「〇〇求人メディアの〇〇と申します。現在、ご採用の状況はいかがでしょうか？」
企業や店舗が求人を出すと、なぜか一斉にかかってくる営業電話。企業の経営者や人事担当者であれば、このフレーズから始まる電話に一度は頭を悩ませたことがあるのではないでしょうか。日々の業務に追われる中で、鳴り響く求人広告の営業電話。断っても、手を変え品を変え、繰り返しアプローチしてくるその執拗さに、うんざりしている方も少なくないはずです。
また最近では電話で「無料で当社のサイトに求人広告を掲載しませんか？」との勧誘があり、契約したところ、無料掲載期間経過後に自動で有料掲載へ移行し、多額の広告料金を請求される(「ハローワーク求人掲載時の営業電話のトラブルにご注意ください」より)といった事案が発生しています。

この営業電話は、貴重な時間を奪うだけでなく、業務への集中を妨げ、精神的なストレスの原因にもなります。本来、企業の成長に不可欠な「採用活動」をサポートするはずのサービスが、なぜこれほどまでに担当者の負担となっているのでしょうか。

この記事では、年間数百件もの営業電話に対応してきた筆者の経験と知見に基づき、求人広告の営業電話に悩むすべての担当者に向けて、求人広告営業の電話がなぜかかってくるのか、その対策方法、そして導入すべきツール、さらには二度とかかってこないようにするための仕組み作りまで徹底的に解説します。
この記事を読み終える頃には、あなたは営業電話に対する漠然としたストレスから解放され、毅然とした態度で対応できるスキルを身につけているはずです。そして、本来注力すべきコア業務や、より戦略的な採用活動に時間とエネルギーを投下できるようになるでしょう。

コンテンツの目次

1. 求人広告の営業電話はなぜこんなに多いのか？その背景とカラクリ
2. 求人広告の営業電話がもたらす3つの業務的デメリット
3. 【実践編】求人広告の営業電話をスマートに撃退する具体的な断り方フレーズ集
4. もう電話を鳴らさせない！営業電話を根本からなくすための仕組み作り
5. よくある質問（FAQ）
6. まとめ｜求人広告営業の電話に、時間と労力を奪われないために

求人広告の営業電話はなぜこんなに多いのか？その背景とカラクリ

効果的な対策を講じるためには、まず敵を知ることから始める必要があります。 なぜ、求人広告の営業電話はこれほどまでに頻繁で、そしてしつこいのでしょうか。 その背景には、求人広告業界特有の構造と、営業担当者が置かれた厳しい環境が存在します。

1. 熾烈な競争が生む「数打てば当たる」営業

現在の日本には、大手から中小、特定の業種や職種に特化したものまで、数えきれないほどの求人媒体が存在します。インターネットの普及により、誰もが比較的容易に求人情報サイトを立ち上げられるようになったことも、その数を押し上げる一因となっています。

媒体が増えれば、当然、企業という限られたパイを奪い合う競争は激化します。多くの求人広告会社にとって、収益の柱は広告の「掲載料」です。採用が成功したかどうかにかかわらず、広告を掲載した時点で売上が発生するビジネスモデルが主流であるため、各社はとにかく自社の媒体に広告を掲載してくれる企業を一つでも多く見つけようと必死になります。

この熾烈な競争環境が、「質より量」「数打てば当たる」という営業スタイルを助長しているのです。

2. 営業担当者に課せられる厳しいノルマ

多くの求人広告会社の営業担当者には、厳しいノルマが課せられています。その内容は、単に契約数や売上目標だけではありません。

• テレアポ件数: 1日に100件、200件といった架電数が目標として設定されているケースは珍しくありません。
• アポイント獲得数: 電話でアポイントを取り、商談の機会を得ることも重要な指標です。
• 新規顧客獲得数: 既存顧客だけでなく、常に新しい顧客を開拓し続けることが求められます。

これらのノルマを達成できなければ、評価や給与に直接影響します。そのため、営業担当者は「断られても次」「とにかくかけ続ける」という行動を取らざるを得ない状況に追い込まれているのです。彼らもまた、会社のシステムの中で必死に業務を遂行しているにすぎない、という側面も理解しておく必要があります。

3. どこから入手？企業リストのからくり

「なぜ、うちの会社の電話番号を知っているんだ？」と不思議に思ったことはありませんか。営業担当者が利用する企業リストの入手元は、主に以下の通りです。

• 公開情報: 企業の公式ウェブサイト、会社登記情報、過去に掲載された求人広告、業界団体の名簿など、一般に公開されている情報からリストを作成しています。特に、過去に一度でも求人広告を出したことがある企業は、「採用ニーズがある企業」としてリストアップされやすくなります。
• リスト専門業者からの購入: 企業情報を取りまとめて販売している専門業者から、リストを購入するケースも一般的です。これらのリストは複数の広告会社に渡って使い回されるため、同じ会社から担当者を変えて何度も電話がかかってきたり、異なる広告会社から同じタイミングで電話が集中したりする現象が起こるのです。

一度リストに載ってしまうと、半永久的に様々な会社から営業電話がかかってくる可能性がある、というわけです。

4. 断りきれない心理を突く営業テクニック

しつこい営業電話は、単に回数が多いだけではありません。担当者が断りにくい状況を作り出す、巧妙な心理的テクニックが使われていることもあります。

• 緊急性を煽る: 「このエリアで急募の企業様向けの特別キャンペーンが本日まででして…」「御社が求めるような優秀な人材は、すぐに他社に決まってしまいますよ」といった言葉で、担当者の「機会損失をしたくない」という心理を刺激します。
• 罪悪感に訴えかける: 「ほんの3分で結構ですので、お話だけでも…」「お忙しいところ大変恐縮ですが…」と低姿勢で切り出し、断ることに罪悪感を抱かせようとします。
• 担当者との関係構築を狙う: 「〇〇様のお声だけでもお聞かせいただければ…」と、あたかも個人的な関係性を築こうとするようなアプローチで、情に訴えかけます。

これらのテクニックに惑わされ、曖昧な返事をしてしまうと、「脈あり」と判断され、さらにしつこい電話を招く原因となってしまいます。

求人広告の営業電話がもたらす3つの業務的デメリット

1. 業務が中断されるストレス

営業電話は、通常業務を行っている中で突然かかってくるため、集中力が途切れたり、会議や接客中に出ざるを得なかったりと、生産性を低下させる原因になります。

2. 対応コストが増える

内容を確認して、断るために数分～10分近くかかる場合も。さらに何度も同じ会社からかかってくるケースもあり、社内での対応マニュアル作成なども必要になってしまうことも。

3. スタッフやアルバイトが対応し、トラブルに

中小企業や飲食店では、代表番号にスタッフが出るケースもあります。営業電話に対応した結果、個人情報や採用状況を無意識に漏らしてしまい、トラブルになることもあります。

【実践編】求人広告の営業電話をスマートに撃退する具体的な断り方フレーズ集

相手の背景を理解した上で、次はいよいよ具体的な撃退方法です。重要なのは、「毅然と、しかし丁寧に」断る姿勢です。感情的になったり、高圧的な態度を取ったりすることは、企業の評判を損なうリスクがあるため避けましょう。ここでは、あらゆるシーンを想定した実践的なフレーズをご紹介します。

基本姿勢：曖昧さは最大の敵！「検討します」は禁句

営業電話を撃退する上で、最もやってはいけないのが曖昧な態度です。「まあ、一応検討してみます」「また機会があれば…」「資料だけ送ってください」といった返答は、相手に期待を持たせるだけです。営業担当者は、その言葉を「見込みあり」のサインと捉え、必ずと言っていいほど再度アプローチしてきます。

断る際は、明確な意思表示が必要です。しかし、それは無礼な態度を取るということではありません。丁寧な言葉遣いを保ちながら、きっぱりと断ることが、自社の品位を保ちつつ、相手に「これ以上は無駄だ」と理解させる最善の方法です。

シーン別・相手別 断り方フレーズ集

1. 初回電話の断り方（基本形） 最も使用頻度の高い、基本的な断り方です。このフレーズを覚えておくだけで、大半の営業電話は撃退できます。

「お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、現在、求人広告の利用は一切検討しておりません。今後、必要になった際には、こちらから改めてご連絡させていただきますので、今後の営業のお電話はご遠慮いただけますでしょうか。」

ポイント:
・「検討していない」と明確に伝える。
・「こちらから連絡する」と伝え、相手からのアプローチを遮断する。
・「今後の電話は遠慮する」と釘を刺す。

2. すでに取引のある媒体が決まっている場合 他社を利用していることを伝えるのも有効な断り方です。

「ありがとうございます。ただ、採用活動に関しましては、お付き合いのある会社様一社にお任せしておりますので、他社様からのご提案はすべてお断りしている状況です。申し訳ございません。」

ポイント:
・「すべてお断りしている」という社内ルールであることを示唆することで、相手が食い下がる余地をなくします。

3. しつこく食い下がられた場合の対応 一度断っても、「なぜですか？」「どこかお困りではないですか？」などと食い下がってくる営業担当者もいます。その場合は、少し語気を強め、しかし冷静に対応します。

「先ほどもお伝えいたしましたが、現在は必要としておりません。これ以上のお話はできかねますので、失礼いたします。」

（さらにしつこい場合）
「大変恐縮ですが、これ以上の営業活動は当社の業務の妨げとなります。今後のご連絡は固くお断りいたします。お電話番号を弊社のリストから削除していただけますでしょうか。」

ポイント:
・「業務妨害」という言葉を使い、相手の行為が迷惑であることを明確に伝える。
・「リストからの削除」を具体的に要求する。

4. 「担当者の方をお願いします」と言われた場合 受付担当者や電話に出た社員が、「採用担当の〇〇をお願いします」と名指しで要求されるケースも多いでしょう。安易に取り次ぐのは絶対にやめましょう。

「どのようなご用件でしょうか？」（用件を聞いた上で） 「あいにくですが、〇〇（担当者名）は現在、他の業務で手が離せません。また、求人広告に関するご案内は、すべてお断りするように申し付かっておりますので、お繋ぎすることはできません。ご了承ください。」

（担当者名がわからない場合）
「恐れ入りますが、担当者の個人名はお伝えできかねます。ご用件をお伺いいたします。」

ポイント:
・必ず用件を確認する。
・「担当者の指示で断っている」という形にすることで、電話に出た人が断りやすくなる。

5. 「資料だけでも送らせてください」と言われた場合 これもよくある手口です。資料を送らせてしまうと、それを口実に「ご覧いただけましたでしょうか？」という確認の電話がかかってきます。

「ありがとうございます。ただ、お送りいただいても、現状では拝見する時間がございませんので、今回はご遠慮させていただきます。お気持ちだけ頂戴いたします。」

ポイント:
・「時間がない」という物理的な理由を伝え、丁重に断る。
・「お気持ちだけ頂戴します」の一言で、相手への配慮を示し、話を終わらせやすくする。

営業電話をかけてこさせないための「魔法の言葉」

時には、より強く相手を牽制する言葉が必要になることもあります。以下のフレーズは、相手に「この会社は手強い」と思わせる効果が期待できます。

「今後の営業活動の参考にさせていただきたいのですが、弊社の情報はどちらのリストから入手されましたか？」
情報源を問うことで、相手はうかつな発言ができないと身構えます。個人情報保護やコンプライアンス意識が高い企業であるという印象を与えることができます。

