前回の記事では、MOT/DX Serverでインボイス制度や改正電帳法に対応する方法をご紹介しました。 バルテックのMOTシリーズは、他にもたくさんのサービスを展開しています。そしてMOTシリーズは、各サービスの機能を連携させればさせるほど 業務をもっと便利に、もっと効率化できるんです。今回はMOTシリーズの強力な連携例、業務改善例をご紹介します。

　MOTシリーズを活用すれば、インターネット上で作業が完結するため出社する必要がなくなり、テレワークにもスマートに対応できますよ。 まずは、とっても便利なMOTシリーズ製品をご紹介いたしましょう！

　　　　　↓↓インボイス制度や改正電帳法に手軽に対応したい！前回の記事はこちら↓↓

目次

1. 基本はこれ！ クラウドPBX「MOT/TEL」
2. MOT/Phoneアプリで超便利！MOT経費精算&MOT勤怠管理
3. 縁の下の力持ちをもっと支える！MOT/HG
4. 業務に集中！オフィスのでんわばん
5. MOTシリーズ活用例
6. 　・今ある不便を減らしていこう！業務改善型
7. 　・新しい働き方を追求する！スイスイ テレワーク型
8. MOTシリーズの可能性は無限大！

基本はこれ！ クラウドPBX「MOT/TEL」

　スマホ2台持ち生活にオサラバ！ MOT/TELなら、お手持ちのスマートフォンを内線電話として使用できるようになります。 MOT/TELは付属で利用できる専用アプリ「MOT/Phone」アプリが超強力。アプリのチャット機能で社内の人とチャットができるようになるだけでなく、 この後紹介する他のMOTシリーズの各種機能もスマホで使えるようになっちゃいます！

　MOT/TELをご利用いただくと、クラウドサービスMOT/CloudのIDが無料で20アカウント分ついてきます。 MOT/Cloudにはクラウド電話帳機能やカレンダー機能があって、複数の社員で予定を共有したり、電話帳を共有したりできるんです。 オプションで通話録音ができるなど、とにかく高い拡張性が魅力のプラットフォームです。

　MOT/TELはこれだけついているのに圧倒的低価格、しかも業界最高レベルの通話品質でご提供しています！
(PBX本体を社内に置くことで、セキュリティレベルを高めたオンプレミス版サービス、MOT/PBXもございます。)

MOT/Phoneアプリで超便利！MOT経費精算&MOT勤怠管理

　MOT経費精算は経費精算、交通費精算、出張・旅費精算などの作業を簡単に行えるシステムです。 経費申請の承認はMOT/Phoneアプリからも可能！ 外出中やテレワーク時、忙しい時を選ばずいつでもどこでも申請が確認でき、業務の効率化が見込めます。 また、DX Serverを活用する際にも使用したMOT文書管理とも強力に連携しており、経費申請を行うだけで自動で文書管理システムに電子保存してくれます※。 もちろん、改正電帳法に対応していますよ！
　システム単体としても初期設定のしやすさと、最初から機能が全部揃ったオプションなしのわかりやすい料金体系が魅力のシステムです！

　MOT勤怠管理は、スマートフォンやパソコンで出退勤の打刻、有給や直行直帰の申請・承認・管理などができるシステムです。 MOT/Phoneアプリを使うとそれらの機能がスマホアプリで完結し、とっても便利ですよ！ どこでも打刻ができるので、 テレワークや外回りも怖くありません！ 出退勤の打刻時には位置情報を取得できるので、不正防止にも役立ちます。 勤怠データはもちろん自動集計。様々な雇用形態の労働時間・給料計算をとっても楽に管理できます。更に入社半年でつく有給や、 入社年月に合わせた有給日数の付与などもカスタマイズで自動化でき、とにかく便利です！

