クラウドPBXでFAXを便利に活用!ネットFAXの8つのメリットと業種別のメリットも解説

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クラウドPBXでFAXを便利に活用!ネットFAXの8つのメリットと業種別のメリットも解説

クラウドPBXでネットFAX・既存の複合機を利用する方法

弊社ではお客様の都合上、FAXの番号を変えることは絶対NGです。
クラウドPBXはFAXの番号を変えずに導入できますか?



クラウドPBXは今のFAX番号そのままで使うことができますよ!
しかも今よりも便利にFAXが使えますので説明しますね!


 一般家庭での利用率は低下していますが、オフィスではまだまだ需要のあるFAX。
 「クラウドPBXでもFAXは使えるの?」「FAX番号そのままでクラウドPBXを導入できるのか」といったお問合せは多くあります。

 電話回線はとかく、分かりにくいところが多くありますが、この記事ではクラウドPBXでFAXを使う方法をわかりやすく解説します。

コンテンツの目次
  1. クラウドPBXのFAX機能とは
  2. クラウドPBX導入で今のFAX機・複合機のFAXを使う方法
  3. クラウドPBX導入で今のFAX番号をネットFAXで使う方法
  4. ネットFAXの8つメリット
  5. ネットFAXの業種別のメリット
  6. 5-1:不動産仲介業
    5-2:食品加工業
    5-3:建設業
    5-4:小売卸業
    5-5:自動車整備工場
  7. FAX番号が利用できるクラウドPBX「モッテル」


1.クラウドPBXのFAX機能とは

クラウドPBXとは

 今まではオフィスに設置していた主装置といわれるPBXを、インターネットのクラウド上に置いてインターネット回線で内線・外線を利用してビジネスフォンの機能を利用することができるサービスです。

 クラウド上のPBXを利用することで自社内にPBXを用意する必要がなくなり安価に会社用の電話環境を整えられる他、インターネットがつながる場所であればどこでも内線や会社番号を使った外線通話が可能になります。

クラウドPBXのFAX機能とは

 インターネット回線を利用して音声通話をするクラウドPBXでは、FAX回線もインターネット回線を利用します。
 そもそもFAX通信は、書面をデータ化して電話回線を使って相手先に送る仕組みです。
 FAXデータを送受信することはインターネット回線と相性がよさそうですが、クラウドPBXを利用する場合、FAXを利用する方法は2つあります。

 今までのFAX機・複合機でFAXを使う方法と、機器を利用しないネットFAXを使う方法です。

 それでは詳しく解説していきます。

2.クラウドPBX導入で今のFAX機・複合機のFAXを使う方法

「今のFAX機器を変えることはできない、変えたくない」という場合この方法を取ります。
方法としては大きく2つあります。

FAX番号をアナログ回線で利用する

 クラウドPBXで電話番号を利用する場合は、光電話にする必要があります。
 FAX番号が光電話に切り替えできない場合は、この方法になってしまいます。
 NTTのアナログ回線にFAX番号を移したり、切り離したりして、単独回線でFAXを利用するかたちです。
 このアナログ回線に戻す作業は「アナログ戻し」と呼び、FAXの番号を取得したときに、NTTのアナログ回線で申し込んだ電話番号であることが条件です。

 この方法のデメリットは、FAX回線の月額の利用料が増えたり、切り替える手続きをする手間があります。  メリットとしては既存のFAX機や複合機をそのまま使用できるため、FAXに関する工事については複雑になることがありません。

アナログ変換アダプターを使う

変換アダプターで複合機接続したクラウドPBX
 変換アダプターを設置することで、既存のFAX機に接続する方法です。
 クラウドPBXの通信はデジタルなのでそのデジタル信号を、FAXが受けられるアナログ信号に変換するのが「変換アダプター」です。

 変換アダプターとはアナログデータをデジタルデータに変換する設備で、既存のFAX(複合機)をクラウドPBXに接続できます。
 これにより、FAX用電話番号を変えることなく使い慣れている複合機を使用することが出来ます。

