コンテンツの目次

1. はじめに：なぜ今「電話対応」が再び注目されているのか？
2. 正しい電話対応の基本マナー
3. 実務ですぐ使える電話対応フレーズ集
4. 電話が苦手な人のための“克服ポイント
5. 電話対応を効率化する
6. 電話対応を“プロに外注する”という選択肢
7. オフィスのでんわばん（電話代行サービス）の紹介
8. まとめ：電話対応は“自社で行う”か“外注する”かの二択に

はじめに：なぜ今「電話対応」が再び注目されているのか？

ビジネスのコミュニケーションがメールやチャットに移行した現在でも、「電話」は依然として重要な連絡手段の1つです。

• ・急ぎの要件
• ・初めての問い合わせ
• ・クレームや感情が伴う連絡
• ・重要な取引に関わる確認
• ・社内の緊急連絡

こうした場面では、“文章よりも声の方が速くて確実”という理由で電話が選ばれます。

しかし一方で、現場ではこんな悩みが増えています。

• ・電話が鳴るだけで緊張する
• ・とっさに敬語が出てこない
• ・取次ぎがうまくできない
• ・クレーム対応が怖い
• ・電話が来ると、作業が中断されて効率が落ちる
• ・人手不足で電話担当者がいない

そこで本記事では、
ビジネス電話の基本マナー、実務ですぐ使えるフレーズ集、失敗しないポイントを網羅的に解説します。

さらに最後に、
「電話対応をプロに任せる」という現代的な選択肢も紹介します。

正しい電話対応の基本マナー

1-1.電話は“3コール以内”に出るのが基本

3コール以内に出る理由は明確です。

• ・相手を待たせない
• ・忙しい印象を与えない
• ・対応品質の基準として一般的

もし3コール以上鳴ってしまったら、最初に一言お詫びを添えると丁寧な印象になります。

1-2.最初の名乗りは「会社名 → 名前」が基本

会社として対応していることを明確にした方が相手が安心します。

1-3.相手の名前は“復唱して”確認する

電話では聞き間違いが起きやすいため、必ず復唱します。

1-4.用件は“結論から”聞く

電話は時間を奪うコミュニケーションなので、会話の構造をシンプルにすると相手も安心します。

1-5.メモを取りながら話す

電話は記録が残りにくいため、メモは必須です。

• ・日付
• ・時刻
• ・相手の名前
• ・連絡先
• ・用件
• ・誰宛か
• ・期限・期日

最低でもこれだけは必ず記録します。

1-6.保留の基本マナー

保留する前に必ず「一言断る」

保留解除後は必ず“最初に感謝やお詫び”

1-7.取次ぎの基本

電話は記録が残りにくいため、メモは必須です。

• 1.相手の名前を確認
• 2.社内の担当者に要件を伝える
• 3.担当者が対応できるか確認する
• 4.戻ってきて状況を伝える

取次ぎの際は、相手 → 社内 → 相手の順番で情報を橋渡しする意識が大切です。

1-8.不在時の対応マナー

担当者が不在の場合、状況を簡潔に、かつ誠意を持って伝えます。

折返しが必要かどうか必ず確認しましょう。

1-9.電話を切るのは“相手が先”

ビジネスマナーの基本として、電話を切るのは必ず相手が先。

こちらは「受けた側」なので、相手が通話終了したのを確認して静かに切ります。

実務ですぐ使える電話対応フレーズ集

2-1.電話を受けた時の基本フレーズ

相手が名乗ったら、

2-2.用件の聞き方

2-3.取次ぎの定型文

担当者が社内にいる場合：

担当者が対応中の場合：

2-4.不在時のフレーズ

2-5.折り返しの依頼を受けた時

2-6.クレーム対応の基本フレーズ

クレーム対応の鉄則は、

• ・まず事実確認
• ・相手の感情の受け止め
• ・解決策に誘導
• ・組織として対応

です。

2-7.電話を終える際の結び

電話が苦手な人のための“克服ポイント”

「電話が苦手な人の原因の多くは次の3つです。

• ①とっさの敬語が出てこない
• ②聞き取れない
• ③間違えたらどうしようという不安

ここではそれを解消する実用的なコツを解説します。

3-1.台本を作る

新人の多くは「言い回しが分からず焦る」という状態に陥りがちです。

固定のテンプレートを用意し、見ながら対応するだけで劇的に改善します。

3-2.メモを“箇条書きで”取る

会話の全てを記録しようとするとパニックになります。
記録するのは次の6つだけでOK。

• 1.相手の名前
• 2.会社名
• 3.電話番号
• 4.要件
• 5.担当者名
• 6.期限・約束事項

3-3.失敗しても丁寧にカバーすれば問題ない

新人は「間違えたら終わり」と考えがちですが、現実には丁寧に言い直せば全く問題ありません。

電話対応を効率化する

近年は、「電話のせいで仕事が中断される」という悩みが増えています。

• ・コア業務に集中できない
• ・小規模企業では電話担当者がいない
• ・ひっきりなしに電話が来る
• ・昼休みや休暇中にも電話が鳴る
• ・テレワークで取りにくい
• ・事務員が不足している

電話対応は信頼形成に不可欠である一方、現場の生産性を下げる最大の要因でもあります。

電話対応を“プロに外注する”という選択肢

ここまで「自社で電話対応を正しく行うための方法」を解説してきました。

しかし近年は、電話対応そのものを外部のプロに任せる企業も急増しています。

• ・人手不足の解消
• ・業務の効率化
• ・機会損失の防止
• ・担当者不在時の安心
• ・昼休みも対応可能
• ・クレーム対応を任せられる

特に小規模事業者やスタートアップでは、「電話に出るのが一番の負担」というケースが多く、外注は非常に相性が良い方法です。

オフィスのでんわばん（電話代行サービス）の紹介

オフィスのでんわばん（バルテック） は、“企業の代わりに電話を受けるプロの秘書サービス”です。

6-1.特徴

①電話代行のプロが代わりに丁寧に対応

専門の秘書スタッフが、会社名で電話を受け、用件をヒアリングし、報告します。

②クラウド電話と連携だから「転送費0円」

多くの電話代行サービスは、「固定電話 → 代行会社」への転送に費用がかかります。

しかしクラウド電話メーカーのバルテックでは、顧客へラウド電話のアプリを無料で配布、顧客→電話代行への転送を内線扱いにすることで転送費が完全無料。

コストパフォーマンスが非常に高いのが特徴です。

③必要な分だけ依頼できる

• ・昼休みだけ
• ・休日だけ
• ・全時間帯
• ・社員が出られない時のバックアップ

など、柔軟に利用できます。

④メールやチャットで即座に報告

受電した内容はリアルタイムで通知され、折返しが必要な電話だけ対応すればOK。

6-2.どんな会社に向いているか？

• ・電話が多くて業務が中断される
• ・事務員が少ない
• ・テレワーク中で電話が取りにくい
• ・店舗・病院・士業・不動産など、問い合わせが多い
• ・まずは電話対応をプロに任せたい

こうした企業に特に相性が良いサービスです。

まとめ：電話対応は“自社で行う”か“外注する”かの二択に

本記事では、電話対応の基本マナーから実用フレーズ、そして現場課題まで網羅的に解説してきました。
電話対応には2つの選択肢があります。

①社内で正しく対応できるように習得する
→ 本記事の前半で紹介したマナー・フレーズが役立つ
②プロの電話代行に任せて業務負担をゼロにする
→ 「オフィスのでんわばん」が最適

どちらの方法を選ぶにしても、電話対応の品質は企業の印象を左右する最重要ポイント です。
この記事がその改善に役立てば幸いです。

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昼休みにも電話対応を求められる -そんな職場は少なくありません。
しかし、労働基準法では「休憩時間中は労働から完全に解放されること」が原則とされています。つまり、昼休み中に電話対応をさせる行為は、場合によっては違法となる可能性があります。

本記事では、

・昼休み中の電話対応が「労働」とみなされる基準
・違法になるケースと合法とされるケースの違い
・企業が取るべき実践的な対策とチェックリスト

をわかりやすく解説します。
人事・総務担当者の方はもちろん、職場環境の改善を進めたい管理職の方にも役立つ内容です。

コンテンツの目次

1. はじめに：昼休み中の電話対応がなぜ問題になるか
2. 「休憩時間」の法律・制度の基礎知識
3. 休憩時間中の電話対応が労働時間と認められるケース
4. 実践的な代替手段と運用方法
5. 実務フォーマット・チェックリスト
6. まとめ

はじめに：昼休み中の電話対応がなぜ問題になるか

昼休みは、労働基準法で「労働者が自由に休息できる時間」として定められています。
しかし実際には、「昼休みでも電話が鳴れば取るのが当たり前」「交代制にしているから大丈夫」といった理由で、社員が休憩中に電話対応を行っている職場も少なくありません。

一見すると業務への協力のように見えますが、この“昼休み中の電話対応”は、法的には労働とみなされる可能性があり、企業側が労働基準法違反に問われるリスクもあります。
この問題は、企業のコンプライアンスだけでなく、従業員のモチベーション低下や離職につながる恐れもあるため、適切な運用ルールを整備することが重要です。

なぜ「昼休み対応」が放置されやすいか

多くの企業では、「業務が止まるのを避けたい」「電話番を誰かがしなければならない」という事情から、昼休みの電話対応が慣習化しています。
とくに少人数のオフィスや受付対応が必要な業種では、「たまたま近くにいた人が出る」「持ち回り制で対応している」といった曖昧な運用になりがちです。

さらに、「本人も特に不満を言っていない」「これまで問題にならなかった」という理由で、企業側がリスクを自覚していないケースも多く見られます。
しかし、こうした状態を放置すると、労働時間の管理不備や残業代の未払い、労基署からの指導につながる恐れがあるため、早めの見直しが必要です。

「休憩時間」の法律・制度の基礎知識

昼休み中の電話対応を考えるうえで、まず理解しておくべきなのが「休憩時間の定義」と「労働とみなされる範囲」です。
これらは労働基準法第34条に明確に規定されており、違反した場合には是正勧告の対象になることもあります。

労働基準法 第34条「休憩時間」の三原則

労働基準法第34条では、休憩時間について以下のように定められています。

さらに、この休憩時間には「三原則」があります。

①一斉付与の原則

原則として、同じ職場で働く労働者には同じ時間帯に休憩を与える必要があります。
ただし、交代制勤務など業務の性質上やむを得ない場合は例外が認められます。

②自由利用の原則

休憩時間中は、労働から完全に解放され、自由に利用できることが求められます。
この原則に反する状態（電話番・来客対応・上司の指示待ちなど）は、休憩とは認められません。

③労働時間の途中付与の原則

休憩は、勤務の前後ではなく労働時間の途中で与えなければなりません。
つまり、勤務開始前や終了後に「まとめて取る」ことは、休憩時間として扱われません。

待機時間／手待ち時間と休憩時間の違い

昼休み中に「電話が鳴ったら対応する」「上司から呼ばれるかもしれない」といった状況は、“休憩”ではなく“手待ち時間”に分類されます。

手待ち時間とは

労働者が一見休んでいるように見えても、使用者の指示にすぐ応じられる状態で待機している時間のことを指します。
たとえば、以下のようなケースです。

・電話が鳴ったら取るよう指示されている
・来客対応のために席を離れられない
・呼び出しがあればすぐ対応する体制にある

このような場合、労働の拘束下にあると判断されるため「労働時間」として扱われるのが原則です。
つまり、昼休み中に電話対応の義務がある場合、形式上は「休憩」としていても、実際には休憩時間として認められない可能性があります。

