オフィス内で当たり前のように使用されている「ビジネスフォン」や「内線電話」。
もし、ビジネスフォンがなくなったり内線電話を使うことができなくなったら、社内での通話にも料金が発生してしまい大きな負担となるだけでなく、保留転送や取次もできず、電話をかけてきた顧客にも不満をもたれてしまいます。
ただし、ビジネスフォンの導入、維持には高額な費用がつきものです。そのコストを思いきり下げて、内線など便利な機能をそのまま使うことができたとしたら?それを実現するものが「内線クラウド」や「クラウドの内線化」、「クラウドPBX」と呼ばれるサービスです。

コンテンツの目次

1. 内線電話の仕組み
2. 内線クラウドとは?
3. 内線をクラウド化するメリット

内線電話の仕組み

オフィスでよく利用されている「内線電話（内線電話機）」とは、同じ会社内や事務所内にある構内交換機(PBX)に接続された電話機同士のことを指し、その内線電話機を通じて通話することを内線通話といいます。
一方、内線電話機から社外に発信することや社外からかかってくる電話のことを「外線電話」と呼びます。
一般の家庭電話機にはこの「内線電話機能」はありません。
オフィスで使用する電話機にビジネスホンを使う理由は、内線をはじめ「同時着信」や「保留転送」といった家庭用電話機にはない便利な機能を備え、かつ内線電話同士は「無料で通話」できるためです。
ただし、通話を行うためには利用人数分の「専用電話機」の購入が必要になります。さらに新規導入、増設、移転時には設置工事を行うため、調査から設置までに1ヶ月以上の期間がかかります。また交換機の維持メンテンスにも費用が発生します。

内線電話で実現できること

内線クラウドとは?

従来の社内設置型交換機は便利な反面、費用と手間がかかってしまい、中小規模の会社には大きな負担となってしまいます。そこで、ビジネスホンのもつ内線などの機能をクラウド化し、交換機自体はインターネット上に置くことで導入や維持にかかる費用を抑え、低価格かつ少人数でも利用しやすくしたものがクラウドPBX「MOT/TEL」です。

内線をクラウド化するメリット

• 世界中どこからでも内線番号でつながるため、社員同士、拠点間通話が無料に。
• 03、06、0120など会社あての電話を外出先のスマートフォンで受けることができる（従来の電話転送と同等の機能）。また、発信元番号の判別が可能。
• 一般的な電話転送を使う場合、一度に一端末しか受けることができないが、内線化により同時に着信させることができる。さらに、電話転送料金が無料に。
• スマートフォンで03、0120、050など固定電話番号から発信、着信ができる。
• 保留中の転送・取次ができるため、折り返しの必要がなくなり、通話コストを削減。担当不在による販売の機会損失を失くすことも。
• ビジネスホンのような専用電話機を必要とせず、スマホやPCで通話できるため購入費用がなくなり、最短期間で使い始めることができる。

■従来の方式だと

• 設置、導入コストが高い
• リース料の支払いに縛られる
• ビジネスフォン購入費がかかる
• 導入までに調査、時間がかかる
• 内線番号の変更、追加が面倒
• メンテナンス費用が高い

内線をクラウド化すると

• 導入コストが安くリースが不要
• リースが不要。レンタル感覚で使える
• ビジネスフォンが不要。スマホ、PCで通話
• 申し込みから僅かな期間で開始
• 内線番号の変更、追加は自分で可能
• クラウド管理のためメンテナンス不要

【クラウド内線 導入前】

• 電話回線契約：INS64を6回線
• 営業社員30名にスマホを1台ずつ支給
• -通話内訳-
• 事務所から社用携帯へ：60回/日・料金10円/1分
• 社用携帯から事務所へ：30回/日・料金15円/1分
• 社用携帯から取引先へ：100回/日・料金15円/1分
  ※1ヶ月あたり20営業日

【クラウド内線 導入後】

• 社員のスマホを使用
• 事務所の回線：MOT光ファミリータイプ1回線（プロバイダなし、ひかり電話利用）
• MOT/TEL 内線ID数：50以内

 

内線をクラウド化するデメリット

• クラウド回線を使うため、交換機を社内に設置する場合に比べて音質が落ちることがある。
• 数百〜数千名の社員を抱える大規模な企業の場合、コストが高くなる。

内線クラウドにはデメリットもありますが、それ以上にメリットのほうが多くあります。

電話の機能をクラウド化することで何より気になるのは、音声品質が落ちるのではないか？ということです。大事な会話を聞き逃したり、相手が聞き取れず不快な思いをさせてしまうのではないか?
こういったクラウドPBXの音声品質はプロバイダ事業者によって大きく違ってきます。この懸念を払拭するには、まず利用開始前に通話品質を試してみることです。
デモやトライアルができない事業者と契約してしまうと初期費用や利用期間が無駄になってしまうだけでなく、機会損失にもつながってしまいます。内線クラウドのMOT/TELでは通話品質を試していただくことができます。
クラウド内線のお試し通話はこちら