「特定商取引法に基づき、再勧誘の禁止をお願いします。」
特定商取引法では、事業者が電話勧誘で一度断られた相手に対して、再勧誘することを禁止しています。この法律の名前を出すことで、相手に法的なプレッシャーをかけ、今後の連絡を躊躇させることができます。

「弊社の社内規定により、お電話での新規営業はすべてお断りしております。お問い合わせフォームからご連絡ください。」
「会社のルール」という、個人的な感情ではない理由を盾にすることで、非常に断りやすくなります。実際にWebサイトにお問い合わせフォームを設置し、そこに誘導するのも有効です。

これらのフレーズを状況に応じて使い分けることで、あなたは営業電話の主導権を握ることができるようになります。

もう電話を鳴らさせない！営業電話を根本からなくすための仕組み作り

その場しのぎの対応だけでなく、営業電話そのものを減らすための「仕組み」を社内に構築することが、根本的な解決への道です。ここでは、今日から始められる具体的な施策をご紹介します。

1. 社内での「統一ルール」の徹底と情報共有

最も重要なのが、社内での対応ルールを統一することです。誰が電話に出ても同じ対応ができるよう、具体的なマニュアルや対応スクリプトを作成し、全社員で共有しましょう。

マニュアル作成:
前章で紹介したような断り方フレーズをまとめる。
「担当者には絶対に取り次がない」「用件を聞いて『求人広告』と判断したら、マニュアル通りに対応する」といった基本方針を明記する。
特に、電話応対の機会が多い受付担当者や新入社員には、重点的に研修を行う。

情報共有:
しつこい業者の会社名や電話番号を、社内のチャットツールや共有ファイルなどでリスト化する。「要注意リスト」として共有することで、他の社員が同じ苦労をせずに済みます。
このルール作りによって、「〇〇さんなら話を聞いてくれるかもしれない」という営業担当者の淡い期待を打ち砕き、会社全体として営業を拒否する姿勢を明確に示すことができます。

2. 会社のウェブサイトに「防壁」を設置する

企業の公式ウェブサイトは、営業担当者が最初にチェックする情報源の一つです。ここに、営業電話を牽制する一文を記載しておくだけで、一定の効果が期待できます。

「営業お断り」の明記:
「会社概要」「お問い合わせ」「採用情報」といったページに、**「求人広告やその他サービスに関する営業のお電話は、業務の妨げとなりますので固くお断りいたします。」**といった文言を目立つように記載します。

「問い合わせフォームの活用:
会社の代表電話番号の掲載を最小限にし、問い合わせは原則としてウェブサイト上の「お問い合わせフォーム」に誘導するフローを構築します。フォームには「営業目的での利用を固く禁じます」と注意書きを添えましょう。これにより、電話番号のリスト化を防ぐとともに、営業メールをフィルタリングしやすくなります。

3. テクノロジーの力を借りる（電話システムの活用）

現代では、テクノロジーを活用して迷惑電話をシャットアウトする方法も充実しています。

迷惑電話ブロックサービスの導入:
多くのビジネスフォンやクラウドPBXには、特定の電話番号からの着信を拒否する機能が搭載されています。しつこい業者の番号は、躊躇なく着信拒否設定しましょう。
また、警察や自治体から提供される迷惑電話番号リストをもとに、自動で着信をブロックしてくれるサービスもあります。

IVR（自動音声応答）システムの活用:
「〇〇株式会社です。お電話ありがとうございます。採用に関するお問い合わせは1番、製品に関するお問い合わせは2番を…」という、あのおなじみのシステムです。
この冒頭のアナウンスに、**「なお、求人広告等の営業に関するお電話は、担当部署へお繋ぎできませんのでご了承ください。」**という一文を付け加えるだけで、多くのテレアポ担当者はその時点で電話を切るでしょう。電話を取る前に相手をふるいにかける、非常に効果的な手法です。
これらの仕組みは、一度導入してしまえば継続的に効果を発揮し、担当者の心理的・時間的負担を大幅に軽減してくれます。

電話代行サービスの活用: 電話の一次対応を外部に委託することで、営業電話をブロックできます。受けた電話の内容はメールやチャットで知らせてくれるため、必要な電話だけに対応し、不要な電話対応を減らす効果が期待できます。

それでも電話がやまない場合の最終手段と、知っておくべき注意点

これまでの対策を講じてもなお、悪質でしつこい営業電話が続く…。そんな場合の最終手段と、すべての営業電話を悪と決めつけないための注意点について解説します。

最終手段：法的措置と公的機関への相談
度重なる警告を無視し、業務に支障をきたすほどの悪質な営業電話に対しては、より強固な姿勢で臨む必要があります。

特定商取引法（特商法）の再勧誘の禁止:
前述の通り、特商法では、電話勧誘において契約しない旨の意思表示をした消費者に対し、事業者が再勧誘することを禁止しています。「断ったはずなのに、またかけてきた」という行為は、この法律に抵触する可能性があります。

公的機関への相談:
あまりに悪質な場合は、消費者庁や国民生活センター、管轄の経済産業局などに相談するという選択肢もあります。実際に指導や処分が行われるケースは稀ですが、「公的機関に相談する」という姿勢を見せること自体が、強力な牽制となり得ます。電話口で「これ以上続くようであれば、しかるべき機関に相談させていただきます」と伝えるだけでも効果があるでしょう。
ただし、これらはあくまで最終手段です。時間も労力も要するため、まずはこれまでの章で紹介した対策を徹底することが先決です。

注意点：すべての営業電話が悪とは限らない
ここまで営業電話を「撃退する」という視点で話を進めてきましたが、一つだけ心に留めておきたいことがあります。それは、すべての営業電話が悪ではないということです。

中には、自社の採用課題を的確に捉え、本当に価値のある情報や、思いもよらなかった採用手法を提案してくれる優秀な営業担当者も、ごく稀にですが存在します。例えば、以下のようなケースです。

• 自社の採用ターゲットに特化した、ニッチな媒体の提案。
• 採用市場の最新動向や、競合他社の採用戦略に関する有益な情報提供。
• 採用ブランディングに関する新たな視点でのコンサルティング。

もし、自社に明確な採用課題があり、情報収集をしたいと考えているフェーズであれば、無下に断るのではなく、「5分だけ」と時間を区切って話を聞いてみるという選択肢もゼロではありません。

ただし、その場合でも重要なのは、主導権は常にこちらが握ることです。「話を聞いてやっている」というスタンスを崩さず、相手のペースに乗せられないように注意しましょう。少しでも「これは自社のためにならない」と感じたら、「貴重な情報をありがとうございました。社内で検討させていただきます。必要であればこちらから連絡します。」と、こちらから話を打ち切ることが肝心です。

よくある質問（FAQ）

Q. 求人広告営業は違法ではないの？
A. 違法ではありませんが、しつこい・執拗な勧誘は「迷惑行為」に該当する可能性があります。

Q. 同じ会社から何度もかかってくる場合はどうする？
A. 電話番号を着信拒否に設定するか、電話代行・PBXなどで遮断対策を行いましょう。

Q. 求人広告を出しても営業電話を防げる？
A. 完全には防げませんが、非公開求人や受付代行の活用で最小限に抑えることができます。

まとめ｜求人広告営業の電話に、時間と労力を奪われないために

求人を出した直後や定期的に、営業電話はどこからともなくかかってきます。
しつこい求人広告の営業電話は、多くの企業担当者にとって悩みの種です。しかし、その背景にある業界構造や営業担当者の事情を理解し、正しい知識と具体的なテクニックを身につけることで、その悩みは必ず解消できます。

今回ご紹介した対策を、最後にもう一度おさらいしましょう。

• 毅然と、しかし丁寧に断る: 「検討します」は禁句。明確な言葉で、しかし礼儀正しく断る姿勢が基本です。
• 仕組みで対策する: 個人の頑張りに頼るのではなく、社内ルールを統一し、ウェブサイトや電話システムを活用して、営業電話がかかってきにくい環境を構築しましょう。
• 主導権を握る: 話を聞く場合でも、時間を区切り、常にこちらが主導権を持つことを忘れないでください。

これらの対策を実践することで、あなたは日々の煩わしい営業電話から解放され、年間で数十時間、あるいはそれ以上の貴重な時間を取り戻すことができるはずです。その時間を使って、より企業の未来に繋がる戦略的な採用計画を練ったり、既存の従業員のエンゲージメントを高める施策に取り組んだりすることこそ、本来あるべき人事担当者の姿ではないでしょうか。
「うちは絶対に営業電話を取らない」という体制を作ることで、確実に削減可能です。

特に業務効率を重視する企業では、電話代行やクラウドPBXの導入が広まりつつあります。
煩わしい営業電話にもう悩まされない、そんな働きやすい職場づくりの一歩を、今こそ踏み出してみてはいかがでしょうか？

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2025年4月1日、東京都は「カスタマーハラスメント防止条例」を施行しました。
この条例は、接客・窓口業務などにおいて、悪質なクレームや過度な要求などのカスハラ行為から従業員を守ることを目的としたものです。

本記事では、
- 東京都カスタマーハラスメント防止条例の内容と目的
- 中小企業向けに最大40万円の奨励金支給制度
- 実際に企業が講じるべき具体的なカスハラ対策

を詳しく解説します。都内の中小企業の皆さまは、ぜひこの機会に対策を見直してみてください。

コンテンツの目次

1. 東京都カスタマーハラスメント防止条例とは
2. カスハラ対策に取り組む中小企業に奨励金最大40万円
3. なぜ今、カスハラ対策が必要なのか？
4. 電話対応の見直しでカスハラを未然に防ぐ！
5. まとめ：制度を活用し、従業員を守る企業に

1. 東京都カスタマーハラスメント防止条例とは

2025年4月1日に施行された本条例は、都内の企業に対して、従業員がカスタマーハラスメントを受けないような職場環境の整備を努力義務としています。

背景には、以下のような現場の実態があります。
- 電話や対面での暴言・人格否定
- クレームの長時間化・無理な要求
- メンタルヘルスの不調や離職の増加

このような社会課題に対応するため、都は事業者に具体的な対策の実施を求めるとともに、奨励金制度によって支援を行っています。

2. カスハラ対策に取り組む中小企業に奨励金最大40万円

東京都は条例施行とあわせて、カスハラ対策に取り組む中小企業に対して最大40万円の奨励金を交付する制度を開始しました。

詳しい条件や申請の流れは、[東京都公式サイト（TOKYOはたらくネット）]で確認できます。

主な対象となるカスハラ対策の取組内容
・通話録音の導入
・電話代行サービスの導入
・従業員向けの研修の実施
・対応マニュアルの整備
・相談体制の構築（外部相談窓口の活用など）

詳しい条件や申請の流れは、東京都の公式サイトにて公開されています。
カスハラ対策奨励金の詳細はこちら（東京都）：TOKYOはたらくネット

3. なぜ今、カスハラ対策が必要なのか？

東京都が奨励金まで出す背景には、従業員のメンタルヘルス悪化や離職の増加という深刻な問題があります。
・電話口での暴言
・無理な要求への長時間対応
・謝罪の強要や人格否定

こうしたカスハラ行為は、特に電話対応を担当するスタッフに集中しやすく、社内の生産性や雰囲気を損なう原因にもなります。

4.電話対応の見直しでカスハラを未然に防ぐ！

実は、カスハラ対策として最も効果的かつ取り組みやすいのが、電話対応の仕組みを見直すことです。
■ 誰が・どんな言葉で対応したかを「録音」することで証拠を残せる
■ 「電話代行」を活用することで、不当なクレームから現場を守れる