厚生労働省の見解・FAQ（公式見解）

厚生労働省の「労働基準法に関するQ&A」や行政解釈でも、以下のように明確に示されています。

Q：私の職場では、昼休みに電話や来客対応をする昼当番が月に２～３回ありますが、このような場合は勤務時間に含まれるのでしょうか。

A：ご質問にある昼休み中の電話や来客対応は明らかに業務とみなされますので、勤務時間に含まれます。従って、昼当番で昼休みが費やされてしまった場合、会社は別途休憩を与えなければなりません。

（参考：厚生労働省webサイト　雇用・労働 > よくある質問）

また、同サイトに次のような注意喚起があります。

つまり、「形式的に昼休みを与えているだけ」では不十分で、実際に自由に休める環境を確保しているかどうかが重要な判断基準になります。

休憩時間中の電話対応が労働時間と認められるケース

昼休み中でも電話に出たり、上司の指示に対応したりしている場合、形式上は「休憩」としていても、実質的には労働時間と判断されることがあります。
ここでは、行政解釈や判例で示されている判断基準をもとに、どのような場合に「休憩」ではなく「労働」と認められるのかを解説します。

判例・行政解釈から見る判断要素

厚生労働省や裁判所は、休憩時間が「自由に利用できる状態であったかどうか」を最も重視しています。
つまり、実際に労働から解放されていたかが判断の分かれ目になります。

判断の主なポイント

以下のような要素が、労働時間と認められるかの判断基準になります。

参考判例

東京地裁 平成3年3月28日判決（日本システム技術事件）では、「呼び出しに応じる義務がある待機時間」は労働時間と認定されています。

このように、「形式的に休憩時間を与えている」だけでは不十分で、実質的に労働から解放されていなければ休憩時間とは認められないのが原則です。

休憩時間扱いできない具体例

実務でよく見られる「休憩時間として扱えないケース」を挙げます。

休憩時間に該当しない例

・電話番や受付を担当しており、呼び出しがあれば対応する
・店舗の混雑状況により、休憩時間が不規則に変更される
・上司や同僚の依頼で事務作業を行う
・お客様対応のため、休憩室に行けずデスクで待機している
・「誰もいないと困るから」と暗黙の了解で電話を取っている

これらはいずれも「自由利用の原則」に反する状態であり、たとえ「休憩中」と名目をつけていても、実質は労働時間として扱われる可能性があります。

交替制休憩や一斉休憩免除の例外・条件

業種や業態によっては、全員が一斉に休憩を取ることが難しい場合もあります。
そのため、労働基準法では以下のような例外的な運用を認めています。

交替制休憩（シフト休憩）

店舗・コールセンター・受付業務など、常に人員を配置する必要がある職場では、交替制で休憩を取る運用が可能です。
ただし、以下の条件を満たす必要があります。

・休憩中の労働者が完全に業務から解放されていること
・交替のタイミングが明確に管理されていること（就業規則やシフト表など）
・実際に交替が行われ、休憩が形骸化していないこと

一斉休憩の免除（労働基準法第34条第2項）

運輸業・警備業・販売業など、業務の性質上やむを得ない場合には、労働基準監督署への届出により「一斉休憩」の原則を免除することができます。
ただし、これも「休憩時間の自由利用が確保されていること」が前提です。

実践的な代替手段と運用方法

「昼休み中の電話対応をなくしたい」と考えても、現実的には取引先からの連絡や顧客対応が必要な企業も多いでしょう。
ここでは、法令を遵守しながら業務を止めないための代替手段と運用設計を紹介します。

電話代行サービス導入（PBX連携型サービスも含む）

昼休み中の対応を外部に委託する方法として、電話代行サービスの導入が効果的です。
コールセンターの専門オペレーターが代わりに一次対応を行い、重要な内容のみを担当者にメールやチャットで転送します。
利用料金も、電話対応人件費と見なせば導入しやすい価格設定のサービスが多くあります。

導入のメリット

・昼休み中も電話を取りこぼさない
・社員に休憩時間を取らせることができる
・顧客満足度を維持しつつ、内部リソースを確保できる
・アウトソーシングサービスを利用することで経費を抑えられる

クラウドPBX連携型サービスの活用例

クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していた電話交換機（PBX）の機能をクラウド上で提供するシステムです。
インターネットを介して通話を管理できるため、場所を選ばずに内線・外線の転送や録音、IVRなどを柔軟に運用できます。

このクラウドPBXと、電話代行サービスを連携することで、

・昼休み時間に自動で代行サービスへ転送
・通話内容を録音・テキスト化して担当者へ通知
・API連携により、kintone・SalesforceなどCRMと自動連携

といった効率的かつ法令遵守型の運用が実現しますのでおススメです。

IVR・自動応答による対応の工夫

昼休みの時間帯をあらかじめシステムで制御するのも有効です。

IVR（自動音声応答）での例

「現在、昼休憩中のためお電話がつながりにくくなっております。
ご用件をお伺いする場合は【1】、担当部署への折り返しを希望される方は【2】を押してください。」

このように設定すれば、電話を取らずに顧客対応を完結できます。

運用のポイント

・昼休憩時間をPBX側で自動設定（例：12:00〜13:00）
・録音・折り返し依頼をメールやチャットに通知
・必要に応じて、特定の番号のみ転送先を指定

こうした仕組みにより、「誰かが出ないといけない」状況をシステムで排除できます。

IVR（電話自動応答）とは？仕組みやメリット、注意点を解説

IVR（電話自動応答）とは、電話をかけてきた人に対して自動音声で案内を行い、プッシュボタン操作（または音声入力）によって適切な担当部署や情報に誘導するシステムです。コールセンターやコンタクトセンターなどで広く利用

詳細を見る

交替制／シフト制での休憩設計（就業規則・労使協定含む）

コールセンターや受付業務など、完全に電話を止められない業種では、交替制休憩が現実的です。 ただし、単に「当番制」にするだけでは法的に不十分な場合があります。

適法な交替制にするためのポイント

・就業規則に「交替制休憩を採用する旨」を明記 ・労使協定で「一斉休憩免除（労基法34条2項）」の締結
・各従業員に実質的な休憩時間を確保（離席・外出可）
・シフト表や勤務記録で休憩実施を証明できるようにする

こうした明文化がないまま当番制を行うと、違法リスクを残す結果となります。

管理監督者や例外業種の活用が可能なケース

一部のケースでは、昼休み中に対応しても法的に問題とならない場合があります。
ただし、これらは限定的な例外に該当します。

管理監督者の場合

・労働基準法第41条に基づき、労働時間・休憩・休日の適用除外
・ただし「管理監督者にふさわしい権限・待遇」があることが条件
・実際には適用範囲が狭く、一般社員への適用は不可

例外業種（労基法施行規則第31条）

・交通運輸、医療、警備、接客など「業務の性質上やむを得ない職種」
・一斉休憩の適用を受けない業種でも、休憩の実施義務は残る
・実態として「交替で休める仕組み」を確保する必要あり

これらのケースも、「形だけの休憩」では認められない点に注意が必要です。

休憩時間を別に確保する方法

昼休み中にどうしても業務対応が必要な場合、別時間帯に休憩を振り替える運用を取り入れることで、法令遵守を維持できます。

例：振替休憩の設計

この方法を採用する場合は、

・就業規則で振替休憩を認める旨を明記
・勤怠システムで「休憩補填時間」を入力・記録
・本人に通知・承認を取る

といった運用上の透明性が求められます。

実務フォーマット・チェックリスト

昼休み中の電話対応問題を解決するためには、制度設計と運用の見える化が欠かせません。
ここでは、企業がすぐに活用できる「就業規則条文例」「労使協定テンプレート」「導入時チェックリスト」「モニタリング指標」を紹介します。

就業規則条文例（交替休憩規定など）

昼休憩の交替制運用を合法的に行うためには、就業規則に明文化しておくことが必須です。
以下は、法的要件を満たしつつ、柔軟な運用ができる記載例です。

就業規則・条文例

この条文をベースに、「昼休憩の当番制」「振替休憩の補填」「転送対応などの扱い」も併せて明文化すると、より実効性が高まります。

労使協定テンプレート（休憩一斉付与免除）

労働基準法第34条第2項では、原則として「休憩は一斉に与える」ことが定められていますが、 例外として「労使協定を締結すれば一斉でなくてもよい」とされています。

労使協定（サンプルテンプレート）

ポイント

・有効期間（通常1年）を明記すること
・対象部署・職種を限定することでリスクを最小化
・就業規則との整合性を保つ

導入時チェックリスト（影響範囲調査、従業員への説明計画など）

制度やシステムの導入時は、労務・業務・心理的影響の3方向から確認が必要です。 以下のチェックリストを使って、導入時の漏れを防ぎましょう。

導入時チェックリスト

このチェックを完了して初めて、「制度として運用できるレベル」に達します。

導入後モニタリング指標と改善ループ

制度を導入して終わりではなく、運用後のモニタリングと改善サイクルを回すことが重要です。

主なモニタリング指標

改善ループ（PDCA）

1.Plan（計画）：交替制・代行導入の方針設計
2.Do（実行）：試験導入・現場運用
3.Check（評価）：定期的な労務調査・アンケート
4.Act（改善）：ルール・シフト調整、システム最適化

このサイクルを半年～年1回回すことで、現場の実情に合った運用を維持できます。

まとめ

昼休み中の電話対応は、放置すると労働基準法違反や未払い残業のリスクにつながるだけでなく、従業員の負担増やモチベーション低下の原因にもなります。

本ブログで紹介したポイントを整理すると、企業が取るべき対策は以下の3本柱です。

1.現状の可視化とルール明文化
誰がいつ対応しているかを把握し、就業規則や労使協定で交替制・振替休憩などのルールを明確化。

2.システム・代替手段の活用
クラウドPBX、IVR、電話代行サービスなどを導入し、昼休み中も従業員が自由に休める環境を構築。

3.モニタリングと改善サイクル
導入後も休憩取得率や業務影響を定期的に確認し、必要に応じてルールやシステム設定を改善。

これらを組み合わせることで、法令遵守と従業員満足度の両立が可能になります。
企業は単なる「形だけの休憩」ではなく、従業員が実質的に休める休憩制度を設計・運用することが、健全な労務管理の第一歩です。

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「電話は若手が出るもの」
「新人教育の第一歩は電話対応から」
そんな考え方が、今の職場に根強く残っていませんか？

近年、「電話を取ること」を強要されることで強いストレスを感じ、職場に馴染めず、早期離職につながるケースが増えています。特に問題視されているのが、職権のある社員が若手に電話対応を押し付ける「テルハラ（電話ハラスメント）」という行為です。
SNSやチャットが主流となったZ世代にとって、電話は苦手意識の強いコミュニケーション手段。
その電話対応を「当然の業務」として押し付けることが、知らず知らずのうちにハラスメントとして認識されるようになってきています。
本記事では、テルハラの定義や若手社員が電話を苦手とする背景、企業がとるべき対策や防止方法について解説します。