　MOT経費精算もMOT勤怠管理も、それぞれ単独で十分輝くシステムです。「PCでもできることがスマートフォンでできるからって、一体何が便利なの？」 と思った方もいらっしゃると思います。筆者個人の意見ですが、これらの機能をスマートフォンアプリで行えるようになって一番嬉しいポイントは、 通知機能があることだと思います。設定次第で業務開始前や打刻がないときなどに自動でリマインドの通知を送ることができるので、 出退勤の打刻をし忘れたり、申請に気がつかなかった、申請を見逃した！ということは起こりません。素早く・漏れなく業務の効率化ができるのが魅力です！

縁の下の力持ちをもっと支える！MOT/HG

　MOT/HGは採用から退職までの手続きを自動化し、人事や総務の業務を効率的に行えるシステムです。 社労士さんとMOT/HG上で直接やり取りができる仕組みがあり、これまで様々な工程を踏んでいた労務手続きをMOT/HGだけで完結させることができます。 社員から依頼のあったタスクは期日つきでリストに表示されており、タスク管理もそつなくこなせちゃいます。 煩雑だった業務を可視化すれば、業務も今よりずっと楽になるはず！
　2023年8月末にはMOT/Cloudと連動し社内名簿を共有したり、年末調整ができるようになるなどの便利なアップデートが行われ、 その後もMOT文書管理など弊社サービスとの連携がどんどん強固になっていく予定です。

　そんなMOT/HGは、MOT/TELをご利用の方はなんと無料でご利用いただけます。 お値段据え置きならぜひとも使いたいところ！ 使わない機能は非表示にできるので、使いたい機能だけをちょっと使いたい！という需要にもバッチリお答えします！

業務に集中！オフィスのでんわばん

　いらない営業電話で手を止めるのは、もうやめにしませんか？「オフィスのでんわばん」はMOT/TELを使った電話代行サービスです。 御社宛の電話を「御社名」で一次受けし、不要な電話をシャットアウトすることで、業務の効率化を促進します。 人が直接応対するので必要な電話は逃さず、不要な営業電話や迷惑電話をしっかりはじきます。 電話を取り次ぐ時はMOT/TELの内線を使用するので、転送料金がかかりません。
　ご不在などで取り次げなかった電話や取り次がなかった迷惑電話の内容はMOT/Phoneアプリのチャット機能でご報告します。 MOT/Phoneアプリなら会社番号で発信できるので、どこからでも折り返し電話をかけることが可能。外出の多い方やテレワーク中の方との相性も抜群です。

MOTシリーズ活用例

　MOTシリーズの各サービスがどんなものなのかをご紹介いたしました。では実際にこれらのサービスが業務効率化に活かされる例を2つ、ご紹介いたします！

今ある不便を減らしていこう！業務改善型

導入サービス：MOT/TEL、オフィスのでんわばん、MOT勤怠管理、MOT/DX Server

導入経緯：営業さんが外周りに出かけていることが多い、小規模の不動産会社。
　営業さんはスマホ2台持ちで荷物が重たいと感じていたり、業務用スマホを忘れてしまって業務が滞るということがあった。 社内に届くFAXは営業さんから事務員さんに連絡し、事務員さんがFAXを取り込んで営業さんにメールで転送。 直行直帰や有給の管理は事務員さんが各社員に直接聞き取りをして手作業で記録しており、 更に事務所にかかってきた電話も事務員さんが対応していたため事務員さんの負担が大きく、残業が常習化していた。
　ただでさえ大変なのに最近はインボイスや電帳法の対応にも追われ、事務員さんが完全にパンク。一体どうしたらいいの…

改善結果：
　MOT/TELとオフィスのでんわばんを導入したことで、営業さん宛の電話や営業電話の対応に取られていた時間がゼロに。 MOT勤怠管理で営業さんの出退勤をスマホでできるようになったことで、勤怠の記録ミスや有給の管理ミスがなくなり 、関連した事務作業も大幅に時短。結果、事務員さんの残業時間がゼロに！ インボイスと電帳法の対応もさっくりできたので、 業務で感じるストレスも大きく減少した。
　営業さんもスマホを2台持つ必要がなくなったので忘れ物が減り、業務の停滞頻度が減少。MOT/DX Serverで営業さんが どこでも直接FAXの内容を確認できるようになり、これまで待ち時間が長かった業務も一気に短縮。会社の評判が上がり、 受注件数の上昇につながった。事務員さんの負担が減っているので、受注の増加にも無理なく対応できた。
　更に業務用スマホや複合機にかかっていた費用がなくなって、経費が大幅に削減。企業全体としての業績が好転した。

