、店舗での一次受付としてなど幅広いシチュエーションに対応することができます。

５. アプリインストールでスマホを内線化するクラウドPBX「MOT/TEL」

特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長③ 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長④ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

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近年では、固定電話の利用は減ってる一方、まだまだ利用している会社もあります。
根強い「固定電話への信頼性」と「スマホの固定電話としての活用の不安」がその理由です。
しかし、その問題を解決し、社会的信頼性の確保と業務効率化を両立してスマホを固定電話として使用する企業が増えています。
固定電話番号をスマホで利用すると、外出先でも会社の電話番号で発着信ができるようになるなど、業務の効率性が高まるからです。

コンテンツの目次

1. ビジネスに固定電話番号は必要？携帯番号を使用するリスク
2. 固定電話のデメリット
3. 固定電話番号を利用できる新たな選択肢「クラウドPBX」
4. 固定電話番号をスマホで利用するメリット
5. スマホを固定電話として利用するデメリット
6. スマホを固定電話として使用する3つの方法
7. アプリインストールでスマホを内線化！クラウドPBX「MOT/TEL」
8. まとめ

ビジネスに固定電話番号は必要？携帯番号を使用するリスク

ビジネスの場において、固定電話番号は現在でも「法人としての信用を表すもの」として認識されています。
起業したての法人や個人事業主など携帯電話の番号を仕事で利用しているケースもありますが、取引先や顧客からの信用を得にくいというリスクがあります。
信用度合いは仕事の獲得や売り上げに影響する場合もありますし、銀行口座開設など法人の電話番号が必要な手続きができないといったことに繋がるリスクも。

また、プライベートの携帯番号を仕事に使用すると、プライベートの時間にも仕事の電話が鳴り、プライベートが浸食されてしまったり、個人情報を公にすることによるトラブルが発生する危険性もあります。
以上の理由から、ビジネスに固定電話番号は事実上避けられない存在のものであると言えます。

固定電話のデメリット

固定電話番号を利用できるものといえば固定電話（ビジネスフォン）ですが、固定電話にはデメリットもあります。
まず固定電話には電話回線が必要なので、固定電話を使うためには電話回線を引く必要があります。 設置のための工事の分は、当然追加で費用がかかってしまいます。

固定電話のデメリットは目に見える費用だけではありません。
例えば外回りが多い営業所やオフィスが無人になる時間帯がある小規模拠点では、電話対応のためスタッフがデスクにいなければならない固定電話に、使いづらさを感じる人もいます。
さらに、通常の固定電話ではテレワークや外出中の社員宛てにかかってきた電話は取次ぎ・折り返しが必要になるため、出社している人の電話業務負担が大きくなってしまいます。
それだけではなく、電話対応のためのスタッフがデスクから離れていた間に電話が来たときは、取り逃がしによるビジネスチャンスの低減にも直結してしまうのです。

「信頼のため固定電話番号は使いたいけれど、固定電話の問題や負担が大きい……。」 そんな電話業務のお悩みを解決するのが、「クラウドPBX」です。

固定電話番号をスマホで利用できる新たな選択肢「クラウドPBX」

■クラウドPBXとは？

クラウドPBXは、従来ビジネスフォンでしかできなかった様々な機能を、スマートフォンやPCで利用することができます。
アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。

機能はクラウドPBXを提供するサービスによって異なりますが、外線通話・内線通話だけでなく、転送やグループ着信、営業時間外にメッセージを流すといったスケジュール設定ができるサービスもあります。

営業時間中はスマホで電話を受けて、営業時間外は留守番電話が流れるように設定することもできますし、一時的にスマホで電話を受けないように設定することもできるので、プライベートが侵害されることも防げます。

固定電話番号をスマホで利用するメリット

・固定電話の代表番号をスマホで利用できる

外出先でも代表番号宛ての電話を取れるため、ビジネスチャンスを逃しません。
担当者が外出中ですぐに対応ができず、折り返し電話をしても先方のタイミングが合わなくて連絡がつかない事態を避ける事ができます。
また、代表番号ではなく携帯番号からの折り返し連絡は、番号が異なるため出てもらえない可能性もあります。

・コストを抑えられる

固定電話の代表番号をスマホで利用すると、さまざまな場面でコスト削減につながります。
電話対応だけのために従業員を確保する必要がなくなり、人件費を削減できます。
個人スマホをそのまま併用できるので、社用の端末を新たに準備するコスト、また、多くの場合、端末同士が内線として通話できるので、通信費の削減も可能です。

・信頼性の高い連絡先の確保

固定電話番号は、特にビジネスシーンや公式な手続きでの信頼性が高いとされます。
この番号をスマホで利用することで、信用を損なう事なく固定電話番号をスマホで利用するという柔軟な連絡対応が可能になります。