この2点を実現するサービスが、当社の「オフィスのでんわばん」です。

「オフィスのでんわばん」でできること

オフィスのでんわばんは、通話録音・電話代行などを含むクラウド型電話サービスです。
東京都の奨励金制度でも対象となる機能を網羅しており、カスハラ対策として導入される企業が急増しています。
電話代行サービス「オフィスのでんわばん」の詳細はこちら

5. まとめ：制度を活用し、従業員を守る企業に

東京都カスタマーハラスメント防止条例の施行により、今後ますます企業には対応が求められます。奨励金制度を活用して、早めの対策を行いましょう。

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代表電話とは、企業やその中の部門を代表する電話のことです。外部からの電話の総合窓口の役割を果たしています。
これまでは、代表電話を設置することは企業の信用度合を表す指標のような役割を持っていました。
しかし、在宅勤務導入が拡大した背景もあり、代表電話の廃止や効率化のためにアウトソーシングをしたりなど、代表電話に関しての考え方も変わりつつあります。
本記事では、代表電話の仕組みに加えて、代表電話のメリットやデメリットは何か等について解説します。
加えて、こうしたデメリットの解消の方法として、
IVRの活用と代表電話の代行サービスについてもご紹介します。
代表電話の代行サービスについては、おすすめ企業5選もご紹介します。

目次

1. 代表電話とは
2. 代表電話の役割とは
3. 代表電話と直通電話との違い
4. 代表電話は誰が出るべきか
5. 代表電話の問題点
6. 代表電話の問題点を解決するには
7. 代表電話代行サービスを選ぶ時のポイント
8. 代表電話代行サービスのおすすめ5選

1. 代表電話とは

代表電話とは、会社の窓口として機能する主要な電話番号で、外部からの電話を最初に受ける役割を担います。
ホームページや名刺などに掲載され、用件に応じて担当部署や担当者に電話を取り次いだり、自動音声案内（IVR）で対応したりして振り分けています。

直接の部門に接続できる電話は直通か内線のみで、代表電話にかかる通話は自動の音声案内か専門のオペレーター等の「人」により転送がされます。

代表電話がある理由は、不審な電話や営業電話を代表電話で判断して企業の中の部門自体に直接つながないようにするためです。

面識のある人ならば、名刺交換の際に部門の電話番号を知ることが可能でしょうが、部門の電話番号を知らなければ、代表電話あてにまず一報を入れるでしょう。 このように、代表電話には、社内に対しての通話のフィルタリング機能があります。

代表電話の電話番号のことを「代表番号」と言います。ただ、この代表番号へ繋がらない場合は、電話をした相手に不安やイライラ感を与えることに繋がります。 大手の企業であれば、複数の回線をまとめて代表番号の親番号としているため、いくつかの回線の中で空きのある回線につながる仕組みとなっており、接続上のトラブルは少なくなっています。

代表電話の役割とは

代表電話には、企業活動を円滑に進めるための複数の役割があります。主なものを挙げて、詳しく見ていきましょう。

企業の窓口としての役割

代表電話は、外部から最初にアクセスされる“公式な入口”です。顧客や取引先、求職者、営業担当など、さまざまな相手が最初に連絡する番号であるため、企業の印象を左右する重要な存在です。ここでの対応が丁寧であれば、信頼感や安心感を持ってもらえます。

電話を集約する役割

代表電話で受けた内容を整理し、適切な部署や担当者へ取り次ぐのも大きな役割です。問い合わせ内容に応じてスムーズに振り分けることで、社内業務の効率化やお客様対応の迅速化につながります。

取り次ぎ・振り分けの役割

代表電話で受けた内容を整理し、適切な部署や担当者へ取り次ぐのも大きな役割です。問い合わせ内容に応じてスムーズに振り分けることで、社内業務の効率化やお客様対応の迅速化につながります。

社内調整の役割

代表電話には、取引や業務上の重要な連絡も多く入ります。誰が受けても適切に対応できるようにルールを整備し、社内で情報を共有することで、抜け漏れを防ぎ業務の流れを円滑にします。

信頼構築の役割

代表電話は、会社の信頼を築く第一歩です。電話対応の品質次第で「丁寧な会社」「対応が遅い会社」という印象が決まってしまうため、代表電話を通じた対応は企業ブランドに直結します。

代表電話と直通電話との違い

代表電話には、企業活動を円滑に進めるための複数の役割があります。主なものを挙げて、詳しく見ていきましょう。

代表電話

会社の代表番号として公開され、外部からの問い合わせや取引の連絡が一旦ここに集まります。電話を受けた社員が内容を確認し、適切な部署や担当者に取り次ぐのが基本的な流れです。代表電話は「企業の窓口」として幅広い連絡を受けるため、会社全体の印象を左右する存在でもあります。

直通電話

一方、直通電話は特定の部署や担当者につながる番号です。顧客や取引先が直接担当者に連絡できるため、対応がスピーディーで効率的になります。営業担当者やサポート窓口など、すぐに対応が求められる業務では直通番号が活用されます。

表にすると以下のようになります。

代表番号

「代表番号」は、「代表電話」と同じ意味で使われ、実質的な違いはありません。どちらも会社や組織の窓口となり、外部からの問い合わせを一時的に受ける電話番号を指します。

代表電話は誰が出るべきか

代表電話は企業や部門の連絡先として機能し、特定の要件がある際には、関連する部署への取り次ぎが可能です。代表電話に対しては、誰でも連絡できるため企業のイメージを左右する重要な窓口となります。また、直通番号は特定の部署に設けられた連絡手段でしょう。

新入社員によるOJTの一部として対応

多くの企業では、OJTとして新入社員に代表電話の対応を託しているケースが見られます。OJTは「On the Job Training」の頭文字を取ったもので、実際の仕事を通じて必要な技能や知識を身につける教育方法です。新入社員は、取り次ぎや基本的な電話応対を通じて、社会人基本のコミュニケーション能力やビジネスマナーを学ぶことができます。

事務やバックオフィスのスタッフによる対応

大きな企業では、代表電話対応を専任のスタッフが行っていますが、中小企業では事務やバックオフィスのスタッフが対応するのが一般的です。中小企業の場合、他の仕事をこなしながら電話対応も担当することが多いため、空いているスタッフが電話を受ける形になります。したがって、一部のスタッフだけが電話対応に追われるという状況が生まれることもあります。企業にとっては業務効率上で問題となることもあるでしょう。

代表電話の問題点

代表電話は便利な部分もある一方で、いくつか問題点があります。 ここでは代表電話における問題点を取り上げます。

標準化がしづらくなる

コールセンターといった電話の応対の請負をする企業では、電話対応をマニュアルとして標準化はできていますが、マニュアルの徹底がなされていない職場の場合は電話対応の品質の一定化が図りづらいという課題が存在します。
そうなると、代表電話であっても忙しい社員が無礼な対応をしてしまったりして、大切なお客さんの機嫌をそこねる等のトラブルが生じる恐れがあります。

対応に余計な時間がかかる

代表電話へかかった時点で、自社と関係のない売り込みや迷惑電話のフィルタリングは可能ですが、代表電話に出る人が時間を要してしまうこともあります。 場合に応じて、業務とは関係のない苦情の対応へ駆り出されたり、急ぎの案件の後回しをせねばならなくなるなど、いつもの業務に面倒な悪影響を与えてしまうケースも存在します。

電話対応に費用がかかる

大企業の場合、専任のオペレーターとして派遣社員やアルバイトを代表電話の窓口として雇用していることがあります。ただ、そうした場合他の業務との兼任でなく、受電の専任社員として人件費を固定化するのは極めて非効率です。

多くの中小企業では、手が空いている社員が代表電話へ出るというのが一般的な暗黙の了解と化しています。新入社員が会社へ慣れる上でのOJTとして代表電話に出る場合もあり、電話が鳴ることに気を取られる社員が増える事にもつながります。

固定電話や代表電話を廃止する企業は増加傾向

多くの日本企業のオフィス内には固定電話が設置されているものの、最近では「廃止」へ踏み切る企業が増えつつあります。 実際、総合商社や大手金融企業などでは廃止する動きが顕著です。

日経ビジネスの記事によれば、三菱商事は2019年に本社のほか日本全国の拠点において固定電話を全面廃止する決定をしたほか、
産経新聞の記事によると、三菱UFJ銀行でも社内で利用中の固定電話のうち4分の3(75%)を2021年度をめどとして廃止する方針を決めたといいます。ちなみに固定電話廃止の替わりに、2021年度中に国内の本部及び支店の従業員へ約35,000台のスマホを配布、個人の利用する固定電話から置き換える計画だったようです。

また、大元のNTT東日本も固定電話・代表電話の廃止へ舵を切りつつあります。その原因として固定電話の契約数の減少があり、2024/1/1以降、固定電話設備をPSTNの交換機から、インターネット上のデータ通信IP網へと切り替えていくことも公式ホームページ上であきらかにしています。

代表電話の問題点を解決するには

代表電話の問題点の解決のためには、IVRの利用と代表電話代行サービスの利用という大きく分けて二つの方法があります。 ここでは、その二つの方法について解説します。

1 IVRの活用をする

代表電話の問題点解決のためには「IVR」が1つの策として挙げられます。
IVR(Interactive Voice Response)は、コンピュータによる自動応答の処理を意味します。
日本語では、「自動音声応答システム」とも呼称されますが、IVRの方がなじみがあるでしょう。

IVRの仕組み

よく人工音声のナビゲーションで、

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。
ガイダンスに従ってご希望の番号を選択してください。
営業部門にご用がある方は①を
総務・人事部門にご用のある方は②を
それ以外の方は③を押してそのままお待ちください。」

といった、メッセージを聞くことがあるでしょう。

これらの自動応答を実現する仕組みをIVRと言います。

IVRは着信があった場合、自動音声のナビゲーションメッセージを流して、選択肢中から目的に沿ったプッシュ番号を押させます。
サポートセンターの窓口だけでなく、宅配便の再配送や災害情報の発信といったあらゆる業界で利用されているため、操作をしたことがある人もいることでしょう。

IVR導入のメリット

IVRを導入することの企業側のメリットとしては、電話窓口の社員の教育の必要がいらなくなり、自動音声により対応品質の標準化がなされることが挙げられます。
重ねて、通話目的ごとで自動的に振り分けられるため、誰へ転送すればいいか迷い、電話のたらい回しに繋がることがなくなります。
電話をかけた当人の目的に合わせてスムーズな担当者への取次が可能となるため、電話に出た社員に何度も同じ説明をするような手間や待ち時間を減らせる点もメリットと言えます。

IVR導入のデメリット

IVRにもデメリットは存在します。
例えば、問い合わせ等の選択肢の内容を細分化しすぎると、目的の通話へとたどり着くまでに何度も番号を押す必要があります。
最後まで番号を聞いた後で、オペレーターと話す手順を踏むため、もし選択肢に求める内容がない場合は時間がかかる事となります。
重ねて、機械的な対応に対して冷徹さを感じてしまう人も出てくるかもしれません。
IVRの導入の際には、分岐をする番号の選択肢を最小限にとどめて、一番問い合わせが多い内容のみに絞り込み、普通でない問い合わせに関しては、オペレーターへつなぐようにする工夫が必要となります。

2 代表電話代行サービスを利用する

IVRの利用以外にも、代表電話の取次ぎをアウトソーシングする「代表電話代行サービス」が問題解決の手段として存在します。
ここでは、「代表電話代行サービス」について詳しく解説します。