新しい働き方を追求する！スイスイ テレワーク型

導入サービス：MOT/TEL、MOT勤怠管理、MOT/HG、MOT経費精算、MOT/DX Server

導入経緯：毎年新卒を数人採用している中規模の会社。
　近年は特に事務方のテレワークを推進しているが、請求書の受け取りや各種申請の確認など出社しないと出来ない作業が多く、あまりテレワークが浸透していなかった。 社用スマホは営業さんにしか配布していないので、個人の電話回線やLINEなどを使って連絡を取っている。 しかし業務で個人の電話やLINEを使用することには、不安や不満の声も。確かにLINEのトークが流出したなんてニュースも聞くから、 危険なのかもしれない。
　いっそテレワークを廃止にしてしまおうかな？でも今、働き方改革を進めるように言われているし……。 もう少し安全かつ便利にテレワークができないだろうか？

改善結果：
　MOT/TELを導入することで電話帳が社内で共有でき、テレワークの人にも迅速に連絡が取れるようになった。 電話するほどではない連絡はMOT/Phoneアプリ搭載のチャットで手軽に送信。会社に管理権限があるので、 安心して業務に関する連絡をとれる場所ができた。これまで曖昧なままだった勤怠も、スマホアプリから打刻することできっちり管理できるように。 MOT/HG、MOT経費精算、MOT/DX Serverの導入で、テレワークの社員の出社回数を最小限に抑えることに成功し、社員の満足度が上がった。
　もちろん、テレワークの社員以外も新システムの導入で業務が楽になり、残業時間が減少。 ワーク・ライフ・バランスが取れた職場として、優秀な人材が志願してくれるようになった。

MOTシリーズの可能性は無限大！もっともっと日々の業務をラクにしよう！

　MOTシリーズの活用例を2つご紹介しました。今回紹介した事例はあくまで一例に過ぎません。 MOTシリーズには豊富なプランがあり、SOHOや小規模の企業様から大規模な企業様まで、様々な企業様に導入いただいています。

　バルテックでは、企業規模や業務内容、抱えている課題など、それぞれの企業様に対するヒアリングを丁寧に行っています。 バルテックでなら、自分の会社に合った導入方法がきっと見つかるはず。まずは一度、お気軽にお問い合わせください！

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もう大丈夫です！ 　本記事ではインボイスや改正電帳法がどんなものなのか。そして、インボイスや改正電帳法への具体的な対応法を解説します。

目次

1. 1. インボイス制度とは
2. 　・インボイス制度に対応しない場合のデメリット
3. 2. インボイス制度対応に必要な作業
4. 3. 改正電帳法とは
5. 4. 改正電帳法対応に必要な作業
6. 5. インボイス制度・改正電帳法への対応は
   FAXいらずのMOT/DX Serverがオススメ！
7. 6. まとめ
8. 7. 日々の業務、もっと効率化しませんか？

1. インボイス制度とは

　インボイス制度(適格請求書等保存方式)とは、インボイス制度に対応した請求書(以下インボイスと表記)の発行または保存によって、 消費税の仕入税額控除を受けることができるようになる制度です。2023年10月1日から適用されます。仕入額控除とは、 生産、流通などの各取引段階で二重、三重に消費税がかかることのないよう、消費税額を控除する仕組みです。仕入れた製品を販売した場合、 仕入れ額に含まれていた消費税は納める必要がないということですね。

参考：国税庁「消費税のしくみ」

インボイス制度に対応しない場合のデメリット

「インボイスって難しい……対応しなくてもいいんじゃないの？」とお考えの方もいらっしゃると思います。 では、インボイス制度に対応しないと、どのような不利益があるのでしょうか。