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介護施設では情報のやり取りにインカムを利用している場合も少なくありません。1対1の通話ではなく1対複数の通話が出来ることで素早く情報の共有が行えるので、業務が効率化されるというメリットがありますが、インカムを利用することで様々なデメリットもあります。 そこで今回はインカムのデメリットとインカムに代わるスマホ内線についてご紹介致します。

コンテンツの目次

1. インカムを利用するデメリット
2. インカムに代わるスマホ内線
3. スマホ内線のメリット

1.インカムを利用するデメリット

インカムは便利な点もありますがデメリットもあります。

デメリット

・利用可能範囲が狭い
標準的なインカムは通話が出来る範囲が広くありません。1階と2階で通話が出来なかったり、移動すると途切れてしまったり行動に成約が生じてしまうこともあります。広範囲なインカムを導入しようとすると高額になってしまいます。

・個別連絡が出来ない
1対複数の通話がベースの為、個別連絡を行うことが出来ません。グループ通話へ「◯◯さんお願いします。」のように名指しするか別端末にて内線通話を行ったり、チャットで連絡を行ったりする必要があります。

・聞き逃しがある
1対複数人の通話がベースの為、聞き手が自分に関係ない話と感じ聞き流してしまう場合があります。迅速な伝達の為に導入したインカムのせいで逆に伝達が遅くなってしまうこともあります。

・混信してしまう
複数グループで利用していると混信してしまい通信がストップしてしまう場合もあります。

・盗聴の危険がある
インカムでは周波数を揃えることで簡単に盗聴が出来てしまいます。施設利用者様の個人情報や訪問介護の現場では利用者様のご家族の方の個人情報を盗聴される危険性もあります。

・外線の受発信が出来ない
インカムは基本的にヘルパーさん間などの内線端末として利用しているので、ビジネスフォンとの連携はされていません。その為、外線の発着信は出来ません。 ・通話しか出来ない
インカムではインターネットへ接続したり、文字による伝達などが出来ません。

インカムによって性能差も大きく上記のデメリットが該当する場合もあれば該当しない場合もあります。

2.インカムに代わるスマホ内線

上記で確認したようにインカムでは様々なデメリットが存在します。一部のデメリットは高性能（高額）なインカムを導入することにより解決が出来ますが、インターネットへの接続や文字による伝達はインカムでは出来ません。
そこで、インカムに代わる内線端末としてご紹介するのがスマホを利用する『MOT』です。MOTでは、スマホに専用アプリをインストールし設定すると内線端末として利用することが出来ます。

3.スマホ内線のメリット

インカムの代わりにスマホを利用することで様々なメリットがあります。

・広範囲で利用可能
SIMの入ったスマホであれば3Gや4Gの電波を利用することが可能です。その為、介護施設のすべての場所で利用が可能です。もちろんWi-Fiでの利用も可能です。また、施設外にいても内線が利用出来ます。

・個別連絡が可能
MOTのスマホ内線は1対1の通話がベースとなっている為、個別の連絡が可能です。逆に複数人の通話が行いたい場合も対応可能です。複数の人が同時に会話出来るのでインカムのように相手の発信が終わるのを待つ必要もありません。この機能なら離れた施設間などでも利用出来る為、音声による会議や打ち合わせも可能です。

・聞き逃しを防ぐ
MOTは着信に応答したり複数人の通話グループへ自ら発信することが必要です。受動的行為ではなく能動的な行為の為「自分には関係ない」という意識は防ぐことが出来ます。

・混信しない
スマホ内線ではWi-Fiや3G・4Gの電波を利用するので、インカムのように混信し通話が停止することはありません。

・盗聴の危険がない
インカムの周波数のように合わせる機器さえあれば簡単に盗聴出来る物ではない為、盗聴のリスクを大幅に低下させます。個人情報の保護に繋がります。

・外線の受発信が可能
MOTのスマホ内線の最大の特徴が外線の利用が出来る点です。内線端末としてだけでなくビジネスフォンと連携した外線端末としても利用が出来ます。その為、スマホを利用して介護施設や運営会社の番号から発信することが出来、訪問介護など施設外にいる場合でも利用出来ます。受信ももちろん施設内外問わず可能なので少ないヘルパーさん・スタッフでも効率的に外線対応が可能です。

・通話以外も利用可能
スマホを内線端末として利用することで通話以外も利用することが出来ます。介護記録システムなどの他社サービスへのアクセスやMOTの機能である「ビジネスチャット」や「インターネットFAX」なども利用することが出来ます。その為、大幅な効率化と所持端末の削減も可能です。

この様にスマホを内線端末として利用すると様々なメリットがありますので、インカムの入れ替えやインカムの導入を検討している方は、スマホ内線と比較してみてはいかがでしょうか？
介護施設向けMOTの詳細はこちら  

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フリーランスや個人事業主と言った企業に属さない働き方が浸透し、賃貸オフィスより格安でビジネスが始められるレンタルオフィスやコワーキングスペースなどの需要も増加していきました。その為、レンタルオフィスやコワーキングスペースなどに取り組み始める企業も増えていきました。そこで今回はレンタルオフィスの運営を始めたい方向けに無人受付で運営を行う方法をご紹介致します。