代表電話代行サービスとは

代表電話代行サービスとは、会社にかかってきた電話に外部オペレーターがまるで自社の社員と同じように応対をするサービスのことです。 専用の問い合わせ番号に入る電話だけへ応対するコールセンターとは異なり、代表電話に入る用件の一時的な対応や担当者への引継ぎ等を実施します。

社員が営業電話や勧誘電話へ時間を割くことなく、自身の行う業務への集中が図れるため、生産性向上を期待できるサービスとして注目を集めているのです。 電話の取り逃しの防止が可能なため、いつもオフィスを空けることが多かったり、人員不足に悩む企業におすすめです。

新規の顧客の獲得機会の損失を防ぎ、電話の不在といった既存顧客の不満の解消が期待できます。近年では、テレワークが普及したために、代表電話代行サービスへの需要はさらに高まりつつあります。

代表電話代行サービスのメリット

代表電話代行サービスは、人手の不足や業務体制上の問い合わせ応対の問題を解決するための手段として期待を集めています。
代表電話代行サービスを利用するメリットには、以下のようなものがあります。

代表電話対応を自社で行う場合、入電のたびに作業の中断をしなければならなくなります。ひとたび作業を中断してしまえば、集中力は途切れてしまい業務効率が著しく低下してしまいます。問い合わせ対応へ追われて、他の業務へ支障が出てしまえば、残業が必要となったりなど業務効率低下に繋がります。
こうした際に、代表電話代行サービスを利用すれば、社員が自分の業務へ専念することができるために、業務効率化ができます。

代表電話代行サービスへ一時対応をお願いすれば、自社の社員に取次をする前に相手側の用件を確認してもらえます。従業員は前もって準備が可能なため、より適切な応対への期待ができます。 重ねて、営業・勧誘電話等の業務上必要ない電話へ時間を費やすことがない点も1つのメリットです。

しっかりとした研修を受けた人材のみが代表電話代行サービスのオペレーターにはそろっています。したがって、高品質かつ安定性のある電話対応が代行サービスならば期待できます。
重ねて、営業時間外対応ができる代行サービスも存在するため、一年中・24時間いつでも電話対応ができます。
電話の繋がりやすさや丁寧な対応から顧客満足度の向上を期待でき、金沢工業大学大学院の研究では実際に、コールセンターの人事施策が従業員の顧客満足や行動変容によい影響を及ぼしているとの指摘がアカデミックの場でも示されています。

少子高齢化による労働人口減少の影響から、あらゆる企業で人材不足が問題となっています。
限られた人員のみで業務をしている企業も多々あり、お問い合わせの対応等に終始してしまい仕事がはかどらない場合もあります。電話対応のための臨時スタッフを雇おうにも、採用や研修に時間を取られるためすぐに問題を解決できるとは限らないのです。

代表電話の代行サービスを利用すれば、すぐ戦力になれるオペレーターを雇うことが可能です。すでに電話対応のトレーニングを受けたオペレーターが多数そろっており、最小限の費用で速やかな課題の解決が可能です。

もしも、電話応対のために従業員の負担が増加していたり、人手不足で電話対応に回せる社員がいない場合は、代表電話代行サービスの利用が有効です。

代表電話代行サービスを選ぶ時のポイント

代表電話の代行サービスを選ぶ際はどのようにすればよいのでしょうか。
電話代行サービスを選ぶ際のポイントとしては以下の通りです。

・オペレーション品質は良いか
・入電対応数あたりのコストはどれほどか
・自社の必要とする時間帯にも対応可能か

これら三つのポイントについて具体的に解説します。

オペレーション品質は良いか

お客さんの電話対応を一任する上で、オペレーション品質の確認は非常に重要です。

オペレーターの発する言葉次第で、苦情や成約へのチャンスを失うことに繋がってしまいます。
したがって、電話代行サービスは研修を受けたオペレーターが対応をする会社を選んでおくと安心した利用が可能です。もし可能ならば、実際に電話対応をする音源を聞かせてもらったり、口コミや実績を参考に考えておくと良いでしょう。

電話対応と一口に言っても、クレーム対応に予約受付、商品受け取りに電話の取付きまで、あらゆる状況が想定できます。自社の依頼したい電話対応の内容について、前もってちゃんと伝えておくことも、オペレーション品質の保持のために重要です。

入電対応数あたりのコストはどれほどか

電話代行サービスの料金はコール数や対応曜日、時間帯等の要素で異なってきます。
料金形態も多種多様で、一定コール数ごとで月額の料金を支払い、規定コール数を超えた場合、追加料金の発生が生じるものや1コールごとの料金が生じるものも存在します。

前もって、自社でどの時間帯にどれくらいの電話対応が必要になるかを把握して、料金プランの選択をするとよいでしょう。

この際、平日の日中に利用するならば
「月額料金1万円＝100コール」
を基準とすれば、比較がしやすくなるためおすすめです。

自社の必要とする時間帯にも対応可能か

電話代行サービスごとで応対の時間や曜日は設定されているため、まず自社はどの時間帯で電話代行サービスを利用したいかを明確化しておきましょう。 そのあとで、自社の必要な時間帯で対応のあるサービスでの比較をすれば、数あるサービス中から自社の必要な条件に合うものの絞り込みができます。

重ねて、応対時間で料金は異なってきます。平日の日中の利用ならば、ある程度低価格で利用可能ですが、夜間・土日祝日にも対応の代行サービスを選択する場合は費用がかさむ場合が存在します。
したがって、緊急対応等が重要になる場合は、夜間・土日祝日にも対応可能な代行サービス選択の必要があります。

代表電話代行サービス比較5選

ここでは、代表電話代行サービスを5選ご紹介いたします。

『オフィスのでんわばん』 株式会社バルテック

「オフィスのでんわばん」は官公庁・大手企業も含め27,000社以上の導入実績を誇る同社のクラウドPBXサービス「MOT/TEL」を代行サービスに応用した画期的な代表電話代行サービスです。
通常の電話代行サービスでは転送料金と転送時の通話料金が取次の際にかかってしまうところを、クラウドPBXを利用することで全額カット。
対応可能な範囲も折り紙付きで、「御社名」での一時取次・内線取次・専用チャットでの通知などにも対応。
さらに、独自のWeb管理画面から「着信拒否設定・在席状況設定(在席、外出、離席、帰宅、休日)」など様々な設定が可能です。
ほかにも他社と異なる点として、IVR機能がオプション無しで元から利用できたり、録音データの提供ができたり、受付曜日の設定ができる点などが特徴的です。

料金は初期費用無料で、月額料金10,500円から利用可能です。

下のボタンから、さらに詳細な料金の確認ができる資料DLやお問い合わせが可能です。

『BELLQuick24 LCC』 株式会社ベルシステム24

業務の特性に合わせて適した人員を割り当て、効果的な人員配置を提案します。
電話のみならず、メール、チャット等の多様なチャネルや事務業務のセンター運営実績があり、24時間365日の稼働や多言語対応も可能。

『あんしん電話当番サービス』株式会社TMJ（セコムグループ）

休日、夜間など24時間365日ご希望に合わせて電話受付を代行します。受け付けた電話のご用件は即時、ご担当者に連携しますので、大事な電話にも対応可能です。
月に数件でもご利用が可能です。入電数が少ない電話窓口に対する体制を整える必要がなくなります。
よくあるご質問を 5つまで設定可能。ほかの質問は折り返しの案内をします。対応内容はメール、電話共に４番号、４アドレスに通知することができます。

『CASTER BIZ』株式会社キャスター

CASTER BIZ（キャスタービズ）は、大企業の利用経歴も多数あり、クオリティ定評のあるオンライン秘書サービスです。1/100もの採用倍率をくぐりぬけた社員のみが在籍し、秘書代行以外にも、日常業務から、オフライン業務まで幅広く対応してくれます。
またSlackやチャットワークなど、よく利用されるコミュニケーションツールから連絡を取ることも可能なため、取りこぼしを防ぐことができます。

『fondesk』株式会社うるる

『fondesk』は5分の手続きで即日開通できる電話代行サービスです。一次取次に特化した応答内容で、すべての電話に対して一律の対応を行います。自社にかかってきた電話を転送するだけですぐに利用を始めることができます。
会社・事務所の電話対応をオペレーターが代行しチャットやメールで内容をお知らせします。開通後電話を転送するだけですぐにオペレーターが対応を開始します。迷惑電話も簡単に着信拒否に設定できます。
１４日間の無料トライアルも可能。

さらに詳しい比較は以下のリンクから

【比較32選】電話代行サービスを徹底比較！選ぶ際に重要なポイントはどこ？

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コロナ禍で私たちの働き方は大きく変わりました。なかでも、従来テレワークが難しいとされてきた士業にもテレワーク導入の動きがあり、業界全体に大きな変化が起きています。
当記事では、士業における働き方の変化と2022年現在の状況、テレワーク・出社それぞれのメリットを解説。厳重なセキュリティや通話録音機能などから士業での活用が増加しているVALTECのサービスをご紹介します。

コンテンツの目次

1. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク
2. テレワークのメリット
3. 出社のメリット
4. 士業×テレワークの課題
5. 課題を解決するVALTECのサービス
6. お客様の声
7. 導入ポイント

１. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク

■2020年4月の状況

『税理士法40条第3項』で、「2ヶ所目の事務所の設置は禁止」と表記されていることから、コロナ禍で緊急事態宣言が発出された際にも自宅で仕事を続けていいのか迷った方も多いのではないでしょうか。

2020年4月、日本税理士会連合会からの「税理士の業務とテレワーク」によると『臨時的に仕事を自宅に持ち帰り税理士業務を執行したり、自宅への来客に対し一時的に税務相談に応じる等の行為を行なったとしても、自宅が外部に対する表示の有無等の客観的事実により税理士事務所と判断される状態でなければ2カ所事務所の問題は生じない』と明言したことにより、士業のテレワーク導入が進みました。

初めて緊急事態宣言が発出された2020年4月、株式会社アックスコンサルティングが全国の士業事務所を対象に行ったアンケートでは士業全体の36%がテレワークを導入。業種別の内訳では、会計事務所の56%、司法書士事務所・弁護士事務所の39%、社会保険労務士事務所の49%がすでに導入・導入予定と回答していました。

■2022年現在の状況

コロナ禍を経て、テレワークは急速に浸透しました。緊急事態宣言が解除された2022年6月現在も、WEB会議ツールやクラウドツールを活用する動きは継続しており、コロナ前は対面で行っていた会議をオンライン上で行うことも一般的になっています。

士業においては、全社員が毎日テレワークを行う完全テレワークではなく、事務所内で出社とテレワーク・在宅勤務を両立するスタイルが浸透しているようです。部署ごとにテレワーク実施日を定めたり、事務所での顧客対応日を設け出社日に設定したりするなど、テレワークと出社のメリットを取り入れた働き方が採用されています。

下記では、テレワーク・在宅勤務と出社２つのスタイルのメリットを解説します。

２. テレワークのメリット

VALTECの製品をご利用いただいている士業の皆様や、司法書士の木村光太朗さんへのインタビュー記事「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」では、テレワークのメリットとして以下のようなものが述べられています。

■DX推進の機会ととらえ、生産性向上のきっかけに

変化せざるを得なかった働き方の変化を機に、業務の効率化に取り組む事務所が増加。テレワーク導入の一番の課題だった電話対応はクラウドPBXを導入し対処、データ保管が可能な資料は紙媒体ではなくデータ化してクラウド上で管理することにより、資料を送受信したり探したりする手間を省けたといいます。