スマホを固定電話として利用するデメリット

一見、メリットばかりのような「スマホで固定電話番号を利用する」という事。
しかし、乗り換えるのに不安やデメリットに感じられている事もあります。

・通話品質が不安

クラウドPBXサービスを利用する場合、インターネット回線の状態が通話品質に直結します。
回線が不安定だと、ハウリングやノイズ・ラグが発生したり、通話が突然切れてしまうこともあります。
大切な商談の際に通話品質が悪いと、話がスムーズに進まなかったり相手に不信感を与えかねません。
通話品質が不安定だと業務の効率化にもつながらない結果となり、固定電話番号をスマホで利用する上での不安となります。

・セキュリティリスク

スマホで業務を行う場合、セキュリティ面のリスクも懸念されます。
スマホを紛失したり、盗難に遭ったりした場合も会社の機密情報が漏洩するおそれがあります。
また、特にクラウドPBXで通話をするときは、ネットに接続するため十分な情報セキュリティ対策が必要であるなど、十分な知識がないと不安に感じてしまう事もあります。

・プライベートとの区別

端末を会社が用意してくれるケースもありますが、私用のスマホを使う事が多いので、仕事とプライベートの境界があいまいになりやすい一面もあります。
オンとオフの切り替えがしにくく、プライベートな時間に影響がある事が懸念されます。
退勤した後や休みの日にも仕事の電話がかかってくることがあったり、従業員によってはオーバーワークになるケースがあります。

デメリットとされる「固定電話番号をスマホで利用する際の不安面」も、クラウドPBX「MOT/TEL」なら、不安なく解決します。

スマホを固定電話として使用する3つの方法

スマホを固定電話として使用する方法は、3つあります。
スマホの固定電話化を考えている企業の方は、目的や、規模などを参考にどの方法で導入するか検討してみてください。

電話転送サービス

電話転送サービスを使って、固定電話番号にかかってきた電話を登録してあるスマホの番号に転送する方法です。転送サービスは、多くの場合電話回線業者がオプションとして取り扱っています。
スマホさえあれば、固定電話にかかってきた電話を受ける事ができます。
会社にかかってくるすべての電話がスマホに転送される事、転送元に通話料金がかかるため、電話の回数が多いほどコストが高くなる事に注意が必要です。
そして、転送先として登録できる電話番号はひとつだけです。
スマホで折り返すと、スマホの番号が相手に通知されます。その番号を知らない相手だと警戒されてしまい、出てもらいにくくなる可能性もあります。

固定電話番号取得サービス

固定電話番号取得サービスとは、物理的な電話回線を引かずに、スマホに専用のアプリを入れて固定電話番号を使った発着信を可能にするシンプルなサービスです。
アプリをインストールするだけで簡単に利用できます。
スマホ、PC、タブレット、またはIP電話機で利用でき、月額料金や通話料がかかりますが、導入コストが抑えられます。月額はかかるものの、通常の固定電話回線よりも安価です。
また、基本的な発着信や留守番電話が利用可能ですが、高度な機能（自動応答や内線通話など）は基本的に利用できません。
自宅用に市外局番付きの信頼性ある番号を持ちたい個人利用や、複数の番号管理や高度な通話分析を必要としない店舗やサービス業に向いています。

クラウドPBX

クラウドPBXは、従来のPBX（構内交換機）をクラウド上で実現したサービスで、ビジネス用途に特化した電話番号運用と管理のための高度なシステムです。
電話転送サービスのような電話をそのまま転送するものではなく、インターネットを介して発着信するため、スマホだけではなくパソコンでも固定電話番号を使った通話が可能です。
内線通話（オフィス内外問わず）、自動応答（IVR）、通話履歴管理、録音機能、外部ツール連携（CRMやチャットツールなど）の多彩な機能が特徴です。

導入費用が安く、電話転送サービスのように転送するたびに通話料金が発生しないため、通話にかかるコストが抑えられます。しかし、固定電話番号取得サービスよりは初期費用や月額料金が高額になる場合が多いです。
設定や管理に一定の技術的知識が必要になる場合がある事とインターネット環境によっては通話品質が不安定になる可能性があるので注意が必要です。
中小企業・大企業、多拠点での内線管理や複数番号の一元管理が必要な場合や、遠隔地の従業員にも社内電話番号を付与したい場合、コールセンター業務や顧客管理システムと連携して通話分析を行う場合に適しています。

