2.オフィス引っ越しに伴うビジネスフォンの見直し

オフィスを引っ越しする際はビジネスフォンを見直すチャンスです。なぜなら新規でビジネスフォンを導入する場合も既存のビジネスフォンを移設する場合も費用が発生するからです。いずれにしても費用が発生するのであれば新しいサービスを検討する価値はあるでしょう。

多くの企業では会社の電話としてビジネスフォンを利用していますが、インターネット電話を利用したクラウドビジネスフォンというサービスも登場しています。

3.クラウドビジネスフォンとは？

クラウドビジネスフォンとは従来事務所内へ設置していた主装置（PBX）をクラウド上で展開、各端末からインターネット経由でクラウドビジネスフォンへ接続してビジネスフォンの機能（外線・内線など）を利用することができるサービスです。

利用する端末は従来の固定電話に当たるIP電話機と専用アプリをインストールして利用するスマホとパソコンがあります。キャリアなどでデータ通信の契約がされているSIMが入ったスマホであれば場所を問わず会社番号を使った電話の発着信や内線通話が利用できます。Wi-Fiでも利用できるので、社内やカフェ・空港・自宅などのWi-Fiでも利用することが可能です。

4.クラウドビジネスフォンのメリット

クラウドビジネスフォンには従来のビジネスフォンにはない導入メリットがあります。 電話端末代の削減 ビジネスフォンでは1人1台固定電話が必要な為、費用が高額になってしまいます。クラウドビジネスフォンでは社員がお持ちのスマホを活用することも可能なので電話機代を大幅に削減することができます。

テレワークやフリーアドレスに対応 コロナ禍の今、在宅勤務などのテレワークが進んでいますがテレワーク中の電話対応については進んでいません。多くの企業では電話番として交替で出勤したり、出勤せざるを得ない部署の方に電話対応負担が偏っています。クラウドビジネスフォンでは場所を問わず会社番号へかかってきた電話を受けたり、会社番号での発信ができる為、テレワーク中の電話対応を効率化することができます。
また、出社時に自由に席を選ぶことができるフリーアドレスにも対応しており、どの席に座っても自分の内線をいつでも利用することが可能です。

機器の管理負担が削減 クラウドビジネスフォンは主装置（PBX）を設置する必要がなく、固定電話も極端な例で言えば0台で運用することができます。社員がお持ちのスマホは社員自ら必要であれば機種変をしてくれます。また、主装置（PBX）は自社にないのでメンテナンスや保守・管理などが必要がないので負担を軽減できます。

老朽化に伴う入れ替え不要 従来のビジネスフォンでは機器の老朽化に伴う機器の入れ替えが必要でしたが、主装置（PBX）を管理会社がクラウド上で展開するクラウドビジネスフォンでは老朽化に伴う入れ替えは必要ありません。サービスの入れ替え時には費用が掛かりますが、クラウドビジネスフォンを利用すると削減することができます。

配線を削減 スマホやパソコンを活用した電話環境を整えられるクラウドビジネスフォンではオフィスの配線を削減することができます。スマホやパソコンであればWi-Fiだけで運用することもできますし、パソコンのLANケーブルのみと言った配線が少ないスマートなオフィスも実現できます。配線が少なければオフィスレイアウトの制限が減ったり、導入時の工事費用も安くなります。

5.既存番号を利用できるクラウドビジネスフォン

クラウドビジネスフォンサービスは様々な会社から提供されていますが、既存の電話番号を使えないサービスも少なくありません。クラウドビジネスフォン「モッテル」は既存の電話番号をそのまま利用できるサービスです。

引っ越し先が電話番号の変わらない地域なのに新しい電話サービスの為に電話番号が変わってしまうのは避けたいでしょう。モッテルでは、社内へ引いてある電話回線（ひかり電話）を利用することができる為、電話番号が変わらない地域への引っ越しであれば引き続き同じ電話番号を利用することができます。

オフィスの引っ越しがある場合は、サービスや運用を見直すチャンスです。ビジネスフォンの移設工事業者の比較だけでなく電話サービス自体も検討してみてはいかがでしょうか？