コンテンツの目次

1. テルハラとは？若手に電話対応を押しつける職場内ハラスメント
2. Z世代が電話を嫌がる3つの理由
3. テルハラを放置すると起きるリスク
4. 企業が今すぐできる5つの改善策
5. よくある質問（FAQ）
6. まとめ：電話文化の“アップデート”が企業の未来を守る

テルハラとは？若手に電話対応を押しつける職場内ハラスメント

「テルハラ」とは、「電話」を意味する「テル（TEL）」と「ハラスメント」を組み合わせた造語で、電話対応を一方的に若手社員に押し付ける行為を指します。
職場の先輩や上司が、「電話ぐらい取れるようになれ」「電話対応も仕事のうち」と一方的に任せ、断れない立場の社員に精神的なプレッシャーをかける構図が問題とされています。
テルハラという言葉は電話代行サービスを運営する株式会社うるるが、「職場の電話ストレスをなくし、現場の力をもっと有意義に活用してほしい」との想いから、この状態を「TELハラ」と命名したことに由来します。
出典 ：株式会社うるる｜職場の電話対応の実情

よくあるテルハラの実例

・電話を取らないと叱責される
・「電話対応は新人の仕事」と暗黙のルールがある
・苦手意識を訴えても受け入れてもらえない
・電話対応の教育が不十分なのに、即戦力を求められる

このような環境が続くと、社員のモチベーションや心理的安全性が低下し、早期離職の引き金にもなりかねません。

Z世代が電話を嫌がる3つの理由

Z世代と呼ばれる20代前半〜半ばの若手社員は、非同期コミュニケーションに慣れた世代です。
LINEやSNSで育ってきた彼らにとって、電話は以下のようなストレス要因を含んでいます。

1. 突然の対応にプレッシャーがかかる

即時に正しい言葉・判断を求められる電話は、「失敗できない」「間違えたら怒られる」と緊張しがち。

2. 敬語や対応の自信がない

敬語やビジネスマナーにまだ不慣れな中、失敗が許されにくい電話対応は強い不安を呼びます。

3. 電話にまつわる失敗体験がトラウマになる

過去に電話対応で叱られたり、失敗して落ち込んだ経験があると、以降も電話が「怖いもの」に。

テルハラを放置すると起きるリスク

テルハラを軽視したまま放置してしまうと、以下のような深刻なリスクが発生します。

若手社員のストレス増加・心理的離脱

出社や業務そのものにストレスを感じるようになり、やがて離職へとつながる恐れがあります。

社内の空気の悪化とチーム崩壊

　「声の大きいベテランが正義」という風土が残ると、新人との分断が進み、社内の結束が弱まります。

採用・教育コストの無駄

　採用しても定着せずに辞めてしまうことで、採用費・育成リソースが無駄になります。

こうした損失は、1人の離職で終わらず、組織全体に波及する可能性があります。

企業が今すぐできる5つの改善策

では、企業としてテルハラを防ぐために、どんな対策ができるのでしょうか？今すぐ取り組める3つの改善策を紹介します。

1. 電話対応を「固定役割」にしない

「新人が必ず出る」ではなく、ローテーション制などで電話対応の業務を分散させましょう。特定の社員に負担が集中する仕組みを見直すことが重要です。

2. OJT任せにしない、段階的な教育設計

電話応対のロールプレイ、録音のフィードバックなど、段階的な育成体制を整えることで、若手の心理的安全性を確保します。

3. IVR（自動音声ガイダンス）で取次を自動化

IVR（自動音声ガイダンス）を導入し、取次電話自体を減らしましょう。
IVR（自動音声ガイダンス）は、「〇〇株式会社です。お電話ありがとうございます。採用に関するお問い合わせは1番、製品に関するお問い合わせは2番を…」という、あのおなじみのシステムです。
これらの仕組みは、一度導入してしまえば継続的に効果を発揮し、電話対応業務の心理的・時間的負担を大幅に軽減してくれます。

4. 取次不要の電話システム（クラウドPBX）を導入

クラウドPBXを使えば、社員一人ひとりに個別の電話番号をPCやスマホで持たせることが可能です。
これにより「○○さんいますか？」のような電話取次が不要となり、新人が電話に出る必要がなくなります。
インターネットにつながるパソコンもしくはスマホで、場所にとらわれず電話が発着信できるため、リモートワークとの相性も抜群です。

【クラウドPBX】

5. 電話代行サービスで業務をアウトソース

電話対応を外部のオペレーターが一次受けしてくれる電話代行サービスを導入すれば、社員が受電対応から解放されます。
低コストの月額で導入できるサービスが多く、社員が本来の業務に集中できる環境を作れます。

よくある質問（FAQ）

Q. 「電話対応の指導」はすべてテルハラになるのですか？
A. いいえ、適切な教育目的での電話指導はハラスメントには該当しません。
問題になるのは、新人に一方的に電話対応を押しつけることや、苦手だと伝えているにも関わらず「甘えるな」と無理にやらせるような言動です。
また、失敗を怒鳴る・人格を否定するなどの対応は指導ではなくハラスメントとみなされます。

Q. 電話に出ない若手社員にどう対応すればいい？
A. 電話を「出るのが当然」と決めつけるのではなく、苦手意識の背景や育成状況を確認しましょう。
まずはロールプレイや録音確認など、練習の機会を設けて、段階的なスキルアップを支援するのが理想的です。
業務上どうしても必要であれば、その理由や目的もきちんと説明しましょう。

Q. そもそも電話をなくすことはできる？
A.完全になくすことは難しいかもしれませんが、クラウドPBXやIVR、チャットの導入などで大幅に減らすことは可能です。
取次が不要になる仕組みや、代表電話を外部委託（電話代行）することで、受電負担を削減し、社員が本来の業務に集中できる環境が整います。

Q. テルハラ対策に取り組んでいる企業はありますか？
A.はい、特にIT業界や教育業界などでは、すでに電話業務の見直しに着手している企業が増えています。

・IT企業では、IVRやクラウドPBXの導入で電話の取次ぎ業務の効率化
・教育機関ではローテーション制とオンライン研修で電話の心理的ハードルを解消

こうした取り組みは、若手社員の定着率向上にもつながっています。

Q. テルハラを社内で相談するにはどうしたら？
A.まずは直属の上司や人事部門に相談するのが一般的です。
相談しにくい場合は、労働組合や外部のハラスメント相談窓口を活用するのも一つの手です。
企業としては、匿名相談窓口やハラスメントポリシーの周知があると、社員も声を上げやすくなります。

まとめ：電話文化の“アップデート”が企業の未来を守る

時代は変わり、電話対応の「常識」も変わろうとしています。
Z世代の若手社員が長く働き続けられる環境をつくるためには、「昔からの当たり前」を疑い、業務設計そのものを見直すことが必要です。

テルハラのない職場づくりは、定着率アップだけでなく、社員満足度の向上、採用力の強化にもつながります。

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「〇〇求人メディアの〇〇と申します。現在、ご採用の状況はいかがでしょうか？」
企業や店舗が求人を出すと、なぜか一斉にかかってくる営業電話。企業の経営者や人事担当者であれば、このフレーズから始まる電話に一度は頭を悩ませたことがあるのではないでしょうか。日々の業務に追われる中で、鳴り響く求人広告の営業電話。断っても、手を変え品を変え、繰り返しアプローチしてくるその執拗さに、うんざりしている方も少なくないはずです。
また最近では電話で「無料で当社のサイトに求人広告を掲載しませんか？」との勧誘があり、契約したところ、無料掲載期間経過後に自動で有料掲載へ移行し、多額の広告料金を請求される(「ハローワーク求人掲載時の営業電話のトラブルにご注意ください」より)といった事案が発生しています。

この営業電話は、貴重な時間を奪うだけでなく、業務への集中を妨げ、精神的なストレスの原因にもなります。本来、企業の成長に不可欠な「採用活動」をサポートするはずのサービスが、なぜこれほどまでに担当者の負担となっているのでしょうか。

この記事では、年間数百件もの営業電話に対応してきた筆者の経験と知見に基づき、求人広告の営業電話に悩むすべての担当者に向けて、求人広告営業の電話がなぜかかってくるのか、その対策方法、そして導入すべきツール、さらには二度とかかってこないようにするための仕組み作りまで徹底的に解説します。
この記事を読み終える頃には、あなたは営業電話に対する漠然としたストレスから解放され、毅然とした態度で対応できるスキルを身につけているはずです。そして、本来注力すべきコア業務や、より戦略的な採用活動に時間とエネルギーを投下できるようになるでしょう。

コンテンツの目次

1. 求人広告の営業電話はなぜこんなに多いのか？その背景とカラクリ
2. 求人広告の営業電話がもたらす3つの業務的デメリット
3. 【実践編】求人広告の営業電話をスマートに撃退する具体的な断り方フレーズ集
4. もう電話を鳴らさせない！営業電話を根本からなくすための仕組み作り
5. よくある質問（FAQ）
6. まとめ｜求人広告営業の電話に、時間と労力を奪われないために

求人広告の営業電話はなぜこんなに多いのか？その背景とカラクリ

効果的な対策を講じるためには、まず敵を知ることから始める必要があります。 なぜ、求人広告の営業電話はこれほどまでに頻繁で、そしてしつこいのでしょうか。 その背景には、求人広告業界特有の構造と、営業担当者が置かれた厳しい環境が存在します。

1. 熾烈な競争が生む「数打てば当たる」営業

現在の日本には、大手から中小、特定の業種や職種に特化したものまで、数えきれないほどの求人媒体が存在します。インターネットの普及により、誰もが比較的容易に求人情報サイトを立ち上げられるようになったことも、その数を押し上げる一因となっています。

媒体が増えれば、当然、企業という限られたパイを奪い合う競争は激化します。多くの求人広告会社にとって、収益の柱は広告の「掲載料」です。採用が成功したかどうかにかかわらず、広告を掲載した時点で売上が発生するビジネスモデルが主流であるため、各社はとにかく自社の媒体に広告を掲載してくれる企業を一つでも多く見つけようと必死になります。

この熾烈な競争環境が、「質より量」「数打てば当たる」という営業スタイルを助長しているのです。

2. 営業担当者に課せられる厳しいノルマ

多くの求人広告会社の営業担当者には、厳しいノルマが課せられています。その内容は、単に契約数や売上目標だけではありません。

• テレアポ件数: 1日に100件、200件といった架電数が目標として設定されているケースは珍しくありません。
• アポイント獲得数: 電話でアポイントを取り、商談の機会を得ることも重要な指標です。
• 新規顧客獲得数: 既存顧客だけでなく、常に新しい顧客を開拓し続けることが求められます。

これらのノルマを達成できなければ、評価や給与に直接影響します。そのため、営業担当者は「断られても次」「とにかくかけ続ける」という行動を取らざるを得ない状況に追い込まれているのです。彼らもまた、会社のシステムの中で必死に業務を遂行しているにすぎない、という側面も理解しておく必要があります。

