新型コロナウイルス対策や働き方改革で働く場所が社内から社外へと変わっていきました。その為、タイムカードを使った勤怠管理の方法では本人が打刻できず不正や押し忘れが多発などの問題点や集計作業に時間がかかるなど利用者側と管理側両方の問題点がありました。そこで本記事では、スマホアプリで勤務時間の打刻が可能で、自動集計まで行ってくれる勤怠管理アプリをご紹介いたします。

コンテンツの目次

1. タイムカードアプリの導入メリット
2. タイムカードアプリ「MOT勤怠管理」
3. 「MOT勤怠管理」の導入メリット

1.タイムカードアプリの導入メリット

タイムカードアプリとはスマホアプリを使って勤務時間の記録ができるサービスです。タイムカードアプリを導入するメリットを確認していきましょう。

どこでも打刻が可能

特定の場所（事務所など）に行かないと打刻ができない紙のタイムカードに比べ、タイムカードアプリでは直行直帰の営業先やテレワーク中の自宅など場所を問わず出勤・退勤の打刻をすることができます。その為、タイムカードに縛られた勤務を行う必要がありません。
例えば、事務所より自宅の方が近い場所で朝早く商談がある場合、紙のタイムカードではわざわざ出社して打刻するか他人に打刻を代わってもらう必要があります。退勤の場合も定時を過ぎているのにわざわざ事務所へ帰社して打刻を行ってから帰宅すると、その移動時間だけ無駄な残業になってしまいます。直行直帰を適切に行うことで業務の効率化やワークライフバランスの向上に繋がります。

機器の導入が不要

スマホへアプリをインストールして利用するタイムカードアプリでは機器の導入が必要ありません。勤怠管理システムの中には指紋認証やICカード認証などの方法もありますが認証用の端末が別途必要なので初期投資がかかります。アプリ型であれば機器の導入が不要でコストを抑えて導入することができます。

ペーパーレス

紙のタイムカードでは、保管場所を用意する必要があります。タイムカードは3年間の保存が義務付けられているので保管場所を用意するのも大変です。また、後で確認が必要になった際は見つけるのも一苦労です。
タイムカードアプリであれば、打刻データなどはクラウド上へ記録され、ペーパーレスになります。保管場所を用意する必要もありません。確認も検索すればすぐに見つかるので管理がしやすくなります。

自動集計

紙のタイムカードでは、勤務時間をタイムカードから管理しているソフトなどへ打ち直しが必要になります。タイムカードアプリでは、勤務時間の合計や残業時間などを自動で集計、集計したデータを給与ソフトなどへ読み込ませるだけなので管理業務が大幅に短縮されます。

2.タイムカードアプリ「MOT勤怠管理」

スマホアプリで打刻ができるタイムカードアプリ「MOT勤怠管理」は、スマホに加えてパソコンのブラウザからも打刻することができます。

タイムカードアプリ「MOT勤怠管理」の特徴は2つ。1つは法人電話アプリと連動した着信アラートで退勤時間を知らせることができる点です。2つ目は勤務時間に加えてGPS情報を一緒に記録することができる点です。

3.「MOT勤怠管理」の導入メリット

先ほどご紹介した2つの特徴を詳しく見ていきましょう。

法人電話アプリと連動

タイムカードアプリ「MOT勤怠管理」は法人電話サービス「MOT/TEL」と連携することが出来ます。MOT勤怠管理では打刻以外に残業・有給など各申請ができますが、残業の申請/承認がなく定時を過ぎても退勤打刻がされない場合、法人電話サービス「MOT/TEL」で利用する電話アプリに着信で通知が来ます。

メールやチャットでの通知ではなく着信通知なので無視しにくく、残業の承認もしくは退勤ボタンが押されるまで、繰り返し警告の着信が鳴るため退勤を強く促すことができます。その為、無駄な残業時間の削減に役立ちます。
また、あらかじめ設定した残業時間を超過する場合、本人と管理者へチャットで自動報告されるので管理の手間も省け、長時間労働の防止にも繋がります。

GPS情報の記録

スマホで勤務時間の打刻を行う場合、時間と一緒にGPS情報を記録することができます。直行直帰や出張など出先でも「どこで」出勤・退勤を打刻したのかわかるため不正報告を防止できます。

また、外出先でも正確な勤務時間の把握ができるので、従来は直行直帰を許可していなかった場合、直行直帰を許可することで無駄な移動の削減につながります。
タイムカードアプリ「MOT勤怠管理」は1ID300円で利用することができます。法人電話と合わせて利用する場合には法人電話の料金3,980円～（税別）+200円/1IDで利用することができます。

勤怠管理の方法を変更するだけで社員の働き方は大きく変わり、場所に縛られないタイムカードアプリはテレワークなど新しい働き方の勤務時間を管理する方法として適しています。働き方が変わってきている今、勤怠管理方法についても検討してみませんか？

タイムカードアプリ「MOT勤怠管理」の詳細はこちら  

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病院や介護施設にて利用されているナースコールですが、ナースコールだけでは看護師同士の内線通話や取引先などとやり取りする外線が出来ません。その為、ビジネスフォンと連携させて利用することが多かったですが、現在の院内環境ではそれでも不十分となっています。そこで今回は、現在の介護施設・福祉施設が利用するシステム状況をご紹介致します。

