コロナ禍でスマートフォンやタブレットを支給する企業が増加。管理部門では、紛失やプライベート利用によるウイルス感染・情報漏えいが懸念されています。当記事では、社員が今すぐできる対策４つと、無料で使用できるMDM（モバイルデバイス管理）サービス、ビジネスでも安心してご利用いただけるクラウド電話アプリをご紹介します。

コンテンツの目次

1. コロナ禍でデバイス支給が増加、管理部門の懸念
2. 今すぐできる基本の対策４選
3. MDM（モバイルデバイス管理）とは
4. ビジネスでも安心のクラウド電話「MOT/TEL」

１. コロナ禍でデバイス支給が増加、管理部門の懸念

コロナ禍でテレワークが普及したことから、社用携帯を支給する企業が増加。コロナ前には営業など社外での連絡が必要な部署にのみ支給されていた携帯が、必要な従業員に支給されるようになりました。

企業の担当者が懸念を抱いているのは、社用携帯のセキュリティ対策について。社員による携帯の紛失・盗難や、不正なアプリ・サイトからウイルスに感染、情報漏えいの危険性があることから対策を行っています。情報漏えいの被害は自社だけでなく取引先や顧客も被害を受ける恐れがあるため、この機会に使い方やルールを見直し十分な対策を行いましょう。

２. 今すぐできる基本のセキュリティ対策

対策① 推奨強度のパスワードを設定

社用携帯はPCよりも持ち歩きの機会が多く、どれだけ注意したとしても外出先での置き忘れ・紛失が発生します。万が一第三者の手に渡ってしまっても、業務に関する情報にアクセスされないようパスワードを設定しましょう。
使用者の誕生日や「123456」など、簡単に解除されてしまうものではなく、推奨されている強度（桁数・英数字の組み合わせなど）で設定することが重要です。

対策② 業務利用以外のアプリをインストールしない

業務に必要なアプリ以外はインストールしないようにしましょう。不正なアプリのインストールによるウイルス感染の恐れがあり、情報漏えいやアカウントの乗っ取りなどの被害にあうことがあります。
あらかじめ「アプリのインストールは管理者が行う」などルールを定めておきましょう。また、インストールの際にも公式のアプリストアであるGoogle PlayやApp Storeを利用しましょう。

対策③ OSやアプリを最新バージョンにアップデートする

OS（Android・iOS）やアプリ・ソフトは常に最新バージョンにアップデートしましょう。OSやアプリの脆弱性を狙ったマルウェア攻撃を防ぐためであり、アプリの提供元では脆弱性を排除するためにアップデートがされています。更新情報を常にチェックし、安全な状態で利用しましょう。

対策④ フリーWi-Fiに接続しない

街中でインターネットに接続できるWi-Fiスポット。駅前や人通りの多い場所を中心に、広い範囲で整備されています。
手軽に使用できる一方で、フリーWi-Fiの中には安全性が確認されていないものもあり、不正アクセスや盗聴などの被害にあう可能性があります。緊急時以外はフリーWi-Fiを使用せず、勝手に接続してしまわないようWi-Fi機能をOFFにしておくことが推奨されています。

３. MDM（モバイルデバイス管理）とは

社用携帯やPCなどデバイスを管理する際、MDM（モバイルデバイス管理）というシステムが活用されています。
「Mobile Device Management」の略称であり、企業で使用されるスマートフォン・タブレットなどのモバイル端末を管理する手法・システムを指します。働き方改革やコロナ禍でのテレワークの普及により、社用端末を支給する企業が増え活用されています。

機能① デバイスの一括管理

複数のデバイスを一元管理することが可能です。アプリのインストールや不要な機能の無効化、OSのアップデートなどを一斉に操作。アプリや設定を管理することで、プライベート利用によるウイルス感染・情報漏えいのリスクを低減させます。個人・役職別・部門別・地域別など様々なグループでの操作が可能です。
端末の導入時やオフィス移転時など、数十台・数百台の端末の設定を変更する場合に役立ち、管理部門の業務効率化を図ります。