3. どこから入手？企業リストのからくり

「なぜ、うちの会社の電話番号を知っているんだ？」と不思議に思ったことはありませんか。営業担当者が利用する企業リストの入手元は、主に以下の通りです。

• 公開情報: 企業の公式ウェブサイト、会社登記情報、過去に掲載された求人広告、業界団体の名簿など、一般に公開されている情報からリストを作成しています。特に、過去に一度でも求人広告を出したことがある企業は、「採用ニーズがある企業」としてリストアップされやすくなります。
• リスト専門業者からの購入: 企業情報を取りまとめて販売している専門業者から、リストを購入するケースも一般的です。これらのリストは複数の広告会社に渡って使い回されるため、同じ会社から担当者を変えて何度も電話がかかってきたり、異なる広告会社から同じタイミングで電話が集中したりする現象が起こるのです。

一度リストに載ってしまうと、半永久的に様々な会社から営業電話がかかってくる可能性がある、というわけです。

4. 断りきれない心理を突く営業テクニック

しつこい営業電話は、単に回数が多いだけではありません。担当者が断りにくい状況を作り出す、巧妙な心理的テクニックが使われていることもあります。

• 緊急性を煽る: 「このエリアで急募の企業様向けの特別キャンペーンが本日まででして…」「御社が求めるような優秀な人材は、すぐに他社に決まってしまいますよ」といった言葉で、担当者の「機会損失をしたくない」という心理を刺激します。
• 罪悪感に訴えかける: 「ほんの3分で結構ですので、お話だけでも…」「お忙しいところ大変恐縮ですが…」と低姿勢で切り出し、断ることに罪悪感を抱かせようとします。
• 担当者との関係構築を狙う: 「〇〇様のお声だけでもお聞かせいただければ…」と、あたかも個人的な関係性を築こうとするようなアプローチで、情に訴えかけます。

これらのテクニックに惑わされ、曖昧な返事をしてしまうと、「脈あり」と判断され、さらにしつこい電話を招く原因となってしまいます。

求人広告の営業電話がもたらす3つの業務的デメリット

1. 業務が中断されるストレス

営業電話は、通常業務を行っている中で突然かかってくるため、集中力が途切れたり、会議や接客中に出ざるを得なかったりと、生産性を低下させる原因になります。

2. 対応コストが増える

内容を確認して、断るために数分～10分近くかかる場合も。さらに何度も同じ会社からかかってくるケースもあり、社内での対応マニュアル作成なども必要になってしまうことも。

3. スタッフやアルバイトが対応し、トラブルに

中小企業や飲食店では、代表番号にスタッフが出るケースもあります。営業電話に対応した結果、個人情報や採用状況を無意識に漏らしてしまい、トラブルになることもあります。

【実践編】求人広告の営業電話をスマートに撃退する具体的な断り方フレーズ集

相手の背景を理解した上で、次はいよいよ具体的な撃退方法です。重要なのは、「毅然と、しかし丁寧に」断る姿勢です。感情的になったり、高圧的な態度を取ったりすることは、企業の評判を損なうリスクがあるため避けましょう。ここでは、あらゆるシーンを想定した実践的なフレーズをご紹介します。

基本姿勢：曖昧さは最大の敵！「検討します」は禁句

営業電話を撃退する上で、最もやってはいけないのが曖昧な態度です。「まあ、一応検討してみます」「また機会があれば…」「資料だけ送ってください」といった返答は、相手に期待を持たせるだけです。営業担当者は、その言葉を「見込みあり」のサインと捉え、必ずと言っていいほど再度アプローチしてきます。

断る際は、明確な意思表示が必要です。しかし、それは無礼な態度を取るということではありません。丁寧な言葉遣いを保ちながら、きっぱりと断ることが、自社の品位を保ちつつ、相手に「これ以上は無駄だ」と理解させる最善の方法です。

シーン別・相手別 断り方フレーズ集

1. 初回電話の断り方（基本形） 最も使用頻度の高い、基本的な断り方です。このフレーズを覚えておくだけで、大半の営業電話は撃退できます。

「お電話ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、現在、求人広告の利用は一切検討しておりません。今後、必要になった際には、こちらから改めてご連絡させていただきますので、今後の営業のお電話はご遠慮いただけますでしょうか。」

ポイント:
・「検討していない」と明確に伝える。
・「こちらから連絡する」と伝え、相手からのアプローチを遮断する。
・「今後の電話は遠慮する」と釘を刺す。

2. すでに取引のある媒体が決まっている場合 他社を利用していることを伝えるのも有効な断り方です。

「ありがとうございます。ただ、採用活動に関しましては、お付き合いのある会社様一社にお任せしておりますので、他社様からのご提案はすべてお断りしている状況です。申し訳ございません。」

ポイント:
・「すべてお断りしている」という社内ルールであることを示唆することで、相手が食い下がる余地をなくします。

3. しつこく食い下がられた場合の対応 一度断っても、「なぜですか？」「どこかお困りではないですか？」などと食い下がってくる営業担当者もいます。その場合は、少し語気を強め、しかし冷静に対応します。

「先ほどもお伝えいたしましたが、現在は必要としておりません。これ以上のお話はできかねますので、失礼いたします。」

（さらにしつこい場合）
「大変恐縮ですが、これ以上の営業活動は当社の業務の妨げとなります。今後のご連絡は固くお断りいたします。お電話番号を弊社のリストから削除していただけますでしょうか。」

ポイント:
・「業務妨害」という言葉を使い、相手の行為が迷惑であることを明確に伝える。
・「リストからの削除」を具体的に要求する。

4. 「担当者の方をお願いします」と言われた場合 受付担当者や電話に出た社員が、「採用担当の〇〇をお願いします」と名指しで要求されるケースも多いでしょう。安易に取り次ぐのは絶対にやめましょう。

「どのようなご用件でしょうか？」（用件を聞いた上で） 「あいにくですが、〇〇（担当者名）は現在、他の業務で手が離せません。また、求人広告に関するご案内は、すべてお断りするように申し付かっておりますので、お繋ぎすることはできません。ご了承ください。」

（担当者名がわからない場合）
「恐れ入りますが、担当者の個人名はお伝えできかねます。ご用件をお伺いいたします。」

ポイント:
・必ず用件を確認する。
・「担当者の指示で断っている」という形にすることで、電話に出た人が断りやすくなる。

5. 「資料だけでも送らせてください」と言われた場合 これもよくある手口です。資料を送らせてしまうと、それを口実に「ご覧いただけましたでしょうか？」という確認の電話がかかってきます。

「ありがとうございます。ただ、お送りいただいても、現状では拝見する時間がございませんので、今回はご遠慮させていただきます。お気持ちだけ頂戴いたします。」

ポイント:
・「時間がない」という物理的な理由を伝え、丁重に断る。
・「お気持ちだけ頂戴します」の一言で、相手への配慮を示し、話を終わらせやすくする。

営業電話をかけてこさせないための「魔法の言葉」

時には、より強く相手を牽制する言葉が必要になることもあります。以下のフレーズは、相手に「この会社は手強い」と思わせる効果が期待できます。

「今後の営業活動の参考にさせていただきたいのですが、弊社の情報はどちらのリストから入手されましたか？」
情報源を問うことで、相手はうかつな発言ができないと身構えます。個人情報保護やコンプライアンス意識が高い企業であるという印象を与えることができます。

「特定商取引法に基づき、再勧誘の禁止をお願いします。」
特定商取引法では、事業者が電話勧誘で一度断られた相手に対して、再勧誘することを禁止しています。この法律の名前を出すことで、相手に法的なプレッシャーをかけ、今後の連絡を躊躇させることができます。

「弊社の社内規定により、お電話での新規営業はすべてお断りしております。お問い合わせフォームからご連絡ください。」
「会社のルール」という、個人的な感情ではない理由を盾にすることで、非常に断りやすくなります。実際にWebサイトにお問い合わせフォームを設置し、そこに誘導するのも有効です。

これらのフレーズを状況に応じて使い分けることで、あなたは営業電話の主導権を握ることができるようになります。

もう電話を鳴らさせない！営業電話を根本からなくすための仕組み作り

その場しのぎの対応だけでなく、営業電話そのものを減らすための「仕組み」を社内に構築することが、根本的な解決への道です。ここでは、今日から始められる具体的な施策をご紹介します。

1. 社内での「統一ルール」の徹底と情報共有

最も重要なのが、社内での対応ルールを統一することです。誰が電話に出ても同じ対応ができるよう、具体的なマニュアルや対応スクリプトを作成し、全社員で共有しましょう。

マニュアル作成:
前章で紹介したような断り方フレーズをまとめる。
「担当者には絶対に取り次がない」「用件を聞いて『求人広告』と判断したら、マニュアル通りに対応する」といった基本方針を明記する。
特に、電話応対の機会が多い受付担当者や新入社員には、重点的に研修を行う。

情報共有:
しつこい業者の会社名や電話番号を、社内のチャットツールや共有ファイルなどでリスト化する。「要注意リスト」として共有することで、他の社員が同じ苦労をせずに済みます。
このルール作りによって、「〇〇さんなら話を聞いてくれるかもしれない」という営業担当者の淡い期待を打ち砕き、会社全体として営業を拒否する姿勢を明確に示すことができます。

2. 会社のウェブサイトに「防壁」を設置する

企業の公式ウェブサイトは、営業担当者が最初にチェックする情報源の一つです。ここに、営業電話を牽制する一文を記載しておくだけで、一定の効果が期待できます。

「営業お断り」の明記:
「会社概要」「お問い合わせ」「採用情報」といったページに、**「求人広告やその他サービスに関する営業のお電話は、業務の妨げとなりますので固くお断りいたします。」**といった文言を目立つように記載します。

「問い合わせフォームの活用:
会社の代表電話番号の掲載を最小限にし、問い合わせは原則としてウェブサイト上の「お問い合わせフォーム」に誘導するフローを構築します。フォームには「営業目的での利用を固く禁じます」と注意書きを添えましょう。これにより、電話番号のリスト化を防ぐとともに、営業メールをフィルタリングしやすくなります。

3. テクノロジーの力を借りる（電話システムの活用）

現代では、テクノロジーを活用して迷惑電話をシャットアウトする方法も充実しています。

迷惑電話ブロックサービスの導入:
多くのビジネスフォンやクラウドPBXには、特定の電話番号からの着信を拒否する機能が搭載されています。しつこい業者の番号は、躊躇なく着信拒否設定しましょう。
また、警察や自治体から提供される迷惑電話番号リストをもとに、自動で着信をブロックしてくれるサービスもあります。

IVR（自動音声応答）システムの活用:
「〇〇株式会社です。お電話ありがとうございます。採用に関するお問い合わせは1番、製品に関するお問い合わせは2番を…」という、あのおなじみのシステムです。
この冒頭のアナウンスに、**「なお、求人広告等の営業に関するお電話は、担当部署へお繋ぎできませんのでご了承ください。」**という一文を付け加えるだけで、多くのテレアポ担当者はその時点で電話を切るでしょう。電話を取る前に相手をふるいにかける、非常に効果的な手法です。
これらの仕組みは、一度導入してしまえば継続的に効果を発揮し、担当者の心理的・時間的負担を大幅に軽減してくれます。

電話代行サービスの活用: 電話の一次対応を外部に委託することで、営業電話をブロックできます。受けた電話の内容はメールやチャットで知らせてくれるため、必要な電話だけに対応し、不要な電話対応を減らす効果が期待できます。

