秘書代行 - クラウドPBX モッテル

製造業のデジタル化・リモートワーク。コストを抑えたツール導入で、クラウドサービスを活用

motpbx — Tue, 30 Mar 2021 02:06:01 +0000

事務作業をリモート化し効率化を実現

フジイ印刷株式会社

代表取締役　藤井聡様

住所：岡山県瀬戸内市牛窓町牛窓4947-17

設立：昭和24年11月

ホームページ https://www.fujii-print.com/

導入製品：MOT/TEL

今回の導入事例ポイント

製造業のリモートワーク
業務効率化による人材活用

掲載日：2021年3月30日

フジイ印刷株式会社　代表取締役　藤井聡様　インタビュー動画

お客様のご紹介（事業内容、沿革など）

難易度が高い「製造業のデジタル化」に挑戦。コストを抑えたツール導入で、クラウドサービスを活用したモデル企業として登壇
フジイ印刷株式会社様は、昭和24年創業の印刷会社です。岡山県瀬戸内市に拠点を構え、企業・団体向けの事務印刷や商業印刷を中心に、封筒や伝票・名刺・報告書冊子などを手がけています。

「お金をかけない製造業のデジタル化」を目指した取り組みを行っており、全国中小企業クラウド実践大賞（クラウドサービス活用を実践し、収益力向上・経営効率化したモデル事例を表彰するコンテスト）の岡山大会に登壇し、事例を紹介しています。
クラウド実践大賞岡山大会　フジイ印刷株式会社「お金をかけない製造業のデジタル化」

ご導入に至るまでの経緯・抱えていた課題

1日4時間の移動時間。事務作業の時間を捻出できず、リモートワーク導入を決意
2013年ごろ、他の社員が行っていた会計業務を私（藤井代表）が引き継いだことがきっかけで、リモートワークへの取り組みを始めることになりました。
当時は、自宅や営業先がある都市部と工場があり事務作業を行っていた遠隔地を１日２往復し、計４時間近くを移動に費やしていました。引き継いだ業務を行う時間がなく、事務作業を自宅でできるようにしようと考えるようになったからです。
製造業はどうしても全ての仕事をリモート化するのは難しいので、管理部門や事務作業に焦点を絞ってリモート化を進めています。

ご導入の決め手

iPhoneがビジネスフォンの代わりになる仕組みと、固定電話よりも手ごろな価格
固定電話が不要になるということが1番の魅力でした。リモートワーク推進の動きのなかでiPadやiPhoneだけで業務が完結するという理想を描いていたので、iPhone１台で固定電話やFAXの役割を担うMOTの仕組みがマッチしていました。

また、試算をしてみたところ固定電話の契約を更新した場合と金額がほとんど変わらない、むしろ安くなることが分かり、導入を決めました。

使用されたご感想・導入後の変化

電話対応の数が激減、本来の業務に集中できるように
MOT導入後も環境整備を続けていますが、近年では秘書代行やＩＶＲ（自動音声案内）を導入したことで、社員が対応する電話の本数が格段に減っています。会社への営業電話も、音声案内のワンクッションがあるおかげで減少しているようです。

また、Wi-Fi環境でiPhoneを運用しているため以前は通信トラブルの心配がありましたが、秘書代行を導入してからは、余計な心配をすることなく業務に集中できるようになりました。

テレワーク・働き方改革への取組みについて

働き方改革で社員の時間を有効活用。新事業への取り組みを推進
製造業とリモートワークは、なかなか相性が良くないということは事実です。しかし、事務作業のリモート化・アウトソーシングによって、働き方を変えることは可能だと思います。

１人が１日かけてやっていた業務を半日でできるようになると、現状では手が回っていない新たな事業の構想や施策活動に時間を使えるようになりました。今後は、会社を変えていけるような創造的な活動を積極的に行っていきたいです。

クラウドpbx「モッテル」の詳細はこちら

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クラウド電話と連動した電話代行サービス～転送・取次料金が無料～

motpbx — Thu, 24 Sep 2020 02:36:04 +0000

1台あたり249円～利用できる業界最安値級のクラウドPBX「MOT/TEL」と連動した電話代行が登場しました。クラウドPBX「MOT/TEL」と連動することで業界初となる転送・通話料が完全無料の電話代行サービスとなり、他の電話代行ではできない柔軟な対応も可能になるこの電話代行+クラウドPBXプランの詳細や利用イメージなどをご紹介致します。