機能② 利用状況の把握

デバイスごとのアプリのインストール状況や、OSのバージョンなどを把握することが可能です。システムログインやサーバーアクセスなどの履歴を確認することで、運用ルールに違反していた場合にはいち早く察知することができます。業務外の利用によるウイルス感染・情報漏えいを防ぎます。

機能③ 紛失時の情報漏えい対策

デバイスの紛失・盗難などの緊急時に、情報漏えい対策としても効果を発揮します。端末内の情報を守るために以下のような機能があり、GPSを利用した端末の捜索活動なども可能です。
・リモートロック：遠隔からデバイスをロック
・リモートワイプ：遠隔からデバイスのデータを削除
・ローカルワイプ：間違えたパスワードが一定回数入力されるとデータを削除

今すぐ使える無料のMDM

Avast Mobile Security & Antivirus世界で４億ものユーザーに利用されている無料のセキュリティアプリです。不正なアプリや偽ウェブサイト、マルウェアを検出しブロック。端末の紛失・盗難時には遠隔操作でロックをかけることができます。不要なデータのクリーニングや写真に鍵をつけて保管できる機能など、豊富な機能で人気を集めています。
詳細：Avast Mobile Security & Antivirus公式HP

Avira Security 2021PC、スマートフォン、タブレットすべてのデバイスに対応している無料のセキュリティアプリ。軽量でありながら超高速のウイルススキャンが可能であるため、デバイスが重くなることもなく快適に利用できます。ウイルスやマルウェアのブロックはもちろん紛失時の捜索機能も豊富に搭載されています。
詳細：AVIRA FREE ANTIVIRUS公式HP

AVL（Androidのみ） ウイルス検出能力の高さが人気のAVL。日本語には対応していないものの、シンプルな仕組みのため簡単に利用することができます。アプリのインストール時にも自動でスキャンが開始され、不正なアプリによる被害を防止することが可能です。
詳細：AVLインストールサイト

カスペルスキーセーフブラウザ（iOSのみ）フィッシングサイトや詐欺サイトなど、危険なサイトをブロックするiOS向けの無料アプリです。マルウェア対策などのセキュリティソフトのような機能は搭載していないものの、フィッシング詐欺などによる被害を防ぐことができます。
詳細：カスペルスキーセーフブラウザ公式HP

補足：ABM（AppleBusinessManagement）Appleが提供している業務用デバイスの管理システムです。デバイス内のアプリなどの管理に加え、業務で利用するAppleIDを会社で取得・管理が可能です。無料でMDMとは異なる分野の管理が可能になるため、補助的なシステムとして注目されています。
詳細：AppleBusinessManager公式HP

４. ビジネスでも安心して使えるクラウド電話「MOT/TEL」

アプリのダウンロードにより、スマホやパソコン・タブレットを内線化する「MOT/TEL」。従来ビジネスフォンで行っていた外線通話・内線通話・転送・グループ着信などの機能をスマートフォンでご利用いただけます。
ビジネスの場で安心してご利用いただけるよう、セキュリティ面の機能も豊富に備えています。

機能① 社員同士の内線費用が無料

スマートフォンアプリを利用した内線電話の費用は全て無料です。全国の拠点や在宅勤務、出張中でも無料で通話することができます。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務でも一切費用はかかりません。

機能② 個人スマホから会社番号での発着信が可能

プライベート端末にアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能です。在宅勤務や外出時、プライベート番号からの発信でお客様に不信感を与えることがありません。また、社内で受けた電話を転送可能であるため、出社して折り返す手間を省きます。

機能③ 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
社用携帯を貸し出す費用も2台の端末を管理する苦労もなくなり、会社・社員双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。仕事とプライベートの切り替えもしっかりと行うことができます。

機能④ 電話番号はそのまま利用可能。オフィス移転でも番号は変わりません

電話番号の新規取得はもちろん、03や06など市外局番の既存番号の継続利用が可能です。従来のビジネスフォンでは、移転にともない電話番号が変わる可能性がありましたが、クラウドPBXでは移転しても番号は変わりません。番号変更にともなうお客様・取引先への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。