■新たなビジネスチャンスをつかむきっかけに

新たな相談形態としてWEB相談を導入したことにより、遠くに住む相談者や海外からの依頼も増加したといいます。その他にも、遠方で行われる講演会では打ち合わせのために何度も出張していたといいますが、打ち合わせは全てオンラインで行うようになったことで時間を有効活用することが可能です。コロナ禍での働き方の変化により新たなビジネスチャンスをつかむ人も増えています。

■人手不足の解決に

労働人口不足が叫ばれる日本において、人手不足の解消・採用の課題は大きくなっています。コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が可能な求人も一般的になり、地方で暮らしている・育児や介護で在宅勤務がしたいという方からの応募が増加しています。「テレワーク可」を条件に採用活動を行うことで、優秀な人材を採用できる可能性が高まるのです。

■BCP対策として

BCP対策（事業継続計画）とは、企業が自然災害やテロなどの緊急時に事業を継続できるよう計画しておくことです。身近な緊急事態でいえば、交通機関の乱れにより出社できない状況が挙げられるでしょう。
このような場合に、サテライトオフィスやテレワークができる環境を構築しておくなどの準備をしておけば、社員が長い時間をかけて通勤する必要がなくなり、効率的に業務を行うことができます。自然災害が多い日本では、BCP対策は非常に重要なのです。

３. 出社のメリット

■顧客とのコミュニケーション

年配の方やWEBツールの操作に慣れていない相談者との面談は、対面で行うことが多いようです。近年ではテレワーク導入事務所が増えたことで、資格を持たずに業務を行うなりすまし事件も発生。信頼関係を築く段階では対面でのコミュニケーションを重視しており、事務所での対応を行っているといいます。

４. 士業×テレワークの課題

■セキュリティ（個人情報の扱い）

テレワーク・在宅勤務を行う為にスマホや個人のPCへ業務で使うデータなどを移して持ち帰った場合、情報漏えいのリスクが高まります。事務所内であればセキュリティ機器が導入されていたりする為、セキュリティはある程度担保されています。しかし、自宅のネットワークでは事務所レベルのセキュリティ機器を導入しているケースはあまり見られず、不正アクセスやサイバー攻撃などを防ぐことが出来ません。

また、個人のPCの場合、業務だけでなく私的な利用ももちろんあるでしょう。その際に情報を抜き取るような悪質なサイトなどへのアクセスにより情報漏えいが起きる可能性もあります。

■電話対応ができない

電話対応に関する様々な課題も生まれています。

・携帯/通信手当を支給しており経費がかさんでいる

・録音できる通話に限りがあり、特に使用頻度の高い携帯での通話を録音できない
・録音データの管理が面倒
・手動で操作が必要であり、録音漏れがある
・録音する番号としない番号を分けられない

・転送料金がかさんでいる
・重要な電話も代行サービスにつながるため、お客様からの質問に答えられず不信感を与えてしまった

■ペーパーレス化への対応が困難

紙媒体でのやりとりが多い士業では、ペーパーレス化が大きな課題となっています。紙媒体での保管が必要な書類とデータ保管が可能な書類を区別し、適した対応を行う必要があります。

近年では紙媒体での提出が必要だった書類が、WEB上で提出できるようになった事例もあります。業界全体でペーパーレス化を促進することは、BCP対策としても効果的です。

■生産性への懸念

テレワークを導入した企業では、多くの業務を抱える社員が業務時間外でも作業をしてしまい体調を崩したり、質問や相談を気軽にできない状況で生産性が落ちてしまったりといった状況が生まれました。
従業員の労働時間の管理やチャットツールなどを活用したコミュニケーションの促進により、労働環境の整備に力を入れる必要があります。

■相談者との面談対応

テレワーク導入の大きな課題のひとつが、相談者への対応です。年配の相談者などWEB面談を行うことが難しかったり、業務内容によっては対面での面談が義務付けられているケースもあったりすることから、事務所としての機能を完全になくすというのは難しい事務所が多いようです。

近年ではWEB面談を悪用し弁護士・会計士・税理士などになりすます事件も発生しています。相談者からの信用を得るために、事務所での面談対応日を設けている事務所が多いようです。

■「事務員はテレワークができない」状況が生まれることも

税理士・会計士・弁護士などと、事務員の間でテレワーク導入へのハードルが異なることも課題のひとつです。個人情報や紙媒体の資料を扱う事務員は他のスタッフがテレワークをしているなかでも出社を強いられているケースもあり、不満が募ります。不公平な扱いを受けていると感じ、従業員満足度に関わる恐れもあり、解決が難しい課題となっています。

■自宅の業務環境が整っていない

テレワークを導入する全ての企業・事務所が直面する課題ではありますが、自宅でテレワークができるよう環境を整備することは容易ではありません。WEB会議ができる安定したインターネット環境はもちろん、家族や子どもが自宅にいる場合には業務に集中できる静かな環境が必要です。コロナ禍では「テレワーク手当」として環境整備への手当を出す企業も増加しました。

５.　課題を解決するVALTECのサービス

■アプリインストールでスマホを内線化！クラウド電話「MOT/TEL」

MOT/TELは、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードすることで、ビジネスフォンの機能を代用できるサービスです。スマートフォンやパソコンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、外出先での着信・電話の行き違いで生まれる手間を省きます。

通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作は必要ありません。 聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上することに加え、電話相手との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→通話録音について詳細はこちら

IVR（自動音声案内）
自動音声応答を利用することで、着信する電話を個人やグループへ振り分けることができます。また、迷惑電話・営業電話を減らす効果があるため、本来の業務に集中することができます。
→IVR（自動音声案内）について詳細はこちら

CTI（顧客情報表示）
電話着信があった際、素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対が可能です。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
→CTI（顧客情報表示）について詳細はこちら

■通話・転送料無料の電話代行「オフィスの電話番」

会社宛ての電話を、御社名で一次受付する電話代行サービスを利用することができます。MOT/TELと連携して内線取次をするため、電話代行サービス業界初の通話料・転送費用０円を実現しました。お客様からのお問い合わせが多い士業でのテレワークに適しています。

また、お客様と電話代行センターとの会話の録音データを確認できます。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。

転送・取次ぎ費用0円は「オフィスの電話番」だけ！詳細はこちら  

■事務所のPCを安全に遠隔操作リモートアクセス

自宅にあるPCへUSBを挿入するだけで、社内にあるPC画面を転送して操作することができるリモートアクセスサービスです。
会社のPC画面を転送し遠隔操作するため、自宅と会社のネットワークが異なります。そのため、万が一自宅のPCがウイルス感染しても会社のPCには広がりません。USBの紛失時も、管理画面からアカウントを削除することで会社のPCへアクセスを迅速に停止できます。さらに、会社のPCからアクセス元のPCへデータの転送を禁止。在宅勤務・テレワーク中に使用するPCへ情報を保存しないので情報漏えいの防止に役立ちます。

安全に使えるリモートデスクトップ「V-Warp」の詳細はこちら  

■スマホ・PCでFAXの送受信ができる「MOT/FAX」

スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。
FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
FAX専用機器のリース料や消耗品費はかからないため、コスト削減を図ることができます。

スマホ・PCでFAX送受信ができる「MOT/FAX」の詳細はこちら  

■紙文書の電子化サービス

請求書・領収書・契約書などの帳票を電子化してクラウドシステムへアップロード。事務所や自宅などどこからでも電子証憑を検索・閲覧・ダウンロードすることが可能です。
受取請求書は当社の文書管理センターにて受取るため、御社に請求書は届きません。全ての紙文書をPDFデータで電子文書として保管できます。※電子帳簿保存法にも対応しています。

テレワークの紙文書問題を解決する紙文書の電子化サービスの詳細はこちら  

６. お客様の声

弁護士法人コスモポリタン法律事務所

事務所の業務効率化を図るツールを多数導入しており、弁護士業界のデジタル化に関する発信にも力を入れている髙橋様。 クラウドPBXを導入するにあたり、最も重視していた機能は「通話録音」機能だといいます。大容量・全自動で設定が柔軟に変えられる、かつデータの管理もしやすい機能を求めていた髙橋様が、MOT/TELを導入された感想を動画でご覧ください。

７.　テレワーク導入時に気を付けること

■テレワークで行う業務を判別、必要なツールを洗い出す

業務のなかでも、テレワーク実施が可能なものとそうでないものがあります。クラウド上に保管されているデータを用いる業務であればテレワークは可能ですが、持ち出し厳禁の資料を扱う業務は事務所で行う必要があります。日常業務をテレワークができるもの/できないものに分類することで、必要なツールが見えてきます。全ての業務をやみくもにテレワーク化するのではなく、部署ごと・業務ごとなど小さく始めてみることが肝心です。

■就業規則等の確認

テレワーク実施にあたり、就業規則の変更が必要になる事務所もあるでしょう。特に注意が必要なセキュリティ上のトラブルに関して、事前にルールを定めておく必要があります。

■費用負担を定める

在宅勤務の場合、個人の所有しているPCや自宅のインターネット回線・電気などを使用することになります。事務所としてどこまで費用負担するのか就業規則に定めておく必要があります。

■テレワーク時に役立つツールや公的支援の利用を検討

テレワーク導入のハードルを上げているのが、ツール導入時の費用ではないでしょうか。事務所内では、費用をかけてまでテレワークを導入すべきか？と疑問に思うスタッフがいる可能性もあります。
費用面の課題をクリアするために、国が働き方改革の一環で行っている助成金を利用することができます。都道府県や自治体など事務所が所属する地域で助成金を出しているケースもあるため、費用面の不安で迷っている場合には調べてみるといいでしょう。

■テレワーク時のルールや就業規則の変更をスタッフへ周知

働き方の変化に伴い、様々な課題が生じることが予想されます。テレワーク・在宅勤務時のルールを定め、特に不足しがちなコミュニケーションのフォローに努めましょう。テレワーク研修として導入目的やルール、就業規則の変更点などを周知、疑問を解消する時間を設けることも必要です。

■顧客・取引先への事前連絡

テレワークの導入により、電話対応や郵送物の送り先に変化があることも。顧客や取引先からの信用がなにより重要な職種であるため、事前の連絡や説明をしておく必要があるでしょう。テレワークを導入したばかりではツールに慣れておらず不便をかけるかもしれません。事前に知らせておくことで疑問や不信感を和らげるため、事前の周知が重要です。

８. 参考サイト

・日本税理士会連合会「『税理士の業務とテレワーク(在宅勤務)～新型コロナウイルス感染防止対応版～』の掲載について」
・株式会社名南経営ソリューションズ「税理士の業務とテレワーク（在宅勤務）のFAQ　日税連」
・株式会社アックスコンサルティング「士業事務所のテレワーク導入率は36%。全国の士業事務所に緊急アンケートを実施」
・株式会社朝日新聞社 GLOBE+「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」
・株式会社アシロ「弁護士・法律事務所のテレワーク実施は難しい？直面する課題と解決策・テレワーク導入事務所事例あり」

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個人事業主の電話業務。固定電話番号と携帯番号のどちらを使って業務を行うのがベストでしょうか。
固定電話では外出中に受けることが出来ずに機会損失になる可能性があります。反対に携帯番号であれば公私混同になりプライベートがなくなり、携帯番号を名刺に記入したり取引先に伝えれば信用を損なうかもしれません。
そこで、この記事では個人事業主には「電話代行サービス」が適している理由を紹介します。
まだ電話代行サービスを利用していない、利用を考えていない個人事業主の方もこの記事を読むと電話代行についての考え方が変わるかもしれません。

