客室清掃管理システムとは？機能とメリット・デメリット、事例を解説

宿泊施設の業務のなかでも、スタッフの負担が大きい「客室清掃」。当記事では、フロントと清掃スタッフ間でリアルタイムな情報共有を行うことで、清掃業務の効率をアップ・顧客満足度の向上を実現する「客室清掃管理システム」について解説します。

コンテンツの目次

1. 客室清掃管理システムとは？
2. メリット
3. デメリット
4. 導入事例
5. 清掃管理システム「HOT/TEL C」
6. 客室電話アプリ「HOT/TEL」同時申し込みキャンペーン

1. 客室清掃管理システムとは？

客室清掃の管理者と清掃スタッフの業務を効率化、フロントとの連携を強化するシステムです。

宿泊施設では、お客様のチェックアウトからチェックインまでの僅かな時間で、客室の清掃と次のお客様を迎える準備を行わなければなりません。一方フロントでは、お客様の在室状況や清掃状況を確認しながら、客室案内を行います。清掃状況の共有に時間や手間がかかるとフロントでお客様をお待たせすることになるため、円滑なチェックイン業務にはリアルタイムな情報共有が重要であることが分かります。

客室清掃管理システムを活用することで、フロントでは各客室の在室状況や清掃状況をひと目で把握することができます。清掃スタッフとの情報共有の手間を省き、接客などより重要な業務に集中することが可能です。

ここからは、VALTECが提供する客室管理システム「HOT/TEL C」を例に挙げ、客室管理システムの機能を解説します。
各種情報をパソコン、タブレット、スマートフォンなどの端末で手軽に入力・閲覧することができます。

• 【客室管理システム「HOT/TEL C」機能】
• 1. 各客室の在室状況・清掃状況を表示（ルームインジケーター）
• 2. 清掃チェックリスト
• 3. アメニティ・リネン類の在庫管理・アラート機能
• 4. 忘れ物を一括管理
• 5. 施設・建物管理
• 6. スタッフ管理・作業分析

空室、チェックイン、チェックアウト、清掃中、清掃完了などのステータスを表示・変更可能です。記号や色など分かりやすく表示するため、フロント業務を行いながらでも一目で把握できます。
一般的に「ルームインジケーター」と呼ばれる機能であり、宿泊施設で幅広く活用されています。

リネン交換や清掃箇所など、清掃・客室準備に必要な項目を自由に設定できます。施設ごと・部屋ごとに異なるチェックリストを適用可能です。清掃スタッフは、全項目にチェックを入れることで清掃が完了します。

シーツやアメニティなど消耗品の在庫管理が可能です。清掃スタッフが交換枚数・使用個数を入力すると自動で在庫数を減少、在庫が設定値を下回ると自動で発注メールを送信します。メール文章も自由に設定できるため、業者への自動発注も可能です。

清掃スタッフが客室で忘れ物を発見した場合には、写真を撮影し登録することで日時・客室とともに記録されます。お客様からの問い合わせがあった際には、検索機能で簡単に探すことが可能です。

清掃スタッフが客室や共用部分の故障・異変を発見した場合、写真を撮るだけで撮影場所と紐づけた管理を行います。電球や空調、給湯器、防災設備の故障に加え、壁クロスの汚れなど業者によるクリーニングが必要な箇所も簡単に管理可能です。
複数施設を登録・管理できるため、清掃員派遣会社での活用も可能です。

スタッフごとの作業時間を一覧とグラフで表示、作業効率を分析可能です。部屋ごとにチェックリストを設定できるため、部屋の広さや清掃箇所の数に左右されない公平な評価を実現します。
また、表示言語を日・英・中・スペイン語から選択でき、スタッフ側には言語を自動で適用します。複数の施設を登録・スタッフの所属を登録できるため、清掃員派遣会社も利用可能です。

2. 導入メリット

客室清掃管理システムの導入メリットには、以下のようなものがあります。

フロントでのチェックイン･チェックアウト業務中でも、各客室の状況をひと目で把握できます。予定時刻より前にお客様が来館された場合にも、受け入れ準備が整っている客室が把握できればそのまま客室に案内することも可能です。フロントでお客様をお待たせすることがなくなり、顧客満足度の向上につながります。