セキュリティ対策① 端末紛失時のリモート操作

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

セキュリティ対策② ビジネスチャットで情報流出を防止

登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。画像や動画、位置情報などを送受信することができるので、直行の際や訪問時の報告ツールとしても活用できます。
プライベート利用も可能なメッセージアプリを使用している場合、誤送信など情報漏えいのリスクがあります。社員専用のアプリで安全に利用することが可能です。

詳細：ビジネスチャット機能について

セキュリティ対策③ スマホ２台の管理が不要

社用携帯を紛失したり、持ち歩くのを忘れてしまったりする原因として、プライベート端末と２台の管理が面倒という理由が挙げられます。せっかく支給しても連絡が通じないのであれば、管理の手間にかかるコストがメリットを上回ってしまいます。
アプリダウンロードで使えるMOT/TELであれば、スマホ２台を管理する必要はありません。その上、iPhone/Androidなど個人が使い慣れた端末を使用できるため業務効率も向上します。

MOT/TELについて詳しく知りたい方はこちら

５. まとめ

社用携帯のセキュリティ対策について、今すぐできる対策と無料のMDMをご紹介しました。
安心してデバイスを支給・管理できる体制を整え、デバイスを使用する社員・管理部門双方の業務効率化を実現しましょう。

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どの事務所にも当たり前にある固定電話やFAXはビジネスを行う上で重要なツールでした。しかし、昨今の在宅勤務などのテレワークやリモートワークが当たり前になった環境や中小企業で深刻な人手不足の常態化など事務所でしか使用することのできない固定電話やFAXは業務効率を大きく下げる要因となっています。
そこで本記事では、「脱・固定電話/FAX」を実現する方法として場所を問わず固定電話やFAXがスマホで利用できるツールをご紹介します。

コンテンツの目次

1. 固定電話やFAXは業務効率を下げる要因
2. 固定電話/FAXのクラウド化
3. 脱・固定電話/FAXを行うメリット
4. インターネットFAXも利用できるクラウドPBX

1.固定電話やFAXは業務効率を下げる要因

従来、会社の番号（代表番号など）を利用したい場合、事務所の固定電話を使用するしかありません。その為、営業担当など外回りの業務が多い方が顧客や取引先へ会社番号を使って連絡したい場合、一度帰社して対応するしかありません。

また、個人の携帯や法人携帯を利用する場合は出先でも電話対応はできますが、事務所で受けた電話を出先の社員へ取り次ぐことはできませんし、煩わしい通信費の経費申請や法人携帯のコストが発生します。さらに所有する社員専用の番号で発信することになるので折り返しも個人宛てになり電話に出られないケースも多いです。

FAXも同様に社内でしか送信・受信できません。
このように固定電話やFAXを使い続けることは業務効率を下げる要因になるのです。その為、新しいツールを使い「脱・固定電話/FAX」を実現する必要があります。

2.固定電話/FAXのクラウド化

従来の固定電話（ビジネスフォン）をサブスク型で提供している電話のクラウドサービスが「クラウドPBX」です。クラウドPBXとは、従来事務所（社内）へ設置していたPBX（各電話機を制御する機械）をクラウド上で展開し、インターネット経由でスマホやパソコンから各電話機能（会社番号を使った発着信や内線など）を利用するサービスです。

従来型の固定電話（ビジネスフォン）では、利用できる場所に大きな制限がありましたが、クラウドPBXではインターネットがつながる場所であれば日本全国どこでも同じ機能が利用できます。その為、在宅勤務などテレワーク中の電話対応を改善することができます。

FAXのクラウド型サービスがインターネットFAXと呼ばれるサービスです。受信したFAXをPDFデータへ変換して登録してあるメールアドレスなどへ送信してくれるサービスです。FAX送信もPDFデータのままインターネットFAX用のソフトなどから直接送ることができ、相手側には今までの様に紙で届きます。

3.脱・固定電話/FAXを行うメリット

固定電話・FAXをクラウド化して、「脱・固定電話/FAX」を行うメリットがいくつかあります。

場所の制約を受けない

インターネットが利用できる場所であればクラウドPBXなどを利用出来るため、電話業務・FAX業務の為にわざわざ出勤する必要がなくなります。新型コロナウイルスなどの感染リスクを抑える他、テレワーク以外でも営業先から会社番号発信やFAXの確認など効率的な働き方が可能にあります。

