本社と拠点・支店など離れた場所にオフィスがある場合、一般的にはそれぞれへビジネスフォン（PBX）を設置します。しかし、それぞれへビジネスフォン（PBX）を設置すれば費用は高額になるばかりでなく、拠点間の通話なのに費用が掛かってしまうなどの問題点がありました。
そこで、本記事では拠点・支店にビジネスフォンを設置せず電話環境を整えられる、ビジネスフォンに代わる新しい電話サービスクラウドPBXについてご紹介致します。

コンテンツの目次

1. ビジネスフォンとは？
2. クラウドPBXとは？
3. 拠点・支店を1つのクラウドPBXにまとめる
4. 既存番号の利用は注意
5. まとめ

1.ビジネスフォンとは？

クラウドPBXの説明の前に、今お使いのビジネスフォンを確認していきましょう。
ビジネスフォンとは、デスクなどに置いてある固定の電話機のことだけではありません。社内に置いてある固定の電話機は必ず、主装置あるいはPBXと呼ばれる機器に接続されています。主装置もPBXも呼び方が違うだけで同じものですが、市外局番などを使用した電話（外線）と社員同士が無料で通話ができる内線電話を管理・制御を行っています。この主装置・PBXと固定電話機全てをビジネスフォンと呼びます。

この主装置・PBXがあるおかげで家庭で利用している電話機では出来ない「1つの番号を複数の電話機で共有して利用する」など様々な便利な機能が利用できます。

↓ビジネスフォンと家庭用電話機の詳しい違いはこちらをチェック↓

ビジネスフォンを利用している場合、必ず主装置・PBXが社内へ設置されています。

2.クラウドPBXとは？

次に本題となるクラウドPBXとは、どの様なサービスなのか見ていきましょう。
従来のビジネスフォンは社内に主装置・PBXを必ず設置するとご紹介しましたが、クラウドPBXでは設置する必要はありません。クラウドPBXを提供する企業がクラウド上にPBXを展開してユーザーはインターネット経由で各機能を利用することができます。

クラウドPBXでは、スマホやパソコンへ専用のアプリをインストールするだけで会社番号を使った発着信が社内だけでなく出先や自宅など社外でも利用することができます。社内で今までの様に固定電話機を利用したいという場合には、インターネット電話に対応した電話機（IP電話機）を利用することもできます。

↓クラウドPBXについて詳しく知る↓

3.拠点・支店を1つのクラウドPBXにまとめる

クラウドPBXは、先ほどご紹介したように場所を問わず会社番号を使った発着信がスマホなどできるサービスです。また、電話番号や電話回線も複数利用することができるので1つのクラウドPBXの契約で本社の電話番号と拠点の電話番号などの利用が可能です。利用する電話番号によって若干構成が異なるのでイラストと一緒に見ていきましょう。

050番号を使ったクラウドPBXの構成イメージ

クラウドPBXでは、社内へ電話機線を引かずクラウドPBXへ直接IP電話回線を追加して利用することができます。クラウドPBXと各端末がインターネット経由で接続されます。利用できる番号は050や0120などに限られますが、工事が必要なくスマホやパソコンへアプリをインストールして簡単に利用を開始できる点がメリットです。
本社と拠点は電話番号で区別することができるので今までのビジネスフォンと同様に本社の番号にかかってきたら本社の社員のスマホを鳴らし、拠点の番号にかかってきたら拠点の社員のスマホを鳴らすことができます。発信番号もそれぞれで変えられるのでクラウドPBXを1つ契約すれば複数拠点でもまとめて利用することができます。
同じクラウドPBXを利用しているので本社社員と拠点社員間の通話が内線となり通話料が無料になります。

本社の既存番号を利用するクラウドPBX構成イメージ

2つ目のパターンでは、本社の既存番号もしくは新規で取得した市外局番を利用する構成です。先ほどのパターンでは050や0120など使用できる電話番号に制限がありましたが、今回のパターンでは本社がある地域番号（東京なら03，大阪なら06など）を使用することができます。
市外局番を利用する為には本社に引いてある電話回線を利用するか新たに電話回線を引く必要があります。そしてその回線を収容してクラウドPBXと接続する機器（Gateway）の設置が必要になります。先ほどのパターンと比べて工事を行う必要がある為、若干初期費用は掛かりますが、本社の市外局番を利用した発着信を本社・拠点社員どちらも行うことができます。
こちらも同じクラウドPBXを利用しているので本社社員と拠点社員間の通話が内線となり通話料が無料になります。

