Q: 警備業の勤怠管理システムに必要な機能とは？
様々な施設を時には24時間体制で警備する警備業。勤怠管理はどのように行っているでしょうか。
警備する施設や勤務形態、勤務時間にも様々な形態があり、どのように勤怠確認を行っているかは警備会社によって違いがあります。
こちらの記事では警備業の勤怠管理に最適なシステムとその理由を紹介していきます。
- コンテンツの目次
1.各施設に警備員を派遣する場合
警備業には１号業務から４号業務まで存在し、それぞれの業務の中にも細かい分類が存在しますがこの記事では主に１号業務、２号業務にあたる施設や場所の警備にあたる場合の勤怠管理の方法を紹介します。
特定の場所を24時間警備する場合であればタイムカードなどである程度安定した勤怠管理を行う事が可能ですが、様々な場所に派遣されるタイプの警備員の勤怠管理はどのように行うのが一般的でしょうか。
■本部への電話連絡で勤怠管理を行う
この勤務形態であればタイムカードなどを使用した勤務確認はできない為、上番報告（出勤）下番報告（退勤）を本部に電話連絡をすることで勤怠管理を行う事が一般的です。この方法であれば直行直帰でも出退勤確認を行う事が出来ます。
■電話連絡による勤怠管理のデメリット
外出先でも勤怠確認ができるこの方法ですが、デメリットもあります。
決まった時間に複数の警備員が本部に連絡すると電話が混みあい中々配置につくことが出来ないと言う事や、個人の電話を使用して連絡をする為、そのための電話代をだれが負担するのかという問題も出てきます。
本部で電話を受ける側も人員を把握し勤怠情報をしっかりと記載しておく必要があり、入れ替わりの激しい警備員の出退勤情報を手作業で入力すればミスが発生すれば給与支払い時にトラブルになる事も考えられます。
2.特定の施設を24時間警備する場合
特定の施設を24時間勤務で警備する場合、前項の派遣型の勤務形態と違いタイムカードなど従来の勤怠管理方法で管理することができます。
■タイムカードや紙への記入で勤怠管理を行う
こちらであればタイムカードに記録した時間がそのまま勤務時間となる為、記入ミスなどの心配は無く、安定的な勤怠管理を行う事が出来ます。
■タイムカードのデメリット
タイムカードにもデメリットがあります。
勤務開始時間の間際になると打刻の列が出来てしまい勤務の開始が遅れる可能性、また本人以外でも打刻が出来てしまう為、勤務に間に合わない場合などに他の警備員に打刻を依頼する「不正打刻」や「タイムカードの改ざん」なども可能な状態になります。
24時間勤務の場合、数時間に一回の休憩時間や仮眠も挟まなくてはなりません。頻繁にある休憩時間の度にタイムカードを打刻すると言う事は事実上難しく、管理も煩雑になってしまいます。
また、月末の給与管理などもタイムカードを一枚ずつ確認しながら管理を行っていると膨大な時間が必要になってしまい、ヒューマンエラーによる記入漏れなども起こる可能性があります。
3.警備業にクラウド勤怠管理が適している理由
８時間勤務のデスクワークとは違い、様々な場所や時間帯に働き続ける警備業にこそ適しているのが「クラウド型勤怠管理」です。
クラウド型勤怠管理とは、社員の勤怠情報をすべてクラウド上に集約することで管理を容易にし、給与の計算も容易に行うこともできるサービスです。テレワークなど会社以外での働き方が増えたことで近年スタンダードになりつつある勤怠管理の方法です。
クラウド型勤怠管理には様々な打刻方法があり、働き方にあわせて選択することが出来ます。
■スマホから打刻を行う
クラウド型勤怠管理ではスマホからアプリを使用して打刻することが可能です。そのため派遣先でも本人のスマートフォンから打刻を行うことができ、電話などで本人確認を行い記載するなどの手間がありません。
■顔認証で打刻を行う
特定の施設で打刻を行う場合には顔認証打刻も適しています。
警備員の顔情報を予め登録しておけば、顔をかざすだけで出退勤打刻が可能であり、タイムカードのように打刻の列ができることも無く、不正打刻を行う事もできません。
クラウド勤怠管理にも様々なサービスがある為、適切なものを選択していきましょう。
４.警備業に最適な「MOT/勤怠管理システム」
この記事ではクラウド勤怠システム「MOT勤怠管理システム」を紹介します。
こちらのサービスはスマホでの出退勤打刻時にGPSで記録を取ることができるため、現場で打刻した警備員と場所を特定することができるため、直行直帰時の勤怠管理に最適です。
さらに、「出勤」「退勤」以外にも「休憩時間」を記録する機能も付いているため２４時間勤務で頻繁にある休憩や、仮眠の時間も正確に把握することが出来ます。
またオプションの顔認証打刻では、同時に体温を測定する事や、マスクを正確に装着できているかの確認も一秒以内に完了できます。その為、ショッピングモールや、学校警備など様々な人が出入りする施設でも安心して警備を行う事ができます。
５.「MOT勤怠管理システム」独自の内線通話無料機能
「MOT勤怠管理システム」が最も警備業に適している理由として「内線通話無料機能」があげられます。
「株式会社バルテック」のMOTシリーズはクラウド電話サービスとして27,000社を超える導入実績のある電話サービスでスマホアプリを使用した高音質な音声通話機能を搭載しています。
無線やPHSを使って、警備員間や本部と連絡を取り合わなくてはならない警備業にとって手元のスマートフォンから無料で高音質の電話がいつでも使用できることは大きなメリットになります。
特にPHSは音質や電波状況が不安定であり、2023年3月にはサービス自体が完全に終了します。
勤怠管理と高音質の無線連絡が可能なシステムを使用すれば勤怠確認のミスや管理時間が減少し、警備員の連絡も安定して行う事が可能になります。
６．残業防止アラート、休日出勤、夜勤の給与割り増しも自動計算
勤務時間が長く、人手不足も深刻な警備業。欠勤などで急遽人員を補填しなくてはならない場合など、やむを得ず休日出勤や残業等を行わなくてはならない場合もあります。
「MOT勤怠管理システム」は休日出勤や深夜手当なども勤務状況から自動計算することができ、月末に割り増し賃金などを手作業計算する必要が無くなります。
更に残業申請などもスマホから行う事ができるため、残業申請書類を記載して提出しハンコをもらうなどの手間が省ます。設定した残業時間を過ぎるとアラートや着信でお知らせすることもできるため、過剰な違法残業を防ぐこともできます。
7．入場ゲートとの連携で部外者の侵入を防止
さらに顔認証システムと入場ゲートとの連携で、顔認証情報を登録していないと施設に侵入できない体制を作れます。
特にセキュリティの厳しい施設を警備する場合であれば警備員と入場ゲートを合わせての警備にあたることで更に強固なセキュリティを構築出来ます。
様々な勤務形態で２４時間施設の異常や不審者に目を光らせていなくてはならない警備業。勤怠管理や業務連絡などにかかるストレスをなくし施設や交通の安全の為、万全の状況で施設警備を行っていく必要があります。
適切な勤怠管理システムを導入し日々の業務を万全の態勢で行っていきましょう
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