アプリインストールでスマホを内線化！クラウドPBX「MOT/TEL」

クラウドPBX「MOT/TEL」は、15年以上の開発実績を持つクラウドPBXで、日本独自のビジネスフォンに合わせた馴染みやすい操作性が持ち味です。 MOTシリーズは累計27,500社以上の導入実績があり、サポート体制も評価されています。

特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。アプリでは「今外線を受け付けない」「今内線の着信を受け付けない」といった設定を個別に行えるので、プライベートの時間もしっかり守ります。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長③ 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長④ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

特徴⑥ 安定した通話・地域専門サポート

一般的なクラウドPBXでは、1つのデータセンターへ接続が集中する為、時間帯によっては通話が不安定になる場合があります。
モッテルでは、東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州へそれぞれ専用データセンターを設置することで安定した通話を提供、お近くのエリアからサポートいたします。

まとめ

スマホで固定電話番号を利用できるクラウドPBXサービスをご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。

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会社に自分宛ての電話があったとき、席を外していて対応できなかった経験は誰にでもあるのではないでしょうか。特に、近年テレワークが普及しオフィスの在り方が変わったことから、電話対応の課題を抱える企業も少なくないようです。
当記事では、会社への着信をスマホで受ける方法をご紹介します。

コンテンツの目次

1. 会社の番号をスマホで受けるメリット
2. 方法① 電話転送サービスを使う
3. 方法② アプリをインストールするだけ！クラウドPBXを使う
4. まとめ

会社の番号をスマホで受けるメリット

会社の番号で発信するメリットには以下のようなものがあげられます。
取引先やお客様からの信用にも関わる事項もあり、「会社の番号をスマホで受ける」を実現する重要性が分かります。

・取次ぎ・折り返しなど電話対応業務の負担を減らす
・電話の取り逃がしによるビジネスチャンスの低減を防ぐ
・電話がつながらないことによるクレームを防止
・電話対応の担当者が不要になる。テレワークも可能に

方法① 電話転送サービスを使う

■電話転送サービス「ボイスワープ」とは？

NTTが提供している電話サービスを利用している場合、固定電話への着信をスマートフォンに転送する「ボイスワープ」というサービスを使うことができます。

ボイスワープを使うとあらかじめ設定しておいた電話番号に着信を転送することができ、「すべての着信を転送」「一定時間オフィスの固定電話を鳴らして応答しない場合に転送」など、自社の電話対応状況に応じた設定を行うことが可能です。

■電話転送サービスのデメリット

オフィスを空ける時間帯が多い営業所や小規模拠点を中心に活用されている転送サービスですが、電話対応にかかる費用がかさむというデメリットがあります。

下記の月額使用料に加え、固定電話・携帯電話の通話料金がかかるため、複数台の携帯へ転送したいなど拠点の規模によっては、方法②で紹介するクラウドPBXの活用がおすすめです。


参考：NTT「ひかり電話ボイスワープ」

方法② アプリをインストールするだけ！クラウドPBXを使う

■クラウドPBX「MOT/TEL」とは？

2つめの方法は、クラウドPBXを活用する方法です。クラウドPBX「MOT/TEL」では、従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能をスマートフォンやPCで行うことができます。アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。

機能例：外線通話・内線通話・転送・グループ着信・通話履歴の表示・スケジュール設定（曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など設定）

特長① 会社番号への着信を個人のスマートフォンで対応

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。個人の携帯番号を伝えるリスクやお客様に与える不信感を低減。電話の取次ぎや折り返し業務の手間を省きます。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特徴③ 運用方法に合わせて詳細設定が可能

特定のグループ（部署や拠点）に所属する社員が同時に着信するグループ着信や、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、社内の運用に合わせて詳細な設定を行うことができます。
着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）など、業務を効率化する機能も多数搭載されています。
→MOT/TEL機能一覧

特長④ 社員間の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長⑤ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

まとめ

会社の固定電話への着信をスマホで受ける2つの方法をご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。

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オフィス外出時や在宅勤務時など、スマホから取引先・お客様へ電話をかけるシチュエーションは多くあります。しかし、携帯電話番号からの発信では会社の信用にも関わる様々な課題があり、「携帯電話・スマホから個人の番号とは違う会社の電話番号で発信する」ことのニーズが高まっています。
当記事では、スマホから会社の番号で発信するクラウドPBX（クラウド電話）をご紹介します。

コンテンツの目次

1. スマホから会社の固定電話番号で発信できるクラウドPBX
2. スマホを固定電話化して会社の番号で発信するメリット
3. スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめ
4. クラウドPBX「MOT/TEL」の特徴
5. まとめ