それぞれの市外局番を利用するクラウドPBX構成イメージ

3つ目のパターンでは、本社・拠点それぞれにある電話回線を利用する構成です。本社・拠点A・Bとそれぞれ東京・大阪・福岡など遠方の場合、それぞれの市外局番を利用したいケースもあります。その場合、既存で利用している電話回線もしくは新たに電話回線を引いて、その回線を収容する機器を設置することで使用することができます。
従来のビジネスフォンの様にそれぞれの代表番号などがありながらもビジネスフォンではできなかった拠点間の内線通話が可能になっています。
こちらも同じクラウドPBXを利用しているので本社社員と拠点社員間の通話が内線となり通話料が無料になります。

4.既存番号の利用は注意

利用する電話番号によって変わる３つのパターンを先ほどご紹介しましたが、全てのクラウドPBXでできる構成ではありません。既存番号を利用する機器（Gateway）を設置するパターンは利用不可なクラウドPBXも多く、このパターンをご希望の場合は注意が必要です。

クラウドPBX「モッテル」は工事が必要ない050・0120などのプランと既存番号（市外局番）を利用するプランどちらも利用可能なサービスです。

クラウドPBX「モッテル」は、従来のPBXを長年開発・製造してきたノウハウを活用して誕生したサービスなのでクラウドPBX業界でも随一の高品質です。特に電話サービスで重要な音質が良く、他社からの乗り換えが多いサービスです。価格も20内線を利用する場合、5,980円/月と低価格で利用することができます。

また、クラウドPBX「モッテル」では複数の拠点と本社の内線を1つの画面で編集・管理することができます。拠点の番号にかかってきた電話を本社の社員が受けることも可能なので人数の少ない拠点の電話対応を軽減することができます。内線通話や取次ぎも拠点間で可能なので無駄なコストを抑えつつ、電話業務を効率化することが可能です。

5.まとめ

拠点がある企業へクラウドPBXを導入するメリットをまとめてみましょう。

• 【導入メリット】
• ・主装置・PBXを本社・各拠点へ設置する必要がない
• ・高価な固定電話が不要
• ・拠点間の内線通話が可能
• ・拠点間で電話の取次ぎが可能
• ・本社で一括管理が可能
• ・電話対応を本社で集約するなど自由な設計が可能

この様にクラウドPBXは様々な導入メリットがありますので、拠点へビジネスフォンの導入をお考えの方は、クラウドPBXも一緒に検討してみてください。
拠点間の通話が無料なクラウドPBX「モッテル」の詳細はこちら  

The post クラウドPBXなら拠点・支店へビジネスフォンがいらない first appeared on クラウドPBX モッテル.

企業の拡大により支店の開設をこれから検討している企業では注意しなければならないポイントが多数あります。そこで今回は支店を開設する際の注意点を解説していきます。

コンテンツの目次

1. 支店開設には必要な届出が多数ある
2. 事務所に関する届け出
3. レイアウトや業務に必要な設備の検討
4. スマホで会社の電話を利用出来るMOT
5. 拠点間の内線化
6. ビジネスフォンとの比較で優位点は豊富

1.支店開設には必要な届出が多数ある

起業の際に経験している方なら容易に想像できると思いますが、新しく何かを始める際は提出しなければならない書類や届出が多数あります。一部をご紹介致します。

2.事務所に関する届け出

上記でご紹介した以外にも事務所の届け出が必要な物があります。例えば消防法により、オフィスには消火設備・警報設備・避難設備の設置が義務付けられています。消火設備には消火器や消火栓、スプリンクラーなどが該当し、一定期間ごとに点検を行い報告義務があるので詳しくは消防署などへの問い合わせしてみましょう。