電話/FAX業務を集中させない

1部の人が出社し他は在宅勤務とする場合、出社している社員に電話/FAX業務が集中することになります。多くの中小企業だと電話業務は本来業務（経理担当なら経理業務・総務担当なら総務業務など）の合間に行うことが多く、電話業務の集中は本来業務の大幅な遅れに繋がります。また、1部の出社している社員へ電話業務が偏ることで不公平感なども感じてしまいます。
電話業務では社外でも電話を受けられるように転送する電話転送サービスがありますが、1人に転送することとなり出社の場合と同じように電話業務が集中するデメリットがあります。

一方、クラウドPBXを利用すると従来の固定電話（ビジネスフォン）の様に一斉に着信させて誰かが取れば他の端末は鳴りやむといった運用が可能です。

誰か1人に電話業務を集中させず社員全員や内勤者（営業以外）で電話業務を受けることで、負担を分散化させることができます。FAXも同じようにそれぞれが出社時と同じように必要に応じて利用できるので出社している人へお願いするといった面倒な手間が省けます。

入れ替えコストの削減

固定電話（ビジネスフォン）や複合機など従来のサービスでは機器を社内へ設置する必要がありました。その為、メンテナンスや老朽化に伴う入れ替えなどが定期的に行われてきました。
一方、クラウドPBXやインターネットFAXでは社内へ機器の設置が必要ありません。固定電話の代わりとなるスマホは社用で配布した端末はもちろん、個人が所有している端末でもアプリをインストールすることで利用できます。パソコンは多くの企業で1人1台支給されているので、その端末へ電話ソフトをインストールして利用することができます。各端末を制御するPBXはクラウド上で展開されるので老朽化に伴う入れ替えは不要になり、将来的なコストの削減効果もあるでしょう。

4.インターネットFAXも利用できるクラウドPBX

従来、クラウドPBXとインターネットFAXはそれぞれ別サービスですが、クラウドPBX「MOT/TEL」では電話機能とインターネットFAXの両方を1つのサービスで利用することができます。

また、他クラウドPBXでは既存で利用している市外局番から始まる会社番号を継続して利用できないものもありますが、MOT/TELでは既存番号を継続して利用も新規で番号を取得して利用することもできます。
中小企業では社員数も多くないので効率的な電話対応が求められます。クラウドPBX「MOT/TEL」では電話業務を効率化できる様々な機能を利用することができます。
例えば、着信時に自動で顧客管理ソフトの情報を表示してくれるCTI機能は便利です。従来の固定電話では過去の履歴などを参照したい場合、検索をかける必要があったため非効率でした。CTI機能では発信番号から自動で検索をかけて表示してくれます。その為、電話業務を短時間化して効率的な電話対応ができます。

その他にも通話録音や社員で共有できる電話帳（WEB電話帳）など中小企業の電話業務を効率化できる機能がそろっています。効率的な働き方につながる「脱・固定電話/FAX」を検討してみてはいかがでしょうか？

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クラウドPBX（クラウド型ビジネスフォン）及びテレワークシステムの開発を行う株式会社バルテック（本社：東京都新宿区、代表取締役 吉江秀馨、以下バルテック）は、リモートアクセスサービス「V-Warp(ブイワープ)」の提供を開始いたします。

『V-Warp(ブイワープ)』とは

自宅など社外にあるPCに専用USBを挿入するだけで、社内にあるPC画面を転送し操作することができるリモートアクセスサービスです。従来サービスのようなVPNの構築や事務所等へ専用機器の設置は不要、簡単に安全な在宅勤務・テレワーク環境を構築することができます。

V-Warp(ブイワープ)のメリット・特長

クラウドタイプのサービスなので、事務所等へ専用機器の設置が不要です。1ライセンスから利用できるので、在宅勤務ができる人・できる部署から部分的に使用を開始することができます。