コンテンツの目次

柔軟な電話対応が可能なクラウドPBX「MOT/TEL」
業務を効率化する機能も
電話対応は業務の妨げになる
クラウドPBXと電話代行を合わせて活用

1.柔軟な電話対応が可能なクラウドPBX「MOT/TEL」

クラウドPBXとは、従来のビジネスフォンに代わる会社の電話サービスです。ビジネスフォン（固定電話機）のどの端末へ着信させるか？どの番号を使って発信するか？等を統括して制御する機械（PBX）をクラウド上に用意し、インターネットを介して各端末が電話の受発信などを行います。この際、利用する端末は固定の電話機だけでなく、スマホやパソコンといった端末も専用のアプリやソフトをインストールして設定することで利用が可能になる点がポイントです。

インターネットを介して利用する為、利用する場所の制約がなくインターネットの繋がる場所であればどこでも会社番号を使った受発信をスマホ・パソコンで行うことができます。昨今多く導入されています、在宅勤務などのテレワークとも相性が良いサービスとなっています。

2.業務を効率化する機能も

スマホ・パソコンから単に会社番号を使った受発信を一律で行ってしまうと実際の業務では不便な点があります。例えば代表番号にかかってきた電話を全社員のスマホ・パソコンへ着信させると外出中の営業の方や普段は電話を取らない役職者など煩わしく感じるでしょう。MOT/TELでは、番号毎に鳴動させる端末をあらかじめ決めておくことができます。電話をよく取る内勤の方や在宅勤務中の社員・部署などを設定することでスムーズな電話対応が可能になります。
また、代表番号1つでも鳴動させる端末を切り替える機能がIVR機能（※）です。IVR機能は着信時に「◯◯の方は1を、××の方は2を押してください」のようなアナウンスを流し、お客様がプッシュした番号によって鳴動させる端末を切り替えることが可能です。無駄な電話取次を削減することができます。

※オプションです。

3.電話対応は業務の妨げになる

一般企業の電話を比較的取る方でも電話対応だけに集中することは出来ません。普段の業務にプラスして電話対応を行っている方がほとんどですので、電話対応が増えれば増えるほど普段の業務は溜まってしまいます。
電話対応の中には、顧客や取引先からの必要な連絡ばかりではなく営業電話など不要な電話もあります。営業電話を行っている方も受注などにつなげる為、簡単に電話を切ってくれる方ばかりではなく対応に時間がかかることも少なくありません。そのような際に効果があるサービスが電話代行です。電話代行とは、企業にかかってきた電話を電話代行会社が代行して対応し、情報をメール等で伝達するサービスです。

4.クラウドPBXと電話代行を合わせて活用

従来のビジネスフォン・電話代行サービスは共にデメリットもありました。固定電話では、利用出来る場所の制約がありクラウドPBXに変更することで場所の制約がなくなりました。しかし、場所の制約がなくなった為に電話対応にかかる負担増にも繋がります。
また、従来の電話代行では、会社の電話を代行会社へ転送（ボイスワープ）する際の料金が発生してしまいます。さらに、折り返し対応になるのでお客様が不在・外出中などタイミングによっては時間がかかってしまいます。
しかし、クラウドPBX「MOT/TEL」と連携した電話代行なら上記の課題を解決できます。

自分たちで対応する電話と電話代行に対応してもらう電話を事前に分けることができます。あらかじめ電話帳に取引先や顧客を登録しておくことで、発信者が登録済みの者であれば自分たち、登録していない者からの発信の場合、電話代行を使用と自動で切り替えが可能です。自動切り替えにより、営業電話などの不要な電話対応を0にすることができます。
電話代行側で受けた電話を直接担当へ取次することも出来ますが、取次可能な時間帯を事前に管理画面にて個人毎に設定可能な為、折り返しのタイムラグも削減することができます。
また、電話代行とMOT/TELが連携しており転送（ボイスワープ）を使用せずに電話代行側で電話を受けることができるので転送費用が発生しません。担当者へ取次ぎする際も内線転送なので通話料等が不要なので費用の削減が可能になっています。

このように電話対応を効率化・不要な電話対応の削減が可能なクラウドPBXと連携した電話代行を検討してみてはいかがでしょうか。
MOT/TELと連携した電話代行の詳細はこちら

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