新型コロナウイルスの感染拡大により2度目の緊急事態宣言が1都3県（東京、神奈川、埼玉、千葉）に出され、関西3府県（大阪、兵庫、京都）にも出される見込みです。また、緊急事態宣言と同時に接触機会を減らすため企業などに対して「出勤者数の7割削減」を目指すとしてテレワークの再要請がありました。現状のシステム・サービスではテレワークで出来ない業務がありますが、代表電話の対応もその1つです。この代表電話の対応策として電話代行に依頼する方法があります。
そこで本記事では代表電話を電話代行に依頼するメリットをご説明致します。

コンテンツの目次

1. ビジネスフォンでテレワークを行う問題点
2. 電話代行で対応
3. 転送料金や発信の問題をクリアした電話代行
4. 電話代行とクラウド電話を組み合わせるメリット

1.ビジネスフォンでテレワークを行う問題点

まず初めに現状の電話システム（ビジネスフォン）でテレワーク中の代表電話を対応する問題点を確認していきましょう。

・電話番のために出社が必要

ビジネスフォンは事務所内で電話の受けかけを行うシステムの為、在宅勤務などのテレワークでは利用できません。したがって、誰かが出社をして会社の電話を対応する必要があります。今回の新型コロナウイルスの感染拡大において出勤が感染の原因にもなり得るので危険です。

・対応の遅れ

電話番として出社し対応しても、そこで完結する内容の問合せばかりではなく、テレワークを行っている担当者宛ての着信もあります。全員が出社していれば取次を行い迅速に対応できていましたが、テレワーク中の社員へ取次することができない為、折り返し対応になってしまいます。

・転送料金が発生

ビジネスフォンを利用中でもNTTのボイスワープなど転送サービスを利用することでテレワーク中でも会社宛ての電話を携帯電話で受けることができます。しかし従来、電話の着信側は通話料がかかりませんが転送サービスを使用すると転送した時間分の通話料が別途発生してしまいます。また、転送サービスでは複数台の携帯へ同時に転送することは出来ず1人に電話対応が集中することになります。

・個人番号の利用

顧客や取引先などへ電話連絡する際、出社していればビジネスフォンで連絡が出来ましたが、テレワーク中はできません。社用携帯を支給されている営業担当等はその端末を使用することができますが、未支給の社員では個人のスマホなどから連絡するか出社している社員へお願いして連絡してもらうしかありません。個人の端末で連絡する場合、個人の携帯電話の番号が相手に通知されてしまうので様々なトラブルに繋がる可能性もありますので危険です。
また、公私で同じ端末を使うことは通話料が合算されてしまい、経費申請が面倒です。どの程度業務で使用したのか判別が難しいため自己負担となるなど社員への負担が増加してしまいます。

2.電話代行で対応

上記の問題を電話代行で対応するとどのようになるか見ていきましょう。

・電話番不要

代表番号など会社の電話を電話代行へ依頼すると電話番の為に出社する必要がなくなります。全ての社員がテレワークを行っても会社宛ての電話を電話代行側で一時対応し、内容をメールなどで連絡してくれます。会社へかかってくる電話の中には対応が不要な営業電話や間違い電話もありますが、電話代行へ依頼すればそのような電話の対応が不要になる為、業務により集中することもできます。

・対応スピードは一緒

一般的な電話代行では内容をお聞きし、メールなどで連絡するサービスです。その為、折り返し対応は変わらず対応のスピードはほとんど変わらないでしょう。

・転送料金

電話代行へボイスワープなどの電話転送サービスを使用するので転送料金自体に変化はありません。ただし、電話負担が1人に偏るという問題は電話代行を使用することで解消されます。

・折り返しも同じ

折り返し対応や顧客・取引先などへ発信する際、電話代行を使用していても会社番号を使用することは出来ません。

この様に、一般的な電話代行は全社員テレワークに移行などする際の代表番号対応においては効果があります。しかし、転送費用や社員が発信する際の問題はクリアできないので、あくまでテレワーク中の電話を受けてもらうサービスと割り切る必要があります。

3.転送料金や発信の問題をクリアした電話代行

オフィス２４が提供する電話代行サービスは同グループのバルテックが提供するクラウド電話を一緒に導入することで連携することができます。
クラウド電話とは、事務所などに設置していたPBX（主装置）をクラウド上に展開し、各端末はインターネット経由で機能を利用することができます。

また、固定電話の代わりに専用アプリ/ソフトをインストール・設定することでスマホ/パソコンでも会社の電話を受けたり、会社番号で発信したりすることができるサービスです。

このクラウド電話をユーザーと電話代行側でも使用し連携することで従来の電話代行にはなかった様々なメリットがあります。

・業界初の転送料金無料

従来の電話代行ではボイスワープなどの電話転送サービスを使用することによって電話代行側で着信を取れるようにしていました。しかし、オフィス２４の電話代行はユーザーが利用するバルテックのクラウド電話と連携し、ボイスワープを使用せず着信を受けることができる為、電話代行業界で初めて転送料金を無料にしています。

・対応スピードの向上

従来の電話代行では問合せ内容の確認後、メールで連絡という流れでしたが、オフィス２４の電話代行では、直接担当者へ取次ぐことが可能です。折り返し対応ではなく、入電時にそのまま対応できるので対応スピードが向上します。 取次料金もクラウド電話と連携することによって無料で行うことができます。

・会社番号で折り返しが可能

クラウド電話ではスマートフォンへ専用アプリをインストール・設定することで会社の電話として利用することができます。アプリがインストールされたスマホはテレワーク中でも会社番号で折り返し対応を行うことができます。個人の番号を利用する必要がないのでプライバシーの問題が解決されるほか、通話料の切り分けも可能です。標準電話アプリは個人負担、専用アプリは会社負担となり、請求も直接会社へ行くので面倒な申請も不要です。

この様にオフィス24の電話代行+クラウド電話はテレワーク中の電話対応の問題を解決するサービスとなっています。

4.電話代行とクラウド電話を組み合わせるメリット

クラウド電話を利用することでテレワーク中の社員が直接会社宛ての電話を受けることが可能なため、電話代行を使用せずにテレワーク中の電話対応を行うことができます。
しかし、電話代行とクラウド電話と合わせて利用することでよりメリットがあるのです。先程簡単にご紹介しましたが、会社へ着信する電話には営業電話・間違い電話などの不要な電話もあります。クラウド電話のみで運用する場合、そのような電話も対応することになります。しかし、電話代行と組み合わせれば、不要な電話は電話代行に対応してもらうということもできます。
具体的には、クラウド電話には着信時にパソコン画面へ発信者の情報を自動表示する機能があります。

また、電話代行へ転送するルールを「◯◯秒電話を取らなかったら」というように設定出来る為、取引先・既存ユーザーなどは登録しておくことで着信時に判別して直接対応、未登録の場合、電話代行に対応してもらい必要であれば取次・折り返しなどで対応することができます。
このように電話代行とクラウド電話の両方を導入することは電話業務の効率化に大きな効果が期待できます。緊急事態宣言などテレワークが求められる今、電話代行を検討してみてはいかがでしょうか？
電話代行+クラウド電話の詳細はこちら  

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