スマホから会社の固定電話番号で発信できるクラウドPBX

テレワークの普及などにより会社や事務所の固定電話で発信することができないケースが増え、個人の携帯電話番号を業務で利用しなくてはいけないケースが増えています。個人の携帯電話番号で業務を行うと顧客・取引先に番号が知られてしまい業務時間外や休日に連絡が来てしまう、私的な連絡が来てしまうといったデメリットがあります。

そのような課題を解決する方法がスマホの固定電話化です。スマホを固定電話化すると会社の電話番号を使って発着信ができるだけでなく、事務所の固定電話のように社員同士で内線通話をしたり電話を一度保留にして別の人へ取り次いだりすることもできるようになります。このスマホの固定電話化が可能なのがクラウドPBXというサービスです。

■ クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上にあるPBX（電話を制御する装置）とインターネット経由でつなぎ会社番号を使った電話ができるサービスです。テレワークの普及に伴い会社の電話をビジネスフォンではなくクラウドPBXを選択する会社が増えています。

スマホを固定電話化して会社の番号で発信するメリット

社員がお持ちのスマホから従来のスマホ番号とは違う会社の番号で発信するメリットは以下のようなものがあげられます。取引先からの信用や従業員の満足度など、経営に関わる重要なメリットも存在します。

■ プライバシー

・個人の番号を取引先や顧客へ通知する必要がなくなる
・個人番号を使用することで起きるトラブル（ストーカー被害や迷惑電話など）防止できる

■ 公私の切り分け

・折り返しが会社宛てに着信するするので有給の際に個人あてに着信が来ない

■ 業務効率

・携帯番号だと不審がられ、電話に出てもらえないことが無くなる
・出先でも在宅勤務でも会社の電話番号で発信できる

■ コスト

・社用携帯を支給する必要がなくなる

スマホから会社の番号で発信するメリットは上記のように多くあります。

スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめ

スマホから会社の固定電話番号で発信するならクラウドPBX「MOT/TEL」がおすすめです。クラウドPBX「MOT/TEL」は特許庁など官公庁、上場企業、コールセンターにも多数導入されている信頼のクラウドPBXシステムです。

クラウドPBX「MOT/TEL」導入することでスマホから個人の携帯電話番号とは異なる会社の番号で発信できるようになります。どこでも会社番号を使った発着信ができるので社外での活動が多い営業担当やテレワーク勤務者などの電話業務を効率化することができます。

クラウドPBX「MOT/TEL」の特徴

特長1 スマホをアプリで内線化することにより個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長2 複数の番号から発信番号を選択できる

クラウドPBX「MOT/TEL」のアプリでは、発信の際に通知できる番号を選択することができます。例えば、会社の代表番号と部署の番号や個人直通の番号・子会社の番号・イベント用の番号などです。

特長3 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長4 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長5 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴6 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。

まとめ

スマホから固定電話番号で発信できるようになると個人の携帯電話番号を使わない・社用携帯の2台持ち不要など様々なメリットがあります。この機会にぜひご検討ください。

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会社の電話はお客様や取引先との大事なコミュニケーション手段です。その電話が止まったりしたらすぐに対応してもらえないと大変ですよね。
そのため、ビジネスフォンを選ぶ際は、通話の安定性はもちろん、導入後のサポート体制も重要なポイントになります。
さらに、コストを抑えながら便利に運用できるサービスを選びたいと考える方も多いのではないでしょうか。
そこで、沖縄県を含む全国に拠点を構える株式会社バルテックのクラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」をご紹介いたします。

沖縄県でビジネスフォン・クラウドPBXをお探しの方はこちら  

MOT/TEL（モッテル）の開発背景

当社株式会社VALTEC（バルテック）は平成5年に開業以来ずっとビジネスフォンを販売してきました。しかし、販売してきた中で疑問に思うことがありました・・・

“ビジネスフォンって本当に必要なの？”

もちろん電話というコミュニケーションは重要ですが、スマートフォンや携帯電話が普及している現在で、電話をビジネスフォンで行わなければならない理由はあるのだろうか？
と考えるとビジネスフォンは不要なのでは？と考えるようになりました。

スマホ・PCがビジネスフォンになる

ビジネスフォンを設置せず皆さんがお持ちのスマホやPCを利用して会社宛ての電話を受けたり、会社番号で発信したりすることはできないか？と考えて開発されたのが「クラウドPBXのMOT/TEL」（モッテル）です。

モッテルではスマホはアプリ、PCはソフトをインストールしてUSBタイプの簡易受話器やヘッドセットを利用してビジネスフォンの機能（外線・内線の発着信など）を利用することができます。通常のビジネスフォンでできる機能は網羅していますので今お使いのビジネスフォンと同じ運用ができます。また、増設もアプリやソフトのインストールとモッテルへの登録で出来ますので工事などが不要になります。