3.レイアウトや業務に必要な設備の検討

レイアウトを検討する際、オフィスの仕切り（パーテーション）を追加する場合は届け出が必要になるので注意してください。 支店のレイアウトや必要な設備に関して検討する場合、「どのような働き方をしたいか」を考えて決定していくと良いでしょう。 例えば支店に所属予定の社員が少人数の場合、営業活動などの外出が多くなると予想されます。このような際にデスク上でしか利用出来ないビジネスフォンは必要でしょうか？あまり利用頻度が高くなくても支店の番号を受信・発信出来る固定電話は必要では？とお思いの方も多いですが、今はビジネスフォンを利用しなくてもスマートフォン（iPhone・android）で会社の電話を受信・発信出来るサービスが登場しています。

4.スマホで会社の電話を利用出来るMOT

弊社の「MOT」ではビジネスフォンを設置しなくてもスマートフォンにアプリをインストール・設定するだけで会社の電話を受信・発信することが可能です。その為、ビジネスフォンでは出来なかった外出先での会社番号の受信・発信も可能となります。

また、その地域の情報収集・販売の傾向などを調査するテスト支店的な意味合いや工事現場の為の短期支店など様々な目的が存在します。テスト支店や移動が必ずある短期支店にビジネスフォンの新規導入はリスクが高いでしょう。しかし、弊社のMOTでは月額5,980円～利用出来るクラウドタイプも提供しています。契約期間もないのでもし1ヶ月で閉鎖ということがあってもリースなどで払い続けたりする必要もありません。
新規でビジネスフォンの導入を検討中の方はこちら  

5.拠点間の内線化

MOTでは本社と支店を繋ぎ、拠点間で内線・保留転送・着信などが可能です。通常のビジネスフォンで拠点間通話を行う場合専用線を用意したりVPNを組んだり面倒ですがMOTであれば簡単に拠点間を内線化することが出来ます。 拠点間を内線化することでメリットは拠点間・社員間の通話が無料になる経費面と支店の社員が全員お客様先などで電話に出られない場合本社の社員が代わりに受けたり出来る運用面と両方あります。

6.ビジネスフォンとの比較で優位点は豊富

スマートフォンの内線化と拠点間の内線化以外にもMOTとビジネスフォンを比較するとMOTの優位点が多数あります。

新規でビジネスフォンの導入を検討中の方は一度「MOT」も比較してみてください。

The post 支店開設で注意したいビジネスフォンや必要書類 first appeared on クラウドPBX モッテル.

1.拠点をお持ちの企業の課題

2.拠点間の電話を無料に出来るMOT（もっと）

上記のように拠点間の電話環境に対する課題や悩みは多いです。この課題を解決する電話サービスがあります。それは「MOT」です。

MOTはコミュニケーションツールです。企業のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図れます。また無駄な通信費の削減によりコストカットも可能です。

では、具体的に上記の課題をどのように解決してくれるのか見ていきましょう。

・同じグループや同じ企業なのに電話をすると通話料が発生する

→MOTを導入すると拠点同士の通話を内線通話として行うことが出来ます。内線通話なので通話料はかからず無料通話になります。
拠点間のやり取りが多ければ多いほど経費削減効果は大きくなります。
また、内線番号がそれぞれの電話機へ付与されますので番号を押す手間も軽減されます。

・電話の取次が拠点間で上手くいかない

→拠点間を内線通話で繋ぐことが出来るので（内線化）保留・転送などの電話の取次も行えるようになります。
本社にかかってきたお電話を拠点の担当へそのまま取り次げるようになり、わざわざメーラーを開いたりする必要がありません。
また、電話を切らずにそのまま担当が通話することが出来るので、迅速な対応が可能になり顧客満足度の向上にも効果があります。