それでも電話がやまない場合の最終手段と、知っておくべき注意点

これまでの対策を講じてもなお、悪質でしつこい営業電話が続く…。そんな場合の最終手段と、すべての営業電話を悪と決めつけないための注意点について解説します。

最終手段：法的措置と公的機関への相談
度重なる警告を無視し、業務に支障をきたすほどの悪質な営業電話に対しては、より強固な姿勢で臨む必要があります。

特定商取引法（特商法）の再勧誘の禁止:
前述の通り、特商法では、電話勧誘において契約しない旨の意思表示をした消費者に対し、事業者が再勧誘することを禁止しています。「断ったはずなのに、またかけてきた」という行為は、この法律に抵触する可能性があります。

公的機関への相談:
あまりに悪質な場合は、消費者庁や国民生活センター、管轄の経済産業局などに相談するという選択肢もあります。実際に指導や処分が行われるケースは稀ですが、「公的機関に相談する」という姿勢を見せること自体が、強力な牽制となり得ます。電話口で「これ以上続くようであれば、しかるべき機関に相談させていただきます」と伝えるだけでも効果があるでしょう。
ただし、これらはあくまで最終手段です。時間も労力も要するため、まずはこれまでの章で紹介した対策を徹底することが先決です。

注意点：すべての営業電話が悪とは限らない
ここまで営業電話を「撃退する」という視点で話を進めてきましたが、一つだけ心に留めておきたいことがあります。それは、すべての営業電話が悪ではないということです。

中には、自社の採用課題を的確に捉え、本当に価値のある情報や、思いもよらなかった採用手法を提案してくれる優秀な営業担当者も、ごく稀にですが存在します。例えば、以下のようなケースです。

• 自社の採用ターゲットに特化した、ニッチな媒体の提案。
• 採用市場の最新動向や、競合他社の採用戦略に関する有益な情報提供。
• 採用ブランディングに関する新たな視点でのコンサルティング。

もし、自社に明確な採用課題があり、情報収集をしたいと考えているフェーズであれば、無下に断るのではなく、「5分だけ」と時間を区切って話を聞いてみるという選択肢もゼロではありません。

ただし、その場合でも重要なのは、主導権は常にこちらが握ることです。「話を聞いてやっている」というスタンスを崩さず、相手のペースに乗せられないように注意しましょう。少しでも「これは自社のためにならない」と感じたら、「貴重な情報をありがとうございました。社内で検討させていただきます。必要であればこちらから連絡します。」と、こちらから話を打ち切ることが肝心です。

よくある質問（FAQ）

Q. 求人広告営業は違法ではないの？
A. 違法ではありませんが、しつこい・執拗な勧誘は「迷惑行為」に該当する可能性があります。

Q. 同じ会社から何度もかかってくる場合はどうする？
A. 電話番号を着信拒否に設定するか、電話代行・PBXなどで遮断対策を行いましょう。

Q. 求人広告を出しても営業電話を防げる？
A. 完全には防げませんが、非公開求人や受付代行の活用で最小限に抑えることができます。

まとめ｜求人広告営業の電話に、時間と労力を奪われないために

求人を出した直後や定期的に、営業電話はどこからともなくかかってきます。
しつこい求人広告の営業電話は、多くの企業担当者にとって悩みの種です。しかし、その背景にある業界構造や営業担当者の事情を理解し、正しい知識と具体的なテクニックを身につけることで、その悩みは必ず解消できます。

今回ご紹介した対策を、最後にもう一度おさらいしましょう。

• 毅然と、しかし丁寧に断る: 「検討します」は禁句。明確な言葉で、しかし礼儀正しく断る姿勢が基本です。
• 仕組みで対策する: 個人の頑張りに頼るのではなく、社内ルールを統一し、ウェブサイトや電話システムを活用して、営業電話がかかってきにくい環境を構築しましょう。
• 主導権を握る: 話を聞く場合でも、時間を区切り、常にこちらが主導権を持つことを忘れないでください。

これらの対策を実践することで、あなたは日々の煩わしい営業電話から解放され、年間で数十時間、あるいはそれ以上の貴重な時間を取り戻すことができるはずです。その時間を使って、より企業の未来に繋がる戦略的な採用計画を練ったり、既存の従業員のエンゲージメントを高める施策に取り組んだりすることこそ、本来あるべき人事担当者の姿ではないでしょうか。
「うちは絶対に営業電話を取らない」という体制を作ることで、確実に削減可能です。

特に業務効率を重視する企業では、電話代行やクラウドPBXの導入が広まりつつあります。
煩わしい営業電話にもう悩まされない、そんな働きやすい職場づくりの一歩を、今こそ踏み出してみてはいかがでしょうか？

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2025年4月1日、東京都は「カスタマーハラスメント防止条例」を施行しました。
この条例は、接客・窓口業務などにおいて、悪質なクレームや過度な要求などのカスハラ行為から従業員を守ることを目的としたものです。

本記事では、
- 東京都カスタマーハラスメント防止条例の内容と目的
- 中小企業向けに最大40万円の奨励金支給制度
- 実際に企業が講じるべき具体的なカスハラ対策

を詳しく解説します。都内の中小企業の皆さまは、ぜひこの機会に対策を見直してみてください。

コンテンツの目次

1. 東京都カスタマーハラスメント防止条例とは
2. カスハラ対策に取り組む中小企業に奨励金最大40万円
3. なぜ今、カスハラ対策が必要なのか？
4. 電話対応の見直しでカスハラを未然に防ぐ！
5. まとめ：制度を活用し、従業員を守る企業に

1. 東京都カスタマーハラスメント防止条例とは

2025年4月1日に施行された本条例は、都内の企業に対して、従業員がカスタマーハラスメントを受けないような職場環境の整備を努力義務としています。

背景には、以下のような現場の実態があります。
- 電話や対面での暴言・人格否定
- クレームの長時間化・無理な要求
- メンタルヘルスの不調や離職の増加

このような社会課題に対応するため、都は事業者に具体的な対策の実施を求めるとともに、奨励金制度によって支援を行っています。

2. カスハラ対策に取り組む中小企業に奨励金最大40万円

東京都は条例施行とあわせて、カスハラ対策に取り組む中小企業に対して最大40万円の奨励金を交付する制度を開始しました。

詳しい条件や申請の流れは、[東京都公式サイト（TOKYOはたらくネット）]で確認できます。

主な対象となるカスハラ対策の取組内容
・通話録音の導入
・電話代行サービスの導入
・従業員向けの研修の実施
・対応マニュアルの整備
・相談体制の構築（外部相談窓口の活用など）

詳しい条件や申請の流れは、東京都の公式サイトにて公開されています。
カスハラ対策奨励金の詳細はこちら（東京都）：TOKYOはたらくネット

3. なぜ今、カスハラ対策が必要なのか？

東京都が奨励金まで出す背景には、従業員のメンタルヘルス悪化や離職の増加という深刻な問題があります。
・電話口での暴言
・無理な要求への長時間対応
・謝罪の強要や人格否定

こうしたカスハラ行為は、特に電話対応を担当するスタッフに集中しやすく、社内の生産性や雰囲気を損なう原因にもなります。

4.電話対応の見直しでカスハラを未然に防ぐ！

実は、カスハラ対策として最も効果的かつ取り組みやすいのが、電話対応の仕組みを見直すことです。
■ 誰が・どんな言葉で対応したかを「録音」することで証拠を残せる
■ 「電話代行」を活用することで、不当なクレームから現場を守れる

この2点を実現するサービスが、当社の「オフィスのでんわばん」です。

「オフィスのでんわばん」でできること

オフィスのでんわばんは、通話録音・電話代行などを含むクラウド型電話サービスです。
東京都の奨励金制度でも対象となる機能を網羅しており、カスハラ対策として導入される企業が急増しています。
電話代行サービス「オフィスのでんわばん」の詳細はこちら

5. まとめ：制度を活用し、従業員を守る企業に

東京都カスタマーハラスメント防止条例の施行により、今後ますます企業には対応が求められます。奨励金制度を活用して、早めの対策を行いましょう。

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電話応対は社会人に求められる基本的なスキルの一つとされますが、電話対応に苦手意識を持つ従業員が少なくありません。
顧客や取引先と電話口のみでコミュニケーションを取るので、一般的にストレスを感じやすい仕事の一つだとされています。
しかし、ビジネスシーンでは依然としてコミュニケーションツールとして電話が不可欠な状況です。
電話対応が苦手な社員・従業員のスキル向上、業務のストレス軽減のためにどのような対策をすれば良いのでしょうか。

コンテンツの目次

1. 電話対応が苦手な人の特徴・原因
2. 電話対応の苦手を克服する対策方法とコツ
3. 苦手・心理的負担が大きい業務は代行してもらうという選択もある
4. 電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』とは
5. まとめ

電話対応が苦手な人の特徴・原因

人と話すことに苦手意識がある

電話対応以前に、「面識のない人」や「そこまで親しくない人」との会話に苦手意識を持っている事が考えられます。
人見知りの傾向がある人がこのケースにあたり、相手の表情が見えない、感情を把握しづらい電話対応ではより苦手意識を感じてしまいます。
話すことが苦手でもビジネスマナーを身につけ、マニュアルを作ることで電話対応に慣れる人も見られます。

話を上手くまとめて話せない・話を聞きながらメモを取れない

電話対応に慣れていないと上手くメモを取れなかったり、用件を忘れたりすることが多くなります。
電話中に内容をメモする場合は「話を聞く」「頭で整理する」「整理したことを書き出す」という３つの事を平行に行わなければなりません。
また、相手の声が小さい、早口であるといった場合はさらに難しくなってしまいます。
要点をまとめるのが苦手なタイプの人は、伝えるべき内容がまとまらなかったり、内容が脱線したり、用件をメモに残すのが難しかったりするという特徴があります。

敬語の使い方に不安がある

新入社員の多くは、敬語を使い慣れていないケースがあります。
敬語を使い慣れていないと「相手に失礼のないように」と考えれば考える程うまく言葉が出てこず、電話対応で詰まってしまうものです。
ビジネスでよく使う言い回しや電話対応で使うフレーズをマニュアル化するなどして伝えておくと、不安解消につながります。

電話の取り次ぎに慣れておらず上手くできない

新入社員は、敬語の使い方や電話の取り次ぎ方など初歩的なビジネスマナーに慣れておらず必要な情報を聞き漏らしてしまうケースもあります。
電話の取り次ぎでは、「取り次ぎ相手を間違えてしまう」「保留を誤操作で切ってしまう」「名前や会社名など重要な内容を聞き取り忘れる」といった間違いやミスがよく起こります。
一度電話の取り次ぎに失敗してしまうと、電話対応の苦手意識を強める要因にもなり得ます。

周囲の目線が気になりうまく話せない

周囲の目線が気になり、うまく電話対応ができない人もいます。
職場での電話対応は、その従業員にとって同僚や上司などさまざまな人に囲まれた環境下で行われます。
自身の電話対応に自信がない場合などは、周囲の視線が気になり電話対応に集中できない、また、「相手に失礼はないか」「聞き漏れがないか」と必要以上に焦り、緊張してしまう人もいるのです。
そういう場合は、集中できる環境づくりなどで対策するなど、落ち着いて対応できるよう理解を示しましょう。