モッテルでは、従来のビジネスフォン機能（保留・転送・内外線など）は標準装備、さらにビジネスフォンではできない機能も豊富に揃っています。下記はモッテルの機能例です。

• 

  スマートフォンの内線化

  スマホへ専用アプリをインストール/設定することで、ビジネスフォンの様に利用できる機能です。

• 

  パソコン電話（ソフトフォン）

  パソコンへ専用ソフトをインストール/設定することで、ビジネスフォンの様に利用できる機能です。

• 

  ブラウザフォン

  パソコン（Mac・Windows）のブラウザから会社番号を使った発着信や内線を利用できます。

• 

  インターネットFAX

  スマホ・パソコンを使いインターネット回線を通してFAXの送受信が出来る機能です。

• 

  ビジネスチャット

  ビジネス（業務）用に特化したチャット機能です。

• 

  通話録音

  全ての外線通話を自動で録音することができます。

• 

  顧客情報の表示（CTI）

  お客様からの着信時にPC画面へ顧客情報の自動表示ができる機能です。

• 

  音声案内（IVR）

  着信時に音声アナウンスを流す機能です。

• 

  iPad受付システム

  受付に配置したiPad端末から社員の内線を呼び出すことができる機能です。

• 

  音声会議通話

  複数人が同時に会話が出来る機能です。

• 

  保留・転送（取次ぎ）

  内線・外線通話を1度保留にし、別の担当者に転送する機能です。

• 

  代表組

  着信を複数の端末で受けることができます。

• 

  留守番電話

  留守番電話のアナウンスを流し、発信者からのメッセージを保存する機能です。

モッテルは拠点間の通話が無料

モッテルでは拠点間を簡単につなぎ通話が“無料“になります。拠点間で電話の取次ぎも自由自在に可能です。また、通話履歴の確認や内線追加など拠点の電話環境を本社で管理することもできます。

公私の切り替えも簡単

スマホのビジネスフォン化を内線化とも言いますが、社員がお持ちのスマホを内線化することで社用携帯の支給は不要になり、流行りのBYODを簡単導入！

スマホの内線化はモッテルの専用アプリ「MOT/Phone（モットフォン）」をインストールして利用します。現在お使いの080や090の番号は通常の電話アプリから、MOT/Phoneからは会社番号（那覇市、うるま市などの098、島尻郡の09802や、名護市、石垣市の0980など）の今お使いの市外局番で受発信ができるため、個人のスマホ1台で運用しても公私の切り分けは容易です。

スマホの内線化は、事務所でビジネスフォンやコードレス電話機の代わりになるだけでなく、外出中でも４Gなどのキャリアが提供する電波を利用し、会社番号での発信や受信をすることができます。事務所にいなくても仕事ができるので業務の効率化を行うことができます。

業務を効率化する様々な機能

モッテルの利点として、ビジネスフォンだと別途専用機器を取り付けないとできないような機能が標準機能やオプションとして利用できます。

通話録音は、聞き間違いを減らしたり、忘れてしまったときに聞き直したりするだけでなく、電話対応の教育のために利用されたり、「言った・言わない」の争いを防止する目的でも導入されます。

多様なニーズにお応えできる通話録音は非常にメリットの多い機能ですが、ビジネスフォンだと別途通話録音用の機器を購入して取り付ける必要があるので、高額な費用が掛かる場合があります。また、手動で録音を開始しなければならいタイプもあり、録音を忘れてしまうこともあります。

モッテルであればスマホ・PCを使った通話を含む全通話が自動で録音されます。録音されたデータは番号などで検索して自由に聞くことができます。また、音声データを共有することも簡単です。

また、電話の着信時に顧客情報の自動表示（CTI）も利用することができます。
取引先・お客様などから日々多くのお電話が会社にかかってきます。各社員が対応した履歴を記載することで次回同じ方からお電話が来た場合、その履歴を自動で表示してくれる機能がCTIです。顧客管理にkintoneなどをお使いの場合はkintoneの情報を表示するなど他サービスとの連携もできます。

沖縄県の企業からモッテルが選ばれる理由

クラウドPBXは各機能を利用する為、スマホやPCからインターネットを通じてクラウドPBXのサーバーと通信を行います。他社のクラウドPBXではこのサーバが1つしかなく通信が集中すると音声の遅延や通話が不安定になる場合があります。
一方、モッテルではこのサーバ（データセンター）を東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州、沖縄へそれぞれの地域へ設置して通信を分散させることで安定した通話を実現しています。
万が一、利用中に通話ができない、不安定になるなどの障害が発生した際には、現地でのサポートが必要となる場合もあります。クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」なら沖縄県に事務所があるため、導入後のサポートまで対応可能です。
また、沖縄県の市外局番・050番号のどちらも利用できるため、お客様のご希望に沿ったご提案が可能です。