コンテンツの目次

1. レンタルオフィスにコンシェルジュ（受付）が必要か？
2. コンシェルジュ（受付）の仕事内容
3. 業務内容以外の効果
4. 無人受付のメリット
5. 無人受付のデメリット
6. 受付システムと電子錠の活用

1.レンタルオフィスにコンシェルジュ（受付）が必要か？

レンタルオフィスには2つのパターンがあり、1つはコンシェルジュ（受付）のいるレンタルオフィス、もう1つは無人受付のレンタルオフィスです。
コンシェルジュが必要なのかどうかはレンタルオフィスのコンセプト次第です。弊社でもレンタルオフィスを複数運営しておりますが、高級レンタルオフィスというコンセプトで運営しているレンタルオフィスではコンシェルジュが常駐しています。高級レンタルオフィスを運営されたい方は無人受付よりもコンシェルジュ常駐型をおススメします。 一方、世間では無人受付のレンタルオフィスも存在しますが、コンシェルジュの仕事はどの様な内容なのでしょうか？

2.コンシェルジュ（受付）の仕事内容

レンタルオフィスのコンシェルジュ（受付）の仕事内容は運営会社によって若干の差がありますが下記が主な業務です。
・受付業務
・バックオフィス業務
・清掃業務

受付業務では
・来客対応
・会議室などの予約
・レンタルオフィス契約者対応
・郵便物の対応
・レンタルオフィスへ問い合わせ頂いたお客様の対応

バックオフィス業務では
・内覧のご案内
・消耗品の補充

清掃業務では
・床掃除
・机などの拭き掃除
等を受付の方が行います。

運営会社によって清掃は清掃会社、来客対応をする方、バックオフィス業務をする方と分けるなどの仕組みを作っているところもあります。

3.業務内容以外の効果

受付がレンタルオフィス内に常駐していることで様々な効果もあります。
1つ目が不正利用を防ぐ。自由に出入り出来る部屋をレンタルオフィスとして利用している場合契約者以外も自由に出入りできてしまう為、不正利用が出来てしまいます。しかし、受付が要れば門番的な役割も果たせるため不正利用は防げるでしょう。
2つ目は問い合わせ窓口の役割です。レンタルオフィスをご契約頂いた方がレンタルオフィスに関しての疑問点や電球が消えているや壊れて使えないなどの問合せ窓口として機能します。

3つ目はアポなしのお客様対応です。HPや名刺へレンタルオフィスの住所を記載しておくとアポなしで訪問されるお客様もいらっしゃいます。受付がいないレンタルオフィスだとご案内が出来ないのでご契約者様の企業への印象は下がってしまうかもしれません。しかし、受付が要れば「只今◯◯は外出中です。ご用件ございましたらこちらでお伺いいたします。」のように一時対応が可能です。

この様に受付が常駐しているのはメリットが豊富ですが、人件費や採用費・教育費などの費用が発生するためどうしてもサービス利用料金も比例して高騰してしまいます。

4.無人受付のメリット

では無人受付のメリットは何があるのでしょうか？ 運営側のメリットは主に経費のカットです。上記でご説明した通り人件費や採用費・教育費などが不要になる為、サービス料金も比較的安価に抑えることが出来ます。同地区のレンタルオフィスと比較してコストメリットを出すことが可能です。

契約者側からみても安価にビジネスを始められるという価格メリットがあります。

5.無人受付のデメリット

価格的な面が運営側から見ても契約者側から見てもメリットとなりましたが、逆にデメリットも存在します。
主に
・防犯面
・来客対応
・問い合わせ先
が挙げられます。

しかし、上記のデメリットはシステム導入で改善することが出来ます。

6.受付システムと電子錠の活用

上記で挙げたデメリットは受付システムと電子錠をアプリから解錠することで改善することが出来ます。ドアへ指定の電子錠を付けることで電話機からのダイヤルによって入退室を行います。専用アプリからの発信でも解錠が可能です。会員・非会員により解錠権限が変えられます。

その為、契約者ではない方は入室が出来ないので防犯として活用出来ます。さらなる防犯を目指すのであれば防犯カメラの設置も行うのが良いでしょう。

来客対応ではご契約者と直接つながる受付システムを活用します。

iPadを使った受付システムから、スマートフォンにインストールして頂いた電話アプリを直接呼ぶことが可能です。その為、自分の企業の来客は自分でしっかり対応することが出来ます。お客様が来訪し企業名をタッチするとご契約者様のスマホが呼び出されますが、もしレンタルオフィス内にご契約者様がいない場合でも受付システムからスマホの電話アプリを呼び出すことが出来るので、対応をすることが可能です。
具体的な使用例としては弊社のレンタル会議室で壁に貼り付けて使用しています。

そしてご契約者様のスマホへインストールした電話アプリは受付システムからの着信だけでなく、レンタルオフィス内で利用している市外局番（東京なら03）の番号を使って発信することが出来ます。もちろんお客様からの着信もスマホで受けることが可能です。

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