1ライセンス月額2,480円（税込 2,728円）の低コストで利用できます。年間契約の縛りもなく、必要な時に必要な分だけ利用することが可能です。

専用USBを挿入するだけの簡単操作で利用ができます。設定変更などの難しい操作は必要なく、誰でも簡単に利用することが可能です。

安全性・セキュリティ

会社のPC画面を転送する方式で遠隔操作しているので、自宅と会社のネットワークを分離したままリモートアクセスを利用することができます。そのため、自宅のPCがウイルス感染しても会社のPCに広がることはなく、安全な利用が可能です。

ライセンス情報を管理する管理画面はクラウド上にあるため、万が一USBを紛失した場合には管理画面からアカウントを削除し、会社PCへのアクセスを迅速に停止できます。

会社のPC画面を転送して遠隔操作中は、情報が手元のPCに保存されることは一切ありません。また、会社のPCからアクセス元のPCへデータの転送を禁止しているので、意図的な保存もできません。そのため、PCの紛失等の際にも情報漏えいの防止に役立ちます。

価格

月額費用：2,480円（税込 2,728円）/1ライセンス
初期費用：0円

リモートアクセス『V-Warp(ブイワープ)』詳細：https://www.mot-net.com/v-warp/

◆会社概要
□株式会社バルテック
事業内容：ICT機器及びソフトウェアの開発・製造・管理
設立：　1993年3月23日
所在地：〒163-1103　東京都新宿区西新宿6-22-1　新宿スクエアタワー3階
URL：https://www.webjapan.co.jp/

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コロナ禍の働き方として在宅勤務などのテレワークが実施されています。テレワーク導入に伴い従来の電話システム（ビジネスフォン）では対応できず、場所を問わずスマートフォンなどで会社番号を使った電話対応が出来るクラウドPBXを導入する企業が増えています。筆者の私もクラウドPBXを使ってテレワークを行っている1人です。 そこで今回は、実際にテレワーク中に感じたメリット・デメリットや実際に利用しているクラウドPBX「モッテル」についてご紹介致します。

コンテンツの目次

1. クラウドPBXの仕組み
2. テレワーク中に感じたこと（電話対応）
3. テレワーク中に感じたこと（電話対応以外）
4. まとめ

1.クラウドPBXの仕組み

まず初めにクラウドPBXとはどのようなサービスなのかご紹介致します。 従来使用していたビジネスフォンは固定電話機と電話機を制御するPBX（主装置）がセットになったサービスです。

導入の際には、固定電話とPBXを利用する事務所などへ工事を行い設置する必要があります。利用出来る範囲は設置した場所のみとなるので新しい働き方であるテレワークなどでは利用ができません。

一方、クラウドPBXでは固定電話がスマートフォン・パソコンへ代わり、PBXはクラウド上の設置へとなります。

事務所などへ何も設置する必要がないので導入コストを大幅に抑えて簡単に導入することができます。スマホやパソコンにはアプリやソフトをインストールして利用します。クラウド上のPBXとインターネットを介して各機能を利用するので利用場所の制約がなく、在宅勤務中や外出中でも会社の電話を受けたり、会社番号で発信したりすることができます。

2.テレワーク中に感じたこと（電話対応）

私はテレワーク中に弊社のクラウドPBX「モッテル」を利用していますが使っていて感じたことがあります。

事務所勤務時と全く同じ

1つ目は事務所勤務と全く同じ電話対応の運用が出来ているという点です。事務所勤務時は業務の合間に電話対応を行っていて、私の担当する電話番号は他にも複数人の端末が鳴動していました。実際に着信時は私含め複数人へ同時に着信し対応できる人が通話を開始すれば他の端末は鳴動が止んでいましたが、在宅勤務の今も全く同じ運用ができています。働く場所が事務所から自宅に変わっただけで電話対応は何も変わりませんでした。