沖縄県でビジネスフォン・クラウドPBXをお探しの方はこちら  

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会社の電話はお客様や取引先との大事なコミュニケーション手段です。その電話が止まったりしたらすぐに対応してもらえないと大変ですよね。
そのため、ビジネスフォンを選ぶ際は、通話の安定性はもちろん、導入後のサポート体制も重要なポイントになります。
さらに、コストを抑えながら便利に運用できるサービスを選びたいと考える方も多いのではないでしょうか。
そこで、福島県を含む全国に拠点を構える株式会社バルテックのクラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」をご紹介いたします。

福島県でビジネスフォン・クラウドPBXをお探しの方はこちら  

MOT/TEL（モッテル）の開発背景

当社株式会社VALTEC（バルテック）は平成5年に開業以来ずっとビジネスフォンを販売してきました。しかし、販売してきた中で疑問に思うことがありました・・・

“ビジネスフォンって本当に必要なの？”

もちろん電話というコミュニケーションは重要ですが、スマートフォンや携帯電話が普及している現在で、電話をビジネスフォンで行わなければならない理由はあるのだろうか？
と考えるとビジネスフォンは不要なのでは？と考えるようになりました。

スマホ・PCがビジネスフォンになる

ビジネスフォンを設置せず皆さんがお持ちのスマホやPCを利用して会社宛ての電話を受けたり、会社番号で発信したりすることはできないか？と考えて開発されたのが「クラウドPBXのMOT/TEL」（モッテル）です。

モッテルではスマホはアプリ、PCはソフトをインストールしてUSBタイプの簡易受話器やヘッドセットを利用してビジネスフォンの機能（外線・内線の発着信など）を利用することができます。通常のビジネスフォンでできる機能は網羅していますので今お使いのビジネスフォンと同じ運用ができます。また、増設もアプリやソフトのインストールとモッテルへの登録で出来ますので工事などが不要になります。

モッテルでは、従来のビジネスフォン機能（保留・転送・内外線など）は標準装備、さらにビジネスフォンではできない機能も豊富に揃っています。下記はモッテルの機能例です。

• 

  スマートフォンの内線化

  スマホへ専用アプリをインストール/設定することで、ビジネスフォンの様に利用できる機能です。

• 

  パソコン電話（ソフトフォン）

  パソコンへ専用ソフトをインストール/設定することで、ビジネスフォンの様に利用できる機能です。

• 

  ブラウザフォン

  パソコン（Mac・Windows）のブラウザから会社番号を使った発着信や内線を利用できます。

• 

  インターネットFAX

  スマホ・パソコンを使いインターネット回線を通してFAXの送受信が出来る機能です。

• 

  ビジネスチャット

  ビジネス（業務）用に特化したチャット機能です。

• 

  通話録音

  全ての外線通話を自動で録音することができます。

• 

  顧客情報の表示（CTI）

  お客様からの着信時にPC画面へ顧客情報の自動表示ができる機能です。

• 

  音声案内（IVR）

  着信時に音声アナウンスを流す機能です。

• 

  iPad受付システム

  受付に配置したiPad端末から社員の内線を呼び出すことができる機能です。

• 

  音声会議通話

  複数人が同時に会話が出来る機能です。

• 

  保留・転送（取次ぎ）

  内線・外線通話を1度保留にし、別の担当者に転送する機能です。

• 

  代表組

  着信を複数の端末で受けることができます。

• 

  留守番電話

  留守番電話のアナウンスを流し、発信者からのメッセージを保存する機能です。

モッテルは拠点間の通話が無料

モッテルでは拠点間を簡単につなぎ通話が“無料“になります。拠点間で電話の取次ぎも自由自在に可能です。また、通話履歴の確認や内線追加など拠点の電話環境を本社で管理することもできます。

公私の切り替えも簡単

スマホのビジネスフォン化を内線化とも言いますが、社員がお持ちのスマホを内線化することで社用携帯の支給は不要になり、流行りのBYODを簡単導入！

スマホの内線化はモッテルの専用アプリ「MOT/Phone（モットフォン）」をインストールして利用します。現在お使いの080や090の番号は通常の電話アプリから、MOT/Phoneからは会社番号（福島市、伊達市などの024、いわき市の0246や、須賀川市、白河市の0248など）の今お使いの市外局番で受発信ができるため、個人のスマホ1台で運用しても公私の切り分けは容易です。