 ただし環境などによってはパケットに遅延が発生し、スムーズにデータを送受信できない場合があります。
 また、複合機本体の規格設定によってはFAX機能が利用できない場合があります。
 具体的にはFAXが「スーパーG3モード」に設定されている場合、送受信に対応していないことがあります。
 FAX設定を「スーパーG3モード」から、「G3モード」に再設定する必要がある場合があります。
 詳しくは、ご利用のFAX機器会社にご確認ください。

3.クラウドPBX導入で今のFAX番号をネットFAXで使う方法

複合機を利用しないネットFAX

 ネットFAXとは、インターネット通信を使ったFAXの送受信を行う機能・サービスの総称をさしますがここでは

『FAX番号で送受信されるFAXのデータが、PDFとなるサービス』

といったほうがわかりやすいと思います。

ネットFAXは2種類ある

◆050番号のIP電話を利用したネットFAX
 050というIP電話の番号でFAXを利用して、FAXデータをPDF化するネットFAXです。これは電話番号が完全にクラウド上にあるかたちになります。
 メリットとしては、番号が取得しやすい、BCP対策になる、ということがあげられます。
 しかし、市外局番がとれないため、この方式では今のFAX番号をネットFAXで利用することはできません。

◆ひかり電話を利用したネットFAX
 ひかり電話のFAX番号できたFAXをPDF化するサービスで、市外局番を利用できるため、今のFAX番号をネットFAXとして利用することができます。
 ひかり電話は厳しい基準が規格設定されているため、IP電話よりも音質が安定しています。

ネットFAXは基本、ひかり電話を利用するクラウドPBXを選びましょう!
わかりにくい場合はクラウドPBXのメーカーに聞いてみることをお勧めします。



ネットFAXの受信

 FAX番号に相手先から送られてきたFAXは、クラウドPBXでPDFデータに変換されます。
 PDFデータは、指定されたメールアドレスに送信されたり、指定のフォルダに保存されたり、チャットに通知をしたりします。
ネットFAXの受信

ネットFAXの送信

 送りたいFAXのPDFデータを選んで、そのまま指定のFAX番号でFAX送信します。
 送信先では、もちろん従来のFAXと同様に紙で出力されます。

ネットFAXの送信

ネットFAXって、イマイチわからなかったのですが、要はFAXがPDFでやりとりできるってことですね!



はい!
FAX機器でやりとりしていたFAXを、機器を使わずにPDFでやりとりすることがネットFAXですね。
それでは具体的なメリットを見ていきましょう!



4.ネットFAXのメリット

1.どこでもFAXが受信できる

 ネットFAXは、スマホやPCで受信することができるので、どこでもFAXの書面をチェックできます。
 外出先の営業マンが会社宛に来たFAXをメールやチャット、フォルダにアクセスして書類をチェックするということが可能です。
 クラウドPBXは会社の電話が外出先でも着信したり、発信したりすることができますが、実はFAXも場所を選ばずに利用できるようになるということを知っていましたでしょうか。
 今まではFAXの受信確認は、FAX機器がある事務所でしかできず、事務所にいる人に確認してもらう必要がありましたが、クラウドPBXではその必要がなくなります。

データのクラウド化

2.だれとでもFAXが共有できる

 ネットFAXは、FAX書類をメールやチャットで受信したり、フォルダに自動保存します。
 メールやチャット、フォルダに見たい人のグループ設定をすれ、そのグループメンバーがFAX書類を見ることが可能です。
 外出する営業マンの例でいうと、不在時に営業マンだけでなく営業事務の方もFAXが見ることができて情報が共有されるので、すぐ指示を出したり受けたりすることができます。
 どこでも受信できるネットFAXは、テレワークや在宅勤務をしている事務職の方にも非常に便利な機能になります。

3.パソコンデータをそのままFAXできる

 FAXを送るときの送付状などのFAX書面は、昔は手書きでしたが今はパソコンで書類を作っていることが多いと思います。
 クラウドPBXのネットFAXであればパソコンでFAXを送信するため、いちいち紙にプリントアウトする手間が省けます。
 PDF化したデータを、ネットFAXのアプリにドラッグアンドドロップして、送信先のFAX番号を入れれば、すぐに送信可能です。