コンテンツの目次

1. 個人事業主こそ電話代行サービスを利用するべき理由
2. 電話代行サービスがあれば固定電話は必要ない？
3. クラウド電話とは？
4. クラウド電話の電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』
5. イニシャルコストを抑えて導入することが出来る

1.個人事業主こそ電話代行サービスを利用するべき理由

改めて電話代行サービスを説明すると、会社にかかってくる電話を一時的にコールセンターに対応してもらい、その後要件をメールなどで伝えてもらえるサービスです。
こちらのサービスであれば電話を取りこぼすこともなく、業務にも集中でき、携帯番号をプライベート以外で使用する必要もありません。
コールセンターという電話対応のプロに委託することで、電話対応要員としてスタッフを雇って電話対応の教育をする必要もありません。
コールセンターの電話番号であれば「080」や「090」で始まる携帯番号を伝えるよりも顧客に信頼感を与えることが出来ます。 しかしそれでも問題が無いわけではありません。次の項目で解説します。

2.電話代行サービスがあれば固定電話は必要ない？

電話対応を一括して受け付けてもらえる電話代行を利用すればあとはスマホだけで業務を進めていけるでしょうか。
結論から言うとそれでも問題はありません、しかし注意点としては、電話代行先の番号をホームページや名刺に記載した番号を検索すると電話代行の会社がヒットしてしまったりすると会社としての信頼を損なう事になりかねません。
事業を始めてすぐで固定電話を登録しておらず携帯番号で会社情報を登記した場合、変更も大変になる為、後々のことを考えてもやはり固定電話番号を取得していることがベストです。
固定電話番号を取得しても外出先で電話を取り次ぐことができないので意味がないのでは？と思われる方がいるかもしれませんが、実は外出先でも固定電話番号で発信、着信をする方法があります。
それがクラウド電話を使用するという方法です。

3.個人事業主に最適なクラウド電話とは？

クラウド電話をご存じでしょうか。
元々ビジネスフォンに使用されていたPBXというシステムをクラウド上に展開し、インターネットを使用して外出先でも固定電話番号を使って通話できるサービスを指します。インターネットが使用できる環境であればどこからでも会社の固定電話番号で着信、発信ができます。
固定電話番号を使ったやり取りは専用アプリで行う為、一つの端末で携帯番号と固定電話番号を両方使用できるイメージです。
個人で事業を切り盛りし、忙しく外出も多い個人事業主にとって電話代行とクラウド電話という２つのサービスを使用することで必要な電話を取りこぼすことなく、業務にも集中する体制を整えることが出来ます。

↓クラウド電話(クラウドPBX)について更に詳しく知りたい方はこちら↓

クラウド電話とは?クラウド電話の仕組みを分かりやすく図解

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4.クラウド電話の電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』

いつでもどこでも会社番号で発着信できるクラウド電話と、忙しい時間帯や顧客対応中に電話対応を委託することのできる電話代行。この二つを合わせたサービスがあります。
この二つを組み合わせることのメリットは、重要な電話とそうでない電話を切り分けることが出来ると言う事です。
個人で電話対応をする場合、忙しい合間を縫って電話に出ると、営業電話だったと言う事が一日に何度もある為、時間もモチベーションも下がってしまいます。
あらかじめ、重要な電話番号のみ取り次いでもらえるようにコールセンター側に伝えておき、それ以外の電話は内容をメールで伝えてもらうこともできます。
専用の管理画面から取次可能な時間を入力すればそれ以外の時間は電話対応から解放され、業務に集中することができます。
一般的にコールセンターから電話を転送する場合、転送料や通話料が別途かかりますがクラウド電話での内線取次という形で転送されるため転送料、通話料が無料になります。 コールセンターで対応した電話に対して折り返す際も携帯番号ではなく顧客がかけた番号と同じ固定電話番号でどこからでも折り返すことができるので安心して電話に出てもらうことができます。

クラウド電話代行『オフィスのでんわばん®』の詳細はこちら  

5.イニシャルコストを抑えて導入することが出来る

『オフィスのでんわばん®』は27,000社の導入実績を持つクラウド電話サービス「MOT/TEL（モッテル）」と電話代行を合わせたサービスです。こちらを今なら初期費用無料で使い始めることが出来ます。 「MOT/TEL（モッテル）」の初期費用だけでも29,800円～からかかる為、クラウド電話(クラウドPBX)を導入したいけど初期費用がネックになっていると思っていた方にもイニシャルコストを抑えて導入することが出来ます。
「MOT/TEL（モッテル）」に申し込むことで固定電話番号の取得も同時に申し込めるため忙しい個人事業主にも最適です。
個人で行う業務が多く外出も多い個人事業主、電話対応だけでも外部に委託し必要な電話のみ対応するという働き方をしていけば、ストレスなく必要な業務に集中しベストパフォーマンスを発揮することの助けになるはずです。

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電話取次サービスとは社員の代わりにコールセンターに電話対応を委託し、電話を取り次いでもらうサービスです。社員が電話対応できない時などの受電漏れを防ぎます。
数ある電話取次サービスの中でもどのようなサービスを選択すればいいでしょうか。こちらでは転送料が無料になるクラウド電話込みのサービスを紹介します。

コンテンツの目次

1. 電話取次サービスと電話代行サービスの違いは？
2. どのように電話を転送しているかの確認
3. クラウド電話を使用した電話取次サービスのメリット
4. クラウド電話の電話取次ぎサービス『オフィスのでんわばん®』

1.電話取次サービスと電話代行サービスの違いは？

電話取次サービスは大きく言うと電話代行サービスの一つになりますが、どのような違いがあるでしょうか。
電話代行サービスは一旦すべての電話をコールセンターで受けつけるという部分は同じですが、メールなどで社員側に通知し、改めてかけなおすという形式が一般的です。
こちらの形式でも電話を取りこぼすことはありませんが、あらためて折り返しの電話をする場合、顧客には二度手間になり、興味がそれてしまう可能性、また、忙しくて出られない、かけた番号と違う為出てもらえないと言う事も考えらます。
電話代行の中でも必要な電話を取り次いでくれる電話取次を行ってくれる電話代行サービスであれば営業電話や関係のない電話などを省き、重要な顧客を取りこぼすことはありません。

【比較40選】電話代行サービスを徹底比較！選ぶ際に重要なポイントはどこ？

本ブログでは電話代行サービスを40選、機能、価格別に一覧でご紹介します。読者の方にとって、自社の働き方や勤務形態にマッチした電話代行を選択する際の参考になると幸いです。

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2.どのように電話を転送しているかの確認

顧客の電話を転送する際は一般的に「ボイスワープ」という転送機能を使用します。
名前の通り、オフィスにかかってきた電話を携帯など比較的社外でも取り次げる端末に転送するサービスで、こちらを使用することで機会損失を防ぐことが出来ます。
注意点としては、取次時に転送料金が別途かかってしまう為、そちらの料金をこちらで負担することになるかの確認が必要です。
また電転送された電話にかかる通話料もかかってしまう為、そちらの料金の確認も必要になるでしょう。

3.クラウド電話を使用した電話取次サービスのメリット

ボイスワープとは違い電話取次ぎに「クラウド電話」を使用しているサービスもあります。
クラウド電話とは電話回線をインターネット経由で送信するIP電話であり、社内の電話だけでなく社外や自宅からスマートフォンのアプリを介して自宅から会社番号で発着信できるなど、今までのビジネスフォンでは不可能だった機能を使用できる電話システムです。

こちらの方法であれば、電話取次ぎにクラウド電話の「内線」を使用して転送する形式になる為、転送料とコールセンターとの通話料が無料になります。
さらにボイスワープは転送時に「転送トーキ」と呼ばれるメッセージが入りコールセンターを使用していることが顧客に伝わる可能性もありますが、クラウド電話を利用した内線取次の場合は社内で取り次いでいるようにスムーズに顧客と会社を結ぶことが出来ます。
　

クラウドPBXとは？仕組み、料金や導入メリットを分かりやすく紹介

クラウドPBX(クラウド電話)とは、従来オフィスに設置していた主装置（PBX）をクラウド上に設置し、インターネット経由で電話機能を利用するサービスです。当記事では、「クラウド電話」について初心者の方でもわかりやすいよう図を用いて解説します。

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4.クラウド電話の電話取次ぎサービス『オフィスのでんわばん®』

クラウド電話を使用した電話取次サービスとしてオフィスのでんわばん®というサービスをご紹介します。

クラウド電話代行『オフィスのでんわばん®』の詳細はこちら  

こちらのサービスはスマホに社員ごとにアプリをインストールすることで顧客からの電話を特定の社員にダイレクトで内線転送することが出来ます。
スマホを使用する為、テレワークや外出中であっても取次ぎができ、会社に居なかったために電話に出られず機会損失になってしまう…」と言う事も防げます。
更に専用の管理画面から電話を取り次げる時間を設定できるため、一日のうちに集中したい時間や顧客対応などで電話に出られない時間には取り次がずにメールで内容通知に切り替えることもできます。
その場合でも、スマホから会社番号でかけなおすことができるめ顧客に安心感を持って電話に出てもらえます。

電話取次ぎサービスを使えば電話に出られず機会損失してしまう。ということも防ぐことが出来ます。さらにクラウド電話を組み合わせたサービスを使用することで電話対応の幅が広がります。
オフィスのでんわばん®はクラウド電話も込みで初期費用無料で使い始めることが出来るため初期投資無しですぐに電話取次サービスを使いたいという方にもおすすめです。

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クリニック、病院の経営者や医療事務を悩ませる営業電話。
予約がWEB中心になった今でも営業電話が無くなることはありませんよね。
この記事では病院、クリニックの営業電話への対策方法を紹介します。「でも営業電話がゼロにはならないだろう」と思っている方にこそ読んで頂きたい記事になります。

コンテンツの目次

1. クリニックへの営業電話に対策方法はある？
2. 営業電話に対策をしないと困ったことに
3. 営業電話を事前にシャットアウトする『電話代行』という方法
4. クラウド電話と電話代行を組み合わせたサービス『オフィスのでんわばん®』

1.クリニックへの営業電話に対策方法はある？

忙しい業務の間や終業後にかかってくる営業電話。
自宅にかかってくる営業電話であればすぐに切ることができますが、院内への電話だとむげに扱うこともできず、また要件を切り出されるまで営業かどうかの判断ができないため、結局要件を最後まできかなくてはなりません。
その後「院長先生はいらっしゃいますか？」ときいて「さぁ今からどう断ろうか」と考える。これを業務の間にこなすと本当に疲弊してしまいますし、一日に何度もくる場合はトータルで相当の時間を使う事になります。

2.営業電話に対策をしないと困ったことに

迷惑電話や営業電話の対策をしないと様々な悪影響が出てきます。
番号がわかっている営業先であれば対策も可能ですが、どんどん新規の業者が登場し、業者の番号を全て把握するのは実質不可能です。手口も段々と巧妙になり医師や卸業者を語ったりと様々な手法で電話の取次ぎに繋げようとしてくるようです。
昨年にもTwitterに投稿された医療関係者の営業電話へ声が話題になっていました。

様々な医療関係の業務の中でも本当に命に関わる医療現場の場合、死活問題にもなりかねない問題です。
また、次の投稿では実際に医師に取り次いでしまったという投稿です。

こちらの投稿は実際の医師によるものですが、緊急の電話なのか営業電話なのかを切り分けることは本当に難しいと言う事がわかる事例でもあります。
こういった声があふれている現在でも営業電話が止まることはなく、やはり電話を受ける側から対策をしていくしかなさそうです。