コンテンツの目次

1. ナースコールとビジネスフォンの連携では不十分
2. ビジネスフォンではなくIP-PBXを導入する
3. PHSの運用とスマホの比較

1.ナースコールとビジネスフォンの連携では不十分

今の介護・福祉施設ではナースコールとビジネスフォンを連携させ運用しているところが多いです。しかし、この方法だとヘルパーさんは3つの端末を持ち運び業務を行わないといけません。
今の看護師は、

• ・ナースコール用のPHS
• ・院内内線/外線用のPHS
• ・電子カルテ用のPDA（タブレットなど）

を持ち歩いています。電子カルテ用のPDAは現代の医療には不可欠でナースコールの呼び出しから居室に向かうまでに閲覧したり、リアルタイムで情報を確認出来たりするので必須ですがタブレットなどを利用する分、持ち運びしにくかったり持ち運びの端末がふえてしまいます。

PHSは基地局を階毎などに設置し運用しますが、基地局の切り替えが上手くいかないと通話が切れてしまったりすることがあります。

構内Wifiのみで利用するPHSのデメリットは、

• ・内線や外線が出来ず持ち運びの端末が増える
• ・基地局の切り替わりで通話が切れたりする
• ・施設外では利用出来ないので訪問介護には使用出来ない

2.ビジネスフォンではなくIP-PBXを導入する

介護・福祉施設のみならず一般的な企業でも利用されるこの多いビジネスフォンですが、情報の集約や効率的な働き方が求められる現在では機能不足となっています。
そこでIP-PBXと呼ばれる次世代型のコミュニケーションツールを連携させるとより効率的な働き方が出来ます。弊社のIP-PBXである「MOT/PBX」（モットピービーエックス）は業界を先駆けてスマートフォンの活用に力を入れてきました。MOT/PBXとナースコールを連携させるとPHSのデメリットを解消してくれます。

MOTではスマホに専用アプリをインストールし設定することで内線・外線の発着信をすることが可能です。ナースコールとも連携※することが可能なので、1台のスマホでナースコール・内線・外線が使用出来ます。
また、スマホであれば電子カルテの閲覧も出来るので複数台の端末を持ち歩くことは不要になります。
スマホはキャリアなどのSIMを使用することで4Gなどの電波を利用することが出来るので基地局が不要になり、基地局の切り替わりを意識せずに利用することも出来ます。

スマホ連携のメリット

• ・1台でナースコール/内線/外線/電子カルテ閲覧が可能
• ・施設外でも利用可能なので訪問介護にも最適
• ・4G電波の利用ができ基地局の切り替えがない

3.PHSの運用とスマホの比較

PHSでナースコールの呼び出しを受けたり、施設内コミュニケーション（内線）などを行ったりする方式とスマホを連携させた方式での比較表です。

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外出が多い社員のみならず事務所で作業する社員もデスクにずっと座って作業をしているわけではありません。例えば休憩中や会議、複合機に紙を取りに行っている途中などデスクにいない時間も多くあります。その時間に自分あての着信や社員への連絡・お客様への連絡などを法人携帯でしている人も多いのではないでしょうか？
そこで今回は法人携帯を使わずに今の電話環境より良くなるスマホ内線についてご紹介致します。

コンテンツの目次

1. 法人携帯は便利
2. コストがかかる
3. 法人携帯と固定電話の役割をしてくれるスマホ内線
4. フリーアドレスのコミュニケーションとしても最適

外出が多い営業に法人携帯を支給している企業も多いと思いますが、事務所にいる社員にも支給している企業もいるでしょう。法人携帯は意外と事務所で作業する社員にも便利なサービスです。
例えば、服などを扱う企業だと現物を見ながら電話したりすることも少なくなく、この現物がある場所はデスクから離れていることがほとんど。その為、法人携帯が役に立ちます。
この様に法人携帯は外出が多い社員だけではなく事務所に勤務している人にとっても便利なサービスです。

法人携帯は便利という反面、コストがかかることがデメリットです。格安SIMや法人特別プランなどでかなり法人携帯の料金が下がっているとは言え、コストがかかることには違いありません。また、事務所で働く人のデスクには1人1台の固定電話（ビジネスフォン）がある場合が多く、法人携帯と固定電話の電話機に二重の料金が発生していることになります。

法人携帯の良さである社員との内線通話が無料・デスク外でも利用できる点と固定電話の会社番号の受発信・転送や取次が行える点を合算したサービスがスマホ内線です。
スマホ内線とはスマホにアプリをインストールすることで固定電話と法人携帯の機能を利用出来るサービスです。スマホであれば利用できるので社員がお持ちのスマホを利用することで会社として電話端末の用意をする必要がありません。その為、運用はそのまま、あるいは今以上に便利になりながらも経費の削減が実現できるという優れたサービスです。
料金はスタンダードプランで20名（端末）月額5,980円となっています。1名あたり249円と破格の安さです。

どこでも内線通話や取次が可能ということはフリーアドレスにも利用できるサービスということです。 フリーアドレスにする場合、固定電話では毎回座る席によって内線番号が変わり不便になりますが、スマホ内線であれば常に同じ内線番号を利用出来ます。また、その番号も会社の共通電話帳に登録しておけばいつでもスマホから簡単に探せます。
さらに、ビジネスチャットも標準で利用できるのでフリーアドレスでコミュニケーションに悩まされる必要はありません。

固定電話を廃止してもスマホから会社番号で発信することや受信することが可能なので、現状の電話運用を変更不要な点も良いですね。

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