相手の表情が見えないので感情が読み取れない

電話は、相手の顔が見えないコミュニケーションです。
電話対応では、相手の声だけで状況や気持ちをくみ取らなければいけません。
普段の会話と比較して得られる情報が圧倒的に少ないので、電話相手の伝えたい内容を正確に読み取るのが難しく、相手の気持ちをくみ取れず不安を感じてしまいます。
早口である、声が小さいもしくは大きい、こちらの問いかけに反応が薄いなどは、イライラしている、コミュニケーションを拒否されていると感じ「相手がネガティブな感情を抱いているのでは？」と電話対応に精神的に負担に感じてしまいます。
相手の感情を決めつけず、会話の内容から判断することを伝えましょう。

業務が中断される

従業員がコア業務と並行して電話対応を行っている職場では、受電により作業が中断されることにストレスを感じます。
自分のタイミングで対応できない点や、電話の内容によっては作業時間が大幅に減ってしまう点、集中力が途切れてしまう点などがストレスになる主な理由です。

臨機応変に対応できない事への不安

電話では、会話をしながら臨機応変に受け答えする必要があります。テキストコミュニケーションでは考える時間が持てますが、電話では考える時間はありません。会話なので、相手の言ったことに対してすぐリアクションすることが求められます。
そのため相手の話を聞きながら、次にどのように答えるべきか考えなければいけません。
「臨機応変に対応できない」と感じると電話対応に苦手意識を持ちやすくなるので、そのような従業員が不安にならないよう、うまくフォローしてあげる必要があります。

電話対応の苦手を克服する対策方法とコツ

電話対応マニュアル・フレーズを作成する

社内の電話業務をマニュアル化して、「電話対応の手順」「よくある問い合わせへの回答」「受け答えのポイント」などをいつでもすぐに確認できる状態にしましょう。
担当従業員の苦手分野に応じたマニュアルを作成して、電話対応時に活用すると効果的です。
従業員がスムーズに対応しやすくなり、不安を減らせるので、ストレス軽減の効果が期待できます。
また、電話対応で困るケースのひとつは、想定していない事態が起きたときです。
あらかじめ電話対応に使えるフレーズを用意しておけば、不測の事態にも対処しやすくなります。
相手の言葉が聞き取れなかったとき、担当者が不在時であるとき、電話が遠いとき、などをテンプレートとして作製、アドバイスしてあげましょう。

要件をまとめるためのメモを準備する

電話を取ってからメモを準備しようとしても焦ってしまい、内容を聞き逃す恐れがあります。
お客様から伝言を預かるときは担当者へスムーズに共有できるように、受電と共にメモを取る準備をするよう伝えましょう。
何を記載すべきかテンプレート化（相手の会社名や担当者名、用件など）するようにすると焦りや不安が少なく対応できます。

話を聞くことに集中させる

電話対応では、まず話を聞くことに集中するよう伝えましょう。
先ずは、相手のヒアリングを行う事が第一です。
そこから、解決へ直結するのか、解決への提案をするのか、そのステップをどう進めるのかの判断になります。全てを一気に解決しようとすると精神面での負担が大きく、ストレスとなります。
まずは話を聞いて、次のステップへの助言がスムーズにできると理想的です。

同僚や先輩社員の電話対応を参考にする

最初のうちは、見本となる電話対応をよく観察してもらいましょう。
自分の力だけで対応しようとしても、改善方法はわからず、苦手意識はなかなか消えないものです。
マニュアルやテンプレートなど参考になる情報などは、あらかじめ伝えておくと、イメージしやすく伝わりやすくなります。
特に、間の取り方、敬語、相槌や話すスピードなどは、実際の対応を見てもらうのが一番伝わります。
しかし、実際にやってみるとうまく行かないケースも多いです。何回もいろいろなケースに触れる事で克服できるので、不安を上手く解消してあげながら根気よく続けていけるようサポートしましょう。

多少の間違いがあっても気にしない

間違える事に焦りや不安を感じ、萎縮するとかえって失敗することも多く、むしろ肩の力を抜いたほうがうまくいくものです。
多少の間違いがあっても気にしない心構えも重要です。
間違いに気が付いたときは、素直に謝罪し、同じミスをしない仕組みを考えます。
同じことを繰り返さないことを意識してもらい、気持ちに余裕をもって電話対応ができるように、自分のペースで努力していく心構えを持つよう誘導しましょう。

聞き取れないときは適宜確認をする

電話は通話録音機能を使わない限り、聞き逃してしまえば再度聞き返すしか方法はありません。
しかし、通話環境や電波状況によっては、電話の内容がうまく聞き取れない場合も少なくありません。
電話内容をうまく聞き取るコツは、聞き取れた範囲の内容を適宜復唱することです。
復唱することで、もし間違っていれば相手が訂正してくれるため、聞き間違いを防げます。
聞き間違いの防止として「聞き取れないところを理由を伝えて聞き直す」「ゆっくり話す」なども効果的なので、アドバイスします。

ビジネスマナーを身につける

電話対応に不安がなくなるコツのひとつは、ビジネスマナーを身につけることです。電話対応の自信にもつながります。

電話を受けるときの基本的なマナーとしては、
・電話は基本的に3コール以内に出る
・まず会社名と自分の名前を伝える
・担当者が不在の場合は、折り返して電話することを伝える
・相手が電話を切ってから受話器を置く
というような事です。

また、「電話口では明るいトーンで話す」「確認や聞き返しを忘れずに行う」といった基礎知識を着実に身につけることが大切です。
従業員が電話業務の基本的なビジネスマナーを学ぶことでサービス品質や満足度の向上が期待でき、自信にもつながります。

他人の目を気にしすぎない

周りをそこまで意識する必要がないことを伝えておきましょう。
他人の視線を気にしすぎず、自分のペースで電話対応に臨むことが大切です。
とは言え、意識を変えることは難しいです。
電話対応に慣れることで自信がついてこれば周囲の視線を気にすることが徐々に減ってきます。
慣れて自信がつくように、不安になる事なく電話対応ができるようになるようサポートしましょう。

苦手・心理的負担が大きい業務は代行してもらうという選択もある

「電話対応が苦手・苦痛」という従業員には、「慣れて自信を持つこと」が唯一の解決方法となります。
しかし、「慣れて自信を持つこと」にはそれなりの年月がかかり、少なくともその期間には心理的負担がかかります。
人によってはその期間のストレスに堪え切れず、退職を選んでしまう事も少なくありません。

そのような心理的負担が大きい業務は代行してもらうという選択肢もあります。

従業員には負担をかけず、他の業務に集中してもらう事ができ、電話対応をプロに行ってもらう事で会社の印象も良くなるというメリットがあります。

電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』とは

「オフィスのでんわばん®」は経験豊富なオペレーターがコールセンターで受電対応を行っている電話代行サービスです。
通話内容はメール・チャットで通知、また重要な案件のみ取次ぎ転送を行う事もできます。
内線取次なので、転送料通話料は無料です。

迷惑電話を全てブロック

500名ほどの企業の場合、一日あたり平均で68件の営業電話、9件の間違いなど関係のない迷惑電話がかかっています。
営業電話や迷惑電話・すぐに対応しなくて良い電話の対応をなくし、本来の業務に集中することができるようになります。
クリニックや法律事務所など迷惑電話の対策をしたい業種にも最適です。

オフィスのでんわばんでカスハラ対策にも！

参照：（株）ネオマーケティング

カスハラを体験したことのある人の中で、カスハラが原因で退職をしたことがある、転職・退職を考えたことがある人は、300人中約43%と、約半分に上ります。
人手不足が深刻になっている現在ではカスハラなど防ぐことができる問題を放置することで離職・退職に繋がってしまう事は大きなリスクとなります。
オフィスのでんわばんには通話録音などカスハラ対策に繋がる機能が搭載されています。不要な電話をプロに任せることで離職を防ぎ、社員の生産性にもつながります。

「オフィスのでんわばん」ができる事

・電話が苦手な従業員に変わり一時対応
従業員に代わって受電して一次対応。貴社名で電話対応を行うので顧客側からは、普段と変わらない電話対応になります。

・担当者への取次ぎができる
従業員が電話対応を行う際と同じ様にコールセンターから担当者へ内線にて取り次ぐので、折り返しのタイムラグや伝達ミスによる機会損失がなく、顧客満足度もあがります。

・営業電話や間違い電話はコールセンターで終話
どうしても掛かってくる営業電話や間違い電話は取り次ぐことなくコールセンターで終話させるので無駄な対応をする必要がありません。

・既存電話番号で利用OK
現在利用している市外局番や050番号での対応が可能です。弊社で専用の電話番号をご用意することも可能です。

・電話のプロが社内対応
他社では在宅対応で雑音などが入る場合があります。「でんわばん」は経験豊富なスタッフが社内対応しています

・折り返しも自社番号で
専用アプリから自社番号で折り返しができます。080～などの番号で折り返しで出てもらえないと言う事を防げます。

・転送・取次料 0円
業界初、電話転送が不要です。オペレーターから内線で取次ぐため転送料は無料です。

・内線で取次
入電を担当者の内線に取次ぎ。担当者以外にも、部署単位での取次ぎも可能です。

・受付曜日・時間指定
受付可能な曜日・時間を指定。電話ストレスから解放されコア業務に集中できます。

・着信拒否が可能
アプリから指定番号の着信を拒否できます。不要なコールを防止、コスト削減に貢献します。

・音声ガイダンス(IVR)
プッシュ番号に応じてオペレーターで受ける、直接受ける窓口を分けることができます。

・録音データの提供
聞き漏らしや報告ミスを防止。会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレーム対策に。

まとめ

電話代行となると、ハードルが高く感じる部分もあるかもしれませんが、電話に出るのが、対応が苦手な社員からコールセンターのオペレータに対応が代わるだけなのです。

電話対応が苦手と感じる従業員を育てるにも、それなりの時間と人件費がかかりますし、習得できるまで、従業員は心理的負担を感じ続ける事になります。

プロに任せる事で従業員も業務に集中でき、顧客に対してもスムーズな対応ができるので双方にとってメリットとなります。

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近年、AIや自動音声による営業電話などの迷惑電話、海外からの迷惑電話が大幅に増加しています。
多くの企業が電話対応に時間を割いており、業務の中断や、残業・人件費の増加といった問題を抱えているのが現状です。
そこで迷惑電話の問題の対策として活躍している、着信拒否の設定や、オペレーターが電話の一次対応を行う電話代行サービスについて解説致します。

目次

1. 迷惑電話が増えている
　　　　　　
2. 迷惑電話を防ぐ方法①　かかってきた電話番号を着信拒否にする
1. 迷惑電話おことわりサービス」を使用する
2. 電話機の「迷惑電話対策機能」を活用する
3. 迷惑電話を防ぐ方法②　非通知など一部からの電話を受け取らない設定にする
1. 非通知を着信拒否する方法
2. 国際電話の迷惑電話を着信拒否する方法
4. 迷惑電話を防ぐ方法③　電話代行サービスを利用する
　　　　　　
5. 電話代行サービス『オフィスのでんわばん』で迷惑電話を受け取らない
6. 番外編・スマホでの着信拒否方法