4.FAX受信データがそのまま、PDFで利用できる

 FAX受信データがPDFになっているため、そのままFAXデータをパソコンで加工したりすることができます。
 OCRというソフトを利用すれば、PDFファイルを文字データにしてワードやエクセルで加工したりすることもできます。
 またPDFデータであれば外出先においてもスマホでメール転送することができるため、FAXで来たデータもスムーズなやりとりや共有が可能です。

5.FAX機器や複合機を購入しなくても良い

 当たり前の話ですが、FAXを送受信するためにはFAXの機器を利用します。
 クラウドPBXは、FAX機器がなくてもFAX番号を使ってFAXができてしまいますので、当たり前の概念を壊してしまいました。

 FAX機器は、複合機タイプのものだと100万円以上する機種も珍しくありません。コピーの必要もなくなっている今、高い複合機を購入する理由が少なくなってきました。
 また複合機はカウンター料金というものが発生して、FAX1枚に対してもカウンター料金・インク料金を使います。
 ネットFAXは、PCやスマホでFAXのデータを受信するので、FAX機器や複合機の購入は一切不要です!

6.用紙代のコスト削減になる

 用紙代くらい・・・と思われるかもしれませんが、実は意外とFAXは用紙を使っています。

◆FAX受信時
ネットFAXで受信されたデータは、PDFデータで受信、保存されます。
FAXについては最低限、必要なものだけ印字することができるため、印刷代と用紙代を削減できます。クラウドPBXでネットFAXを利用してみるとほとんどFAXデータを紙で印刷することはありません。

◆FAX送信時
FAXで送信するときは、パソコンで作った書類を一度プリントアウトしてからでないとFAXができなかったのですが、PDFデータをそのままFAXできるため、FAXのために印刷して紙を利用するする費用が掛かりません。

◆不要な営業FAX
会社のFAXには営業チラシのFAXが多く来ると思います。
営業用のFAXにも紙代とインク代は自社持ちになっていましたが、ネットFAXであればPDFを削除するだけで費用は掛かりません。

データのクラウド化


7.ペーパーレス化につながる

 電子帳簿保存法により契約書や見積書、発注書、請求書、領収書、送り状などは電子データで保存することが義務付けられました。
 取引先との都合もあり、上記の書類をまだFAXでやりとりしている企業もあります。
 その際ネットFAXは、FAXのやりとり自体がPDFデータとなるため、クラウドPBXを導入した企業は自動的にペーパーレス化となり、電子帳簿保存法に対応している企業となります。
 今まで紙媒体で保存していたFAX書類は、保管のためにスペースを必要としますが、デジタルで保存する場合にはスペースをとらないので、保管スペースの削減ともなります。


8.災害時のBCP対策として有効(050番号のIP電話を利用したネットFAX)

データのクラウド化
 BCPとはBusiness Continuity Planの頭文字を取った言葉で、日本語では事業継続計画と呼ばれます。
 台風や地震などの自然災害や海外ではテロや戦争など事業が継続困難に陥るリスクがあります。
 その際の対策を考えておくことがBCP対策となります。自然災害や疫病の大流行など、思いもよらぬ出来事で事業の継続が困難となってしまう可能性はゼロではありません。
 ネットFAXは、そのような災害時に備えたBCP対策に役立ちます。
 クラウドPBXでFAXを利用すれば、オフィスがダメージを受けていてもインターネットを通じてFAXの送受信が可能です。もちろんFAXだけでなくクラウドPBXは、音声通話も利用できます。

 ただしこれは注意点があり、050番号のIP電話を利用したネットFAXのみとなります。
 ひかり電話自体が引き込まれている場所が災害にあってしまうとひかり電話の番号が使えなくなってしまいますので注意が必要です。

これはもう、FAXはネットFAXで決まり!ですね



そうですね!
DX化の波が来ているなかFAXはなくなりにくいとしても、FAX機器はだんだんと使われなくなっていくと思います。クラウドPBXで是非、ネットFAXを利用してみて下さい。


5.ネットFAXの業種別のメリット

 ネットFAXをよくご利用される業種ごとに導入されたメリットをご紹介します。

不動産仲介業

◇ マイソク(物件情報)を外出先でも確認できる
◇ 毎日大量に送られてくるマイソクのペーパーレス化でコスト削減になった
◇ 営業先などでお客様に新鮮な情報をリアルタイムで提供が可能になった