3.営業電話を事前にシャットアウトする『電話代行』という方法

営業電話への対策方法として『クリニックにかかってくる前に省いてしまうという方法』があります。
それが電話代行を利用するという方法です。
顧客からの電話をコールセンターでクリニック名で受付。営業電話であればクリニックに転送する前に省くことが出来ます。
簡単な要件あればメールの文章として送信してもらい、重要な案件のみ取り次いでもらうことが可能です。
この方法であれば営業電話の対応を病院側で受け付ける必要はなく、必要な電話のみ取り次いでもらうことが可能になります。

4.クラウド電話と電話代行を組み合わせたサービス『オフィスのでんわばん®』

こちらの記事では クラウド電話と電話代行を組み合わせた「オフィスのでんわばん®」というサービスをご紹介します。

クラウド電話代行『オフィスのでんわばん®』の詳細はこちら  

「オフィスのでんわばん®」は、コールセンター側とクリニック側のPC電話、またはビジネスフォンと接続し内線でつなぐことが出来るサービスです。
内線で取り次ぐ、と言う事は通常の電話代行とは違い折り返す必要が無く、同じ社内にいるようにスムーズに取り次ぐことが出来、さらにコールセンターからの転送料金や通話料が0円になると言う事です。

更に専用アプリを職員のスマホにインストールすることでスマホにクリニックの番号を着信させることや、ご自分の電話番号とは別に病院の番号で発信することが可能になります。（IP電話なので通話料などが職員に請求されることはありません。）
業務に忙しい時間帯、どうしても出られない時間帯を職員によって管理画面から登録することで、その時間は着信をせずメールでの通知に切り替える等、時間帯によって対応を変えることが可能です。

27,000社が導入しているクラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」と電話代行を合わせたサービス「オフィスのでんわばん®」ですが、こちらが今なら初期費用無料で使い始めることが出来ます。
「MOT/TEL（モッテル）」だけでも初期費用 29,800円～からかかる為、電話代行も込みで初期費用無料で使い始められるメリットがあります。

業務を中断してわざわざ電話に出て要件を聞くと営業電話だった・・・と言う事も、電話代行を導入すると無くなります。 業務に集中し、無駄な時間を省いて業務に集中できる環境を構築することが出来ます。

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ビジネスにおいてメールやチャットが普及した今でも電話というツールは頻繁に利用されています。しかし、電話対応はメールなどと違い従業員が対応する時間帯をコントロールすることができません。少人数の企業では普段の業務にプラスして電話対応も行っている場合が多いですが、電話対応に追われてなかなか本来の業務が進まないといった問題もあります。
そこで本記事では電話の1次対応を代行してくれるコールセンター代行（電話代行）サービスについてご紹介致します。

コンテンツの目次

1. 自社でコールセンターを構築すると費用がかかる
2. コールセンター代行とは？
3. コールセンター代行の導入メリット
4. コールセンター代行を選ぶ際のポイント
5. 転送料金が無料のコールセンター代行
6. まとめ

1.自社でコールセンターを構築すると費用がかかる

お客様からのお電話を取りこぼすことは未来の売り上げを取り損ねているのと一緒です。しかし、電話対応専門に従業員を雇ったり、コールセンターを構築することはコストが高く簡単に実現できるものではありません。ちなみにオペレーター（電話対応スタッフ）の採用にかかる費用と時給の相場は下記のとおりです。

上記に加えて、本格的なコールセンターを構築する場合は顧客管理システムや顧客管理システムを着信時に自動で表示してくれるCTI機能が利用できる電話設備も必要となりコストは高額になります。

高額なコストは払えないが従業員の電話対応負担を軽減させたいという場合には、コールセンター代行（電話代行）サービスで解決することができます。

2.コールセンター代行とは？

コールセンター代行とは、ユーザーの電話番号へかかってきた電話をコールセンター代行会社へ転送してユーザーの会社名で電話の1次受けを行ってくれるサービスです。

コールセンター代行が対応してくれた内容はメールなどで報告され、必要な案件はユーザーが折り返し対応するという流れです。自社で電話対応専門の従業員を雇ったり、コールセンター用の設備投資などをしなくても安価に自社のコールセンターがあるかのように運用することができます。

3.コールセンター代行の導入メリット

コールセンター代行を導入して利用するメリットはいくつかあります。 従業員の電話対応負担を軽減 少人数の会社では全員で対応したり、ある程度の規模になると総務の方が中心となって電話対応したりするケースが多く見受けられます。いずれにしても本来業務の合間に電話対応を行う為、着信の度に業務を中断しなければなりません。
しかし、コールセンター代行を利用すれば電話の1次対応をコールセンター代行会社が行ってくれるので従業員の電話対応負担が大幅に削減されます。

従業員が自由にスケジュールを組める 電話対応と本来業務を両方行っているとなかなか思うように業務を進められません。例えば、午前中の内に終わらせたい案件があっても電話が頻繁に着信して対応していると予定通りにいきません。
一方、コールセンター代行を利用した場合だと従業員が自由にスケジュールを組んで進めることができます。折り返しの電話も自分のタイミングでかけられるので業務を頻繁に中断する必要もありません。

繁忙期・閑散期に合わせられる 多くの企業・業界は繁忙期と閑散期がありますが自社で電話対応の従業員を雇った場合、繁忙期に合わせて採用・閑散期の人員カットを都度都度していてはコストも労力もかかってしまいます。また、電話業務と本来業務を兼務している場合は繁忙期で忙しい時期に多くの電話対応をしなくてはいけないことになり非効率になります。
コールセンター代行であればプラン変更を行うだけなので柔軟に対応することができます。

短期間で開始できる 自社で電話対応専門の従業員を雇ったり、コールセンターを構築する場合、時間がかかります。採用は応募がなければ進みませんし、システムの選定・構築は1ヵ月以上は少なくてもかかります。
コールセンター代行であれば、1週間程度の短期間でも利用を開始することができます。

電話対応の品質向上 従業員が電話対応を行う場合、当然電話対応が得意な従業員もいれば不得意な従業員もいる為、電話対応品質はそれ程高くありません。電話対応専門ではないので、電話対応の教育だけに時間をかけることもできません。
コールセンター代行であれば電話対応のプロが全て対応してくれるので電話対応品質も向上します。電話対応のプロが1次対応を行うことで顧客に良い印象を与えたり、クレームに繋がるのを防止することも可能です。

この様にコールセンター代行を導入することは様々なメリットがあります。

4.コールセンター代行を選ぶ際のポイント

コールセンター代行は多くの企業で提供されており、自社で導入する際は自社に合ったサービスの導入が必要です。その為にはまず、自社の電話の件数や曜日の偏りなどを調べます。コールセンター代行は多くの場合、プランごとに月の電話対応可能件数が決まっており、その件数を超過する場合は少し割高の1件〇〇円の様な形となっています。費用対効果を少しでも高めたい場合は無駄のないように自社の着信件数と合うプランを選択しましょう。

また、業種・業界によっては平日に電話が多く土日などは少なかったり、逆に土日の方が電話が多いなど曜日によって偏りがある場合があります。コールセンター代行は平日土日祝すべてに対応しているサービスもあれば、平日のみの場合もあります。さらに、曜日だけでなく時間帯も24時間可能や9:00～17:30など制限がある場合もあるので自社に合うサービスを選択してください。年中無休24時間コールセンター代行に依頼すれば良いと簡単に決めるのではなく、必要な曜日時間帯に絞った方が費用も安く抑えられます。

5.転送料金が無料のコールセンター代行

自社の電話番号にかかってきた電話をコールセンター代行へ転送して対応してもらう性質上、転送料金がコールセンター代行料金以外にかかってきます。この転送料金をコールセンター代行業界で初めて無料にしたのが株式会社バルテックのクラウド電話と連携したコールセンター代行プランです。

クラウド電話とは、インターネット電話を使用した電話サービスです。従来法人でビジネスフォンを使用する為に事務所内へ設置していた主装置（PBX）をクラウド上で提供し、ユーザーはインターネットを通じて指定の電話機や専用アプリのインストールされたスマホから従来のビジネスフォンで使用していた機能（会社番号を使った発着信や内線通話など）を利用することができます。

↓クラウド電話について更に詳しく知りたい方はこちら↓

クラウドPBXとは?クラウドPBXの仕組みを分かりやすく図解

クラウドPBXとは？PBXとは？ビジネスフォンとの違いは？などをわかりやすく図解致します...

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バルテックのコールセンター代行ではこのクラウド電話の仕組みを使い、ユーザーにもクラウド電話を使用してもらうことで同じシステム間の内線転送として転送料金を無料とすることができます。
クラウド電話を導入することでコールセンター代行だけでは出来なかった、営業担当が社外から会社番号を使って折り返しやテレワーク中に会社番号を使った電話対応が可能です。ビジネスフォンの様に高価な固定電話を導入する必要もなくコストを抑えて法人電話の環境を構築することができます。

6.まとめ

コールセンター代行は従業員の電話対応負担を軽減してくれるだけでなく電話対応品質を向上させることでお客様満足度の向上にも効果があります。起業と同時に導入や軌道に乗ってきたタイミング、電話着信件数が増加した際など必要な時に必要な分だけ手軽に利用する事ができるコールセンター代行をこの機会に検討してみてはいかがでしょうか？
転送料金無料のコールセンター代行の詳細はこちら  

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エステサロン・美容院などは少人数で運営されている場合も多く、スタッフ全員が施術中というケースも少なくありません。そのような際にご予約のお電話があると一旦施術を止めて電話対応する必要があり、施術中のお客様に不快な思いをさせているかもしれません。そこで本記事で、エステサロン・美容院などで活用できる電話代行サービスをご紹介致します。

コンテンツの目次

1. エステサロン・美容院の電話の悩み
2. 電話代行サービスとは？
3. 電話代行サービス導入のメリット
4. 転送料金が無料の電話代行サービス
5. クラウド電話とは？
6. 対応できない場合のみ電話代行へ転送

1.エステサロン・美容院の電話の悩み

エステサロン・美容院ではネット予約が普及して簡単に予約ができるようになりましたが、ネット予約が普及しても電話予約は0になりません。電話を取りこぼすことは直接売り上げの減少に繋がります。電話を取りこぼさないようにしたいところですが、様々な悩みがあります。 施術中の電話対応 エステサロン・美容院ではお客様に施術する業務がメインです。業務中は施術を行っている時間が長いでしょう。スタッフ全員が施術中にお客様からのお電話が来た場合、一旦施術を止めて対応するしかありません。施術中のお客様からすれば「なぜ施術を優先しないのか？」といった不満が出る可能性もあります。だからと言って電話に出ないのは、かけてきてくれたお客様に失礼ですし売上の減少にもつながってしまいます。

定休日の電話対応 エステサロン・美容院では決まった曜日に定休日がありますが、定休日に留守番電話にしている場合も多く見られます。留守番電話に伝言メッセージを残してくれれば折り返し対応が可能ですが、多くのお客様は留守番電話とわかると切ってしまい他のエステサロン・美容院へ流れてしまいます。しかし、定休日も電話対応を行うとゆっくり休むことができません。

上記の課題を解決する方法として電話代行サービスを利用するという方法があります。

2.電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、エステサロン・美容院などにかかってきた電話を電話代行会社へ転送して、エステサロン・美容院の代わりに電話代行会社が電話の1次対応をしてくれるサービスです。

