不動産業の課題を解決し業務の効率化

業務の効率化

不動産業の課題を解決し業務の効率化

不動産業の課題を解決し業務の効率化
不動産屋は駅前には必ずあるぐらい多数存在しています。その不動産業はITサービスなどあまり導入している企業がなく昔ながらの電話とFAXで営業しているところも多いです。そのため、社員が不便・不満を感じながら業務を行っている場合も多く見受けられます。
そこで、今回は不動産業の方に向け、課題別に具体的にどの様なサービス・機能を導入すると良いのかご紹介致します。




1.不動産業は業務の非効率がたくさん

不動産業は、水曜日しか定休日がなく勤務日は遅くまで仕事をしている方も少なくありません。遅くなる原因は非効率な業務にあります。 例えば、内覧に行っている社員宛ての電話が事務所にかかってきた場合、そのまま取り次ぐことは出来ないので折り返しの対応になります。
しかし、折り返しても今度はお客様の都合が悪く電話に出られないなど無駄な業務工数が増えてしまいます。
逆に担当の携帯に直接連絡が来る場合、内覧の案内中や移動中、商談中などで電話に出られないこともあります。
どちらのやり方でもお客様の情報を共有し、どなたでも対応することが出来る環境を作れば迅速に対応することが出来ます。

具体的に次項にてご紹介致します。


2.不動産業の業務効率を改善する

様々な事例ごとにご紹介致します。
・休業日や営業時間外の電話対応に困っている
社員の携帯電話番号でやり取りしていると、いつでも・どこでも電話をかけられる・受けられるので便利な一方、休業日や営業時間外にも鳴ってしまうため対応に困っている営業の方は多くいらっしゃいます。
MOTのスマホ内線化を導入すると、スマホから会社番号で発信が出来ます。もちろん着信も出来ますので、個人の携帯番号を明かさずに業務が出来ます。そして、時間外や休業日は留守電などの設定をすることで営業の方の携帯電話が休日などに鳴ることはありません。
しっかり休むことで次の仕事のやる気にも繋がります。

・外出中の社員に電話を取り次げない
お客様から店舗などに着信があった際、担当者が外出中だと折り返しのご連絡になります。そうなると「1.不動産業は業務の非効率がたくさん」でご説明した通り、お客様となかなかお話しが出来なかったり何度もご連絡をしなければならず非効率な作業になってしまいます。そのため、ベストな運用は着信があった際にそのまま取次をして話すことです。
スマホ内線化を導入すれば事務所の電話機同士のように外出中の社員がお持ちのスマホと事務所の電話機間で電話を取り次ぐことが出来ます。その場でお話しが出来れば無駄に何回も電話をする必要もありません。時間を有効に使えるだけでなくお客様対応のスピードもアップし、お客様満足度が向上します。

・電話の取次ぎが多く本来の業務がなかなかできない
新規のお客様・取引先・オーナー様・過去にご契約いただいたお客様などお電話の相手・内容は様々です。
毎回内容を聞いてそれぞれの適任へ電話を取り次いでいたら非常に面倒です。
自動音声案内を導入すると自動でお客様の質問内容や担当ごとに割り振りを行えます。そのため、取り次ぎが不要になり業務の効率化が行えます。

・お客様情報を共有できていない
お電話が店舗等に着信した際、新規のお問い合わせなのかユーザー様なのか取引先なのか電話に出て聞いてみないとわからないですよね? 顧客情報の自動表示(CTI)機能があれば、着信があった際に自動で顧客情報をパソコンに表示してくれます。前回、誰が担当して・どのような対応をしたのかがわかるため誰でも対応することが出来ます。新規のお客様であれば登録画面が表示され内容をそのまま書き込んで保存が出来ます。
オーナー様や取引先もクラウドへ登録することで着信時に自動で表示が可能です。また他社CRMとの連動も幅広く行っております。そのため、見たい情報が自動で表示されるので新たに見方や使い方を覚えるということも必要ありません。

・不要なFAXが多い
不動産業は物件情報などFAXでやり取りしているため、元々FAXが多い業種です。さらに営業FAXなどが大量に届くので無駄なコストの増大とFAX確認に時間がかかっていました。
MOTではFAXを自動でデータ化し、メールもしくは弊社のビジネスチャットにてご連絡いたします。ペーパーレスFAXは多くの複合機についている機能ですが、MOTを利用すれば、複合機自体も不要になります。必要な分だけ印刷できればいいので、簡易のプリンターがあれば業務が行えます。また複合機を導入するとしてもペーパーレスFAXなどの機能を省くことが出来るので安い機器を導入することで経費削減も可能です。

・社員間の連絡が面倒
折り返しを伝えたり、要件がある時に連絡をする際に電話やメールだと面倒なことありますよね。しかも、メールだと似ているアドレスの違う社外の人に送ってしまった・・なんてことも起きます。
そうならないためにもセキュアで簡単・迅速に連絡が取れるビジネスチャットを導入してみてはいかがでしょう。
MOTのビジネスチャットは社員のみしか登録できないようになっているので社外の人へ誤って連絡をしてしまうことはありません。またお客様の情報の流出などもなくなる為、企業イメージやブランドを傷つけることもありません。
そしてチャットの良さの特徴である、迅速に連絡が取れるという部分はMOTのビジネスチャットでも同様です。



3.不動産業の企業様に多数ご導入頂いています

MOTは140000台以上の導入実績があり、中でも不動産業の企業様には特に多くご導入していただいております。
不動産業の方は外出が業界的にも多いことからスマホの内線化は非常にメリットになるのかもしれません。

不動産業のお客様にご導入頂いた事例も合わせてご紹介致します。
スマホ内線化でお客様対応の迅速化に成功した事例-株式会社フォーリース様
フォーリース様
無料のバージョンアップで新機能も使える-株式会社西急不動産様
株式会社西急不動産様
転送料金100%削減-株式会社三田ホーム様
株式会社三田ホーム様
不動産業に好評なMOTの詳細については下記からお問い合わせ下さい。
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