WEB電話帳は便利

2つ目はWEB電話帳が意外と便利という点です。
モッテルでは標準でWEB電話帳を利用することができます。クラウドへ社員の内線番号や取引先の電話番号などを登録しておくとモッテルのスマホ用アプリ「MOT/Phone」から確認したり、そのまま発信したりすることができます。
個人の携帯をそのまま使用していたり、社用携帯を使用していた場合自身で登録していなければ電話帳にはないので在宅勤務時、急に連絡が必要になった際は困っていたと思います。しかし、モッテルの電話帳は管理者が登録・削除などを行えば全ての社員に反映されます。全社員の内線なども随時更新してくれるので急に初めての人へ連絡する場合でも問題なく連絡を取ることができます。

会社番号で発信できるので安心

3つ目は会社番号で対応できるので安心という点です。
モッテルではMOT/Phoneがインストールされたスマホから会社番号を使って発信することができます。発信できる番号は代表番号・部署の番号・個人直通の番号など設定をすれば複数から選択も出来ます。

個人のスマホからお客様へ連絡するのは今のご時世何があるかわからないので不安ですが、会社番号で対応できれば安心です。また、会社番号で対応すれば休日などの対応を留守電や休日に出勤しているサポート担当に着信、あるいは電話代行へ転送など会社として統一した対応をとることができます。個人のスマホや社用携帯では直接自分の端末へ着信してしまうので休日に対応を行いたくない場合でも、クレームに繋がる恐れもありますので対応しなければならなかったり公私のバランスが崩れることになります。

休みの日に電話がかかってくることも

4つ目はデメリットになりますが、有給などの日に電話がかかってくることがある点です。
場所や時間の制約がなく便利に使える一方で、いつでも着信してしまうという問題があります。これは、アプリ側で何も対処していない訳ではなく、しっかりアプリ内に全ての着信を拒否する設定がありますので有給の際などでは設定を行うと着信が来ないようになります。

3.テレワーク中に感じたこと（電話対応以外）

テレワークの業務は電話対応だけではありません。普段行っている業務はどう継続するか？勤務時間の管理は？などテレワークを行うには様々な懸念事項がありますが、モッテルは豊富なオプションで対応しています。

普段の業務の継続

日々行っている業務は電話対応以外の方が多く、その業務をどのように継続するかというのはテレワークを行う上でも重要な要素です。モッテルでは社内で使用しているパソコンへ自宅のパソコンから遠隔でアクセスできるツール（VALTEC SWAN）をオプションとして利用することができます。

私もこのツールを使って業務を行っていますが、事務所に勤務していた際と同じ業務ができています。例えば、この記事も社内のパソコンにあるWordやillustratorを使用しています。自宅のパソコンのために別途アカウントの契約やインストールは不要で社内で使っているソフトなどをそのまま使用することができます。自宅のパソコンには社内のパソコンの画面が転送され、直接操作ができます。

勤務時間の管理

事務所勤務時はタイムカードなどで勤務時間を管理している場合が多いですが、テレワークでは出来ません。モッテルではスマホやパソコンから勤務時間を打刻できるクラウドタイプの勤怠ツールが用意されています。

スマホでは勤務時間だけでなくGPSによる位置情報も記録できるので不正防止に効果があります。テレワークでは終業時間の管理も難しいですがモッテルの勤怠ツールでは定時後に退勤していない社員のMOT/Phoneへ着信にて退勤を促すアナウンスを流すことができます。無駄な残業の抑制に役立てることができます。
また、勤務時間だけでなく有給休暇の残日数なども管理できます。アルバイト社員の時間給や社員の時差出勤・フレックス勤務など細かい設定もできるのでテレワーク以外の新しい働き方にも対応しています。

4.まとめ

テレワーク中にクラウドPBXを利用することはメリットもデメリットもありましたが従来のビジネスフォンでは既に対応が限界にきています。
クラウドPBXを利用すればテレワーク中でも事務所勤務時と同じ電話対応が可能になります。ここでご紹介した使い方以外にも在宅勤務の社員が会社番号を使って電話営業を行ったり、簡易コールセンターのオペレーターとしてお電話を受けたりすることも可能です。 テレワークの電話でお悩みの際はクラウドPBXの検討をしてみてはいかがでしょうか？
テレワークをサポートするクラウドPBX「モッテル」はこちら  

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