清掃スタッフの配置や清掃箇所のチェックリストを、毎日印刷して掲示・配布している施設もあるようです。準備の手間がかかるうえ、突然のシフト変更に対応しきれず混乱を招くこともあります。
客室清掃管理システムでは、スマホやタブレットなど使い慣れた端末で情報の確認・共有が可能です。リアルタイムに情報を更新できるため、急なトラブルにも対応。ペーパーレス化によるコスト削減も実現します。

客室ごとの清掃時間を可視化することで、人数配分の調整を行ったり、業務フローを見直したりといった業務改善につながります。広さや設備が異なる客室ごとに作業時間を算出、公平な清掃作業の評価が可能です。

ホテル管理システム（PMS）や空調、ルームキー、駐車場、監視システムなど様々なシステムとの連携が可能です。施設全体で業務効率化を図ることで、人件費の削減、従業員の満足度向上につながります。

3. デメリット

システムの導入には、下記のようなデメリットが発生することもあります。

システムの導入には初期費用・月額費用などのコストに加え、スタッフへの周知に時間がかかる場合もあります。導入後の作業効率化を見据えた初期投資ではあるものの、一時的に金銭面・体制面での負担がかかることは事実です。
導入サービスや導入時期など、施設に適したものを選択しましょう。

従来の管理方法に慣れているスタッフや、客室清掃の経験が浅いスタッフにとっては、システムを活用した連絡や情報共有が難しいケースもあります。導入時にはスタッフへの研修や、対応可能な少人数からテスト運用してみるなど、施設全体がシステムに慣れるための時間を設けることも必要でしょう。

4. 導入事例

客室清掃管理システム「HOT/TEL C」をご利用いただいているお客様の声をご紹介します。

客室は18室だけだったころは、清掃スタッフへの指示（清掃する客室など）口を口頭で行っていました。しかし、伝え漏れやコミュニケーションのミスによりお客様にご迷惑をかけることが発生していました。

ルームインジケーターを使うことにより、前日に清掃する部屋を事前に入力、清掃スタッフが朝確認後清掃に入るようになり、ミスもなくなりこちらの手間も減りました。
→導入事例一覧はこちら

5. フロント-清掃スタッフ間の連絡をスムーズに！清掃管理システム「HOT/TEL C」

フロントと客室清掃担当者間の情報共有を効率化。スマホやタブレットを用いたシステムで、リアルタイムに情報を把握することが可能です。

特長① リアルタイムで清掃状況を把握

チェックアウト連絡や清掃完了報告など、従来内線電話で行っていた連絡の手間を省きます。お持ちのスマートフォンやタブレットを使用するため、特別な機器や設備無しにリアルタイムでの状況把握が可能です。

ルームステータス画面では、チェックアウト状況、清掃種別（ステイ清掃、アウト清掃）、清掃開始、清掃完了のそれぞれの状況を簡単に確認できます。清掃スタッフはスマートフォンやタブレットで、管理者はパソコンのルームインジケーター専用画面から、随時客室の状態をチェックできます。
また、予め用意された定型文を選択することで、個別の状況報告を行うことも可能です。

1アカウントごとの月額料金でご利用いただくことができますので、費用の払い過ぎることがありません。月々のコストを抑えることが可能です。

以下の機能を利用することが可能です。シフト管理システムとの連携などオプション機能もご用意しております。

従来内線電話で行っていたようなチェックアウト連絡や清掃完了報告が特別な機器や設備を必要とせず、リアルタイムで状況の把握を行うことが可能となります。

6. 22年8月限定！客室電話アプリ「HOT/TEL」と同時お申込みで特別価格でご提供

スマートフォンを客室電話機として使えるようになるクラウドアプリです。

利用頻度の低い客室電話をスマホアプリで安価に提供、客室電話の新規導入・老朽化による入れ替え費用を削減します。
従業員同士の内線通話ツールとしてもご利用いただくことが可能です。

さらに、客室清掃管理システム「HOT/TEL C」と連携することで、以下の機能をご利用いただけます。
・館内案内：館内案内をアプリ内で提供。内容変更やキャンペーン案内が簡単にできます。
・お知らせ：チャットによるメッセージを配信できます。
・観光案内：ホテル・旅館周辺の観光案内を表示します。

2022年8月限定で、客室清掃管理システム「HOT/TEL C」と客室電話アプリ「HOT/TEL」を同時にお申込みいただいたお客様に限り、通常月額5,980円～/20IDの利用料を1,000円でご提供するキャンペーンを実施しています。この機会にぜひお気軽にお問い合わせください。