・電話番号が増えたりするので管理の手間が増える

→MOTでは自動音声応答（IVR）も利用することが出来ます。この自動音声応答（IVR）とは、「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関する新規のお問い合わせは1を。ご利用中の製品の使い方は2を。ご契約内容の確認は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のようなアナウンスを流し番号毎に着信先を設定できる機能です。
この自動音声応答を利用すると、1番号で複数の拠点の電話を管理できます。
例えば、「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。東京事務所にお問い合わせの方は1を。大阪事務所にお問い合わせの方は2を。北海道事務所にお問い合わせの方は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のようにアナウンスを流すことで番号の管理を1つで済みます。
複数階層のアナウンスも可能なので、事務所を選択してもらった後に、「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関する新規のお問い合わせは1を。ご利用中の製品の使い方は2を。ご契約内容の確認は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のような内容を選択してもらうことも可能です。
1つの番号で運用が可能なので、HPやチラシで案内する番号を統一が可能です。また、よくある「そのお問い合わせはこの番号ではなく、別の番号へおかけなおしください。」のような無駄な電話対応が削減されるので業務の効率化も図れます。

・コールセンターを導入したいがコストがかかる

→電話対応を向上させるため、コールセンター（コンタクトセンター）を導入しようとすると専用の電話システムが必要になり、高額な導入費用がかかります。
しかし、MOTなら安価にコールセンターの構築が可能です。無駄に機能を豊富にして高額になっている一般的なコールセンター向けの電話システムとは違い、MOTでは必要な機能に絞りご提供することで少人数でも利用できるよう安価になっています。また、置き型（購入型）なので、一般的な月額で利用するサービスよりトータルでコストダウンも図れます。

このようにMOTでは拠点間の電話環境を改善することが出来ます。

3.電話環境を更に改善する機能

MOTでは、上記のような機能に加えて業務の効率化や経費の削減を行える機能も利用することが出来ます。
・着信時に顧客情報の自動表示（CTI）
MOTなら誰が電話をかけてきているのか分かるよう、着信時に自動でお客様の情報をパソコンの画面に表示(CTI)させることが出来ます。
表示される情報はお名前や今までの対応、自社の担当などです。この情報を見ながら対応することが出来ますので、電話対応が苦手な社員でも簡単に対応することが出来ます。
また、今お使いの顧客管理ソフトと連携して表示させることも出来ますので、詳しくはお問い合わせ下さい。

・通話録音
通話録音もMOTなら利用することが可能です。全通話が自動で録音されるので手動型と違い、録音のし忘れはありません。
録音データを利用すれば対応向上のための生きた教材として利用できます。

・スマホ、PC、タブレットが会社の電話に
一般的な固定電話（ビジネスホン）に加え、スマートフォンやパソコン・タブレットを内線化することが可能です。内線化することで、スマホ・PC・タブレットで会社の電話と同じ機能が利用できますので、高額な固定電話を削減することが出来ます。
また、スマホ・タブレットなら外出先・自宅、PCなら自宅や出張先のホテルなどでも会社番号を利用した電話の受発信できます。時間の有効活用や在宅勤務などの自由な働き方を導入することが出来ます。

・WEB電話帳
MOTでは個人のスマホやPCを業務に利用（BYOD）することが出来ます。
しかし、このBYODはお客様情報の流出・漏えいなどのリスクがあります。このリスク対策としてお客様の情報はそれぞれの端末に保存せず、会社の電話帳としてクラウドへ保存することで、もしスマホを紛失した際でも端末自体に情報は保存されていないので情報の流出・漏えいの危険はありません。
また、会社電話帳（WEB電話帳）で一元管理することで急にお客様へ連絡しなくては行けなくなった際でも連絡先がわからないという心配もありません。

・在宅勤務に最適の電話システム
MOTでは外出先や自宅でも事務所にいる際と同じ環境で会社の電話の発着信が可能です。

そのため、在宅勤務の方にも個人の番号を使わずに業務を行ってもらうことが出来ます。労働力人口の減少で、社員の確保などが難しくなる時代です。そのため、在宅勤務などの勤務体系の変革はどんどん進んでいきます。
この様な変化に対応できるようにMOTではバージョンアップを随時行い、対応していきます。

上記のように拠点間の通話を無料にするだけでなく、在宅勤務者でも会社番号の業務を行えるようにしたり、スマホやPCを内線端末として利用できるようになったり、業務の効率化と経費の削減に大きく貢献します。
MOTでは無料のデモンストレーションなども行っていますのでお気軽にご連絡下さい。また、当ブログのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。

The post 拠点間の通話が無料になる！ first appeared on クラウドPBX モッテル.