迷惑電話が増えている

近年、迷惑電話は増加傾向にあります。この背景には、通信手段や技術の発展が影響しており、電話番号の収集や自動発信技術の普及が原因として考えられています。

SNSやインターネット上での情報漏えい、または電話番号リストの販売により、悪意ある業者が簡単に電話番号を入手できる環境が整ってしまっているのです。

特に海外では、自動音声やAIを用いた自動発信システムが悪用され、勧誘や詐欺目的の電話が大量に発信されています。
この技術は効率的に大量の電話を短時間でかけられるため、これらも迷惑電話が増加する原因の一つとなっています。

迷惑電話は、業務を遂行する妨げとなり、多大な影響があります。

迷惑電話を防ぐ方法①　かかってきた電話番号を着信拒否にする

固定電話で着信拒否をする方法は2つあります。

迷惑電話おことわりサービス」を使用する

ひとつ目の方法は「迷惑電話おことわりサービス」を使用する方法です。
ダイヤル操作で拒否登録を行うと次回から同じ電話番号から電話がかかったとしても、着信音を鳴らさずに自動音声で「この電話はお受けできません。」といった趣旨のメッセージを返して対応します。

「迷惑電話おことわりサービス」の利用料金は以下の通りです。

電話機の「迷惑電話対策機能」を活用する

営業電話や勧誘等の場合、発信電話番号は通知した形で着信することがほとんどです。

その場合、相手に名前を必ず名乗るよう呼びかけるメッセージを流したり、「迷惑電話防止のためにこの通話は録音されます」といったメッセージが流れるようにすることも良いでしょう。

ナンバー・ディスプレイの登録者でない番号から電話がかかった場合に、通話内容の録音をするといった警告のメッセージを発する機能がある電話機も存在します。

もしも、迷惑電話へ出てしまった場合はボタンを押すことで、チャイム音やメッセージを流して、通話中の電話を途中で切りやすくする機能も存在します。

迷惑電話を防ぐ方法②　非通知など一部からの電話を受け取らない設定にする

非通知など一部の電話番号については、受け取らない設定にすることも有効です。

非通知を着信拒否する方法

固定電話では、オプションサービスの「ナンバー・リクエスト機能」を契約すれば、非通知からの着信を拒否することができます。
また、電話機自体に「非通知拒否機能」が搭載されていれば、非通知からの着信を拒否することが可能です。

国際電話の迷惑電話を着信拒否する方法

総務省は公式のSNSアカウントにおいて、迷惑かつ不審な国際電話が急増しているとして注意喚起を行いました。

特定の番号からの電話を止めたいとき、各会社のサービスや電話機の機能を使えば対応できます。多数の異なる番号からの電話が困る場合、国際電話そのものを止める方法もあります。

NTT東日本・西日本、KDDI、ソフトバンクのサービスには、「国際電話不取扱受付センター」という共通の窓口が設けられています。手続きはネットや郵便でできます。注意点として、申し込みから実際に止まるまで、少し時間がかかることがあります。

ただ、国際電話のサービスを止めると、日本から海外への電話も掛けられなくなるので注意が必要です。

迷惑電話を防ぐ方法③　電話代行サービスを利用する

電話代行サービスとは、企業や個人に代わって、専門のスタッフが電話応対を行うサービスのことです。
顧客からの問い合わせ、注文、予約、あるいは簡単な質問対応などを電話代行サービスのオペレーターが対応し、必要に応じてメッセージを依頼主に転送することで、企業の負担を軽減します。

ビジネスフォンにかかってくる迷惑電話を１件ずつ着信拒否する対応では膨大な手間がかかり新規の迷惑電話や未登録の営業電話など除外できません。
特に迷惑電話が増え続けている現状、営業電話も同じところからばかりかかってくるわけではなく、それらを着信拒否で対応していくのは現実的ではありません。

迷惑電話フィルタなどの外付け装置を利用しても、新規の迷惑電話や営業電話だった場合は迷惑電話として対応することができません。

また、顧客からの電話は「拒否」できないのでカスハラなどの内容には対応せざるを得ず、従業員の業務効率の低下やメンタルヘルス、離職などに影響を与えてしまう事となります。

電話代行の利用は電話を電話代行で一次受けし、内容をメールで通知してもらう事で必要な案件のみ折り返しを行う対応にできます。

専門のスタッフが電話応対を行うので時間やコストを節約するだけでなく、企業のプロフェッショナルなイメージ向上や顧客満足度の向上にもつながり、ビジネスにはとても有益です。

電話代行サービス『オフィスのでんわばん』で迷惑電話を受け取らない

『オフィスのでんわばん』は、経験豊富なオペレーターがコールセンターで電話の一次対応を行う電話代行サービスです。

メールやチャットで対応内容を報告し、必要な電話のみに折り返すことで迷惑電話の対応を0にできます。
また、迷惑電話や営業電話は受電数としてのカウントの除外対象なので不要なコストもかかりません。一般的な電話代行サービスは、電話代行サービスへ電話を転送する費用が発生しますが『オフィスのでんわばん』なら0円なので費用を大幅に抑えつつ迷惑電話の対策が可能です。
迷惑電話の対策ができる「オフィスのでんわばん」ページはこちら  

番外編・スマホでの着信拒否方法

Androidスマホで着信拒否をする

Android端末で着信拒否をする手順については以下の通りです。

①電話アプリを開く
②「︙」マークのその他アイコンから「通話履歴」を選択
③「ブロックしたい電話番号からの通話」を選択
④「ブロックして迷惑電話として報告」を選択
⑤「ブロック」を選択

もし、一度ブロックした電話番号から着信を改めて受けられるようにする際は、以下のようにブロック解除を行うとよいでしょう。

①電話アプリを開く
②「︙」マークのその他アイコンから「設定」を選択
③「設定」から「ブロック中の電話番号」を選択
④ブロック解除をする電話番号の横に存在する解除アイコンから、「ブロックを解除」を選択

iPhoneで着信拒否をする

Phoneで迷惑電話の着信拒否をしたい場合、以下の方法で着信拒否が可能です。

①ホーム画面から「電話」を選択
②下部メニューの「履歴」を選択
③着信拒否をしたい番号の右端にある「i」字のアイコンをタップする
④下にスクロールして「この発信者を着信拒否」を選択
⑤「連絡先を着信拒否」を選択して、登録終了

※着信履歴は残らないものの、留守番電話設定中は「着信のお知らせ」のメールは届きます。
もし、こうした「着信のお知らせ」メールや留守番メッセージを受け取りたくない場合は、キャリアの提供するブロック機能を利用するとよいでしょう。

Androidスマホで非通知の着信拒否

①電話アプリを開く
②「︙」マークのその他アイコンから「設定」を選択
③「設定」から「ブロック中の電話番号」を選択
④「不明な発信者」のスライダーをオンにする。

iPhoneで非通知の着信拒否

非公開(非通知)からの電話番号や特定が不可能な電話番号からの着信は以下の方法で着信拒否ができます。
ただし、特定が不可能な電話番号や非公開(非通知)番号はブロックできるものの、連絡先に保存されていない電話番号からは通話着信が可能な点には注意してください。

①設定アプリを開く
②「電話」をタップ
③「不明な発信者を消音」をオンにする

スマホの場合は、本体の機能で特定の番号を受け付けない設定ができると同時に、キャリアごとのサービスでも対策が可能です。

NTTドコモ

ドコモは「迷惑電話ストップサービス」を行っていて、30件の番号をブロックできます。海外の番号も設定できますが、完璧には止められないこともあります。

au（KDDI／沖縄セルラー）

auはアプリ「迷惑メッセージ・電話ブロック」を出しています。このアプリでは、外国からの電話は切断するか、警告するか、何もしないかの3択の中から選べます。ただ、「迷惑電話対策サービス」の方では、海外の番号は非対応です。

ソフトバンク

ソフトバンクは「番号拒否サービス」をオプションで提供しています。30件の番号を止めることができます。海外の番号も対応可能です。

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会社の固定電話にかかってくる営業電話や間違い電話、ワンギリなどの迷惑電話。
メールやインターネットでのやり取りが主流になった現在でも一向に無くなることがありません。
業務の時間を迷惑電話に費やすのはもうやめにしたいですよね。この記事では迷惑電話を減らす方法、さらに会社にかかってくる迷惑電話をゼロにする方法まで解説します。

コンテンツの目次

1. 迷惑電話を回避する方法
2. 迷惑電話を完全に無くす方法はある？
3. 電話代行とクラウド電話を合わせたサービス『オフィスのでんわばん迷惑電話フィルタ』
4. 『オフィスのでんわばん迷惑電話フィルタ』は初期費用、転送料無

1.迷惑電話を回避する方法

固定電話を設置する限り迷惑電話は切っても切れない関係と言えます。
だからこそ、電話会社から様々な迷惑電話防止機能が用意されています。その一部を紹介します

番号を通知させる 着信番号を表示させることで、不審な番号には着信しないという対策を行う事が出来ます。
NTTが提供する「ナンバーディスプレイサービス」に加入していれば、相手先の電話番号を電話機に表示させることが出来ます。工事費、月額利用料が別途必要ですが知らない番号には着信したくないという場合に登録しておくと迷惑電話を減らすことが出来ます。
ナンバーディスプレイの追加サービスで、非通知設定になっている番号に電話番号を通知して再度かけなおすように促すメッセージを流すことのできる「ナンバー・リクエスト」という機能もあります。こちらは非通知設定の電話には着信も鳴らない為、無駄な着信を減らすことが出来ます。

参照：ナンバーディスプレイ

特定の電話番号を着信拒否にする 拒否したい電話番号を登録することで着信できなくするサービスがあります。
こちらもNTTの「迷惑電話おことわりサービス」です。同じ番号で何度もかかってくる迷惑電話にはこちらのサービスが有効です。
相手先にもこの番号はお受けできませんというメッセージが流すことが出来ます。
工事費、回線使用料などがかかりますが、加入することで最大６番号まで　着信拒否番号を登録することが出来ます。

参照：迷惑電話おことわりサービス

迷惑電話業者のリストから着信拒否にする 迷惑電話には悪質な業者も多数存在し、警察庁や自治体といった公的機関にそういった業者の電話番号リストが存在しています。
こちらの情報を外部ツールで電話機に繋げることで一括で着信拒否をするシステムが『迷惑電話フィルタ』です。
こちらを使用すれば毎日迷惑電話番号のデータが更新されるため新たな悪質業者にも対応しています。
機器の購入費用や年会費などが二年目からかかりますが悪質な業者からの番号を一括で回避することが出来ます。

参照：迷惑電話フィルタ

2.迷惑電話を完全に無くす方法はある？

上記のような方法で固定電話の迷惑電話を削減することが可能ですが、これらの方法でも完全に無くすことはできません。
ビジネスフォンにかかってくる迷惑電話を１件ずつ着信拒否する対応では膨大な手間がかかり新規の迷惑電話や未登録の営業電話などの除外は難しいです。

特に迷惑電話が増え続けている現状、営業電話も同じところからばかりかかってくるわけではなく、それらを着信拒否で対応していくのは現実的ではありません。

迷惑電話フィルタなどの外付け装置を利用しても、新規の迷惑電話や営業電話だった場合は迷惑電話として対応することができません。
また、顧客からの電話は「拒否」できないのでカスハラなどの内容には対応せざるを得ず、従業員の業務効率の低下やメンタルヘルス、離職などに影響を与えてしまう事となります。