食品加工業

◇ 卸先から注文のFAXが圧倒的に多いのでペーパーレス化でコスト削減になった
◇ 複数人でもFAXを受けられるので対応漏れがなくなった
◇ 工場にいるときでもFAXの確認ができる

建設業

◇ 直接現場に向かうことも多く、取引先からの建築資材見積もりFAX等の確認が遅かったが、スマホで受信し、リアルタイムで確認と対応ができるようになった
◇ 図面や現場の地図のFAXをスマホで受信できるため、現場で情報のシェアがカンタンにできるようになった

小売卸業

◇ 小売店から注文のFAXが圧倒的に多いのでペーパーレス化でコスト削減になった
◇ 売り場にいてもFAXの内容が確認できる
◇ 注文書の受取方法がFAXやメールでバラバラだったがMOTシリーズのインターネットFAX機能でFAXもメール受信できるので管理が楽になった

自動車整備工場

◇ 車の持ち主から車検証をFAXで送ってもらうが、わざわざ紙で出す必要もないのでペーパレス化でコスト削減に
◇ 修理に必要な部品の分解図を部品屋にFAXで送ってもらい、必要な部品を依頼する。移動中でもスマホで確認して依頼ができるのがメリット

6.FAX番号が利用できるクラウドPBX「モッテル」

導入実績が豊富なクラウドPBX「モッテル」

 クラウドPBX「モッテル」は、SOHO・少人数の企業~特許庁や群馬県庁などの官公庁や上場企業にも多数導入されています。
 クラウドPBXを初めてご導入頂くお客様はもちろん、通話の安定性から他社サービスからの乗り換えも多く、累計の導入実績は27,000社以上となっています。
 FAX機能もついておりますので、詳しくは是非お問合せ下さい。

導入実績が豊富なクラウドPBX「モッテル」



今のFAX番号はそのまま使うことができます。

導入実績が豊富なクラウドPBX「モッテル」
MOTのインターネットFAXは今のFAX番号をそのままお使いいただけます。
従来の番号で受信したFAXを自動でデータ化し、メールやチャットに送信したり、専用のストレージやPCに蓄積していきます。

音声品質 No.1のクラウドPBX

  クラウド電話音声品質No1
一般的なクラウドPBXでは、1つのデータセンターへ接続が集中する為、時間帯によっては通話が不安定になる場合があります。
モッテルでは、東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州へそれぞれ専用データセンターを設置することで安定した通話を提供、お近くのエリアからサポートいたします。

27,000社以上の導入実績

  導入実績27,000社以上
ビジネスフォンの販売から始まった当社では、自社でPBXの開発研究を始めて15年以上。
モッテルを含めた法人電話「MOTシリーズ」は品質や豊富な機能をご支持頂き、士業事務所様からグローバルに展開する企業様まで規模・業種問わずご利用いただいています。

使いやすいインターフェース

 モッテルで利用するアプリ/ソフトは自社開発の為、日本人に合った画面設計です。
 セキュリティホールのアップデートはもちろん、ユーザー様から頂いたご意見・ご要望もアプリのバージョンアップにより随時反映しております。

わかりやすい料金体系

 スタンダード(20台まで)・ミドル(50台まで)・プレミアム(100台まで)など利用規模に応じたわかりやすい定額の料金体系。1内線ごとの追加ライセンス料は必要ありません。
 また、月額利用できるサブスク型のサービスなので、いつでも解約、利用する台数・期間に応じてプラン変更も可能。お申込みから最短1週間~で利用開始。長期間の縛りがあるリース契約は不要です。

電話業務のDXを実現する便利な機能

  電話業務DX
自社開発のモッテルは他社サービスにはない業務を効率化する様々な機能が利用できます。
標準でビジネスチャットや相手先情報表示(CTI)、勤怠管理システム(20IDまで)が付属。
オプションでiPadから直接担当者のスマホを呼び出せる受付システムや通話録音、ネットFAXなど必要な機能を追加することができます。





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