スマホの内線化は、事務所でビジネスフォンやコードレス電話機の代わりになるだけでなく、外出中でも４Gなどのキャリアが提供する電波を利用し、会社番号での発信や受信をすることができます。事務所にいなくても仕事ができるので業務の効率化を行うことができます。

業務を効率化する様々な機能

モッテルの利点として、ビジネスフォンだと別途専用機器を取り付けないとできないような機能が標準機能やオプションとして利用できます。

通話録音は、聞き間違いを減らしたり、忘れてしまったときに聞き直したりするだけでなく、電話対応の教育のために利用されたり、「言った・言わない」の争いを防止する目的でも導入されます。

多様なニーズにお応えできる通話録音は非常にメリットの多い機能ですが、ビジネスフォンだと別途通話録音用の機器を購入して取り付ける必要があるので、高額な費用が掛かる場合があります。また、手動で録音を開始しなければならいタイプもあり、録音を忘れてしまうこともあります。

モッテルであればスマホ・PCを使った通話を含む全通話が自動で録音されます。録音されたデータは番号などで検索して自由に聞くことができます。また、音声データを共有することも簡単です。

また、電話の着信時に顧客情報の自動表示（CTI）も利用することができます。
取引先・お客様などから日々多くのお電話が会社にかかってきます。各社員が対応した履歴を記載することで次回同じ方からお電話が来た場合、その履歴を自動で表示してくれる機能がCTIです。顧客管理にkintoneなどをお使いの場合はkintoneの情報を表示するなど他サービスとの連携もできます。

福島県の企業からモッテルが選ばれる理由

クラウドPBXは各機能を利用する為、スマホやPCからインターネットを通じてクラウドPBXのサーバーと通信を行います。他社のクラウドPBXではこのサーバが1つしかなく通信が集中すると音声の遅延や通話が不安定になる場合があります。
一方、モッテルではこのサーバ（データセンター）を東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州、沖縄へそれぞれの地域へ設置して通信を分散させることで安定した通話を実現しています。
万が一、利用中に通話ができない、不安定になるなどの障害が発生した際には、現地でのサポートが必要となる場合もあります。クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」なら福島県に事務所があるため、導入後のサポートまで対応可能です。
また、福島県の市外局番・050番号のどちらも利用できるため、お客様のご希望に沿ったご提案が可能です。

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会社の電話はお客様や取引先との大事なコミュニケーション手段です。その電話が止まったりしたらすぐに対応してもらえないと大変ですよね。
そのため、ビジネスフォンを選ぶ際は、通話の安定性はもちろん、導入後のサポート体制も重要なポイントになります。
さらに、コストを抑えながら便利に運用できるサービスを選びたいと考える方も多いのではないでしょうか。
そこで、山形県を含む全国に拠点を構える株式会社バルテックのクラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」をご紹介いたします。

山形県でビジネスフォン・クラウドPBXをお探しの方はこちら  

MOT/TEL（モッテル）の開発背景

当社株式会社VALTEC（バルテック）は平成5年に開業以来ずっとビジネスフォンを販売してきました。しかし、販売してきた中で疑問に思うことがありました・・・

“ビジネスフォンって本当に必要なの？”

もちろん電話というコミュニケーションは重要ですが、スマートフォンや携帯電話が普及している現在で、電話をビジネスフォンで行わなければならない理由はあるのだろうか？
と考えるとビジネスフォンは不要なのでは？と考えるようになりました。

スマホ・PCがビジネスフォンになる

ビジネスフォンを設置せず皆さんがお持ちのスマホやPCを利用して会社宛ての電話を受けたり、会社番号で発信したりすることはできないか？と考えて開発されたのが「クラウドPBXのMOT/TEL」（モッテル）です。

モッテルではスマホはアプリ、PCはソフトをインストールしてUSBタイプの簡易受話器やヘッドセットを利用してビジネスフォンの機能（外線・内線の発着信など）を利用することができます。通常のビジネスフォンでできる機能は網羅していますので今お使いのビジネスフォンと同じ運用ができます。また、増設もアプリやソフトのインストールとモッテルへの登録で出来ますので工事などが不要になります。

モッテルでは、従来のビジネスフォン機能（保留・転送・内外線など）は標準装備、さらにビジネスフォンではできない機能も豊富に揃っています。下記はモッテルの機能例です。