　卸売業者であるB社から7,700円で仕入れた商品を11,000円で消費者に売っているA社の例で考えてみましょう。売値にかかっている消費税1,000円のうち700円分は B社が既に納めているので控除され、A社が納める消費税は300円で済んでいました。

　しかしインボイス制度が適応されると、インボイスを発行していない事業者と取引をした事業者や、インボイスをきちんと保存できなかった事業者はこの控除が受けられず、 消費税を満額の1,000円納めることになってしまうんですね。この差は100万円1000万円……と大きな単位になるほど、 下流の買手となる企業には大きな負担となってしまいます。
　よって、上流の取引先がインボイスを発行できる事業者であるかを確認し、また自社がインボイスを発行できるようになることは 避けられない急務であるといえるでしょう。

　インボイス制度に対応していない取引も、急に全ての控除がなくなるわけではありません。 2023年10月から2026年9月末までは、インボイスのない取引でもある程度の税額は控除できます。しかし、これまでより多くの消費税を支払う必要があることに変わりはありません。 少しでも早く対応しておくのが望ましいといえます。

2. インボイス制度対応に必要な作業

　インボイス制度では自社の事業が買手なのか売手なのか、もしくはその両方なのかを把握することが重要です。 それぞれの立場によって必要な作業が異なるので、分けて解説していきましょう。

買手として必要な作業

・売手側から受け取ったインボイスの写しを保存すること
・写しに記載されたインボイスの事業者番号が正しいか、国税庁のシステムと照合して確認すること。

　買手が行うことはシンプルです。インボイスの写しがなかったり、インボイスの写しに記載された事業者番号が間違っていた場合、 仕入元が消費税を支払った証明ができないため税額の控除が受けられません。
　控除をきちんと受けるには、売手側から受け取ったインボイスの写しを間違いなく保存し、 その事業者番号が正しいかを確認する必要があります。

売手として必要な作業

・適格請求書発行事業者登録申請を行うこと
・発行した事業者番号を請求書に記載すること
・その他、必要項目を揃えた請求書を発行すること

　10月1日からインボイス発行事業者として扱われるためには、2023年9月30日までに税務署に対して「適格請求書発行事業者登録申請」をする必要があります。 9月30日までにこの申請書を提出していれば、10月1日までに登録通知が届いていなくても登録を受けたものとみなされます。
　しかし取引先としてはインボイスの事業者番号が間違っていると控除を受けられないので、インボイスの事業者番号を早く確認したいのが本音でしょう。 登録申請はe-TaXか郵送で提出できるので、取引先との信頼関係を崩さないためにもなるべく早く申請を行いましょう。

Check!　小売業は適格請求書発行事業者として登録しなくていいの？

　取引相手が消費者である小売業は、インボイスを発行しなくても大きな問題はありません。
仕入れ先から受け取ったインボイスの写しを保存していれば、消費税の控除は問題なく受け
られます。ただしインボイス制度の適応後は、「積上式」の消費税計算はインボイスを発行
できるなどの条件を満たした事業者しか出来なくなります。
　現在積上式で消費税を計算、納入している小売業者は注意が必要です。

3. 改正電帳法とは

　電帳法は「電子帳簿保存法」といって、帳簿などのデータを電子データとして保存する際の取り決めが記された法律です。 改正前の電帳法で帳簿を電子データで保存するためには、様々な手順を経る必要がありました。
　今回の改正ではその敷居が大幅に低くなり、保存方法が要件を満たしていれば、誰でもすぐに電子データでのデータ保存ができるようになったのが特徴です。 そして改正された部分のうち対処の必要があると話題になっているのは「電子取引における電子データ保存の義務化」の部分です。

　改正された内容は2022年1月に施行され、義務化は既に始まっていますが、2023年12月末までは宥恕(ゆうじょ)期間として、改正に対応できていないものも ”大目にみられて”います。2024年1月からは大目にみてもらえず罰則が科せられてしまうため、 宥恕期間が終わる2023年12月末までに電子データのまま保存できるよう、必ず対応する必要があります。