電話代行会社は、エステサロン・美容院の名前で電話対応を行ってくれます。お客様から頂いたお電話の内容はメールなどで送信され、エステサロン・美容院は必要であれば折り返し対応を行います。

3.電話代行サービス導入のメリット

電話代行サービスを導入した場合、先ほどの課題が解決します。 施術に集中できる スタッフのみで電話対応を行う場合、施術中の電話対応が課題でした。しかし、電話代行サービスを導入すると施術に集中することができます。施術を中断することがなくなり、お客様の満足度も向上するでしょう。
また、お電話をかけてきてくれたお客様はエステサロン・美容院が電話に出てくれないといった不満を抱くことも減ります。

定休日の電話負担を軽減 エステサロン・美容院の定休日に留守番電話の設定しているとお客様からのお電話を取りこぼしてしまいます。電話を取りこぼさない様にスタッフなどの携帯へ電話を転送していると休みの意味がありませんし、友人と出かけたり、何かしていて電話に出れなければ留守番電話と同じ様に取りこぼしてしまうことになります。
電話代行サービスを導入すると定休日の電話受付を電話代行会社が行ってくれます。留守番電話やスタッフの携帯へ転送する場合と比べて電話の取りこぼしを大きく減少することができます。また、いつでも電話に出れるように…といった準備も不要なので電話対応の負担を軽減することができます。

4.転送料金が無料の電話代行サービス

電話代行サービスはユーザーの電話番号にかかってきた電話を電話代行サービスへ転送することで電話対応を行ってもらうことができます。その為、電話代行サービスの料金以外に転送料金がかかります。例えば、週5（平日）電話代行を利用したとすると転送代金も結構な額発生してしまいます。この転送料金を電話代行業界で初めて無料にしたサービスが株式会社バルテックが提供するクラウド電話+電話代行サービスプランです。

5.クラウド電話とは？

クラウド電話とは、サブスク型の法人向け電話サービスで、スマホなどの端末からインターネット経由でクラウドサービスへ接続して各機能を利用することができます。クラウド電話を使えば場所を問わずスマホでエステサロン・美容院宛ての電話を受けたり、エステサロン・美容院番号で発信することができます。

バルテックが提供するクラウド電話「モッテル」と電話代行サービスが同じシステムを使用することで通話料がかからない内線転送で電話を飛ばすことができます。ユーザーはクラウド電話「モッテル」を導入とオプションの電話代行を申し込むことで転送代を無料で電話代行を利用することができます。

6.対応できない場合のみ電話代行へ転送

クラウド電話「モッテル」と連携した電話代行サービスでは柔軟な転送が可能です。着信時に絶対転送を行うのではなく、〇〇秒電話に出なければ転送するという様な設定が可能です。この設定を行うことで着信時、まず店舗などの固定電話やスマホを鳴らすことができます。スタッフが電話対応できる場合は、スタッフがそのまま対応することで直接カウンセリングや予約日程の調整などができます。定休日や全スタッフが施術中など電話に出られない場合は電話代行に転送され、一時対応を行ってくれるので施術を無理に中断する必要もなくなります。

電話対応にお困りのエステサロン・美容院は、電話代行を一度検討してみてはいかがでしょうか？
サロン向け電話代行サービスの詳細はこちら  

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固定電話には、取引先や顧客からの大切な電話だけでなく、迷惑電話や無言電話、営業電話などの不要な着信が日常的に混ざります。
放置していると「業務の中断」「スタッフのストレス増加」「詐欺被害のリスク」など、企業にとって大きな負担となりかねません。
近年では、自動音声を使った勧誘電話や無言のワン切りなど、手口が巧妙化しており、迷惑電話の対策は企業の必須業務になっています。
本記事では、

・迷惑電話・無言電話の具体的な種類
・社員への悪影響
・今日からできる効果的な対処法
・着信拒否・IVR・電話代行など迷惑電話を削減するツール

について、わかりやすく解説します。
「迷惑電話を確実に減らしたい」「無言電話に悩んでいる」という方は、ぜひ参考にしてください。

コンテンツの目次

1. 迷惑電話の種類と実例
2. 迷惑電話は社員やスタッフへ悪影響
3. 迷惑電話の対処方法
4. 迷惑電話を削減する電話サービス「MOT/PBX」

1.迷惑電話の種類と実例

オフィスやお店にかかってくる迷惑電話には、いくつかのパターンがあります。
ただの営業電話と思って油断していると、詐欺の被害に巻き込まれるリスクも。ここでは、代表的な迷惑電話の種類とその実例をご紹介します。

もっともよくあるのが、サービスや商品を売り込む「営業電話」「勧誘電話」です。
たとえば、「通信費が安くなります」「電気代の見直しをご提案します」といった口上で始まり、相手の話を断っても何度もかけてくるケースもあります。中には、あたかも既存の取引先であるかのように装って話を進める悪質な業者も存在します。

実例：
「御社の電話料金を見直して大幅に削減できます。料金の詳細を確認するために請求書をFAXしてください」と持ちかけてくるケース。実は、契約切り替えを目的とした勧誘だった、という事例があります。

詐欺電話（なりすまし・振り込め詐欺） 法人をターゲットにした詐欺電話も増えています。特に「取引先になりすました電話」や「未払い金を請求する電話」などは、経理担当者や新人スタッフが対応した場合にトラブルに発展するリスクがあります。

実例：
「先月の請求書に未払いがあります。今日中に振り込んでもらえないと困る」と、取引先を装って急かしてくる電話。緊急性を演出し、冷静な判断をさせないのが特徴です。

無言電話やワン切り 電話に出ても何も話さず無言だったり、すぐに切れてしまう「無言電話」「ワン切り」も迷惑電話の一種です。これらは、相手の在室確認や折り返しの電話を誘導して料金を請求する手口に使われることもあります。

実例：
決まって営業時間の開始直後に無言電話が続く場合、業務開始のタイミングを狙って電話対応の混乱を狙っていることも。中には、自動音声や録音ツールで社内情報を探ろうとする悪質なケースもあります。

2.迷惑電話は社員やスタッフへ悪影響

上記の迷惑電話を放置して社員やスタッフが対応し続けると、どのような影響が出てくるのか見ていきましょう。
労働時間の消費 コールセンターなど電話対応専任のスタッフがいる場合を除く多くの企業では、本来業務の合間に電話対応を行っています。その為、迷惑電話の対応を行った分、社員の貴重な労働時間を消費してしまいます。

社員やスタッフのストレス 迷惑電話を対応し続けると社員のストレス増加へと繋がってしまいます。営業電話など悪意のないものでも業務中に関係のない電話対応を強いられるのはストレスになります。また、クレームや悪意のある電話などは聞いているだけで滅入ってしまう様な内容もあるので、メンタルへの悪影響は大きいです。

集中力の低下 着信の度、業務を中断しなければならないので集中力の低下にもつながってしまいます。

この様に、迷惑電話を放置し続ける事は社員の労働時間の消費・集中力の低下による労働時間の増加やストレスなどメンタルへの悪影響などを引き起こすため、対策が必要になります。

3.迷惑電話の対処方法

迷惑電話の対処方法は3つの方法があります。

対処方法1：着信拒否
対処方法2：音声ガイダンス（IVR）
対処方法3：電話代行

それではひとつずつ、見ていきましょう。

着信拒否 着信拒否は利用中のビジネスフォンなどに電話番号を登録すると、登録先からの着信を拒否してくれる機能です。何度も同じ番号から営業電話や嫌がらせ電話がある場合に有効です。
非通知の場合は、NTT東日本が提供している「ナンバーリクエスト」を契約すると非通知で電話をかけてきた相手に対し、番号を通知するよう音声を流すことができます。

音声ガイダンス（IVR） 何度もかけてくる迷惑電話や番号通知のない電話には着信拒否を行うことができますが、登録外の営業電話や間違い電話などに対応する為には、社員が着信を受ける前にワンクッション置くことが有効です、ワンクッション置くことで通話が切られ、社員が実際に対応する件数を減少させることができます。
ワンクッションとして利用する機能が音声ガイダンスです。ビジネスフォンでは標準で利用することができないことが多い機能ですが、機器を追加設置することで利用できる様になります。
音声ガイダンスとは、着信時に「〇〇の方は1番を、××の方は2番を、その他の方は3番を押してください。」の様な音声ガイダンスを流し、発信者が選択した番号によって着信先を振り分けることができる機能です。

音声ガイダンスは本来、電話取次を削減する機能なのですが先ほどもご紹介したように音声ガイダンス中に迷惑電話が切られることが多く迷惑電話対策としても有効です。
実際に弊社で音声ガイダンス機能を導入した際の着信件数データが下記[図1]で、導入前後の1日の平均受電件数を表しています。導入前の受電件数の平均が347.8件に対し、導入後の平均は272.5件と2割程削減されています。

削減された電話の内訳は下記[図2・図3]の用に「ワンギリ・間違い電話」や「営業電話」であり不要な電話が削減されていることが分かります。

電話代行 社員が対応する前にワンクッションとして音声ガイダンスを導入すると社員が対応する電話件数が減少します。
しかし、中にはサービスのお問い合わせなどお客様からの必要な電話も逃してしまうことを懸念される方もいらっしゃるでしょう。そのような場合には、全ての着信を電話代行業者に1次対応してもらう電話代行サービスが良いでしょう。
電話代行サービスとは、会社宛ての電話を電話代行へ転送して電話代行のスタッフが貴社名で1次対応を行い、内容をメールで報告してくれるサービスです。

電話代行サービスを利用すれば、迷惑電話を社員が対応する必要がなくなります。また、顧客からの電話を逃してしまう様な機会損失もありません。

さらにクラウド電話を使用した電話代行を利用すれば必要な電話のみ内線で取り次ぐことができるため顧客にはコールセンターを使用していることは伝わらず、社内の内線のように電話を取り次ぐことができます。
クラウド電話を使用することで、オペレーターからの転送料、通話量は無料になります。

当社の電話代行サービス「迷惑電話の電話番」は、迷惑電話対策を強化したサービスです。あらかじめ登録のある電話番号以外は全てコールセンターへ転送するので、迷惑電話を社内での対応が0になります。取引先やユーザー様等は今まで通り社内で対応ができる点も大きな運用変更せずに導入ができるポイントとなります。

電話代行「迷惑電話の電話番」の詳細はこちら  

4.迷惑電話を削減する電話サービス「MOT/PBX」

上記でご紹介した3つの迷惑電話対処方法を利用できる電話サービスが「MOT/PBX」です。MOT/PBXは次世代型ビジネスフォンサービスで、従来のビジネスフォンの機能を専用アプリをインストールしたスマホやパソコンでも利用することができます。

MOT/PBXでは着信拒否を細かく設定できます。例えば、自社の電話番号（代表番号・部署番号・個人の番号など）毎に着信拒否を設定できます。発信者の電話番号は完全一致以外にも先頭一致にも対応しています。
具体的には発信者の電話番号03-1234-5678を登録して桁数を6桁と登録した場合、03-1234まで一致した番号からの着信を拒否できます。営業会社などでは子番号違いで発信してくる場合もあるので完全一致に比べて先頭一致の方が対象を広く拒否設定ができます。
また、拒否のアクションも話し中か拒否アナウンスを流すか設定できます。

迷惑電話を削減することは、本来業務を行う労働時間の増加や社員が気持ち良く働ける環境づくりにも繋がりますので、この機会に迷惑電話の対処について検討してみてはいかがでしょうか？

迷惑電話を削減する電話サービス「MOT/PBX」の詳細はこちら  

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