ここで提案したいのが「電話代行サービス」という方法です。
上記のサービスとは違い、コールセンターを介することで営業電話と顧客の電話を切り分けることが出来、重要な顧客や電話番号のみ取り次いでもらうことが可能です。こちらであれば迷惑電話を事実上ゼロにすることが可能です。

3.電話代行をさらに進化させた『オフィスのでんわばん』

『オフィスのでんわばん』は、経験豊富なオペレーターがコールセンターで電話の一次対応を行う電話代行サービスです。

メールやチャットで対応内容を報告し、必要な電話のみに折り返すことで迷惑電話の対応を0にできます。
また、迷惑電話や営業電話は受電数としてのカウントの除外対象なので不要なコストもかかりません。一般的な電話代行サービスは、電話代行サービスへ電話を転送する費用が発生しますが『オフィスのでんわばん』なら0円なので費用を大幅に抑えつつ迷惑電話の対策が可能です。
迷惑電話の対策ができる「オフィスのでんわばん」ページはこちら  

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個人事業主の電話業務。固定電話番号と携帯番号のどちらを使って業務を行うのがベストでしょうか。
固定電話では外出中に受けることが出来ずに機会損失になる可能性があります。反対に携帯番号であれば公私混同になりプライベートがなくなり、携帯番号を名刺に記入したり取引先に伝えれば信用を損なうかもしれません。
そこで、この記事では個人事業主には「電話代行サービス」が適している理由を紹介します。
まだ電話代行サービスを利用していない、利用を考えていない個人事業主の方もこの記事を読むと電話代行についての考え方が変わるかもしれません。

コンテンツの目次

1. 個人事業主こそ電話代行サービスを利用するべき理由
2. 電話代行サービスがあれば固定電話は必要ない？
3. クラウド電話とは？
4. クラウド電話の電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』
5. イニシャルコストを抑えて導入することが出来る

1.個人事業主こそ電話代行サービスを利用するべき理由

改めて電話代行サービスを説明すると、会社にかかってくる電話を一時的にコールセンターに対応してもらい、その後要件をメールなどで伝えてもらえるサービスです。
こちらのサービスであれば電話を取りこぼすこともなく、業務にも集中でき、携帯番号をプライベート以外で使用する必要もありません。
コールセンターという電話対応のプロに委託することで、電話対応要員としてスタッフを雇って電話対応の教育をする必要もありません。
コールセンターの電話番号であれば「080」や「090」で始まる携帯番号を伝えるよりも顧客に信頼感を与えることが出来ます。 しかしそれでも問題が無いわけではありません。次の項目で解説します。

2.電話代行サービスがあれば固定電話は必要ない？

電話対応を一括して受け付けてもらえる電話代行を利用すればあとはスマホだけで業務を進めていけるでしょうか。
結論から言うとそれでも問題はありません、しかし注意点としては、電話代行先の番号をホームページや名刺に記載した番号を検索すると電話代行の会社がヒットしてしまったりすると会社としての信頼を損なう事になりかねません。
事業を始めてすぐで固定電話を登録しておらず携帯番号で会社情報を登記した場合、変更も大変になる為、後々のことを考えてもやはり固定電話番号を取得していることがベストです。
固定電話番号を取得しても外出先で電話を取り次ぐことができないので意味がないのでは？と思われる方がいるかもしれませんが、実は外出先でも固定電話番号で発信、着信をする方法があります。
それがクラウド電話を使用するという方法です。

3.個人事業主に最適なクラウド電話とは？

クラウド電話をご存じでしょうか。
元々ビジネスフォンに使用されていたPBXというシステムをクラウド上に展開し、インターネットを使用して外出先でも固定電話番号を使って通話できるサービスを指します。インターネットが使用できる環境であればどこからでも会社の固定電話番号で着信、発信ができます。
固定電話番号を使ったやり取りは専用アプリで行う為、一つの端末で携帯番号と固定電話番号を両方使用できるイメージです。
個人で事業を切り盛りし、忙しく外出も多い個人事業主にとって電話代行とクラウド電話という２つのサービスを使用することで必要な電話を取りこぼすことなく、業務にも集中する体制を整えることが出来ます。

↓クラウド電話(クラウドPBX)について更に詳しく知りたい方はこちら↓

クラウド電話とは?クラウド電話の仕組みを分かりやすく図解

クラウド電話とは？PBXとは？ビジネスフォンとの違いは？などをわかりやすく図解致します...

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4.クラウド電話の電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』

いつでもどこでも会社番号で発着信できるクラウド電話と、忙しい時間帯や顧客対応中に電話対応を委託することのできる電話代行。この二つを合わせたサービスがあります。
この二つを組み合わせることのメリットは、重要な電話とそうでない電話を切り分けることが出来ると言う事です。
個人で電話対応をする場合、忙しい合間を縫って電話に出ると、営業電話だったと言う事が一日に何度もある為、時間もモチベーションも下がってしまいます。
あらかじめ、重要な電話番号のみ取り次いでもらえるようにコールセンター側に伝えておき、それ以外の電話は内容をメールで伝えてもらうこともできます。
専用の管理画面から取次可能な時間を入力すればそれ以外の時間は電話対応から解放され、業務に集中することができます。
一般的にコールセンターから電話を転送する場合、転送料や通話料が別途かかりますがクラウド電話での内線取次という形で転送されるため転送料、通話料が無料になります。 コールセンターで対応した電話に対して折り返す際も携帯番号ではなく顧客がかけた番号と同じ固定電話番号でどこからでも折り返すことができるので安心して電話に出てもらうことができます。

クラウド電話代行『オフィスのでんわばん®』の詳細はこちら  

5.イニシャルコストを抑えて導入することが出来る

『オフィスのでんわばん®』は27,000社の導入実績を持つクラウド電話サービス「MOT/TEL（モッテル）」と電話代行を合わせたサービスです。こちらを今なら初期費用無料で使い始めることが出来ます。 「MOT/TEL（モッテル）」の初期費用だけでも29,800円～からかかる為、クラウド電話(クラウドPBX)を導入したいけど初期費用がネックになっていると思っていた方にもイニシャルコストを抑えて導入することが出来ます。
「MOT/TEL（モッテル）」に申し込むことで固定電話番号の取得も同時に申し込めるため忙しい個人事業主にも最適です。
個人で行う業務が多く外出も多い個人事業主、電話対応だけでも外部に委託し必要な電話のみ対応するという働き方をしていけば、ストレスなく必要な業務に集中しベストパフォーマンスを発揮することの助けになるはずです。

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電話取次サービスとは社員の代わりにコールセンターに電話対応を委託し、電話を取り次いでもらうサービスです。社員が電話対応できない時などの受電漏れを防ぎます。
数ある電話取次サービスの中でもどのようなサービスを選択すればいいでしょうか。こちらでは転送料が無料になるクラウド電話込みのサービスを紹介します。

コンテンツの目次

1. 電話取次サービスと電話代行サービスの違いは？
2. どのように電話を転送しているかの確認
3. クラウド電話を使用した電話取次サービスのメリット
4. クラウド電話の電話取次ぎサービス『オフィスのでんわばん®』

1.電話取次サービスと電話代行サービスの違いは？

電話取次サービスは大きく言うと電話代行サービスの一つになりますが、どのような違いがあるでしょうか。
電話代行サービスは一旦すべての電話をコールセンターで受けつけるという部分は同じですが、メールなどで社員側に通知し、改めてかけなおすという形式が一般的です。
こちらの形式でも電話を取りこぼすことはありませんが、あらためて折り返しの電話をする場合、顧客には二度手間になり、興味がそれてしまう可能性、また、忙しくて出られない、かけた番号と違う為出てもらえないと言う事も考えらます。
電話代行の中でも必要な電話を取り次いでくれる電話取次を行ってくれる電話代行サービスであれば営業電話や関係のない電話などを省き、重要な顧客を取りこぼすことはありません。

【比較40選】電話代行サービスを徹底比較！選ぶ際に重要なポイントはどこ？

本ブログでは電話代行サービスを40選、機能、価格別に一覧でご紹介します。読者の方にとって、自社の働き方や勤務形態にマッチした電話代行を選択する際の参考になると幸いです。

詳細を見る

2.どのように電話を転送しているかの確認

顧客の電話を転送する際は一般的に「ボイスワープ」という転送機能を使用します。
名前の通り、オフィスにかかってきた電話を携帯など比較的社外でも取り次げる端末に転送するサービスで、こちらを使用することで機会損失を防ぐことが出来ます。
注意点としては、取次時に転送料金が別途かかってしまう為、そちらの料金をこちらで負担することになるかの確認が必要です。
また電転送された電話にかかる通話料もかかってしまう為、そちらの料金の確認も必要になるでしょう。

3.クラウド電話を使用した電話取次サービスのメリット

ボイスワープとは違い電話取次ぎに「クラウド電話」を使用しているサービスもあります。
クラウド電話とは電話回線をインターネット経由で送信するIP電話であり、社内の電話だけでなく社外や自宅からスマートフォンのアプリを介して自宅から会社番号で発着信できるなど、今までのビジネスフォンでは不可能だった機能を使用できる電話システムです。

こちらの方法であれば、電話取次ぎにクラウド電話の「内線」を使用して転送する形式になる為、転送料とコールセンターとの通話料が無料になります。
さらにボイスワープは転送時に「転送トーキ」と呼ばれるメッセージが入りコールセンターを使用していることが顧客に伝わる可能性もありますが、クラウド電話を利用した内線取次の場合は社内で取り次いでいるようにスムーズに顧客と会社を結ぶことが出来ます。
　

クラウドPBXとは？仕組み、料金や導入メリットを分かりやすく紹介

クラウドPBX(クラウド電話)とは、従来オフィスに設置していた主装置（PBX）をクラウド上に設置し、インターネット経由で電話機能を利用するサービスです。当記事では、「クラウド電話」について初心者の方でもわかりやすいよう図を用いて解説します。

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4.クラウド電話の電話取次ぎサービス『オフィスのでんわばん®』

クラウド電話を使用した電話取次サービスとしてオフィスのでんわばん®というサービスをご紹介します。

クラウド電話代行『オフィスのでんわばん®』の詳細はこちら  

こちらのサービスはスマホに社員ごとにアプリをインストールすることで顧客からの電話を特定の社員にダイレクトで内線転送することが出来ます。
スマホを使用する為、テレワークや外出中であっても取次ぎができ、会社に居なかったために電話に出られず機会損失になってしまう…」と言う事も防げます。
更に専用の管理画面から電話を取り次げる時間を設定できるため、一日のうちに集中したい時間や顧客対応などで電話に出られない時間には取り次がずにメールで内容通知に切り替えることもできます。
その場合でも、スマホから会社番号でかけなおすことができるめ顧客に安心感を持って電話に出てもらえます。

電話取次ぎサービスを使えば電話に出られず機会損失してしまう。ということも防ぐことが出来ます。さらにクラウド電話を組み合わせたサービスを使用することで電話対応の幅が広がります。
オフィスのでんわばん®はクラウド電話も込みで初期費用無料で使い始めることが出来るため初期投資無しですぐに電話取次サービスを使いたいという方にもおすすめです。

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