• 

  スマートフォンの内線化

  スマホへ専用アプリをインストール/設定することで、ビジネスフォンの様に利用できる機能です。

• 

  パソコン電話（ソフトフォン）

  パソコンへ専用ソフトをインストール/設定することで、ビジネスフォンの様に利用できる機能です。

• 

  ブラウザフォン

  パソコン（Mac・Windows）のブラウザから会社番号を使った発着信や内線を利用できます。

• 

  インターネットFAX

  スマホ・パソコンを使いインターネット回線を通してFAXの送受信が出来る機能です。

• 

  ビジネスチャット

  ビジネス（業務）用に特化したチャット機能です。

• 

  通話録音

  全ての外線通話を自動で録音することができます。

• 

  顧客情報の表示（CTI）

  お客様からの着信時にPC画面へ顧客情報の自動表示ができる機能です。

• 

  音声案内（IVR）

  着信時に音声アナウンスを流す機能です。

• 

  iPad受付システム

  受付に配置したiPad端末から社員の内線を呼び出すことができる機能です。

• 

  音声会議通話

  複数人が同時に会話が出来る機能です。

• 

  保留・転送（取次ぎ）

  内線・外線通話を1度保留にし、別の担当者に転送する機能です。

• 

  代表組

  着信を複数の端末で受けることができます。

• 

  留守番電話

  留守番電話のアナウンスを流し、発信者からのメッセージを保存する機能です。

モッテルは拠点間の通話が無料

モッテルでは拠点間を簡単につなぎ通話が“無料“になります。拠点間で電話の取次ぎも自由自在に可能です。また、通話履歴の確認や内線追加など拠点の電話環境を本社で管理することもできます。

公私の切り替えも簡単

スマホのビジネスフォン化を内線化とも言いますが、社員がお持ちのスマホを内線化することで社用携帯の支給は不要になり、流行りのBYODを簡単導入！

スマホの内線化はモッテルの専用アプリ「MOT/Phone（モットフォン）」をインストールして利用します。現在お使いの080や090の番号は通常の電話アプリから、MOT/Phoneからは会社番号（山形市、天童市などの023、酒田市、飽海郡の0234や、米沢市、長井市の0238など）の今お使いの市外局番で受発信ができるため、個人のスマホ1台で運用しても公私の切り分けは容易です。

受信する際ボイスワープなどの転送サービスは不要なので、転送代がかかりません。そのため、転送代を気にしながらの電話もなくなり、ゆっくりお客様のお話を聞くことができます。

スマホの内線化は、事務所でビジネスフォンやコードレス電話機の代わりになるだけでなく、外出中でも４Gなどのキャリアが提供する電波を利用し、会社番号での発信や受信をすることができます。事務所にいなくても仕事ができるので業務の効率化を行うことができます。

業務を効率化する様々な機能

モッテルの利点として、ビジネスフォンだと別途専用機器を取り付けないとできないような機能が標準機能やオプションとして利用できます。

通話録音

通話録音は、聞き間違いを減らしたり、忘れてしまったときに聞き直したりするだけでなく、電話対応の教育のために利用されたり、「言った・言わない」の争いを防止する目的でも導入されます。

多様なニーズにお応えできる通話録音は非常にメリットの多い機能ですが、ビジネスフォンだと別途通話録音用の機器を購入して取り付ける必要があるので、高額な費用が掛かる場合があります。また、手動で録音を開始しなければならいタイプもあり、録音を忘れてしまうこともあります。

モッテルであればスマホ・PCを使った通話を含む全通話が自動で録音されます。録音されたデータは番号などで検索して自由に聞くことができます。また、音声データを共有することも簡単です。

顧客情報の自動表示（CTI）

また、電話の着信時に顧客情報の自動表示（CTI）も利用することができます。
取引先・お客様などから日々多くのお電話が会社にかかってきます。各社員が対応した履歴を記載することで次回同じ方からお電話が来た場合、その履歴を自動で表示してくれる機能がCTIです。顧客管理にkintoneなどをお使いの場合はkintoneの情報を表示するなど他サービスとの連携もできます。

山形県の企業からモッテルが選ばれる理由

クラウドPBXは各機能を利用する為、スマホやPCからインターネットを通じてクラウドPBXのサーバーと通信を行います。他社のクラウドPBXではこのサーバが1つしかなく通信が集中すると音声の遅延や通話が不安定になる場合があります。
一方、モッテルではこのサーバ（データセンター）を東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州、沖縄へそれぞれの地域へ設置して通信を分散させることで安定した通話を実現しています。
万が一、利用中に通話ができない、不安定になるなどの障害が発生した際には、現地でのサポートが必要となる場合もあります。クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」なら山形県に事務所があるため、導入後のサポートまで対応可能です。
また、山形県の市外局番・050番号のどちらも利用できるため、お客様のご希望に沿ったご提案が可能です。

山形県でビジネスフォン・クラウドPBXをお探しの方はこちら  

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