今年も4月がやってきました。新入社員の入社で社員が増える企業も多いのではないでしょうか？
新しく社員が増えることは、社内に活気が、溢れ良い効果がありますよね。

しかし、社員の増員により様々な準備が必要になります。その一つにビジネスフォンがあるのではないでしょうか？

今回は、電話機の増設や移設についてお話をし、経費削減・業務の効率化にもつながるスマートフォンのアプリについてもご紹介致します。

1.社員の増員に伴い必要となってくるもの

社員の増加に伴い、オフィスでは様々な物が必要になります。ビジネスフォンや机・椅子、名刺、必要に応じて、携帯電話を支給している企業様も多いかと思います。一人増えるだけでも企業にとってはかなりの費用と労力が掛かります。

増やした机や椅子は、置く場所を考えなければなりません。事務所のレイアウト変更を行わねばならず、机や椅子の移動には労力が伴います。
更に、電話機の移設や配線の引き直し、パソコンの再設定やLANケーブルの引き直しなど、やらなければならない作業は膨大です。配線の引き直しなどは、素人には難しい場合も多く、業者に依頼する場合も多いので、出費も伴います。

このようにIT化が進んだ現在でも、社員の増加に伴う準備には、多大な労力と費用が掛かっているのが現状だと言えるでしょう。

2.そもそもビジネスフォンの増設は必要か？問題点はどこに？

そもそも社員の増設に伴い、ビジネスフォンを増設・移設する必要はあるのでしょうか？
まずは、ビジネスフォンが必要な理由を考えたいと思います。

1） 社内連絡を取るのに必要
2） お客様や関係者からの電話を受けるのに必要
3） お客様や関係者へ電話を掛けるのに必要

このような理由でビジネスフォンを置いている場合が多いかと思います。

次にデメリットを考えたいと思います。

1） ビジネスフォンを新たに購入する必要がある
2） 配線工事や設定工事を行う必要がある
3） ビジネスフォンを設置するのに机の上の一定の場所を取る

ビジネスフォンを置く理由は社内外へ連絡を取る為に、費用を掛けてビジネスフォンを置いているようです。しかし、現在携帯電話やスマホの普及率も上がり社会人だと1人1台持っているのが当たり前ですよね。その携帯電話やスマホを使わずビジネスフォンを置く理由は、プライベートな番号を利用するのは会社としての対応としても良くない、個人としてもプライベートな番号は使いたくないという理由もあります。 また、内線通話（無料通話）が社内の電話と携帯電話・スマホが出来ない為、経費削減のためにという理由もあります。
しかし、デメリットでもあるようにビジネスフォン事態が高額であったり、工事や設定も高額な費用面のデメリットがあります。


では、次に、如何に簡単にビジネスフォンの増設・移設を行える方法がないかについてご説明していきます。

3.ビジネスフォンの増設・移設を簡単に行う方法

皆さんは、スマートフォンをビジネスフォンの子機として利用できることをご存知でしょうか？
各社員が所有している個人のスマートフォンに専用アプリを入れることで、ビジネスフォンとして利用することができるのです。

その為、今までのように机の上に、ビジネスフォンを設置し、配線工事をしたりする必要がないのです！
社員が増えた際には、スマートフォンにアプリをインストールし、内線番号の設定を行うだけですので、ビジネスフォンの機器代・工事費・設定費などを掛けずに済むのです。
スマートフォンの移動だけで済むわけです！！とても簡単で安上がりだと思いませんか？

更に、スマートフォンを利用することにより、外出先でも、事務所に掛かってきた電話をスマートフォンで受けたり、スマートフォンからプライベート番号を使わず、事務所の電話番号でお客様へ電話を掛けたりすることも出来るのです！

電話を沢山掛ける方や、受ける方は従来のビジネスフォンを利用することも選択肢の一つかと思います。
しかし、外出の多い営業マンの方や、あまりビジネスフォンを必要としない内勤の方などは、個人のスマートフォンにアプリを入れて利用するという方法も選択肢の一つとして考えたほうが良いでしょう。

また、増設移設時に必ず候補として出る「中古ビジネスフォン」の導入についてもご紹介している記事もありますので合わせてご覧ください。
「0円ビジネスホン・中古ビジネスホンは危険！最適な電話の選び方」

これから、新入社員が増える企業様、今後、増員を予定している企業様は是非一度ビジネスフォンのリニューアルや見直しをご検討することをお勧めいたします。また、弊社ではオフィスレイアウトからビジネスフォン・名刺などトータルで承ることも可能です。窓口を統一することで対応も楽になりますので、お気軽にお問い合わせ下さい。また、当ブログのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。

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