　具体的な変更点をご説明しましょう。これまではメールやクラウドサービスなどで送られてきた請求書も、紙に印刷することで現物での保管が可能でした。 しかし今回電帳法が改正されたことで、電子取引で受けとった書類は電子データのまま保存しなくてはいけなくなったんです。

　まとめると、現在可能な書類の扱い方は次の3種です。

・紙で受け取った請求書等を紙で保存する
・紙で受け取った請求書等をスキャナなどで取り込み、電子データで保存する
・電子データで受け取った請求書等を電子データで保存する。

　紙で受け取った請求書は従来通り紙で保存することが可能ですから、電子データで請求書などを受け取る機会のない企業であれば、 今までと同じやり方でも問題ありません。しかし電子取引は今後ますます増えてくることが予想されますし、電子取引を避けるとなると、 取れる選択肢が大幅に狭くなってしまいます。よって、いま電子取引を行っていない企業でも、 これを機に改正電帳法に対応できるようにしておくのが望ましいでしょう。

　「インボイス制度対応に必要な作業」でもご説明したとおり、インボイス制度導入後に仕入税額控除を受けるには、 売手側から受け取ったインボイスを保存しなくてはなりません。インボイスは改正電帳法に対応した形式でなら電子で保存することが認められています。 つまり改正電帳法に対応することで、インボイスにもより便利に対応することができるんです。 インボイス制度と改正電帳法がセットで扱われているのには、こんな理由があったんですね。

4. 改正電帳法対応に必要な作業

　　では、電子データはどのように保存すれば良いのでしょうか。電子データを保存する際の要件は、「真実性の要件」と 「可視性の要件」のふたつがあります。

　 　真実性の要件を満たすには、以下の3つのうちどれかを行う必要があります。

・書類にタイムスタンプを押す
・書類の訂正や削除を行ったときに、その履歴を確認できるシステムで書類を保存する
・正当な理由がなく訂正や削除が出来ないよう事務処理規定を定め、その規定のもとで運用する

　　次に可視性の要件を満たすには、以下の3つすべてを備える必要があります。

・保存場所に操作マニュアルを備え付けてあり、すぐに整理された形で出力できること
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・検索機能があること※

　このふたつの要件を見ると、なんとなく自力での対応もできるように見えるかもしれません。しかし一度立ち止まって、その難易度を考えてみましょう。
　総務省によると、タイムスタンプとは「ある時刻にその電子データが存在していたこと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術」です。 電子データは日付や内容が容易に改ざんできてしまうので、それを改ざんされていない証明をするのがタイムスタンプということですね。 タイムスタンプを押すには専用のサービスを利用する必要があります。またタイムスタンプを押してもタイムスタンプ以外の機能はついてきませんから、 検索機能などのその他の項目については別途対応する必要があり、準備作業の簡略化には繋がりません。

　かといって事務処理規定と操作マニュアル、電子計算機処理システムの概要書、 検索機能の全てを独自で用意・作成するのは難しいうえに手間がかかり、あまり現実的とはいえません。 つまり、不可能ではないものの、自力での対応はかなり難しいんです。 がんばって自力で対応しても作業手順が多くて業務が大変なままなら、最初からもっと楽な方法で対応して、毎日の作業を減らしたいですよね。

　そこでオススメするのが、「MOT/DX Server」です。MOT/DX Serverは"書類の訂正や削除を行ったときに、その履歴を確認でき"、 "操作マニュアルや電子計算機処理システムの概要書が備え付けてあり" 、"検索機能がある" ので、使っていればそのまま改正電帳法に対応できちゃうんです！ インボイスの事業者番号も自動で照合してくれるので、手作業で確認する必要もありません。

　書類保存に必要な手順はなんと3ステップ！ 驚きの手軽さでインボイス制度と改正電帳法の両方に対応できます。 次の項ではMOT/DX Serverがオススメなポイントを3つ……に収めたかったのですが、 どうしても収まらなかったので4つ、詳しい説明も交えてご紹介します！

5. インボイス制度・改正電帳法への対応はFAXいらずのMOT/DX Serverがオススメ！

・3ステップで楽々操作！ 改正電帳法に則った必要項目を自動で取り込んでくれる※1。

　FAXで届いた書類はPCやスマホで※2 確認して、自動で文書管理システムにアップロードすればおしまい！ 「届いた書類をスキャンして、パソコンに送って、 アップロードして……」という手間はかかりません。メールで届いたデータはもちろん直接アップロードすればOK！ 操作がカンタンだから、誰が書類をアップロードしても大丈夫。 人によって保存の書式がバラバラ……ということにはなりません！

・インボイスの事業者番号を自動で照合。エラーが出たらすぐにお知らせ！

　請求書に記載されたインボイスの事業者番号を国税庁のシステムと自動で照合します。 受け取ったインボイスの事業者番号が正しいか、手動で確認する必要がないんです！※3

・届いた書類はサーバー内に保存しておける！

　文書管理システムに書類をアップロードするとして、もしシステムになにかあった時どうなるの……？ と心配になった方に朗報です。 MOT/DX ServerはNASサーバーとしても使えます。FAXで届いた書類はサーバー内に保存されているので、万が一のときもデータの復旧が可能です！ もちろんメールで届いた書類も、サーバーにアップロードすることでデータのバックアップが取れますよ。

・全てがスマホとPCで完結！FAX、複合機はもう要りません！

　FAXで届いた書類はPCやスマホで確認して、自動で文書管理システムにアップロード……あれ、複合機は？ と思ったそこのあなた！ そう！ 複合機はもう要らない んです！ MOT/DX Serverなら複合機よりも低いコストでよりコンパクトに、業務をもっと便利に効率化できちゃうんです。 複合機本体のリース代だけでなく、インク代や紙代まで節約できちゃうんですから、とってもお得ですね！

　MOT/DX Serverのオススメポイントを4つご紹介いたしました。新しいことだらけのインボイス制度と改正電帳法ですが、 これらに手軽に対応することで、日々の業務の時間を奪われることなく、仕事にしっかりと向き合うことができます。 これを機に業務をデジタルに移行して、MOT/DX Serverでもっと楽にインボイス制度・改正電帳法に対応しませんか？

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6. まとめ

・インボイス制度が導入されることで、消費税が控除される仕組みが変わる。
　仕入れ元がインボイス制度に対応していないと消費税が控除されず、これまでより多く税金を納めることに！
・控除を受けるために、買い手は仕入れ元から受け取ったインボイスの写しを保存する必要がある。
　自社も売り手なら、インボイスを発行するための登録が必要。
　施行に間に合わせるには、2023年9月30日までに登録申請をするべし！
・改正された電帳法では、電子取引で受け取った請求書などはデータでしか保存できなくなった。
　改正電帳法の要件を満たす仕組みを自社でつくるのは難しいので、
　改正電帳法に対応したシステムを利用するのが手軽。
・MOT/DX Serverなら、複合機いらずの3ステップでインボイス制度と改正電帳法に対応した文書保存が可能。
　MOT/DX Serverでもっと楽にインボイス制度・改正電帳法に対応しよう！

7. 日々の業務、もっと効率化しませんか？

　今回はMOTシリーズのMOT/DX Serverについてご紹介しましたが、バルテックのMOTシリーズは「MOT/TEL」「MOT経費精算」「MOT勤怠管理」などたくさんのサービスを展開しています。
　MOTシリーズは組み合わせることで更に効果を発揮し、日々の業務を効率化できるサービスです。 次の記事では、MOTシリーズでもっともっと業務を効率化する活用例をご紹介しちゃいます！

　　　　↓↓MOTシリーズの「ここがイイ」を一挙ご紹介！ 次の記事はこちら↓↓

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